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Los correos electrónicos forman parte de la comunicación empresarial eficaz y de la vida profesional de todos. Utilizar normas comúnmente aceptadas para redactar y enviar correos electrónicos evita confusiones y contribuye a que te consideres un profesional competente.
Si todavía no puede comprender la importancia de la etiqueta del correo electrónico, considere estas sencillas estadísticas de McKinsey que dicen: el 28% de la semana laboral media de los empleados se dedica a leer y responder correos electrónicos. Y eso es mucho tiempo dedicado a una actividad que podría ser más importante que descuidado.
Por otro lado, la gran cantidad de correos electrónicos que se envían hace que los empleados sean más propensos a cometer errores que pueden resultar embarazosos o costarles el negocio. Este artículo habla de la etiqueta del correo electrónico corporativo, que ayuda a redactar correos electrónicos profesionales.
¿Qué es la etiqueta del correo electrónico corporativo?
La etiqueta del correo electrónico corporativo se refiere a las directrices o principios que establecen las normas para redactar y enviar correos electrónicos de forma profesional o responder a los mismos. En el corazón del correo electrónico, la etiqueta es una comunicación socialmente aceptable que incluye una buena estructura, lenguaje, gramática y tono.
La etiqueta del correo electrónico corporativo puede variar en función del destinatario, el sector, la empresa y la generación. Mientras que un tono informal funciona con colegas o miembros del equipo con los que estás familiarizado, la comunicación empresarial con quienes desempeñan funciones directivas y de otras empresas necesita un tono profesional bien definido.
Ventajas de la etiqueta del correo electrónico corporativo
La etiqueta del correo electrónico es una barrera contra los errores de comunicación que se cometen con más frecuencia y que pueden arruinar las relaciones y perjudicar los negocios. Estas son las principales ventajas de la etiqueta del correo electrónico corporativo:
- Profesionalidad: La etiqueta del correo electrónico transmite profesionalidad a tus clientes. Demuestra que te tomas en serio la tarea que tienes entre manos y que puedes afrontar con competencia los retos que se te presenten.
- Claridad de expresión: En la comunicación escrita, suele haber un amplio margen de error entre lo que se ha dicho y lo que se ha interpretado. La etiqueta del correo electrónico reduce este error y garantiza una claridad que transmite el mensaje correcto según lo previsto.
- Eficacia: Aunque los correos electrónicos largos pueden transmitir el mensaje, siempre es mejor ser conciso para transmitir lo máximo con las menos palabras posibles. La etiqueta del correo electrónico establece el marco para hacerlo.
- Protección frente a la responsabilidad: El encuadre inadecuado de las palabras o los errores al enviar el correo pueden provocar costosas demandas judiciales. La etiqueta del correo electrónico actúa como control para detener los errores antes de que se produzcan.
20 reglas para causar una impresión perfecta con los correos electrónicos corporativos
He aquí 20 reglas que debe tener en cuenta al enviar correos electrónicos corporativos:
1. Utilizar un lenguaje profesional
El lenguaje profesional abarca todos los aspectos de un correo electrónico, desde la introducción hasta el cuerpo y los saludos. Siempre es mejor mantener la formalidad y evitar los errores gramaticales.
El tono del correo electrónico también debe ir directo al grano, con frases bien construidas que transmitan todo el mensaje. Es mejor evitar un estilo informal y ceñirse al lenguaje formal en la medida de lo posible, a menos que se conozca al destinatario.
2. Evitar descripciones vagas
Unas líneas de asunto bien escritas pueden justificar la diferencia entre un elevado número de clics y lo que podría parecer spam. Las líneas de asunto deben ser concisas y descriptivas y transmitir el mensaje completo y, en el caso de los correos electrónicos de marketing, obligar a los usuarios a abrir el correo o realizar una acción.
Si envía por correo a su cliente potencial un enlace a este artículo, una mejor descripción sería: "Etiquetas esenciales del correo electrónico que debe aprender hoy" en lugar de "Etiquetas importantes del correo electrónico".
3. Rellene correctamente los campos de correo electrónico
Cuando termines de redactar el correo, la dirección del destinatario aparecerá en el campo "Para" de la barra de direcciones. Si necesitas incluir a otra persona en el correo, introduce su dirección en la barra "CC". CC-ing someone is essential to keep the person in the loop but is not the direct recipient.
Para asegurarte de que los demás no se enteran del resto de personas etiquetadas en el correo, puedes utilizar la "CCO" para enviar el correo a todos. CCO es una gran herramienta para proteger las direcciones de correo electrónico de los demás en el correo de la exposición a las personas en la lista. Algunas personas prefieren ser BCC en un correo que CC'd.
4. Llamar a los archivos adjuntos
Indica los archivos adjuntos, como archivos multimedia o documentos, siempre que sea necesario en el correo electrónico para que el destinatario no los pase por alto. También puedes indicarlo al final del mensaje: "He adjuntado los documentos de X para su correspondencia".
Cuando añadas a alguien nuevo a una cadena de mensajes, vuelve a adjuntar el archivo o reenvíale el hilo. La etiqueta esencial del correo electrónico es evitar adjuntar archivos grandes, como vídeos o documentos de gran tamaño. En su lugar, puedes subir los archivos a Dropbox o Google Drive y adjuntar un enlace al correo electrónico.
5. Mantener el tipo de letra y el formato estándar
Los tipos de letra extravagantes, los formatos poco convencionales o los colores salvajes pueden resultar molestos para la vista. Utilice fuentes ampliamente aceptadas que ayuden a captar la información con eficacia y rapidez, como la fuente negra estándar con el tamaño de fuente estándar. Si necesitas resaltar la información más importante, resalta sólo una palabra o frase de un párrafo.
6. Crear una firma de correo electrónico impactante
Las firmas de correo electrónico pueden hacer o deshacer tu imagen, ¡y no es una exageración! Incluso los correos electrónicos escritos con elocuencia y con un mensaje convincente pueden verse arruinados por una firma mal diseñada que puede hacerte parecer un novato.
Las firmas de correo electrónico profesionales dan una imagen clara de quién eres y facilitan que la gente se ponga en contacto contigo. También es un punto de partida para que sepan más sobre ti y tu trabajo.
Al diseñar una firma, es esencial que sea minimalista y que transmita todo lo que debe. Limítate a lo esencial, como tu nombre, cargo, sitio web de la empresa, URL de LinkedIn y número de teléfono. También puedes ahorrarte el estrés de introducir estos datos individualmente utilizando un generador de firmas de correo electrónico.
7. Responder a todos los correos electrónicos
Aunque nos ahoguemos a diario en correos electrónicos, es esencial responder a todos los mensajes, incluso a los que no van dirigidos a nosotros. Responder a los correos electrónicos que nos han enviado accidentalmente también es de buena etiqueta.
Aunque la respuesta no es obligatoria, enviarla es una cuestión de cortesía y puede ayudar mucho a fomentar una relación positiva con el destinatario. La respuesta a un mensaje que no iba dirigido a ti puede ser concisa y llamar la atención del destinatario.
He aquí un ejemplo de cómo responder:
"Comprendo que esté ocupado, pero creo que este correo electrónico no iba dirigido a mí. Quería que lo supieras por si no te habías dado cuenta de que no iba dirigido a la persona correcta".
8. Estructurar adecuadamente el correo electrónico
Un correo electrónico bien estructurado tendrá un asunto, un saludo, el cuerpo con el mensaje principal, un cierre y una firma. Todo lo que se salga de esta estructura no se considera profesional y puede incluso considerarse una violación de la etiqueta del correo electrónico.
La información debe presentarse siempre en trozos y párrafos legibles, sobre todo cuando hay muchos temas que transmitir. Utiliza viñetas para resaltar los datos esenciales, de modo que la información sea concisa y se minimice el riesgo de sobrecarga. Deja espacios vacíos entre los párrafos o fragmentos de información que consideres digeribles.
9. Prestar atención a las diferencias culturales
Las diferencias culturales pueden dar lugar a muchos malentendidos, sobre todo cuando hay que transmitir un mensaje por escrito. Adapte sus noticias teniendo en cuenta el trasfondo cultural de su destinatario.
Por ejemplo, las personas de culturas de contexto bajo, como los estadounidenses, alemanes y escandinavos, querrán llegar rápidamente al meollo del mensaje. Sin embargo, las personas de culturas de contexto elevado, como los árabes, los japoneses o los chinos, desearían tener más antecedentes y contexto en relación con usted antes de decidirse a hacer negocios con usted.
No tener en cuenta las diferencias culturales puede hacer que se pierdan oportunidades o que se produzcan errores de comunicación que acaben ofendiendo al cliente.
10. Evitar el tono humorístico
En los mensajes profesionales debe haber más espacio para el humor. Con la expresión y el tono adecuados, hasta el intento más razonable de ser gracioso puede caer en gracia.
El humor no es universal; lo que a ti te hace gracia puede resultar ofensivo para otra persona; por eso siempre es mejor ir sobre seguro y reducir el humor al mínimo.
El sarcasmo también puede ser peligroso, sobre todo por escrito, ya que los lectores tienden a interpretarlo de forma contraria a como se pretende. Por eso, a menos que conozcas bien a tu destinatario, es mejor evitar todo tipo de humor.
11. Abstenerse de utilizar emojis y signos de exclamación
Los emojis son omnipresentes en la comunicación moderna a través de las redes sociales y los mensajes directos. Dependiendo del contexto, los emojis pueden hacer que un mensaje resulte más acogedor, lo que aumenta el porcentaje de clics. Sin embargo, los emojis no son estrictamente profesionales, especialmente en los correos electrónicos. A menos que se adapten a la imagen de tu marca o que tu destinatario los haya utilizado antes, abstente de usar emojis.
Al igual que los emojis, las exclamaciones suelen utilizarse en exceso en las redes sociales y los mensajes personales. El uso innecesario de exclamaciones hará que tu destinatario malinterprete tu tono. A menos que estés gritando a tu destinatario o transmitiendo información desconcertante o emocionante, no hay necesidad de añadir una exclamación al mensaje.
12. Corrige siempre antes de enviar correos electrónicos
Por muy cuidadoso que seas al redactar un correo, siempre habrá una línea que pueda mejorarse o una errata que deba corregirse. Es fácil cometer errores gramaticales o perder el hilo al redactar mensajes largos en días ajetreados. Por eso es esencial corregir los correos una vez terminados.
Si es necesario, léelo en voz alta para detectar errores y erratas. Comprueba dos veces el nombre y la dirección del destinatario, así como los campos CC y CCO, para asegurarte de que va dirigido a las personas adecuadas y de que todas las personas que deben estar al corriente están en él. También es mejor rellenar estos campos después de redactar y corregir el correo, para que no se envíe accidentalmente un mensaje incompleto.
13. Preséntese con claridad
Cada vez que escribas un correo electrónico a alguien nuevo, es fundamental que te presentes con claridad, para que sepan exactamente de dónde partes en el mensaje. Una buena presentación en el correo electrónico es tan esencial para causar una primera impresión como en una reunión en persona.
Sea conciso en la introducción y evite utilizar un tono promocional, incluso cuando se dirija a un posible cliente. Mencione su nombre, cargo, nombre de la empresa y el propósito de su correo electrónico. También puedes mencionar cómo conociste al destinatario, para que tenga un mejor contexto.
He aquí un ejemplo:
"Soy Pete Ross de ABC plumbing solutions. Mi colega del departamento de marketing, John Noel, me ha informado de una necesidad suya que nos viene como anillo al dedo".
14. Utilizar una dirección de correo electrónico y un saludo profesionales
Las personas que trabajan para una empresa suelen tener correos electrónicos de trabajo que transmiten la identidad propia de la persona. Supongamos que usted tiene una cuenta de correo electrónico personal que utiliza para la correspondencia relacionada con el trabajo. La dirección de correo electrónico debe ser profesional e indicar claramente su nombre, para que el destinatario sepa exactamente quién es usted.
A menudo, la gente tiene correos electrónicos de trabajo reutilizados de la universidad o el instituto con caracteres extravagantes, que deben evitarse para mantener la profesionalidad. Si no tienes uno, crea un correo electrónico profesional con tu nombre completo y utilízalo para todas las actividades relacionadas con el trabajo.
Los saludos pueden marcar la diferencia en un correo electrónico, ya que causan una primera impresión y marcan el tono del mensaje. Aunque puedes utilizar expresiones coloquiales como "Hola amigos" o "Hola chicos" para los miembros cercanos del equipo, no es aconsejable para los correos electrónicos en general.
Además, evite utilizar nombres abreviados de personas que apenas conoce. Es mejor decir "Hola Jonathan" que "Hola John", a menos que estés seguro de que prefiere este último.
15. Utilizar una gramática correcta
Un uso correcto de la gramática puede aportar claridad y vergüenza, sobre todo si se trata de errores básicos. Aunque los errores gramaticales ocasionales son habituales, es esencial intentarlo y mantenerlo impecable.
A menudo se cometen errores con palabras como there/their/they're, it's/It's, effect/affect, your/you're, loose/lose y I/me/myself. Dado que la gramática impecable es sólo una opción a veces, invertir en una herramienta como Grammarly o Scribbr, que escanea la gramática y la ortografía es una gran idea. Es beneficioso cuando se envían correos electrónicos largos y esenciales.
16. Establecer respuestas fuera de la oficina
Configurar una respuesta de fuera de la oficina o "OOO" es esencial si no vas a estar disponible durante un periodo prolongado. Indica a quien te envía que puedes responder a sus correos el día que vuelvas a la oficina.
Tus respuestas OOO deben contener elementos esenciales, como cuánto tiempo no estarás disponible y con quién contactar durante tu ausencia. Evita incluir información innecesaria e informa a tus compañeros de que los has añadido a tus respuestas de OOO.
17. Comprobar tres veces el nombre del destinatario
Comprueba una y otra vez que has escrito bien el nombre del destinatario. A la mayoría de la gente no le gusta que se escriba mal su nombre en una dirección formal, y puede llegar a ser incluso un problema, dependiendo de la persona.
Todo lo que tienes que hacer para verificarlo es comprobar el nombre de su perfil de LinkedIn o utilizar tu CRM para obtener la información correcta. Evita utilizar formas abreviadas de sus nombres originales y utiliza términos completos para mantener la formalidad.
18. Utilizar menos a menudo la respuesta-todo
Por favor, resista el impulso de mantener a todo el mundo al tanto, aunque hayan sido etiquetados en el correo electrónico. Nadie quiere ver notificaciones innecesarias en correos electrónicos en los que quizá ya no tenga un interés significativo.
Una forma de averiguarlo es examinar a todas las personas etiquetadas en el correo electrónico y retener sólo a las que sean importantes para tu respuesta. Sólo algunas personas de esa lista necesitan ver tu respuesta, así que abstente de responder a todos los correos.
Si haces clic en "Responder", sólo responderás a la persona que te envió el correo original. Si haces clic en "Responder a todos", se lo envías a todos los que aparecen en los campos "Para" y "CC".
19. Seguimiento de las tasas de apertura del correo electrónico
Durante la fase de prospección, los equipos de marketing y ventas necesitan saber cuándo se abrieron sus correos electrónicos y el nivel de compromiso que generaron. En lugar de enviar mensajes de seguimiento preguntando por los correos abiertos, se pueden utilizar herramientas de seguimiento para observar la actividad del correo electrónico.
Si han pasado de todo el correo y están viendo el vídeo, el análisis en tiempo real es una gran herramienta para alertarte del interés que muestra un posible cliente. Siempre puedes enviar un correo electrónico de seguimiento basado en su actividad, con sugerencias y una sutil preparación de tu discurso.
20. Responder con prontitud
Teniendo en cuenta la cantidad de correos electrónicos que recibimos a diario, sólo es posible responder a algunos de ellos siempre y a tiempo. El truco para hacerlo bien es priorizar los correos en función de la importancia del cliente y la urgencia de una actividad crucial.
La respuesta a colegas y compañeros de equipo puede oscilar entre 12 y 24 horas, mientras que la reacción a contactos externos debe producirse en el plazo de una semana desde el envío del correo electrónico. Si desempeñas un papel de cara al público, tu tiempo de respuesta debe rondar la hora, ya que la gente tiene poca paciencia para esperar a que un correo resuelva sus problemas.
Conclusión
La comunicación por correo electrónico es la forma más utilizada de comunicación corporativa, y lleva un tiempo perfeccionarla, sobre todo si se es principiante.
Aunque lleva tiempo aprender todas las técnicas anteriores, es esencial recordar las etiquetas que más importan en estas circunstancias. Echa un vistazo a esta lista antes de redactar tu siguiente correo electrónico para asegurarte de que tu mensaje sea lo más profesional posible.
