Índice
5.321 iPads y 4.942 iPhones comprados fraudulentamente con la cuenta de la empresa: ¡la empresa sufrió una estafa de más de 6 millones de dólares!
El uso indebido de tarjetas de crédito en la empresa
La empresa canadiense Wescom Solutions Inc. siguió el método habitual de asignar tarjetas de crédito de la empresa para uso de varios empleados. Con esta práctica, distribuyó 180 tarjetas a más de 600 empleados y se enfrentó a consecuencias desastrosas.
Para la directora de contabilidad de Wescom, Nadia Minetto, el trabajo consistía en aprobar los pagos de todas las tarjetas de crédito American Express de la empresa utilizadas por los empleados para gastos empresariales, incluida la suya propia.
El contable se desbocó comprando productos de Apple y otros bienes y servicios personales, apropiándose indebidamente de al menos 6.831.834 dólares del dinero de Wescom. Pero estos no fueron los únicos actos atroces cometidos. Además, Minetto regaló una cantidad en efectivo de 10.000 dólares a un amigo de la familia, compró abonos para los partidos de baloncesto por casi 6.000 dólares, vendió un coche y se fue de viaje a todo lujo, todo a cuenta de la empresa. Todo ello pasó desapercibido durante cinco años.
These acts indicate the bigger issue that companies must grapple with – allocating a single company credit card – to be used by multiple employees simultaneously. Today, marketing and ad spending have gone digital. Allocating sums for different teams, campaigns, and accounts requires on-the-go disbursal of money.
Pero, ¿no existe un modo de evitar la malversación de fondos de la empresa al tiempo que se permite a los empleados manejar dinero destinado únicamente a gastos específicos? Averigüémoslo empezando desde cero.
Publicidad de pago por clic
Según el Departamento de Investigación de Statista, "en 2021, cerca de la mitad (41,4%) de todos los ingresos por publicidad online en Estados Unidos se generaron a través de la publicidad en búsquedas. Alrededor de un tercio de los ingresos procedieron de los anuncios de display online ese año."
¿Qué es el PPC?
En el mundo del marketing actual, lo digital es el rey, y el pago por clic (PPC) es la ley del país. El PPC es una forma de marketing digital que consiste en colocar anuncios en las páginas de resultados de los motores de búsqueda, en las redes sociales y en otros sitios web. Es una forma de publicidad en la que sólo paga cada vez que alguien hace clic en su anuncio. Son una forma excelente de conseguir nuevos clientes potenciales y generar ventas.
La publicidad PPC puede incluir anuncios de texto, imágenes e incluso vídeo. Utilizando una red publicitaria, como Google Ads, Microsoft Advertising o Facebook Business Advertising, puedes anunciarte en todo Internet con anuncios PPC en los canales más valiosos para tu negocio.
Un aspecto ingenioso de la publicidad PPC es que puedes establecer límites de gasto en la cantidad de dinero que estás dispuesto a pagar por diferentes espacios publicitarios.
Gasto en publicidad
Según Statista, se calcula que en Estados Unidos el gasto en publicidad digital superará los 200.000 millones de dólares este año natural.
Aunque el presupuesto publicitario de cada empresa varía en función de cada caso, hay algunas cifras generales que conviene tener en cuenta. Según WebFX, proveedor de soluciones tecnológicas de marketing digital, el coste medio del PPC para pequeñas y medianas empresas es el siguiente:
1 - Remarketing is about “reminding” a user to act, using information about their purchase history.
Si bien este es un punto de partida, puede planificar el éxito de la inversión publicitaria estimando algunas métricas clave mediante una calculadora de ROI como esta de HubSpot.
Tomando como referencia estas métricas, un hipotético presupuesto de publicidad para su empresa podría ser el siguiente:
Gestión del gasto
Tarjetas de crédito para empresas
Para gestionar los gastos de publicidad de varias empresas, lo normal es utilizar una tarjeta de crédito corporativa específica vinculada a la cuenta de la organización. Sin embargo, hay algunas advertencias. ¿Recuerdas Wescom Solutions Inc.
Hablemos de algo que debe estar rondándole la cabeza. Con varias campañas publicitarias funcionando simultáneamente, y equipos distintos que gestionan los anuncios de cada red de motores de búsqueda o sitio web de redes sociales, la gestión de los gastos puede ser una pesadilla. La solución fácil sería utilizar una tarjeta de crédito de la empresa para pagar las campañas publicitarias. Pero gestionar los gastos de la empresa de esta manera conlleva muchos riesgos inherentes.
Riesgos de utilizar una tarjeta de crédito de empresa independiente
1. Control del gasto de los empleados
Al principio, utilizar una única tarjeta de crédito para gestionar los gastos publicitarios supone una falta de capacidad de control. Se enfrentará a enormes dificultades para controlar el uso que hace cada empleado de su tarjeta de crédito. Anteriormente, hablamos de establecer límites de gasto sobre la cantidad de dinero que está dispuesto a pagar por espacios publicitarios. ¿Qué pasa si un empleado se salta este límite y malgasta la cantidad asignada en otros gastos no autorizados?
2. Pérdida de tarjetas de crédito
Dado que existe un único punto de fallo, la pérdida física de los datos de la tarjeta de crédito de la empresa se traducirá en la paralización completa de toda su actividad de gasto publicitario.
3. Tecnología obsoleta
Las interfaces de usuario para gestionar las tarjetas de crédito de la empresa suelen ser toscas y no permiten una integración perfecta con el software de contabilidad interno. Además, no se pueden gestionar todas las actividades de la cuenta en tiempo real. El reloj puede correr en contra, como les ocurrió a Wescom y Minetto.
4. Compartir los datos de la tarjeta
Compartir una tarjeta común entre diferentes equipos, campañas y cuentas se traducirá en compartir información sensible entre varios empleados. Aunque confíe en que sus empleados harán lo correcto y serán éticos, es esencial contar con un sistema de controles y equilibrios. Incluso el Director General de una empresa necesita enfrentarse al Consejo de Administración.
Tarjetas virtuales de prepago: Una brillante alternativa a las tarjetas de crédito
Es hora de dar un lavado de cara a su sistema de gestión de gastos. El futuro no es de plástico, sino virtual. Cambie las tarjetas de crédito de su empresa por tarjetas virtuales de prepago. Conozcámoslas mejor.
Tarjetas virtuales
Una tarjeta virtual es simplemente una versión en línea de una tarjeta bancaria de plástico. Funcionan de la misma manera que las tarjetas de plástico normales para las transacciones en línea. Los detalles pertinentes que distinguen a una tarjeta, como el número de 16 dígitos, la fecha de caducidad y el número CVV, son accesibles accediendo a su cuenta en línea. Aunque están vinculados a la cuenta de la tarjeta de su empresa, estos números virtuales no pueden rastrearse.
Tarjetas de prepago
Las tarjetas prepago se cargan con una determinada suma de dinero, y no hay conexión con la cuenta bancaria de tu empresa. Tu departamento de gestión de gastos decide cuánto "efectivo" se asigna a la tarjeta, y este límite no puede sobrepasarse.
Tarjetas virtuales de prepago
Son una amalgama de los dos tipos de tarjetas anteriores. Las tarjetas prepago virtuales aumentan su seguridad al máximo. En lugar de dejar que empleados como Minetto se endeuden utilizando una única tarjeta de empresa, recargue cada tarjeta prepago virtual con un presupuesto asignado. Como esta tarjeta tiene las ventajas de una tarjeta virtual, no hay nada físico que robar, y la tarjeta no puede rastrearse hasta la cuenta bancaria de la empresa.
El paso al mundo digital
¿Está preparado para pasarse a lo digital mientras la marea está a su favor? En general, las organizaciones no son conscientes de los costes asociados a los métodos de pago virtuales y en tiempo real. Pero sí son conscientes de sus ventajas. La Encuesta de Comparación de Costes de Pagos AFP® 2022 pone de relieve estos cambios.
Concienciación
No todo el mundo se ha pasado a lo digital. Según la Encuesta de Comparación de Costes de Pagos AFP® de 2022, todavía no se conocen los costes de utilizar diferentes métodos de pago. Compruebe lo contundentes que son las respuestas para los pagos en tiempo real y las tarjetas virtuales en comparación con otros métodos de pago.
Razones
Los datos de la Encuesta de Comparación de Costes de Pagos AFP® de 2022 están en línea con los beneficios más amplios del uso de tarjetas virtuales, como se ha comentado anteriormente. Las principales razones de las organizaciones para pasar de los cheques en papel a los pagos electrónicos se muestran en el siguiente gráfico. La prevención del fraude ocupa el tercer lugar, con un 67% de los encuestados que la citan como una ventaja clave.
Funcionamiento
Ahora que le hemos escuchado, entendamos cómo funciona un sistema virtual de tarjetas de prepago. Veamos cómo una empresa como Wescom Solutions Inc. podría haber evitado un resultado ruinoso.
En lugar de utilizar una única tarjeta de crédito para toda la empresa, se asigna una tarjeta prepago virtual a cada cuenta. Siguiendo con nuestro ejemplo anterior, podría crear:
- Una tarjeta prepago virtual de publicidad en Facebook para empresas
- Una tarjeta prepago virtual de Google Ads
- Una tarjeta prepago virtual de Microsoft Advertising
Tras una división a nivel macro, puede dividir aún más el presupuesto asignando tarjetas por subgrupos, como por proyecto, por campaña o incluso por equipo. También puede asignar tarjetas virtuales de prepago a usuarios específicos como una extensión. Considere estos ejemplos:
- El empleado A que gestiona los anuncios de Facebook para las ventas de otoño puede tener un presupuesto mensual de 350 dólares.
- El empleado B que gestiona los anuncios de Google para un grupo de productos podría tener un presupuesto mensual de 1.150 $.
Estos límites permitirán controlar el presupuesto, garantizando que ningún empleado se salte el límite y malgaste la cantidad asignada en otros gastos no autorizados. Este enfoque también le ofrece la ventaja añadida de una administración centralizada en tiempo real.
Vea este gráfico para comprender visualmente cómo funciona el sistema:
Ventajas de utilizar tarjetas virtuales de prepago
No es difícil convencerle de por qué las tarjetas virtuales de prepago son una gran opción para gestionar sus gastos de marketing y publicidad. Siga leyendo para descubrir sus ventajas.
1. 1. Facilidad de uso
Una gran ventaja del uso de tarjetas virtuales de prepago es que los empleados pueden utilizarlas para cargar bienes y servicios sin tener que pasar por el proceso formal de solicitud y aprobación de compras. Las tarjetas virtuales de prepago pueden crearse rápidamente y utilizarse de inmediato. Su empresa no tendrá que esperar una semana para recibir la tarjeta. Además, puede crear tantas tarjetas como necesite para su empresa.
2. Facilidad de personalización
Tu empresa puede incluir el nombre de un empleado concreto en la tarjeta asociada a una cuenta específica de una campaña publicitaria de Facebook/Google/Microsoft, lo que significa que sólo ese empleado tendrá acceso a la tarjeta.
3. Aumentar la seguridad
Las tarjetas prepago virtuales no son objetos físicos, por lo que reducen las posibilidades de clonación y fraude. Además, los piratas informáticos no pueden rastrear los datos hasta la cuenta original. En caso necesario, tu departamento de gastos puede congelar la tarjeta a distancia y de forma inmediata.
4. Preocupaciones por el bloqueo de derivaciones
Si utiliza una única tarjeta de crédito para toda la empresa, existe la posibilidad de que llegue al límite de crédito, lo que puede provocar el bloqueo de las transacciones o el rechazo de la tarjeta. En otros casos, el uso de la misma tarjeta para cada campaña de marketing puede activar una alerta de fraude, haciendo que las plataformas de gestión de anuncios bloqueen sus cuentas.
5. Aumentar el control del gasto
Su empresa recibe una visión más transparente de las finanzas de la empresa.n el caso de Wescom, puede desglosar para ver quién gasta dónde (no más de la cantidad asignada). Esta transparencia facilita la gestión de las finanzas.
Resumen rápido
En este artículo, compartíamos los inconvenientes inherentes al uso de tarjetas de crédito corporativas para gestionar los gastos de marketing y publicidad. Su empresa puede encontrarse con una falta de capacidad de supervisión, filtración de información confidencial, problemas con interfaces poco prácticas y, lo que es más importante, un único punto de fallo.
Sin embargo, no hay por qué desesperar, ya que las tarjetas virtuales de prepago solucionan todos estos problemas. Pueden crearse rápidamente y utilizarse de inmediato; se puede garantizar el control de acceso para que sólo el empleado designado pueda acceder a una determinada tarjeta. De este modo se evita sobrepasar el límite de crédito y se reducen las posibilidades de clonación y fraude.
Y lo que es más importante, obtendrá una visión más transparente de las finanzas de su empresa.
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