Inviter un partenaire de travail, un associé ou toute autre personne à titre professionnel à un événement professionnel organisé par votre entreprise ou auquel elle est associée peut s'avérer délicat.
Vous vous retrouverez peut-être à chercher les meilleurs termes qui peuvent être utilisés de manière douce mais convaincante afin d'intriguer le lecteur. Dans ce blog, nous vous proposons 5 scénarios réels dans lesquels vous pouvez utiliser notre modèle d'e-mail définitif qui vous aidera à rédiger facilement un e-mail d'invitation.
5 Modèles de courriels d'invitation à un événement
Une invitation par courrier électronique doit être attrayante, intéressante et convaincante sans être trop pressante. Il est également important d'utiliser les bons termes et les bonnes informations afin d'éviter les allers-retours pendant la durée de l'événement.
Voici cinq exemples concrets pour lesquels vous pouvez utiliser le modèle suivant afin de rédiger un courriel d'invitation efficace à l'intention d'un associé :
Inviter un associé ou une personne dans un cadre professionnel à un événement social informel, mais dans un cadre formel, peut s'avérer difficile. L'essentiel est d'être professionnel tout en restant suffisamment amical pour que l'autre partie prenne en compte l'invitation. Voici un modèle que vous pouvez utiliser :
Sujet: Rejoignez-nous pour une soirée passionnante à GeorgiaTown ! Bonjour Mark, j'espère que ce courriel vous trouvera de bonne humeur. Nous sommes ravis de vous inviter à notre rencontre annuelle, une soirée de plaisir, de rire et de bonne compagnie ! Rejoignez-nous pour célébrer notre événement annuel de rencontre entre équipes et créer des souvenirs inoubliables avec vos amis et collègues.Date : 15 sept : 15 septembre 2023Heure : à partir de 18h00Lieu : Georgia Town, XYZ Block, ABC StreetNous vous promettons une soirée remplie de musique live, d'excellents plats et de diverses options de divertissement dans une variété de goûts. C'est une occasion fabuleuse de rencontrer de nouvelles personnes, de se détendre et de profiter d'une atmosphère vibrante.S'il vous plaît laissez-nous savoir si vous pouvez venir avant le 10 septembre 2023, afin que nous puissions planifier en conséquence. N'hésitez pas à amener un invité pour partager les festivités ! Nous nous réjouissons de passer une merveilleuse soirée avec vous. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de plus d'informations, n'hésitez pas à me contacter aux coordonnées ci-dessous.Chaleureuses salutations,Anna HHR ExecutiveABC CorpPhone : 12345678 :
Il s'agit peut-être du modèle le plus utilisé à notre connaissance. Ce modèle vous permet d'inviter un invité à titre professionnel à un événement que votre entreprise organise ou auquel elle collabore. Voici un modèle que vous pouvez utiliser :
Objet : Invitation à l'événement 2023 eCommerce Industry Speak : Réservez la date ! Cher Wesley B,J'espère que ce courriel vous conviendra. Au nom d'ABC Corp, j'ai le plaisir de vous inviter chaleureusement à notre événement bisannuel 2023 eCommerce Industry Speak. Nous sommes ravis d'accueillir cet événement prestigieux qui rassemble des professionnels, des leaders de l'industrie et des experts pour discuter des dernières tendances et des développements dans l'industrie actuelle du commerce électronique.Date : 15 septembre 2023Heure : 10h00 à 13h00Lieu : Event Hall A, ABC CorpL'événement 2023 eCommerce Industry Speak sera certainement une expérience engageante et perspicace, avec des orateurs principaux, des discussions de groupe estimées, et d'excellentes opportunités de réseautage. Je suis convaincu que votre présence contribuera au succès de cet événement grâce à votre expertise et à vos idées, qui sont très appréciées dans notre secteur. Nous vous demandons de répondre avant le 10 septembre 2023 pour que les dispositions nécessaires soient prises et d'inscrire l'événement dans votre agenda. Nous nous réjouissons de vous accueillir à cette conférence annuelle de l'industrie du commerce électronique. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, n'hésitez pas à me contacter à l'adresse ci-dessous. Nous vous remercions de votre attention et espérons vous voir à cette occasion ! 123456789
3. Invitation à un événement caritatif
Pour inviter un associé ou un homologue professionnel à un événement caritatif, vous devez mettre en évidence les raisons de sa venue et les avantages qu'il peut en retirer pour la société ou la cause. Il est essentiel de se concentrer sur l'objectif. Voici un modèle que vous pouvez utiliser :
Sujet : Faire la différence ensemble : Rejoignez-nous à la collecte de fonds pour les droits de l'enfant ! Chère Sasha A, j'espère que ce message vous trouvera en bonne santé. Je vous écris pour vous inviter à participer à une noble cause que notre organisation soutient en organisant une collecte de fonds pour les droits de l'enfant en association avec le comité de protection de l'enfance de l'État. Cet événement vise à sensibiliser et à collecter des fonds pour le Comité de protection de l'enfance et les foyers à travers le pays dans leurs efforts inlassables pour soutenir la protection et l'hébergement des enfants orphelins et malades.Date : 15 septembre 2023Heure : à partir de 17hLieu : City Centre Hall, XYZEn participant à cette collecte de fonds pour les enfants, vous aurez l'occasion de contribuer à un changement incroyable et d'avoir un impact significatif sur la vie de jeunes enfants dans le besoin. La soirée propose des orateurs inspirants, des activités engageantes et de nombreuses façons de faire des dons à la cause, y compris des ventes aux enchères, tous les bénéfices allant directement au soutien de la cause.Votre présence à cet événement démontrerait non seulement votre engagement envers la responsabilité sociale, mais nous aiderait également à créer un impact significatif dans la vie d'innombrables personnes.Veuillez RSVP avant le 10 septembre 2023 pour confirmer votre présence à l'événement. Je vous remercie de prendre en compte cette invitation et de partager votre temps et vos ressources. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'informations supplémentaires, n'hésitez pas à me contacter à l'adresse ci-dessous.Cordialement,Brian H,Senior CSR ManagerABC CorpPhone : 123456789
4. Invitation à une conférence professionnelle
De nombreuses entreprises et sociétés organisent des conférences et des séminaires afin de réunir des personnes partageant les mêmes idées dans leur secteur d'activité et de favoriser la convergence des idées et des pensées. L'invitation d'un associé ou d'une personnalité influente est un défi et nécessite un courriel bien rédigé qui capte leur attention. Voici un modèle que vous pouvez utiliser :
Objet : Rejoignez-nous à la conférence sur les progrès de la nanotechnologie : des discussions inspirantes et des opportunités de réseautage vous attendent ! Chère Wendy, j'espère que ce courriel vous trouvera épanouie dans vos efforts professionnels et dans la vie. Au nom de mon entreprise, je vous invite cordialement à participer à notre conférence annuelle qui se tient dans nos locaux sur le thème " Les progrès de la nanotechnologie en 2023 ", une conférence de premier plan qui rassemble des experts de l'industrie et des leaders d'opinion pour explorer les tendances émergentes et les meilleures pratiques dans les industries de l'emballage.Date : 15 septembre 2023Heure : à partir de 10h30Lieu : Salle de conférence, ABC CorpLa conférence sur les avancées de la nanotechnologie dans l'industrie de l'emballage comprendra des discours d'ouverture exemplaires, des discussions de groupe dynamiques et un atelier interactif dirigé par des professionnels renommés de l'industrie actuelle. Nous espérons que cet événement offrira une excellente occasion de créer des réseaux professionnels, de partager des connaissances et de rester à la pointe des progrès de l'industrie. Votre expertise et vos idées sont très appréciées dans l'industrie, ce qui fait de votre présence une contribution précieuse à notre conférence. Nous vous promettons également que vous bénéficierez grandement de l'échange d'idées et des liens professionnels forgés au cours de cette conférence.Veuillez RSVP avant le 10 septembre 2023 pour confirmer votre participation à cet événement. Un ordre du jour détaillé et des informations complémentaires sur l'événement sont joints à la présente pour votre référence. Je me réjouis de vous accueillir à cette conférence. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à me contacter à l'adresse ci-dessous.Best regards,Daryl DHead of MarketingABC CorpPhone : 123456789
5. Invitation au webinaire
Inviter une personne à titre professionnel à participer à un webinaire peut sembler simple, mais le taux de participation est souvent très faible. Il est plus facile de convaincre quelqu'un de venir à un événement que de le faire participer à un webinaire. Pour cela, il faut une présentation convaincante. Voici un modèle que vous pouvez utiliser :
Subject: Invitation to Exclusive Webinar: The changes and trends in the cyber security space.Hello Adam B,I hope this email finds you curious and excited! I am beyond delighted to invite you to an exclusive webinar on ‘The changes and trends in the Cyber Security space’. This online event is created and designed to provide insights and expert knowledge on the latest trends and strategies in the home and office security industry.Date: 15th of Sep, 2023Time: 11amPlatform: <Insert link here>In this engaging session, industry leaders will share their expertise on various topics and provide takeaways that can help you with your professional journey. This webinar is greatly helpful whether you're looking to enhance your skills, gain new perspectives, or stay updated with industry advancements.Please register for the webinar by 10th of Sep,2023 to secure your spot. Upon registration, you will receive an email with the confirmation and with the webinar access details.On behalf of my company, I thank you for your consideration and believe this webinar will be of immense value to you. I look forward to your participation and if you have any questions or require additional assistance, please feel free to reach out to me at the below address.Best regards,Maggie GSenior HR ManagerABC CorpPhone: 123456789
Conseils pour augmenter la participation aux événements
L'utilisation de récompenses, de remises et d'incitations peut considérablement stimuler la participation à un événement. Voici quelques stratégies spécifiques :
1. Réductions pour les inscriptions anticipées: Offrez une réduction importante aux personnes qui s'inscrivent à l'avance. Cela encourage les participants à s'engager tôt et peut créer un engouement pour votre événement.
2. Réductions pour les groupes: Proposez des tarifs réduits pour les groupes. Cela peut encourager les individus à venir avec des amis ou des collègues, ce qui augmente la fréquentation globale.
3. Incitation au parrainage : Encouragez les participants à amener d'autres personnes en leur offrant une prime de parrainage. Il peut s'agir d'une réduction, d'un cadeau spécial ou même d'une expérience VIP lors de l'événement.
4. Récompenses de fidélité: Si vous organisez régulièrement des événements, envisagez de mettre en place un programme de fidélisation. Les participants pourraient gagner des points pour chaque événement auquel ils assistent, points qui pourraient être échangés contre des réductions sur les billets, des privilèges spéciaux ou des marchandises exclusives.
5. Récompenses pour la participation: Offrez des récompenses aux participants qui prennent une part active à votre événement. Il peut s'agir de poser des questions, d'engager des discussions ou de participer à des activités de médias sociaux liées à l'événement.
6. Réductions ou gratuités pour les sponsors: Collaborez avec des sponsors ou des entreprises locales pour offrir des réductions exclusives ou des articles gratuits à vos participants. Il peut s'agir d'une situation gagnant-gagnant, car elle fait la promotion du sponsor ou de l'entreprise et apporte une valeur ajoutée à vos participants.
7. Concours et prix: Organisez un concours lié à votre événement avec des prix attrayants. Il peut s'agir d'un concours de photos, d'une chasse au trésor ou d'un jeu. La perspective de gagner un prix peut susciter l'enthousiasme et encourager la participation.
8. Contenu ou expériences exclusifs: Offrez l'accès à un contenu ou à des expériences exclusives en guise d'incitation. Il peut s'agir d'une rencontre avec un orateur, d'un accès à des ressources exclusives ou d'un espace VIP spécial lors de l'événement.
9. Réductions après l'événement: Offrez aux participants une réduction pour le prochain événement ou pour un produit ou service connexe. Cela peut contribuer à maintenir l'engagement même après la fin de l'événement en cours.
10. Ventes flash: Les ventes flash à durée limitée peuvent créer un sentiment d'urgence et encourager les participants potentiels à s'inscrire.
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Conclusion
Pour inviter quelqu'un dans un cadre professionnel, il est essentiel de respecter son temps et de s'assurer que sa présence est bénéfique pour les deux parties. Ces 5 modèles sont des courriels bien conçus que vous pouvez utiliser pour inviter professionnellement un associé à un événement que votre entreprise organise ou auquel elle est associée, d'une manière respectueuse mais efficace afin de garantir la participation de tous.
