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5 321 iPads et 4 942 iPhones achetés frauduleusement sur le compte de l'entreprise - l'entreprise a été escroquée pour plus de 6 millions de dollars !
L'utilisation de la carte de crédit d'une entreprise devient frauduleuse
L'entreprise canadienne Wescom Solutions Inc. a suivi l'approche standard consistant à attribuer des cartes de crédit d'entreprise à plusieurs employés. Elle a ainsi distribué 180 cartes à plus de 600 employés, ce qui a eu des conséquences désastreuses.
Pour Nadia Minetto, responsable de la comptabilité chez Wescom, le travail consistait à approuver les paiements de toutes les cartes de crédit American Express de l'entreprise utilisées par les employés pour leurs dépenses professionnelles, y compris la sienne.
Le comptable s'est déchaîné, achetant des produits Apple et d'autres biens et services personnels, détournant au moins 6 831 834 dollars de l'argent de Wescom. Mais il ne s'agit pas là des seuls actes flagrants commis. En outre, M. Minetto a offert un montant de 10 000 dollars à un ami de la famille, a acheté des billets de saison pour des matchs de basket-ball pour près de 6 000 dollars, a vendu une voiture et a fait un voyage somptueux, le tout aux frais de l'entreprise. Tout cela est passé inaperçu pendant cinq ans !
These acts indicate the bigger issue that companies must grapple with – allocating a single company credit card – to be used by multiple employees simultaneously. Today, marketing and ad spending have gone digital. Allocating sums for different teams, campaigns, and accounts requires on-the-go disbursal of money.
Mais n'y a-t-il pas un moyen d'empêcher le détournement des fonds de l'entreprise tout en permettant aux employés de manipuler de l'argent destiné uniquement à des dépenses spécifiques ? Découvrons-le en repartant de zéro.
Publicité payante (Pay-Per-Click)
Selon le département de recherche de Statista, "en 2021, près de la moitié (41,4 %) de tous les revenus publicitaires en ligne aux États-Unis ont été générés par la publicité liée aux recherches. Environ un tiers des revenus provenait des publicités d'affichage en ligne cette année-là."
Qu'est-ce que le PPC ?
Dans le monde du marketing d'aujourd'hui, le numérique est roi et le paiement au clic (PPC) fait loi. Le PPC est une forme de marketing numérique qui consiste à placer des annonces sur les pages de résultats des moteurs de recherche, les canaux de médias sociaux et d'autres sites web. Il s'agit d'une forme de publicité dans laquelle vous ne payez que lorsque quelqu'un clique sur votre annonce. C'est un excellent moyen d'obtenir de nouveaux prospects et de générer des ventes.
La publicité PPC peut inclure du texte, des images et même des vidéos. En utilisant un réseau publicitaire, comme Google Ads, Microsoft Advertising ou Facebook Business Advertising, vous pouvez faire de la publicité sur Internet avec des annonces PPC sur les canaux les plus intéressants pour votre entreprise.
Un aspect intéressant de la publicité PPC est que vous pouvez fixer des plafonds de dépenses sur le montant que vous êtes prêt à payer pour différents créneaux publicitaires.
Dépenses publicitaires
Selon Statista, aux États-Unis, les dépenses en publicité numérique devraient dépasser les 200 milliards de dollars cette année.
Bien que le budget publicitaire de chaque entreprise varie au cas par cas, il existe quelques chiffres généraux à prendre en compte. Selon WebFX, fournisseur de solutions de marketing numérique, le coût moyen du PPC pour les petites et moyennes entreprises est le suivant :
1 - Remarketing is about “reminding” a user to act, using information about their purchase history.
Bien qu'il s'agisse d'un point de départ, vous pouvez planifier le succès de vos dépenses publicitaires en estimant quelques paramètres clés à l'aide d'un calculateur de retour sur investissement tel que celui proposé par HubSpot.
Sur la base de ces indicateurs, un budget publicitaire hypothétique pour votre entreprise pourrait ressembler à ce qui suit :
Gestion des dépenses
Cartes de crédit d'entreprise
Pour gérer les dépenses publicitaires de plusieurs entreprises, l'utilisation d'une carte de crédit d'entreprise spécifique, liée au compte de votre organisation, est la solution standard. Il y a cependant quelques mises en garde. Souvenez-vous de Wescom Solutions Inc.
Parlons d'un sujet qui doit être au cœur de vos préoccupations. Avec plusieurs campagnes publicitaires menées simultanément et des équipes distinctes gérant les publicités pour chaque réseau de moteurs de recherche ou site web de médias sociaux, la gestion des dépenses peut devenir un véritable cauchemar. La solution la plus simple serait d'utiliser la carte de crédit de l'entreprise pour payer les campagnes publicitaires. Mais cette façon de gérer les dépenses de l'entreprise comporte de nombreux risques inhérents.
Risques liés à l'utilisation d'une carte de crédit d'entreprise autonome
1. Contrôle des dépenses des employés
Au départ, l'utilisation d'une seule carte de crédit pour gérer les dépenses publicitaires se traduit par un manque de capacité de contrôle. Vous aurez beaucoup de mal à contrôler l'utilisation de la carte de crédit de chaque employé. Nous avons parlé plus haut de la nécessité de fixer des plafonds de dépenses pour les créneaux publicitaires. Que se passe-t-il si un employé contourne ce plafond et utilise le montant alloué à mauvais escient pour d'autres dépenses non autorisées ?
2. Perte de cartes de crédit
Comme il n'y a qu'un seul point de défaillance, la perte physique des données de la carte de crédit de l'entreprise se traduira par un arrêt complet de toutes vos activités de dépenses publicitaires.
3. Technologie dépassée
Les interfaces utilisateur pour la gestion des cartes de crédit d'entreprise ont tendance à être maladroites et ne permettent pas une intégration transparente avec le logiciel de comptabilité interne. De plus, il n'est pas possible de gérer toutes les activités du compte en temps réel. L'horloge peut s'emballer, comme ce fut le cas pour Wescom et Minetto !
4. Partage des données de la carte
Le partage d'une carte commune entre différentes équipes, campagnes et comptes se traduira par le partage d'informations sensibles entre plusieurs employés. Bien que vous puissiez faire confiance à vos employés pour faire ce qu'il faut et respecter l'éthique, il est essentiel de disposer d'un système de contrôle et de contrepoids. Même le PDG d'une entreprise doit faire face au conseil d'administration.
Cartes prépayées virtuelles : Une brillante alternative aux cartes de crédit
Il est temps de donner un coup de jeune à votre système de gestion des dépenses. L'avenir n'est pas au plastique, il est au virtuel. Remplacez vos cartes de crédit professionnelles par des cartes prépayées virtuelles. En savoir plus sur ces cartes.
Cartes virtuelles
Une carte virtuelle est simplement une version en ligne d'une carte bancaire en plastique. Elle fonctionne de la même manière que les cartes plastiques normales pour les transactions en ligne. Les détails pertinents qui distinguent une carte, tels que le numéro à 16 chiffres, la date d'expiration et le numéro CVV, sont accessibles en se connectant à votre compte en ligne. Bien qu'ils soient liés au compte de la carte de votre entreprise, ces numéros virtuels ne peuvent pas être retrouvés.
Cartes prépayées
Les cartes prépayées sont chargées d'une certaine somme d'argent et n'ont aucun lien avec le compte bancaire de votre entreprise. C'est votre service de gestion des dépenses qui décide du montant des "liquidités" allouées à la carte, et cette limite ne peut pas être dépassée.
Cartes prépayées virtuelles
Il s'agit d'un amalgame des deux types de cartes précédents. Les cartes prépayées virtuelles augmentent votre sécurité au maximum. Au lieu de laisser des employés comme Minetto s'endetter en utilisant une seule carte d'entreprise, rechargez chaque carte prépayée virtuelle avec un budget alloué. Comme cette carte présente les avantages d'une carte virtuelle, il n'y a rien de physique à voler et la carte ne peut pas être retracée jusqu'au compte bancaire de l'entreprise.
Passer au monde numérique
Êtes-vous prêt à passer au numérique pendant que la marée est en votre faveur ? En général, les organisations ne sont pas conscientes des coûts associés aux méthodes de paiement virtuel et en temps réel. Mais elles sont conscientes de leurs avantages. L'enquête 2022 AFP® Payments Cost Benchmarking Survey met en lumière ces changements.
Sensibilisation
Tout le monde n'est pas passé au numérique. Selon l'enquête 2022 AFP® Payments Cost Benchmarking Survey, les coûts liés à l'utilisation des différents modes de paiement sont encore mal connus. Voyez à quel point les réponses concernant les paiements en temps réel et les cartes virtuelles sont claires par rapport aux autres méthodes de paiement.
Raisons
Les données de l'enquête 2022 AFP® Payments Cost Benchmarking Survey sont en ligne avec les avantages plus larges de l'utilisation des cartes virtuelles, comme nous l'avons vu précédemment. Les principales raisons invoquées par les entreprises pour abandonner les chèques papier au profit des paiements électroniques sont présentées dans le graphique ci-dessous. La prévention de la fraude arrive en troisième position, avec 67% des personnes interrogées qui la citent comme un avantage clé.
Fonctionnement
Maintenant que nous avons votre oreille, comprenons comment fonctionne un système de cartes prépayées virtuelles. Voyons comment une entreprise comme Wescom Solutions Inc. aurait pu éviter un résultat ruineux.
Au lieu d'utiliser une carte de crédit unique pour l'ensemble de l'entreprise, vous attribuez une carte prépayée virtuelle à chaque compte. En reprenant notre exemple précédent, vous pourriez créer :
- Une carte prépayée virtuelle Facebook Business Advertising
- Une carte prépayée virtuelle Google Ads
- Une carte prépayée virtuelle Microsoft Advertising
Après une division au niveau macro, vous pouvez diviser le budget encore davantage en attribuant des cartes à des sous-groupes, par exemple par projet, par campagne ou même par équipe. Vous pouvez également attribuer des cartes prépayées virtuelles à des utilisateurs spécifiques. Voici quelques exemples :
- L'employé A qui gère les publicités Facebook pour les ventes d'automne peut disposer d'un budget mensuel de 350 $.
- L'employé B qui gère les annonces Google pour un groupe de produits peut disposer d'un budget mensuel de 1 150 $.
Ces plafonds permettent de contrôler le budget, en veillant à ce qu'aucun employé ne contourne ce plafond et ne gaspille grossièrement le montant alloué en effectuant d'autres dépenses non autorisées. Cette approche vous offre également l'avantage d'une administration centralisée en temps réel.
Consultez ce graphique pour comprendre visuellement le fonctionnement du système :
Avantages de l'utilisation des cartes prépayées virtuelles
Il n'est pas difficile de vous convaincre que les cartes prépayées virtuelles sont une excellente option pour gérer vos dépenses de marketing et de publicité. Poursuivez votre lecture pour en découvrir les avantages.
1. Facilité d'utilisation
L'un des principaux avantages des cartes prépayées virtuelles est qu'elles peuvent être utilisées par les employés pour payer des biens et des services sans devoir passer par le processus formel de demande et d'approbation d'achat. Les cartes prépayées virtuelles peuvent être créées rapidement et utilisées immédiatement. Votre entreprise n'a pas besoin d'attendre une semaine pour recevoir la carte. En outre, vous pouvez créer autant de cartes que nécessaire pour votre entreprise.
2. Facilité de personnalisation
Votre entreprise peut faire figurer le nom d'un employé sur la carte associée à un compte de campagne publicitaire Facebook/Google/Microsoft spécifique, ce qui signifie que seul cet employé aura accès à la carte.
3. Renforcer la sûreté et la sécurité
Les cartes prépayées virtuelles ne sont pas des objets physiques ; elles réduisent les risques de clonage et de fraude. En outre, les pirates ne peuvent pas remonter jusqu'au compte d'origine. En cas de besoin, votre service des dépenses peut bloquer la carte à distance et immédiatement.
4. Préoccupations liées au blocage du contournement
Si vous utilisez une seule carte de crédit pour l'ensemble de l'entreprise, vous risquez de dépasser la limite de crédit, ce qui peut entraîner le blocage des transactions ou le refus de la carte. Dans d'autres cas, l'utilisation de la même carte pour chaque campagne de marketing peut déclencher une alerte à la fraude, entraînant le blocage de vos comptes par les plateformes de gestion publicitaire.
5. Renforcer le contrôle des dépenses
Votre entreprise bénéficie d'une vue d'ensemble plus transparente de ses finances. Comme dans le cas de Wescom, vous pouvez voir qui dépense quoi (pas plus que le montant alloué). Cette transparence facilite la gestion des finances.
Récapitulation rapide
Dans cet article, nous avons évoqué les inconvénients inhérents à l'utilisation de cartes de crédit d'entreprise pour gérer les dépenses de marketing et de publicité. Votre entreprise peut être confrontée à un manque de capacité de contrôle, à la fuite d'informations sensibles, à des problèmes liés à des interfaces maladroites et, surtout, à un point de défaillance unique.
Cependant, il n'y a pas lieu de désespérer, car les cartes prépayées virtuelles répondent à tous ces problèmes. Elles peuvent être créées rapidement et utilisées immédiatement ; vous pouvez assurer un contrôle d'accès de sorte que seul l'employé désigné puisse accéder à une carte particulière. Cela signifie que vous pouvez éviter de dépasser la limite de crédit et réduire les risques de clonage et de fraude.
Plus important encore, vous obtenez une vue d'ensemble plus transparente des finances de votre entreprise.
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