Beste uitnodigingsmails voor hogere responspercentages

Het maken van een enquête die geweldige gegevens voor u verzamelt is slechts de eerste stap naar succes - u moet ook een groot aantal van uw potentiële respondenten overtuigen om de enquête daadwerkelijk in te vullen. En de beste manier om dat te doen is door een overtuigende uitnodigingse-mail te schrijven.

Als uw uitnodiging om een enquête in te vullen zodanig is geschreven dat uw respondenten actie ondernemen, kunt u veel hogere responspercentages zien. En dat betekent dat uw enquête betere gegevens oplevert en dat u meer leert van de resultaten. Klinkt dat goed? Dat is het ook! Dit is onze gids voor het schrijven van de beste uitnodigingse-mails voor enquêtes.

Een definitieve gids voor beloningen en prikkels voor enquêtes [2022].

Beloningen voor enquêtes zijn geschenken of aanbiedingen die naar deelnemers worden gestuurd voor het invullen van een enquête. Deze promotiegeschenken moedigen deelnemers aan om niet alleen enquêtes op tijd in te vullen, maar ook eerlijke feedback te geven.

XoxodayNeha Surana

Wat is een uitnodigingsmail?

Eenvoudig gezegd is een e-mail met een uitnodiging voor een enquête een e-mail die u schrijft om uw enquête voor te stellen aan de mensen aan wie u deze wilt laten beantwoorden. Ze zijn nodig omdat u niet zomaar de enquête alleen naar uw potentiële deelnemers kunt sturen - u moet hen vertellen wie u bent, hen informeren over het doel van de enquête en hen uitleggen waarom ze de enquête moeten invullen.

Dit geldt zowel voor uw medewerkers, uw klanten als voor mensen die uw organisatie niet kennen. U vraagt mensen om tijd vrij te maken van hun drukke dagen om doordachte antwoorden op de enquête te formuleren, dus u moet uitleggen waarom die tijd nuttig is voor u en voor hen.

Als u dit niet doet, zult u een klein aantal reacties op uw enquête krijgen en zullen uw enquêtegegevens niet erg volledig zijn. Te veel organisaties negeren dit kritieke onderdeel van het enquêteontwerp op eigen risico. Gelukkig zijn er verschillende manieren waarop u een enquête-e-mail kunt opstellen die uw respondenten zal verleiden en een hoge respons zal opleveren. Wij tonen u ook voorbeelden van enquête-e-mails en voorbeeldsjablonen voor enquêtes die u kunt gebruiken om uw eigen uitstekende uitnodigings-e-mails op te stellen.

Hoe schrijft u een e-mail met een uitnodiging voor een enquête?

Uw e-mail met uitnodiging voor een enquête moet een paar eenvoudige punten bevatten om de doeltreffendheid ervan te maximaliseren.

1. Een duidelijke afzender.

Hoewel veel organisaties externe leveranciers gebruiken om hun enquêtes te maken en te beheren, moet de uitnodiging voor de enquête duidelijk zijn voor jou. Dat komt omdat je geen verwarring wilt zaaien of in spammappen wilt belanden. Ontvangers van e-mails zullen waarschijnlijk alle e-mails negeren die ze van een onbekend e-mailadres krijgen, dus zorg ervoor dat de uitnodiging rechtstreeks van jou afkomstig is. Je kunt ook overwegen om je e-maildomein te beveiligen met e-mailbeveiligingsprotocollen zoals SPF-records en DMARC om ervoor te zorgen dat campagnes probleemloos verlopen en om uiteindelijk de deliverability rate te verhogen.

2. Een uitnodigende onderwerpregel.

De onderwerpregel is het eerste deel van uw uitnodiging dat respondenten in hun inbox zien - zorg ervoor dat het hen verleidt om de e-mail daadwerkelijk te willen openen. Het moet duidelijk zijn dat u hen vraagt een enquête in te vullen, en het moet schijnbaar spammy tactieken zoals te veel uitroeptekens vermijden.

3. Waarom je ze gekozen hebt.

Zorg er vervolgens voor dat u in uw e-mail vertelt waarom u ervoor hebt gekozen hen deze enquête te sturen. Wat maakt hen de doelgroep? Waarom is hun feedback belangrijk voor u? En zorg ervoor dat u hen aanspreekt op een manier die consistent is met de stem van uw merk en uw publiek - gebruik het juiste niveau van formaliteit in uw intro.

4. Wat de enquête doet.

Waarom voert u deze enquête uit? Het is belangrijk dat u uw potentiële respondenten vertelt waarom u wilt dat zij actie ondernemen. Mensen het "waarom" geven helpt hen te motiveren, omdat ze begrijpen wat hun feedback zal verbeteren. U moet hen ook laten weten of hun feedback anoniem zal zijn of dat de resultaten van de enquête openbaar zullen worden gemaakt, zodat ze een geïnformeerde beslissing kunnen nemen.

5. De tijdsinvestering.

De respondenten van uw enquête hebben het waarschijnlijk erg druk - hoeveel tijd kunnen zij verwachten te investeren in het invullen van deze enquête? Als ze weten dat het kort is, bijvoorbeeld vijf minuten of minder, is de kans groter dat ze wat tijd nemen om deel te nemen. En hoewel u misschien geneigd bent het hen niet te vertellen als het een lange enquête is, moedigt dat hen niet aan de enquête af te maken - ze zullen waarschijnlijk halverwege de enquête afhaken als duidelijk wordt dat het een grote tijdsinspanning is.

6. Wat ze zullen krijgen.

Een vrij krachtige manier om meer reacties op uw enquête te krijgen is uw deelnemers een beloning aan te bieden. Dit gaat niet alleen over het krijgen van iets - het is een manier om hen te laten zien dat u de tijd die zij van hun drukke dag hebben genomen echt waardeert. Het bedrag van uw beloning kan variëren op basis van het publiek en de tijdsbesteding, aangezien het invullen van een snelle enquête van drie minuten niet zo'n grote stimulans nodig heeft als een zeer gedetailleerde enquête van 30 minuten. Zorg ervoor dat u vroeg in de e-mail duidelijk bent over de beloning, zodat deelnemers meteen worden verleid, en u zult zeker hogere responspercentages voor enquêtes krijgen.

7. Hoe de resultaten zullen worden gedeeld.

Dit is misschien niet van toepassing op uw enquête, maar als u van plan bent de enquêteresultaten op de een of andere manier te delen, is het goed om potentiële deelnemers dat vooraf te vertellen. Voor enquêtes zoals personeelsfeedback is het nuttig om uw respondenten te vertellen wat u gaat doen met de feedback die ze delen, zodat ze gemotiveerder zijn om te antwoorden. Als mensen denken dat hun antwoorden gewoon ergens in een doos terechtkomen en dat er niets mee wordt gedaan, zullen ze minder geneigd zijn te antwoorden.

8. De urgentie van antwoorden.

Het creëren van een gevoel van urgentie helpt respondenten sneller te antwoorden. Anders zijn ze misschien van plan de enquête later in te vullen, maar worden ze afgeleid en vergeten ze het. U kunt een harde deadline geven voor het afsluiten van de enquête, of uw enquête incentives koppelen aan het invullen van de enquête binnen een bepaald tijdsbestek om meer reacties te stimuleren.

Uitnodiging e-mail voorbeelden

Nu u weet welke elementen een rol spelen bij het opstellen van een succesvolle e-mail met een verzoek om een enquête, bent u bijna klaar om te beginnen met het schrijven van uw eigen uitnodigingen voor enquêtes. Om u een completer beeld te geven van hoe u een e-mail met een enquête schrijft, volgen hier enkele voorbeelden van e-mails met een verzoek om een enquête.

Klanten Feedback Onderzoek

Hier is een geweldig voorbeeld van een enquête-e-mail van Slack, waarin mensen die de software van Slack gebruiken, wordt gevraagd een snelle klantenfeedback-enquête in te vullen.

Merk op dat het begint met een warme, informele begroeting. Vervolgens wordt de ontvanger verteld dat hij behoort tot een selecte groep mensen (hoe vleiend!) die is uitgekozen om deel te nemen, en wordt hem heel beleefd gevraagd feedback te geven. Het vertelt de lezers ook precies hoe lang de enquête zal duren, en bedankt hen voor hun tijd.

Dit enquête e-mail voorbeeld van Headspace is ook zeer to-the-point: het komt meteen tot de informatie dat dit een enquête is, waarom het invullen ervan headspace gebruikers zoals zijzelf zal helpen, en hoe weinig tijd er nodig is om de enquête in te vullen. De graphics zijn ook een leuke touch.

Het kledingmerk Vince heeft ervoor gekozen respondenten de kans te geven een belangrijke prijs te winnen als zij de enquête invullen - een krachtige manier om meer reacties op de enquête te krijgen. En ze verbergen het aanbod niet achter veel tekst. In plaats daarvan komen ze direct ter zake om potentiële respondenten te laten weten wat ze eraan hebben.

Kate Spade's uitnodiging voor een e-mailenquête biedt respondenten gegarandeerde besparingen, in plaats van alleen de mogelijkheid om veel te winnen. Ze koppelen de beloning voor het invullen van de enquête ook expliciet aan hun dankbaarheid voor klanten die ervoor kiezen om mee te helpen. En ze gebruiken hun informele, vriendelijke merkstem zodat het duidelijk is dat zij het zijn die om feedback vragen in plaats van een anoniem enquêtebureau. Dat zorgt ervoor dat hun grootste fans waarschijnlijk zullen antwoorden en zich met het merk inlaten.

Sjabloon voor enquête-e-mail

Als u uw eigen zeer effectieve e-mail met uitnodiging voor een enquête wilt maken, bent u bijna klaar! Met onze sjabloon voor enquête-uitnodigingen kunt u de taal aanpassen aan uw behoeften en uw eigen afbeeldingen toevoegen.

Zoals u ziet, is dit een basisuitgangspunt voor uw uitnodiging voor een e-mailenquête. U kunt (en moet) alle onderdelen aanpassen aan de stem van uw merk en de behoeften van uw klanten. Denk eraan - hou het kort, hou het duidelijk, leg uit waarom de enquête belangrijk is, en bedank uw respondenten oprecht.

Met deze voorbeelden en sjablonen van enquête-uitnodigingen bent u goed op weg om enquête-e-mails te maken die hoge responspercentages halen en u geweldige gegevens opleveren!