Inhoudsopgave
5.321 iPads en 4.942 iPhones frauduleus gekocht op rekening van het bedrijf - het bedrijf werd voor meer dan 6 miljoen dollar opgelicht!
Bedrijfscreditcardgebruik gaat vreemd
Het Canadese bedrijf Wescom Solutions Inc. volgde de standaardaanpak om bedrijfskredietkaarten toe te wijzen die door meerdere werknemers konden worden gebruikt. Door deze praktijk verdeelde het bedrijf 180 kaarten onder meer dan 600 werknemers, met rampzalige gevolgen.
Nadia Minetto, de accounting manager bij Wescom, moest betalingen goedkeuren op alle American Express creditcards van het bedrijf die door werknemers werden gebruikt voor zakelijke uitgaven, inclusief haar eigen uitgaven.
De accountant ging tekeer, kocht Apple producten en andere persoonlijke goederen en diensten en verduisterde ten minste 6.831.834 dollar van Wescoms geld. Maar dit waren niet de enige flagrante daden. Daarnaast schonk Minetto een contant bedrag van $10.000 aan een familievriend, kocht hij voor bijna $6.000 abonnementen voor basketbalwedstrijden, verkocht hij een auto en maakte hij een luxueuze reis, allemaal op kosten van het bedrijf. Dit alles bleef vijf jaar lang onopgemerkt!
These acts indicate the bigger issue that companies must grapple with – allocating a single company credit card – to be used by multiple employees simultaneously. Today, marketing and ad spending have gone digital. Allocating sums for different teams, campaigns, and accounts requires on-the-go disbursal of money.
Maar is er geen manier om verduistering van bedrijfsgelden te voorkomen en werknemers toch met geld te laten omgaan dat alleen voor specifieke uitgaven bestemd is? Laten we dat uitzoeken door van voren af aan te beginnen.
Pay-Per-Click Advertising
Volgens Statista Research Department, "In 2021 werd bijna de helft (41,4%) van alle online advertentie-inkomsten in de Verenigde Staten gegenereerd door middel van zoekadvertenties. Ongeveer een derde van de inkomsten kwam dat jaar van online display advertenties."
Wat is PPC?
In de huidige marketingwereld is digitaal koning, en pay-per-click (PPC) is de wet van het land. PPC is een vorm van digitale marketing waarbij u advertenties plaatst op resultatenpagina's van zoekmachines, sociale mediakanalen en andere websites. Het is een vorm van adverteren waarbij u alleen betaalt per keer dat iemand op uw advertentie klikt. Het is een uitstekende manier om nieuwe leads te krijgen en verkopen te genereren.
PPC-reclame kan tekst, afbeeldingen en zelfs video-advertenties omvatten. Met behulp van een advertentienetwerk, zoals Google Ads, Microsoft Advertising, of Facebook Business Advertising, kunt u over het hele internet adverteren met PPC-advertenties op de meest waardevolle kanalen voor uw bedrijf.
Een handig aspect van PPC-reclame is dat u uitgavenplafonds kunt instellen op het bedrag dat u bereid bent te betalen voor verschillende advertentieslots.
Reclame-uitgaven
Volgens Statista zullen de uitgaven voor digitale reclame in de Verenigde Staten dit kalenderjaar naar schatting meer dan 200 miljard dollar bedragen.
Terwijl het reclamebudget voor elk bedrijf varieert van geval tot geval, zijn er enkele brede cijfers te overwegen. Volgens WebFX, een tech-enabled digital marketing solutions provider, de gemiddelde kosten van PPC voor kleine en middelgrote bedrijven is langs deze lijnen:
1 - Remarketing is about “reminding” a user to act, using information about their purchase history.
Hoewel dit een uitgangspunt is, kunt u plannen maken voor het succes van advertentie-uitgaven door een paar belangrijke statistieken te schatten met behulp van een ROI-calculator zoals deze van HubSpot.
Op basis van deze statistieken zou een hypothetisch advertentiebudget voor uw bedrijf er als volgt uit kunnen zien:
Beheer van de uitgaven
Zakelijke kredietkaarten
Voor het afhandelen van meerdere zakelijke reclame-uitgaven is het gebruik van een speciale zakelijke creditcard die gekoppeld is aan de rekening van uw organisatie de standaardroute. Er zijn echter enkele voorbehouden. Herinner je je Wescom Solutions Inc?
Laten we het eens hebben over iets dat in uw achterhoofd moet broeien. Met verschillende advertentiecampagnes tegelijk, en afzonderlijke teams die de advertenties voor elk zoekmachinenetwerk of sociale mediawebsite behandelen, kan het beheer van de uitgaven een nachtmerrie zijn. De gemakkelijke oplossing zou zijn om een bedrijfscreditcard te gebruiken om de advertentiecampagnes te betalen. Maar op deze manier omgaan met zakelijke uitgaven brengt veel risico's met zich mee.
Risico's van het gebruik van een zelfstandige bedrijfskredietkaart
1. Controle over personeelsuitgaven
In het begin betekent het gebruik van één creditcard voor het afhandelen van advertentie-uitgaven een gebrek aan controlemogelijkheden. U wordt geconfronteerd met enorme uitdagingen om het gebruik van de creditcard van elke werknemer te controleren. Eerder spraken we over het stellen van een limiet aan het bedrag dat u bereid bent te betalen voor advertenties. Wat als een werknemer deze limiet omzeilt en het toegewezen bedrag op grove wijze misbruikt voor andere ongeoorloofde uitgaven?
2. Verlies van creditcards
Aangezien er één enkel punt van falen is, zal het fysiek verliezen van de creditcardgegevens van het bedrijf leiden tot een volledige stopzetting van al uw advertentie-uitgaven.
3. Verouderde technologie
De gebruikersinterfaces voor het beheer van bedrijfscreditcards zijn vaak onhandig en laten geen naadloze integratie met de interne boekhoudsoftware toe. Bovendien kun je niet alle activiteiten van de account in realtime afhandelen. De klok kan doortikken, net als bij Wescom en Minetto!
4. Het delen van kaartgegevens
Het delen van een gemeenschappelijke kaart in verschillende teams, campagnes en accounts zal zich vertalen in het delen van gevoelige informatie tussen meerdere werknemers. Hoewel u erop kunt vertrouwen dat uw werknemers het juiste doen en ethisch verantwoord te werk gaan, is een systeem van checks and balances essentieel. Zelfs de CEO van een bedrijf moet de Raad van Bestuur onder ogen komen.
Virtuele Prepaid Kaarten: Een briljant alternatief voor kredietkaarten
Het is tijd om uw onkostenbeheersysteem een facelift te geven. De toekomst is niet plastic, maar virtueel. Verruil uw zakelijke creditcards voor virtuele prepaid kaarten. Laten we er meer over leren.
Virtuele kaarten
Een virtuele kaart is gewoon een online versie van een plastic bankkaart. Ze werken op dezelfde manier als gewone plastic kaarten voor online transacties. De relevante details die een kaart onderscheiden, zoals het 16-cijferige nummer, de vervaldatum en het CVV-nummer, zijn toegankelijk door online in te loggen op uw rekening. Deze virtuele nummers zijn weliswaar gekoppeld aan de kaartrekening van uw bedrijf, maar kunnen niet worden getraceerd.
Prepaid kaarten
Prepaidkaarten worden geladen met een bepaald bedrag, en er is geen verbinding met de bankrekening van uw bedrijf. Uw afdeling uitgavenbeheer bepaalt hoeveel "contant geld" er op de kaart wordt gezet, en deze limiet kan niet worden overschreden.
Virtuele prepaid kaarten
Deze zijn een samenvoeging van de vorige twee kaarttypes. Met virtuele prepaidkaarten schaalt u uw veiligheid maximaal in. In plaats van werknemers zoals Minetto schulden te laten maken met een enkele bedrijfskaart, kunt u elke virtuele prepaidkaart opwaarderen met een toegewezen budget. Omdat deze kaart de voordelen heeft van een virtuele kaart, valt er niets fysieks te stelen en kan de kaart niet worden getraceerd naar de bankrekening van het bedrijf.
De overstap maken naar de digitale wereld
Bent u klaar om over te schakelen op digitaal nu het tij in uw voordeel is? Over het algemeen zijn organisaties zich niet bewust van de kosten van virtuele en real-time betaalmethoden. Maar ze zijn zich wel bewust van de voordelen. De 2022 AFP® Payments Cost Benchmarking Survey belicht deze veranderingen.
Bewustwording
Niet iedereen heeft de overstap naar digitaal gemaakt. Volgens de 2022 AFP® Payments Cost Benchmarking Survey is men zich nog steeds niet bewust van de kosten van het gebruik van verschillende betalingsmethoden. Bekijk hoe grimmig de antwoorden voor real-time betalingen en virtuele kaarten zijn in vergelijking met andere betaalmethoden.
Redenen
De gegevens uit de 2022 AFP® Payments Cost Benchmarking Survey zijn in lijn met de bredere voordelen van het gebruik van virtuele kaarten, zoals eerder besproken. De belangrijkste redenen voor organisaties om over te stappen van papieren cheques naar elektronische betalingen zijn weergegeven in onderstaande grafiek. Fraudepreventie komt op de derde plaats, met 67% van de respondenten die het als een belangrijk voordeel noemen.
Werking
Nu we uw aandacht hebben, laten we begrijpen hoe een virtueel prepaid kaartsysteem werkt. Laten we eens kijken hoe een bedrijf als Wescom Solutions Inc. een ruïneuze uitkomst had kunnen voorkomen.
In plaats van een enkele, bedrijfsbrede creditcard te gebruiken, wijst u aan elke rekening een virtuele prepaidkaart toe. Aansluitend op ons vorige voorbeeld, zou u kunnen creëren:
- Een Facebook Business Advertising virtuele prepaidkaart
- Een Google Ads virtuele prepaidkaart
- Een virtuele prepaidkaart van Microsoft Advertising
Na een verdeling op macroniveau kunt u het budget nog verder onderverdelen door kaarten toe te wijzen op basis van subgroepen, zoals per project, per campagne of zelfs per team. U kunt ook virtuele prepaidkaarten toewijzen aan specifieke gebruikers als uitbreiding. Overweeg deze voorbeelden:
- Werknemer A die Facebook Ads beheert voor Herfstverkoop heeft misschien een maandelijks budget van $350
- Werknemer B die Google Ads voor een productgroep beheert, heeft misschien een maandelijks budget van $1.150
Dergelijke plafonds zorgen voor budgetcontrole, zodat geen enkele werknemer deze plafonds omzeilt en het toegewezen bedrag op een grove manier misbruikt voor andere ongeoorloofde uitgaven. Deze aanpak biedt u ook het extra voordeel van gecentraliseerde administratie in real time.
Bekijk deze grafiek om te zien hoe het systeem werkt:
Voordelen van het gebruik van virtuele prepaidkaarten
Het is niet moeilijk om u te overtuigen waarom virtuele prepaidkaarten een geweldige optie zijn voor het beheer van uw marketing- en reclame-uitgaven. Lees verder om hun voordelen te ontdekken.
1. Gebruiksgemak
Een enorm voordeel van het gebruik van virtuele prepaidkaarten is dat zij door werknemers kunnen worden gebruikt om goederen en diensten in rekening te brengen zonder dat zij het formele aankoop- en goedkeuringsproces hoeven te doorlopen. Virtuele prepaidkaarten kunnen snel worden aangemaakt en onmiddellijk worden gebruikt. Uw bedrijf hoeft geen week te wachten om de kaart te ontvangen. Bovendien kunt u zoveel kaarten aanmaken als u nodig heeft voor uw bedrijf.
2. Gemak van aanpassing
Uw bedrijf kan de naam van een individuele werknemer op de kaart zetten die gekoppeld is aan een specifieke Facebook/Google/Microsoft-advertentiecampagneaccount, wat betekent dat alleen die werknemer toegang heeft tot de kaart.
3. Veiligheid en beveiliging verhogen
Virtuele prepaidkaarten zijn geen fysieke voorwerpen; ze verminderen de kans op klonen en fraude. Bovendien kunnen hackers de gegevens niet herleiden tot de oorspronkelijke rekening. Indien nodig kan uw onkostenafdeling de kaart op afstand en onmiddellijk blokkeren.
4. Zorgen over het omzeilen van blokkades
Als u één creditcard voor het hele bedrijf gebruikt, bestaat de kans dat u tegen de kredietlimiet aanloopt, waardoor transacties kunnen worden geblokkeerd of de kaart kan worden geweigerd. In andere gevallen kan het gebruik van dezelfde kaart voor elke marketingcampagne een fraudewaarschuwing activeren, waardoor de advertentiebeheerplatforms uw accounts blokkeren.
5. Meer controle over de uitgaven
Uw bedrijf krijgt een transparanter overzicht van de bedrijfsfinanciën.nl Zoals bij Wescom kunt u inzoomen om te zien wie waar geld uitgeeft (niet meer dan het toegewezen bedrag). Deze transparantie maakt het gemakkelijker om de financiën te beheren.
Een kort overzicht
In dit artikel deelden we de inherente nadelen van het gebruik van corporate creditcards voor het beheer van marketing- en reclame-uitgaven. Uw onderneming kan te maken krijgen met een gebrek aan controlemogelijkheden, lekken van gevoelige informatie, problemen met onhandige interfaces en, het belangrijkste, een single point of failure.
U hoeft echter niet te wanhopen, want virtuele prepaidkaarten pakken al deze pijnpunten aan. Ze kunnen snel worden aangemaakt en onmiddellijk worden gebruikt; u kunt zorgen voor een poortwachter, zodat alleen de aangewezen werknemer toegang heeft tot een bepaalde kaart. Zo voorkomt u dat de kredietlimiet wordt overschreden en vermindert u de kans op klonen en fraude.
Het belangrijkste is dat u een transparanter overzicht krijgt van de financiën van uw bedrijf.
How Can Xoxoday Help You With Virtual Prepaid Cards?
Xoxoday lets you instantly issue virtual prepaid cards from popular networks like Visa® and Mastercard® to your marketing teams, anytime and anywhere, to run advertising campaigns and, consequently, help your company better serve its clients.
What’s more, using Xoxoday’s virtual prepaid cards, you unlock savings on processing fees and manual costs while getting the benefits of minimal processing and integration fees. Avoid breaching credit limits and embezzlement of funds while maintaining access to sensitive financial information—request access to our platform today to learn more about how it works.
If you’re interested in a self-served, quick-to-set-up, and easy-to-use platform that is Xoxoday. Request a demo today!
