Laten we COVID-19 samen bestrijden met een Business Continuity Plan

Please spend time reading this note. This will help you to navigate these tough times created due to Covid-19. This is important for all of us, our families, our clients, our investors and our suppliers. Note that, everything is uncertain till there is any clarity on Covid spread in the next few weeks. Hence, whatever is written below may change as the situation changes. Nobody in the world has any definitive answers today, nor do we. Hence, to face this tough time together, it is also important that we exercise collective decision making involving each member of the Xoxoday family. However, prevention is better than cure, and hence let’s collectively take all preventive measures to fight this new threat to humanity. Extraordinary situations call for extraordinary measures.

Veel van de in deze nota geschetste maatregelen zijn tijdelijk en zijn puur bedoeld om de uitdagingen die Covid-19 heeft gecreëerd met succes te bestrijden.

1. Gezondheid

Gezondheidmoet uw hoogste prioriteit zijn. Zorg voor de gezondheid en het welzijn van uzelf en uw gezin. Een goed moment om je over te geven aan gezonde praktijken op het gebied van voeding, hygiëne, fitness, yoga, hardlopen enz. om je immuunsysteem op peil te houden. Vermijd onnodig reizen en blijf thuis werken, tenzij u op kantoor moet zijn. Ga minder vaak naar het ziekenhuis voor regelmatige controles en stel medische ingrepen uit als ze niet dringend zijn. Als u echter merkt dat u last hebt van verkoudheid of hoest die verband houden met de huidige situatie, ga dan onmiddellijk naar een goede arts. Deze suggesties zijn in overeenstemming met de standpunten die onze premier op 20 maart heeft ingenomen, maar gelieve bij het nemen van definitieve beslissingen zelf de nodige discretie aan de dag te leggen.

2. Familie

Brengtijd doormet je familie en wees bij hen. Probeer jezelf voldoende op de hoogte te houden van de wereldsituatie, maar raak niet in paniek en laat je familie dat ook niet doen. Lees boeken, speel binnenspelen, dineer samen, net als vroeger. Wees geen drager van het coronavirus tijdens sociale bijeenkomsten of reizen naar huis.

3. Goede gewoonten

Goedegewoonten zoals gezond leven, elementaire levensdisciplines zoals sparen, teruggaan naar de basis, het beperken van onnodige persoonlijke uitgaven zijn nuttig voor ons allemaal en onze gezinnen. Met beperkte mogelijkheden binnenshuis kunt u nieuwe hobby's en gewoonten ontwikkelen, zoals lezen, tijd besteden aan bijscholing, introspectie en deze tijd gebruiken om uzelf zinvol bezig te houden.

4. Wat zijn de economische en marktsituaties

‍COVID-19heeft geleid tot een gedwongen vertraging tot bijna een slakkengang op de wereldmarkten. Volgens deskundigen kan het 1 maand tot 2 jaar duren voordat deze inzinking weer normaal is. De wereld kan opnieuw een recessie meemaken die gevolgen heeft voor banen, lonen, consumptie en onnodige uitgaven. Deze impact is echter wereldwijd voor iedereen gelijk, bijna overal. De kosten/baten-arbitrage zal dus niet optreden en de wereld zal naar een nieuwe norm gaan. De wereld zou 1 tot 20 jaar terug kunnen gaan in termen van uitgaven, geld, waarderingen, levensstijl, investeringen, besparingen, consumptiegewoonten enz. Mensen met een goede levensdiscipline op het gebied van levensstijl, besparingen en uitgaven zullen in deze periode echter geen problemen ondervinden.

5. Onze sterke punten

‍Hetbeste aan ons is dat we in het verleden tegenslagen hebben gekend en sterk zijn teruggekomen. Omdat we grotendeels zijn opgestart, hebben we de afgelopen 7 jaar moeilijke tijden doorstaan. We hebben een geweldig team dat altijd bereid is om verder te gaan dan wat nodig is. We hebben een groot klantenbestand. Onze inkomsten hebben tot nu toe geen impact gehad. We hebben goede relaties met onze klanten, leveranciers, investeerders en de samenleving. Laten we al onze troeven uitspelen.

6. Kansen in tegenspoed

Zezeggen dat moeilijke tijden je niet definiëren, maar verfijnen. De nieuwe economische omstandigheden zullen ook verschillende verborgen kansen bieden. Laten we ze zo snel mogelijk benutten. Laten we deze tijd gebruiken om onze grenzen te verleggen, alles doen wat mogelijk is om de inkomsten te verhogen en de kosten te verlagen. Laten we initiatieven die misschien te experimenteel zijn of moonshots, vasthouden of uitstellen. Elke kleine bijdrage van iedereen zal de organisaties helpen. Iets wat u kunt doen -

• Concentreer je op belangrijke zaken en prioriteiten.
• Bereid je voor op kansen wanneer de goede tijden terugkomen.
• Doe een SWOT-analyse, doe introspectie, verbeter en verbeter.
• Denk verder dan de huidige regels. Stel aannames ter discussie, gebruik Jugaads en denk na over hoe we meer ROI krijgen in alles wat we doen.
• Wees supersnel en wendbaar. Laten we ons onophoudelijk inspannen om dingen te laten gebeuren.

7. Thuis en op afstand werken

Uwbetrokkenheid, verantwoordelijkheid en verantwoording terwijl WFH was geweldig. Laten we daarmee doorgaan. Enkele van de beste praktijken voor effectief werken op afstand staan hieronder.

• Onder WFH en werken op afstand in Covid regels, doen we alleen aan sociale distantiëring. Zorg ervoor dat de sociale afstand niet leidt tot een sociale breuk.
• Zorg ervoor dat u thuiswerk serieus neemt, zodat de zaken niet worden beïnvloed. Werk-privé balans is belangrijk om de productiviteit tijdens covid te behouden.
• Communiceer regelmatig met uw teams via chats, e-mails, video's en gesprekken.
• Dagelijks plannen en rapporteren is belangrijk. Houd doelen, rollen en te leveren prestaties duidelijk, zodat er geen onduidelijkheid, misverstanden en angst ontstaat.
• Use basic project planning tools like hangout, Trello, zoom, Jira, slack, CRM, Google docs, Empuls etc to collaborate effectively.
• Overcommuniceer om twijfels, problemen en vragen te verminderen. Merk op dat gebrek aan communicatie leidt tot verkeerde interpretaties en geruchten, wat leidt tot rampen. Vermijd dergelijke rampen.
• Vier kleine overwinningen, vergader regelmatig.

How can each one of us contribute to Xoxoday in these times:

• Ten eerste moet ik u verzekeren dat het managementteam deze maatregelen voor zichzelf heeft bekeken, voordat ze ieder van u de hand reiken. We hebben de toepasselijke controlemaatregelen al voor onszelf opgesteld.
• Het kost tijd en vertrouwen om teams op te bouwen. We zouden dit team intact houden met pragmatische maar menselijke stappen.
• Er is geen reden tot paniek. Vertrouw ons, vertrouw het bedrijf en vertrouw elkaar. Zo kunnen we niet alleen deze situatie aan, maar bewijzen we ook dat we een competent bedrijf zijn in moeilijke tijden.
• Wees een ritselaar. Innoveer en stimuleer elkaar. Velen van jullie zijn ondernemers geweest. Velen van jullie hebben de afgelopen 7 jaar grote moed getoond. Wees sterk, want het zal beter worden.
• De klant is ons ware noorden. Alles wat we doen moet gericht zijn op één enkel doel: de klant tevreden stellen.
• Breid je rollen uit als je kunt. Neem contact met ons op als u meer verantwoordelijkheden en multi-tasking kunt delen.

Wat moet het verkoopteam doen?

• Zorg ervoor dat de collecties op tijd zijn. Wees voorzichtig met eventuele wanbetalingen.
• Volg alle verkoopkansen goed op.
• Upskill jezelf zoveel mogelijk.
• Wees positief en blijf gemotiveerd. Identificeer nieuwe inkomstenstromen.
• Serve your current clients while hunting new ones. Your clients will have more time to talk and engage with you now. Engage them proactively through video calls, content etc.

Wat moeten marketingteams doen?

• Zoek zuinige manieren, groeimarketing en geen geld marketing.
• Vermijd elke uitgave aan online of offline media, omdat het nu misschien niet werkt.
• Houd video's, blogs, websites, webinars, e-mailers enz. klaar, zodat we er helemaal klaar voor zijn als de economie weer normaal is.
• Gebruik ruilhandel, partnerschappen die in deze tijden zeer prominent zijn.

Wat moeten tech- en productteams doen?

• Probeer snellere releases om de dingen in beweging te houden.
• Go-to-market en iteraties afstemmen.
• Meet je werk af aan hoe het helpt in inkomsten.
• Neem deze tijd om meer te leren over zaken en klanten.
• Bouw Vs partner. Probeer de marktintroductietijd zo kort mogelijk te houden.

Wat moeten financiën, HR, ops teams doen?

• Controle op kosten en discretionaire uitgaven.
• Houd informatie transparant voor iedereen in het bedrijf.
• Alle vragen/problemen voor teams tijdig oplossen om de productiviteit en gezondheid te waarborgen.
• Voer betere prijsonderhandelingen met uw leveranciers.

Wat moeten de teams van leveranciers doen?

• Probeer betere kredietlijnen en prijzen van uw leveranciers.
• Avoid any additional stocks. Plan your inventory better with efficient material requirement planning.
• Omzet uit verschillende manieren/levels die je kent.
• Leveranciers zullen meer tijd hebben om u meer gewicht en flexibiliteit te geven. Betrek hen proactief via videogesprekken, inhoud enz.

Wat moeten delivery & customer success teams doen?

• Help uw klantproblemen op tijd op te lossen.
• Raak niet in paniek door vertragingen als gevolg van uw gezondheid. Als er echte vertragingen zijn in verband met uw gezondheid, kunt u dat het beste transparant vertellen. Alle klanten zullen begrijpen dat als gevolg van Corona, er enige impact kan zijn in het beantwoorden van klanten.
• Beschikbaar zijn voor vragen van klanten volgens onze CS tijdlijnen.

We bevinden ons al enige tijd in een VUCA-wereld (Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous). Door de uitbraak van het Coronavirus lijkt het wel een VUCA 2-wereld die nog onzekerder is. Onzekerheid zou het nieuwe normaal kunnen zijn en verandering de nieuwe constante voor een paar kwartalen.

Darwins eeuwenoude theorie over "Survival of the fittest" is zeer relevant, of het nu gaat om onze gezondheid, ons talent, onze bedrijfsmodellen of de samenleving als geheel. Harde tijden zullen altijd echte collega's en echte zakelijke fundamenten blootleggen. Tenslotte is een diamant niets anders dan een brok steenkool dat het goed deed onder druk.

Wij danken u voor al uw steun die ons op de been houdt, ons door moeilijke tijden loodst en ons stap voor stap doet groeien. Uw aanwezigheid geeft een gevoel van vertrouwen en veerkracht dat we er niet alleen voor staan. Ik weet zeker dat het goed gaat met u en uw dierbaren en dat u alle nodige zorg besteedt aan de veiligheid van uzelf en de mensen om u heen.