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Crear una encuesta que recopile datos útiles para usted es sólo el primer paso hacia el éxito: también debe convencer a un gran número de posibles encuestados para que la completen. Y la mejor manera de hacerlo es redactando un correo electrónico de invitación a la encuesta convincente.
Cuando la invitación a completar una encuesta se redacta de forma que los encuestados actúen, los índices de respuesta son mucho más elevados. Y eso significa que su encuesta obtiene mejores datos y usted aprende más de los resultados. ¿Le parece bien? Pues sí. Esta es nuestra guía para redactar los mejores correos electrónicos de invitación a encuestas.
Neha Surana
¿Qué es un correo electrónico de invitación a una encuesta?
En pocas palabras, un correo electrónico de invitación a participar en una encuesta es un correo electrónico que escribes para presentar tu encuesta a las personas a las que te gustaría que la respondieran. Son necesarios porque no puedes limitarte a enviar la encuesta por sí sola a tus posibles participantes: tienes que decirles quién eres, informarles sobre el objetivo de la encuesta y explicarles por qué deberían realizarla.
Esto es así tanto si envías una encuesta a tus empleados, a tus clientes o a personas que no conocen tu organización. Le está pidiendo a la gente que dedique tiempo de sus ocupados días a elaborar respuestas meditadas a la encuesta, por lo que debe explicar por qué dedicar ese tiempo será beneficioso para usted y para ellos.
Si no lo hace, obtendrá un número reducido de respuestas y los datos de la encuesta no serán muy exhaustivos ni completos. Demasiadas organizaciones ignoran esta parte fundamental del diseño de la encuesta por su cuenta y riesgo. Afortunadamente, existen varias formas de crear un correo electrónico de encuesta que atraiga a los encuestados y obtenga un alto índice de respuesta. También le mostraremos ejemplos de correos electrónicos de encuestas y plantillas de encuestas de muestra que puede utilizar para crear sus propios correos electrónicos de invitación a encuestas excelentes.
¿Cómo redactar un correo electrónico de invitación a una encuesta?
Su correo electrónico de invitación a la encuesta debe incluir algunos elementos sencillos para maximizar su eficacia.
1. Un remitente claro.
Aunque muchas organizaciones utilizan proveedores externos para crear y gestionar sus encuestas, la invitación a la encuesta debe ser clara para usted. Esto se debe a que no quieres crear confusión ni acabar en las carpetas de spam. Es muy probable que los destinatarios de correos electrónicos ignoren cualquier mensaje que reciban de una dirección de correo electrónico desconocida, así que asegúrese de que la invitación procede directamente de usted. También puedes considerar la posibilidad de proteger tu dominio de correo electrónico con protocolos de seguridad como los registros SPF y DMARC para garantizar que las campañas se desarrollen sin problemas y, en última instancia, aumentar la tasa de entregabilidad del correo electrónico.
2. Un asunto atractivo.
El asunto es la primera parte de la invitación que los encuestados verán en su bandeja de entrada. Debe quedar claro que les estás pidiendo que realicen una encuesta y debes evitar cualquier táctica que parezca spam, como demasiados signos de exclamación.
3. Por qué los eligió.
A continuación, asegúrese de que su correo electrónico explica por qué ha decidido enviarles esta encuesta. ¿Por qué son el público objetivo? ¿Por qué sus comentarios son importantes para ti? Y asegúrate de dirigirte a ellos de un modo coherente con la voz de tu marca y tu público: utiliza el nivel adecuado de formalidad en tu introducción.
4. Qué hace la encuesta.
¿Por qué realiza esta encuesta? Es importante decírselo a los posibles encuestados para que entiendan por qué quiere que actúen. Darle a la gente el "por qué" ayuda a motivarlos, porque entienden qué mejorará con sus comentarios. También deberías decirles si su opinión será anónima o si los resultados de la encuesta se harán públicos para que puedan tomar una decisión con conocimiento de causa.
5. El compromiso de tiempo.
Es probable que los encuestados estén muy ocupados: ¿cuánto tiempo pueden dedicar a la encuesta? Si saben que es corta, de cinco minutos o menos, es más probable que dediquen algo de tiempo a participar. Y, aunque tenga la tentación de no decirles si se trata de una encuesta larga, eso no les animará a terminarla: probablemente abandonarán la encuesta a mitad de camino cuando quede claro que se trata de un compromiso de mucho tiempo.
6. Lo que obtendrán.
Una forma muy eficaz de obtener más respuestas a su encuesta es ofrecer una recompensa a los participantes. No se trata sólo de conseguir algo, sino de demostrarles que realmente aprecias el tiempo que han dedicado a la encuesta. La cuantía de la recompensa puede variar en función de la audiencia y del tiempo dedicado, ya que una encuesta rápida de tres minutos no necesitará tanto incentivo como otra muy detallada de 30 minutos. Asegúrese de dejar claro el incentivo desde el principio del mensaje de correo electrónico para que los participantes se sientan atraídos desde el principio, y seguro que conseguirá mayores índices de respuesta a la encuesta.
7. Cómo se compartirán los resultados.
Es posible que esto no se aplique a su encuesta, pero si tiene previsto compartir los resultados de la encuesta de alguna manera, es conveniente informar a los posibles participantes por adelantado. En el caso de encuestas como las de opinión de los empleados, es útil informar a los encuestados de lo que va a hacer con los comentarios que compartan para que se sientan más motivados a responder. Si la gente piensa que sus respuestas van a ir a parar a una caja y no se va a hacer nada, es menos probable que respondan.
8. La urgencia de responder.
Crear una sensación de urgencia ayuda a impulsar a los encuestados a responder más rápidamente. De lo contrario, es posible que tengan la intención de realizarla más adelante, pero se distraigan y se olviden. Puede fijar una fecha límite para el cierre de la encuesta o vincular los incentivos a la realización de la encuesta en un plazo determinado para obtener más respuestas.
Ejemplos de correos electrónicos de invitación a encuestas
Ahora que conoce los elementos que intervienen en la creación de un correo electrónico de solicitud de encuesta exitoso, está casi listo para comenzar a redactar sus propias invitaciones a encuestas. Para que tengas una idea más completa de cómo redactar un correo electrónico de encuesta, aquí tienes algunos ejemplos de correos electrónicos de solicitud de encuesta.
Encuesta de opinión de los clientes
Este es un buen ejemplo de correo electrónico de encuesta de Slack, en el que se pide a las personas que utilizan su software que completen una encuesta rápida de opinión de los clientes.
Fíjate en que empieza con un saludo cálido y desenfadado. Luego dice a los destinatarios que forman parte de un selecto grupo de personas (¡qué halagador!) elegidas para participar, y les pide muy amablemente que den su opinión. También informa a los lectores de la duración exacta de la encuesta y les agradece su tiempo.
Este ejemplo de correo electrónico de encuesta de Headspace también va muy al grano: va inmediatamente a la información de que se trata de una encuesta, por qué realizarla ayudará a los usuarios de Headspace como ellos, y el poco tiempo que se necesita para realizar la encuesta. Los gráficos también son un toque divertido.
La marca de ropa Vince ha optado por ofrecer a los encuestados la posibilidad de ganar un premio importante si completan la encuesta: una forma eficaz de obtener más respuestas a la encuesta. Y no esconden la oferta detrás de un montón de texto. En lugar de eso, van directos al grano para que los encuestados potenciales sepan qué ganan.
La invitación a la encuesta por correo electrónico de Kate Spade ofrece ahorros garantizados a los encuestados, en lugar de sólo la posibilidad de ganar mucho dinero. También vinculan explícitamente la recompensa por realizar la encuesta a su gratitud a los clientes que optan por ayudar. Además, utilizan su voz de marca, desenfadada y amable, para que quede claro que son ellos los que piden opiniones y no una empresa de encuestas anónima. Esto hace que sus mayores fans respondan y se comprometan con la marca.
Modelo de correo electrónico de encuesta
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¡Gracias por su reciente compra! Esperamos que participe en nuestra encuesta sobre la experiencia del cliente.
➼ Sólo tardará 3 minutos en completarla
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➼ Obtendrá una recompensa gratuita como agradecimiento por su participación
La encuesta estará abierta hasta el [fecha].
Sus respuestas permanecerán anónimas y nos proporcionarán información sobre nuestra experiencia de atención al cliente.
Esperamos que dedique tres minutos a realizar la encuesta y disfrute de su recompensa gratuita.
¡Gracias!
[firma]
Como puede ver, este es un punto de partida básico para su invitación a una encuesta por correo electrónico. Puede (y debe) personalizar todos los componentes para adaptarlos a la voz de su marca y a las necesidades de sus clientes. Recuerde: sea breve, claro, explique por qué la encuesta es importante y dé las gracias de verdad a los encuestados.
Con estos ejemplos y plantillas de invitaciones a encuestas, estarás en el buen camino para crear correos electrónicos de encuestas que obtengan altos índices de respuesta y te proporcionen datos excelentes.
