Het uitnodigen van een werkpartner of zakenpartner of iemand in een professionele hoedanigheid voor een bedrijfsevenement dat door jouw bedrijf wordt georganiseerd of waarmee jouw bedrijf is geassocieerd, kan een lastige zaak zijn.
Het kan zijn dat je op zoek bent naar de beste termen die je op een vriendelijke maar overtuigende manier kunt gebruiken, zodat de lezer geïntrigeerd raakt. In deze blog hebben we 5 realtime scenario's waarbij je onze definitieve e-mailsjabloon kunt gebruiken die je helpt om met gemak een e-mailuitnodiging te schrijven.
5 Voorbeeldsjablonen voor e-mails voor uitnodigingen voor evenementen
Een e-mailuitnodiging moet aantrekkelijk, interessant en dwingend zijn zonder al te druk te zijn. Het gebruik van de juiste termen met de juiste informatie is ook belangrijk zodat er geen heen en weer gecommuniceerd hoeft te worden over de tijdlijn van het evenement.
Hier zijn 5 realtime gevallen waarvoor je de volgende sjabloon kunt gebruiken om een effectieve e-mailuitnodiging aan een zakenrelatie te schrijven:
Een zakenrelatie of iemand in een professionele omgeving uitnodigen voor een informeel sociaal evenement maar in een formele hoedanigheid kan een uitdaging zijn. De sleutel hier is om professioneel te zijn en toch vriendelijk genoeg voor de andere partij om de uitnodiging te overwegen. Hier is een sjabloon dat je kunt gebruiken:
Subject: Join us for an Exciting Evening at GeorgiaTown!Hi Mark,Hope this email finds you in good spirits. We're excited to invite you to our annual social get-to-know, an evening of fun, laughter, and great company! Join us as we celebrate our annual get-to-know team event, and create lasting memories with friends and colleagues.Date: Sep 15th 2023Time: 6pm onwardsLocation: Georgia Town, XYZ Block, ABC StreetWe promise an evening filled with live music, amazing food, and various entertainment options in a variety of tastes. It's a fabulous opportunity to meet new people, unwind and enjoy a vibrant atmosphere.Please let us know if you can make it by 10th of Sep 2023, so we can plan accordingly. Feel free to bring a guest along to share in the festivities!We look forward to spending a wonderful evening with you. If you have any questions or need further details, please reach out to me on the below mentioned contact detail.Warm regards,Anna HHR ExecutiveABC CorpPhone: 12345678:
Dit is misschien wel de meest gebruikte sjabloon in onze kennis - deze sjabloon helpt je om een gast in een professionele hoedanigheid uit te nodigen voor een evenement dat je bedrijf organiseert of waarmee je samenwerkt. Hier is een sjabloon die je kunt gebruiken:
Subject: Invitation to 2023 eCommerce Industry Speak Event: Save the Date!Dear Wesley B,I hope this email finds you well. On behalf of ABC Corp, I am glad to extend a warm invitation to you for our bi-annual 2023 eCommerce Industry Speak. We are excited to host this prestigious event that brings together professionals, industry leaders, and experts to discuss the latest trends and developments in the current eCommerce industry.Date: 15th of Sep, 2023Time: 10am to 1pmLocation: Event Hall A, ABC CorpThe 2023 eCommerce Industry Speak Event will definitely be an engaging and insightful experience, featuring keynote speakers, esteemed panel discussions, and excellent networking opportunities. I believe your presence would contribute to the success of this event owing to your expertise and insights that are highly valued in our industry.We request your RSVP by 10th Sep, 2023 for appropriate arrangements to be put in place and please mark your calendar for the event. I have attached the detailed event agenda for your reference.We look forward to welcoming you to this annual eCommerce Industry Speak. Should you have questions or need any further information, please reach out to me on the below address.Thank you for your attention, and hope to see you there!Best regards,Amanda MeCommerce HeadABC CorpPhone: 123456789
3. Uitnodiging voor liefdadigheidsevenement
Als je een zakenrelatie of professionele collega uitnodigt voor een liefdadigheidsevenement, moet je duidelijk maken waarom ze hier naartoe moeten komen en hoe dit de maatschappij of het goede doel ten goede kan komen. Focus op het doel is hier de sleutel. Hier is een sjabloon dat je kunt gebruiken:
Subject: Making a Difference Together: Join us at the Childrens’ Rights Fundraiser!Dear Sasha A,Hope this message finds you well and in great health. I am writing to invite you to be a part of a noble cause that our organization supports and are organizing a fundraiser for Childrens’ Rights in association with the Child Welfare Committee of the state. This event aims to raise awareness and funds for the Child Welfare Committee and homes across the country in their tireless efforts to support the protection and sheltering of orphaned and sick children.Date: 15th of Sep, 2023Time: 5pm onwardsLocation: City Centre Hall, XYZBy attending this childrens’ fundraiser, you will have an amazing opportunity to contribute to incredible change and make a meaningful impact in the lives of young children in need. The evening features inspiring speakers, engaging activities, and many different ways to donate to the cause including auctions, with all proceeds going directly to support the cause.Your presence at this event would not only demonstrate your commitment to social responsibility but also help us create a significant impact in the lives of countless individuals.Please RSVP by 10th of Sep, 2023 to confirm your presence for the event. I have attached a brochure with more details about the charity event with the email.I thank you for considering this invitation and for sharing your valuable time and resources. If you have any questions or need additional information, please feel free to reach out to me at the below contact address.Warmest regards,Brian H,Senior CSR ManagerABC CorpPhone: 123456789
4. Uitnodiging voor professionele conferentie
Veel bedrijven en ondernemingen organiseren conferenties en seminars om gelijkgestemden in de branche samen te brengen en om ideeën en gedachten te laten samenkomen. Een zakenrelatie of invloedrijke persoonlijkheid uitnodigen is een uitdaging en vereist een goed opgestelde e-mail die hun aandacht trekt. Hier is een sjabloon dat je kunt gebruiken:
Subject: Join us at the Conference for advancements in Nanotech: Inspiring Discussions and Networking Opportunities Await!Dear Wendy,I hope this email finds you thriving in your professional endeavors and in life. I, on behalf of my company, would like to extend a cordial invitation to you for our annual conference held at our company on the ‘Advancements of Nanotech in 2023’, a premier conference that gathers industry experts and thought leaders to explore emerging trends and best practices in the packaging industries.Date: 15th of Sep, 2023Time: 10.30am onwardsLocation: Conference Hall, ABC CorpThe Conference on advancements in Nanotech in the Packaging industry will feature exemplary keynote speeches, vibrant panel discussions, and an interactive workshop led by renowned professionals in the industry today. Through this event, we hope to present an excellent opportunity for professional networking, knowledge sharing, and help staying at the forefront of industry advancements.Your expertise and insights have been highly regarded in the industry and thus making your presence a valuable addition to our conference. We also promise you will greatly benefit from the exchange of ideas and professional connections forged during this conference.Please RSVP by 10th of Sep,2023 to confirm your attendance for this event. A detailed agenda and additional event information has been attached here for your reference.Thank you for considering this invite. I look forward to welcoming you to this conference. If you have any questions or need any further assistance, please do not hesitate to contact me at the below address.Best regards,Daryl DHead of MarketingABC CorpPhone: 123456789
5. Uitnodiging webinar
Iemand in een professionele hoedanigheid uitnodigen om een webinar bij te wonen klinkt misschien eenvoudig, maar kan vaak een minimale opkomst hebben. Het is gemakkelijker om iemand te overtuigen om naar een evenement te komen dan om hem een webinar te laten bijwonen. Het vereist een overtuigende pitch. Hier is een sjabloon dat je kunt gebruiken:
Subject: Invitation to Exclusive Webinar: The changes and trends in the cyber security space.Hello Adam B,I hope this email finds you curious and excited! I am beyond delighted to invite you to an exclusive webinar on ‘The changes and trends in the Cyber Security space’. This online event is created and designed to provide insights and expert knowledge on the latest trends and strategies in the home and office security industry.Date: 15th of Sep, 2023Time: 11amPlatform: <Insert link here>In this engaging session, industry leaders will share their expertise on various topics and provide takeaways that can help you with your professional journey. This webinar is greatly helpful whether you're looking to enhance your skills, gain new perspectives, or stay updated with industry advancements.Please register for the webinar by 10th of Sep,2023 to secure your spot. Upon registration, you will receive an email with the confirmation and with the webinar access details.On behalf of my company, I thank you for your consideration and believe this webinar will be of immense value to you. I look forward to your participation and if you have any questions or require additional assistance, please feel free to reach out to me at the below address.Best regards,Maggie GSenior HR ManagerABC CorpPhone: 123456789
Tips om de deelname aan evenementen te verhogen
Beloningen, kortingen en incentives kunnen de deelname aan evenementen enorm stimuleren. Hier zijn enkele specifieke strategieën:
1. Vroegboekkortingen: Zorg voor een aanzienlijke korting voor wie zich op voorhand registreert. Dit moedigt deelnemers aan om zich vroeg in te schrijven en kan buzz genereren voor je evenement.
2. Groepskortingen: Bied gereduceerde tarieven voor groepen. Dit kan individuen aanmoedigen om vrienden of collega's mee te nemen, waardoor de totale opkomst toeneemt.
3. Aanmoedigingspremies voor doorverwijzing: Moedig deelnemers aan om anderen mee te nemen door een aanbevelingspremie aan te bieden. Dit kan een korting zijn, een speciaal cadeau of zelfs een VIP-ervaring op het evenement.
4. Loyaliteitsbeloningen: Als je regelmatig evenementen organiseert, overweeg dan een loyaliteitsprogramma. Bezoekers kunnen punten verdienen voor elk evenement dat ze bijwonen, die kunnen worden ingewisseld voor toekomstige kortingen op tickets, speciale privileges of exclusieve merchandise.
5. Beloningen voor deelname: Bied beloningen aan voor bezoekers die actief deelnemen aan je evenement. Dit kan zijn voor het stellen van vragen, deelnemen aan discussies of deelnemen aan evenement-gerelateerde sociale media-activiteiten.
6. Sponsorkortingen of gratis artikelen: Werk samen met sponsors of lokale bedrijven om exclusieve kortingen of gratis artikelen aan te bieden aan je deelnemers. Dit kan een win-winsituatie zijn, omdat het de sponsor of het bedrijf promoot en waarde toevoegt voor je deelnemers.
7. Wedstrijden en prijzen: Organiseer een wedstrijd gerelateerd aan je evenement met aantrekkelijke prijzen. Dit kan een fotowedstrijd, een speurtocht of een spel zijn. Het vooruitzicht om een prijs te winnen kan de opwinding verhogen en meer deelname aanmoedigen.
8. Exclusieve inhoud of ervaringen: Bied toegang tot exclusieve content of ervaringen als incentive. Dit kan een meet-and-greet met een spreker zijn, toegang tot exclusieve bronnen of een speciale VIP-ruimte op het evenement.
9. Kortingen na het evenement: Bied deelnemers een korting aan voor het volgende evenement of een gerelateerd product of dienst. Dit kan helpen om de betrokkenheid te behouden, zelfs nadat het huidige evenement is afgelopen.
10. Flashverkoop: Beperkte flash sales kunnen een gevoel van urgentie creëren en potentiële deelnemers aanmoedigen om zich te registreren.
Boost your event participation rate like never before! Send gift cards instantly through Xoxoday Plum. Engage your attendees, reward their participation, and create memorable experiences. Click here to get started!
Conclusie
De essentie van het uitnodigen van iemand in een professionele omgeving ligt in het respecteren van hun tijd en er ook voor zorgen dat hun aanwezigheid beide partijen ten goede komt. Deze 5 sjablonen zijn goed afgeronde e-mails die je kunt gebruiken om een zakenrelatie professioneel uit te nodigen voor een evenement dat je bedrijf organiseert of waarmee je bedrijf geassocieerd is, op een respectvolle maar effectieve manier om een goede opkomst te garanderen.
