Incentivize, Interact, Inspire: 10 Strategies to Master Virtual Meetings with Rewards & Top 10 Platforms

Virtual meetings have become an indispensable part of our professional lives in the ever-evolving landscape of remote work. Forbes has shared that 11 million meetings occur daily in the US alone. However, ensuring consistent attendance in these virtual gatherings can be a considerable challenge. This fact was corroborated by an Atlassian report, which revealed that 96% of employees forget to join virtual meetings.

The secret lies not only in the choice of the right virtual meeting platform but also in implementing an innovative rewards system. With meetings becoming longer and more frequent with time, according to a study by Harvard Business Review, we need an element that could influence employee collaboration.

In this blog, we delve into enhancing attendance through creative incentives while exploring the 10 best virtual meeting platforms to elevate your remote collaboration experience.

As we navigate the intricacies of virtual communication, the importance of keeping participants engaged and committed cannot be overstated. Whether you're a team leader, an event organizer, or a business professional, our guide will equip you with practical insights on making virtual meetings more productive and enticing for attendees.

How to increase attendance in virtual meetings with rewards

Increasing attendance in virtual meetings can be challenging, but incorporating rewards can be an effective strategy. Here are some suggestions to boost attendance with rewards:

1. Recognition bonanza

Elevate the importance of attendance by shining the spotlight on your team members. Consider creating a virtual "Wall of Fame" where you showcase regular attendees, giving them the recognition they deserve. A little acknowledgment can go a long way in boosting morale and fostering a sense of belonging.

2. Digital badges and certificates

In the virtual realm, digital badges and certificates can act as powerful motivators. Design eye-catching badges or certificates that attendees can proudly display in their virtual workspace. This not only acknowledges their commitment but also adds a touch of gamification to the attendance process.

3. Exclusive access

Create a sense of exclusivity by offering special perks to regular attendees. This could include early access to important information, exclusive resources, or the opportunity to lead certain discussions. The allure of being part of an inner circle can be a significant motivator.

4. Spotlight on personal development

Encourage attendance by tying it to personal and professional growth. Offer opportunities for skill-building workshops, webinars, or guest speaker sessions during meetings. Attendees not only get valuable insights but also a chance to enhance their skill set.

5. In-meeting challenges

Turn attendance into an interactive experience by introducing challenges during meetings. It could be a quick quiz, a collaborative brainstorming session, or a fun team-building activity. Participants who actively engage could earn bonus rewards.

6. Peer-to-peer recognition

Foster a culture of appreciation by allowing team members to recognize each other. Incorporate a segment in your meetings where attendees can give shout-outs or virtual high-fives to their colleagues. This not only boosts morale but also strengthens team bonds.

7. Random acts of appreciation

Surprise and delight your attendees with unexpected rewards. Randomly select participants during meetings to receive special tokens of appreciation, such as gift cards, vouchers, or company merchandise. The element of surprise adds an exciting twist to attendance.

8. Flexible attendance options

Recognize that everyone's schedule is unique. Consider offering flexible attendance options, such as allowing team members to choose between attending live or accessing a recording. This flexibility accommodates different working styles and ensures maximum participation.

9. Attendance streaks

Gamify attendance by tracking and celebrating attendance streaks. Whether it's a weekly, monthly, or quarterly streak, reaching milestones could unlock escalating rewards, encouraging consistent participation.

10. Team-generated rewards

Involve your team in the reward creation process. Conduct polls or brainstorming sessions to gather ideas for rewards. When team members have a say in the incentives, it adds a layer of personalization that can resonate more strongly.

Remember to communicate the rewards program clearly, and ensure that the rewards are meaningful and relevant to the participants. Additionally, regularly evaluate the effectiveness of the program and make adjustments as needed.

Adsyndicate, an independent advertising agency used Zapier & Xoxoday integration to automate and reward the participants attending their virtual events

Adsyndicate, an independent advertising agency, faced the challenge of organizing a virtual press launch for Sandisk's wireless digital charger due to the pandemic.

They sought an engaging solution and turned to Xoxoday, a digital reward platform, to create a unique virtual experience. They set up a virtual cafe and used Zapier to automate reward distribution.

Participants who interacted with the cafe received exclusive brand vouchers, with a reward value of INR 500 - 1000, redeemable from a vast selection of options. This approach resulted in over 100 unique rewards and ensured the success of the virtual press meet.

Sandisk praised Xoxoday's rewards for building meaningful relationships with attending reporters, and the technical integration with Zapier and Xoxoday enhanced interactivity.

Adsyndicate believes in the potential of virtual events to create memorable experiences and plans to work with Xoxoday for future events. They also emphasize the value of digital offerings in improving event metrics like registrations, engagement rates, and lead generation.

Overall, the collaboration with Xoxoday provided an impressive brand experience for digital events, leaving a positive impression on Adsyndicate's team.

¿Cómo elegir una plataforma de reuniones virtuales?

Con tantas opciones en el mercado, no es fácil señalar una plataforma concreta y decantarse por ella. Sin embargo, hay algunos factores que no son negociables y que debes tener en cuenta antes de optar por cualquier plataforma de reuniones virtuales.

• Características y funcionalidad: Las distintas plataformas ofrecen diversas funciones, como videoconferencia, pantalla compartida, chat, grabación, salas de reuniones y mucho más. Evalúe sus necesidades y priorice las funciones esenciales para sus reuniones virtuales.
• Facilidad de uso: Busque una plataforma fácil de usar y con una interfaz intuitiva. Una plataforma complicada puede generar confusión y frustración entre los participantes.
• Compatibilidad: Asegúrate de que la plataforma funciona bien en diferentes dispositivos y sistemas operativos, como Windows, macOS, Android e iOS. La compatibilidad es crucial para dar cabida a todos los participantes.
• Límite de participantes: comprueba el límite de participantes de la plataforma para asegurarte de que puede gestionar el número de asistentes que esperas para tus reuniones. Algunas plataformas tienen limitaciones en cuanto al número de participantes en una misma sesión.
• Seguridad y privacidad: La seguridad es fundamental en las reuniones virtuales, sobre todo si se habla de información sensible o confidencial. Busca plataformas que ofrezcan encriptación y otras medidas de seguridad para proteger tus datos.
• Integración y conectividad: Considera si la plataforma se integra con otras herramientas que utilices, como calendarios, software de gestión de proyectos o apps de mensajería. La integración puede agilizar el flujo de trabajo y mejorar la productividad.
• Coste: Evalúe la estructura de precios de la plataforma y considere si se ajusta a su presupuesto. Algunas plataformas ofrecen planes gratuitos con funciones limitadas, mientras que otras requieren una suscripción.
• Atención al cliente: Busque plataformas que ofrezcan un servicio de atención al cliente fiable. En caso de que surjan problemas durante las reuniones, tener acceso a una asistencia rápida y útil puede ser muy valioso.
• Calidad de vídeo y audio: La calidad del vídeo y el audio puede influir significativamente en la experiencia global de la reunión. Pruebe las capacidades de audio y vídeo de la plataforma para asegurarse de que cumplen sus estándares.
• Grabación y almacenamiento: Si necesitas grabar tus reuniones para futuras consultas, comprueba si la plataforma te permite hacerlo y considera las opciones de almacenamiento de esas grabaciones.
• Accesibilidad e inclusión: Tenga en cuenta las características de accesibilidad de la plataforma, como los subtítulos y la compatibilidad con lectores de pantalla, para garantizar que todos los participantes puedan participar plenamente en las reuniones.
• Periodo de prueba: Muchas plataformas de reuniones virtuales ofrecen periodos de prueba o versiones gratuitas. Aprovéchalos para comprobar si la plataforma se adapta a tus necesidades antes de comprometerte a una suscripción a largo plazo.

Las 10 mejores plataformas de reuniones virtuales

Ahora que ya conoce los aspectos que debe tener en cuenta en las plataformas de reuniones virtuales, es hora de que explore las 10 mejores plataformas de reuniones virtuales.

1. Equipos Microsoft

Microsoft Teams es una de las plataformas de reuniones virtuales más populares y grandes del mercado. La herramienta viene con una interfaz limpia y es fácil de usar, incluso para los profanos. También cuenta con opciones de almacenamiento de archivos, chat y llamadas de voz.

Lo mejor de Microsoft Teams es su integración con otras herramientas de Microsoft, como PowerPoint, Word, Excel, etc. La herramienta cuenta con planes gratuitos y de pago. El plan gratuito es suficiente para celebrar reuniones virtuales entre equipos pequeños sin complicaciones.

Características notables:

• Acceso para invitados
• Compartir pantalla
• Reuniones virtuales con hasta 300 miembros
• Versiones web, Android e iOS

Precios

Microsoft Teams tiene diferentes planes disponibles para uso personal y empresarial. Los planes son los siguientes:

Para casa:

• Gratis
• Microsoft 365 Personal - ₹ 489,00 /mes o ₹ 4899,00 /año
• Microsoft 365 Familia - ₹ 619,00 /mes o ₹ 6199,00 /año

Para empresas:

• Microsoft Teams Essentials - ₹ 110,00 usuario/mes + GST
• Para los planes, Microsoft 365 Empresa Básico y Microsoft 365 Empresa Estándar, hay una prueba gratuita de un mes disponible para cada uno de los planes. El precio se decidirá una vez que añada el plan al carrito.

2. Zoom

Zoom es otra increíble plataforma de reuniones virtuales para organizar reuniones y clases en línea. Muchas organizaciones e instituciones educativas la utilizan para múltiples fines. Zoom genera un enlace único para cada reunión organizada en su plataforma, y los usuarios recibirán una notificación al respecto.

Características notables:

• Pizarra
• Compartir pantalla
• Videollamadas y llamadas de voz
• Número ilimitado de reuniones
• Chat y mensajería
• Acta de la reunión
• Reuniones instantáneas o programadas

Precios

Zoom ofrece varios planes de precios para uso personal, empresarial e industrial.

Para particulares y empresas:

• Básico - Gratuito
• Pro - ₹1.300/mes/usuario
• Empresas - ₹1.800./mes/usuario

Hay otro plan llamado "Business Plus". Tienes que ponerte en contacto con su equipo de ventas para conocer más detalles sobre los precios.

Para el sector:
Hay varios planes disponibles para los sectores de la educación, la sanidad y las plataformas para desarrolladores. Los clientes tienen la flexibilidad de elegir entre los diversos productos que ofrecen, que se facturan mensual o anualmente.

3. Google Meet

Google Meet forma parte del software de productividad G-Suite. Esta herramienta puede integrarse con múltiples herramientas de Google sin ninguna limitación. Gracias a su excelente interfaz de usuario, su sencilla configuración y sus increíbles funciones, Google Meet se ha convertido en la opción a la que recurren muchas organizaciones para celebrar reuniones virtuales.

Cualquiera con una cuenta de Google puede organizar una reunión durante una hora. Después de esa hora, tendrán que crear otra reunión. La herramienta incluye una función de pago que permite retransmitir en directo a 100.000 espectadores dentro del dominio.

Características notables:

• Facilidad para participar en reuniones
• Compartir pantalla
• La gente puede unirse desde cualquier dispositivo
• Pizarra virtual

Precios

Google Meet ofrece versiones gratuitas y de pago. La versión gratuita está limitada a un máximo de 100 participantes, y la duración máxima de la sesión es de 1 hora.

Por su parte, Google Meet en Google Workspace ofrece muchas más funciones que la versión gratuita. Google Workspace ofrece 4 planes diferentes para satisfacer las necesidades de tu empresa.

• Empresa de nueva creación
• Estándar empresarial
• Empresa Plus
• Empresa

4. GoToMeeting

GoToMeeting ha dominado el espacio de las videoconferencias durante mucho tiempo. Aunque ahora no está muy extendido, algunas características lo convierten en una opción popular. Viene con una interfaz fácil de usar junto con funciones de sondeo y levantamiento de manos. Permite reuniones de vídeo ilimitadas y las asegura con encriptación de extremo a extremo.

Características notables:

• Vídeo HD
• Atención al cliente 24×7
• Compartir pantalla
• Reuniones ilimitadas
• Mensajería
• Llamadas de voz por Internet
• Seguridad

Precios

GoToMeeting tiene tres planes diferentes para elegir.

• Profesional - 14,00 $/organizador/mes, facturado anualmente con 150 participantes
• Empresas - 16,00 $/organizador/mes, facturado anualmente con 250 participantes
• Empresa - Con hasta 250 participantes, se diseñan paquetes personalizados que se adaptan a todas las necesidades de su empresa. Póngase en contacto con el equipo de ventas para obtener más información.

5. Starleaf

Starleaf cuenta con su propia API, que permite a los usuarios personalizar sus conferencias. Ofrece actualizaciones e integraciones como Slack o Skype para empresas. La aplicación está disponible tanto para iOS como para Android. Si no quieres gastarte mucho dinero en otros servicios de videoconferencia pero quieres disfrutar de un sinfín de funciones, Starleaf puede ser tu mejor opción.

Características notables:

• Llamadas de voz globales
• Invitaciones ilimitadas
• Integración de calendarios

Precios

La aplicación StarLeaf ofrece 4 planes diferentes.

• Básico - Gratuito
• Pro - 10,99 $ por host y mes
• Empresas - 14,99 $ por host y mes
• Empresa - 14,99 $ por host y mes

6. Reunión ezTalks

ezTalks Meeting proporciona continuas actualizaciones tecnológicas a sus usuarios. Los desarrolladores siempre intentan incorporar una u otra característica de vanguardia para que destaque.

Con una interfaz sencilla, incluso los usuarios novatos no tendrán ningún problema. Esta herramienta está muy extendida en distintos sectores, como la sanidad, la educación, etc.

Características notables:

• Reuniones instantáneas o programadas
• Vídeo y audio HD
• Pizarras
• Compartir pantalla
• Chat privado y de grupo
• Número ilimitado de reuniones

Precios

EzTalks es otra aplicación que te permite elegir entre sus tres planes de precios diferentes.

• Plan de inicio - Gratuito
• Plan profesional - 12,99 $ al mes por anfitrión
• Plan Enterprise: se puede personalizar según las necesidades de su empresa

7. Cisco Webex

Cisco Webex es una herramienta de colaboración de vídeo perfecta para la formación en línea, la asistencia remota y los seminarios web. Esta herramienta es ideal para empresas preocupadas por la seguridad. La herramienta puede integrarse perfectamente con Outlook.

Características notables:

• Vídeo HD
• Compartir pantalla
• Grabación en la nube
• Reuniones ilimitadas
• Asistencia telefónica

Precios

Ofrece 4 planes de precios, cada uno con opción de facturación anual o mensual.

• Webex Free - ₹0/licencia/mes
• Webex Starter - ₹555/licencia/mes
• Webex Business - ₹955/licencia/mes
• Webex Enterprise: póngase en contacto con el equipo de ventas para obtener más información sobre los precios de este plan.

8. ClickUp

ClickUp es un gran lugar de reunión que ofrece muchas características, como el seguimiento de tareas, la gestión de equipos y la revisión del rendimiento, en un solo lugar. La interfaz de usuario limpia hace que sea una gran opción incluso para los principiantes.

Características notables:

• Recopilar notas durante la reunión
• Asigne tareas durante la reunión
• Tiene versiones para Android, iOS y Windows
• Gran seguridad

Precios

• gratis para siempre - 0$
• Ilimitado - 10 $ por socio y mes
• Empresas - 19 $ por afiliado y mes
• Empresa: póngase en contacto con el departamento de ventas para conocer los precios de este plan.

9. Compañero

Fellow es una herramienta que pretende cultivar una cultura de reuniones por videoconferencia sana y productiva dentro de tu equipo. Tendrás el poder de agilizar diferentes tipos de reuniones sin ninguna limitación. Fellow le permite realizar un seguimiento de diferentes elementos de acción, asignar tareas y mucho más.

Características notables:

• Recordatorios automáticos
• Compartir, colaborar y sincronizar notas en todo el equipo
• Plantillas prediseñadas para reuniones eficaces

Precios

• Gratis - $0
• Pro - 9 $/usuario/mes facturados mensualmente
• Empresas - 8 $/usuario/mes facturados anualmente
• Enterprise - Para conocer los precios de este plan, póngase en contacto con su equipo de ventas.

10. Celosía

Lattice es otra gran opción de videoconferencia que encontrarás en el mercado. Podrás agilizar tus reuniones individuales con varias personas. La herramienta viene con una función de retroalimentación también.

Características notables:

• Establezca, controle y gestione los objetivos de sus equipos
• Obtener información sobre la satisfacción de los empleados
• Vídeo y audio HD
• Seguridad

Precios

• Gestión del rendimiento + OKRs y objetivos - 11 $ persona/mes
• Compromiso - +$4 persona/mes
• Crecer - +$4 persona/mes
• Compensación - +$6 persona/mes

Conclusión

Incorporar recompensas y seleccionar la plataforma de reuniones virtuales adecuada puede insuflar nueva vida a sus esfuerzos de colaboración a distancia. Al hacer de la asistencia una experiencia gratificante, no solo aumentarás la participación, sino que también fomentarás una cultura de trabajo a distancia positiva y conectada.

Experimente con distintas estrategias, sea creativo y vea cómo sus reuniones virtuales se convierten en el punto culminante del día de su equipo.