Luttons ensemble contre COVID-19 grâce à un plan de continuité des activités

Please spend time reading this note. This will help you to navigate these tough times created due to Covid-19. This is important for all of us, our families, our clients, our investors and our suppliers. Note that, everything is uncertain till there is any clarity on Covid spread in the next few weeks. Hence, whatever is written below may change as the situation changes. Nobody in the world has any definitive answers today, nor do we. Hence, to face this tough time together, it is also important that we exercise collective decision making involving each member of the Xoxoday family. However, prevention is better than cure, and hence let’s collectively take all preventive measures to fight this new threat to humanity. Extraordinary situations call for extraordinary measures.

Bon nombre des mesures décrites dans la présente note sont temporaires et n'ont d'autre but que de relever avec succès les défis posés par Covid-19.

1. La santé

‍La santédoit être votre priorité absolue. Prenez soin de votre santé et de celle de votre famille. C'est le bon moment pour commencer à adopter des pratiques saines en matière d'alimentation, d'hygiène, de fitness, de yoga, de course à pied, etc. afin de conserver un bon niveau d'immunité. Évitez les déplacements inutiles et continuez à travailler à la maison, sauf si vous devez vous rendre au bureau. Réduisez vos visites à l'hôpital pour des contrôles réguliers et reportez les interventions médicales si elles ne sont pas urgentes. Toutefois, si vous ressentez des symptômes liés au rhume ou à la toux qui sont en rapport avec la situation actuelle, consultez immédiatement un bon médecin. Ces suggestions sont conformes aux opinions exprimées par notre Premier ministre le 20 mars, mais nous vous invitons à faire preuve de discernement lorsque vous prendrez des décisions définitives.

2. La famille

‍Passezdu temps avec votre famille et soyez avec elle. Essayez de vous tenir au courant de la situation mondiale, mais ne paniquez pas et ne laissez pas votre famille le faire. Lisez des livres, jouez à des jeux d'intérieur, dînez ensemble, comme au bon vieux temps. Ne soyez pas porteur du coronavirus lors de réunions sociales ou de voyages à l'étranger.

3. Les bonnes habitudes

‍De bonneshabitudes comme un mode de vie sain, des disciplines de base comme l'épargne, le retour à l'essentiel, la réduction des dépenses personnelles inutiles seront utiles à chacun d'entre nous et à nos familles. Si les options intérieures sont limitées, vous pouvez développer de nouveaux passe-temps et de nouvelles habitudes, comme la lecture, consacrer du temps à l'amélioration des compétences, à l'introspection et utiliser ce temps pour vous occuper utilement.

4. Quelle est la situation de l'économie et du marché ?

‍COVID-19a entraîné un ralentissement forcé, voire un mouvement d'escargot, sur les marchés mondiaux. Selon les experts, il faudra entre un mois et deux ans pour que ce marasme revienne à la normale. Le monde pourrait connaître une nouvelle récession qui aurait un impact sur l'emploi, les niveaux de salaire, la consommation et les dépenses superflues. Toutefois, l'impact sera le même pour tous, presque partout dans le monde. Par conséquent, les questions d'arbitrage coût/bénéfice ne se poseront pas et le monde s'acheminera vers une nouvelle normalité. Le monde pourrait revenir 1 à 20 ans en arrière en termes de dépenses, de liquidités, de valorisations, de mode de vie, d'investissements, d'épargne, d'habitudes de consommation, etc. Toutefois, les personnes qui font preuve d'une bonne discipline en matière de mode de vie, d'épargne et de dépenses ne rencontreront aucun problème pendant cette période.

5. Nos atouts

‍Lameilleure partie de notre histoire est que nous avons traversé des adversités dans le passé et que nous en sommes revenus très forts. Comme nous sommes en grande partie financés par nos propres moyens, nous avons traversé des périodes difficiles au cours des sept dernières années. Nous avons une équipe formidable qui est toujours prête à aller au-delà de l'appel du devoir. Nous avons une large base de clients. Nos revenus n'ont pas été affectés jusqu'à présent. Nous entretenons de bonnes relations avec nos clients, nos fournisseurs, nos investisseurs et la société. Tirons parti de chacun de nos atouts.

6. Des opportunités dans l'adversité

‍Ondit que les temps difficiles ne vous définissent pas, ils vous affinent. Les nouvelles conditions économiques offriront également de nombreuses opportunités cachées. Tirons-en parti le plus tôt possible. Profitons de cette période pour repousser nos limites, faire tout ce qui est possible pour augmenter les recettes et réduire les coûts. Retenons ou retardons les initiatives trop expérimentales ou les "moonshots". Chaque petite contribution de chacun aidera les organisations. Ce que vous pouvez faire

• Se concentrer sur les choses importantes et les priorités.
• Préparez-vous à saisir les occasions qui se présenteront lorsque les bons moments reviendront.
• Effectuer une analyse SWOT, faire preuve d'introspection, se perfectionner et s'améliorer.
• Pensez au-delà des règles actuelles. Remettez en question les hypothèses, utilisez les Jugaads et réfléchissez à la manière d'obtenir un meilleur retour sur investissement dans tout ce que nous faisons.
• Soyez super rapides et agiles. Déployons des efforts incessants pour faire bouger les choses.

7. Travailler à domicile et à distance

‍Votreengagement, votre appropriation et votre responsabilité pendant le travail à domicile ont été formidables. Continuons dans cette voie. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des meilleures pratiques pour un travail à distance efficace.

• Dans le cadre des règles du WFH et du travail à distance de Covid, il s'agit uniquement d'une distanciation sociale. Veillez à ce que la distanciation sociale ne conduise pas à une déconnexion sociale.
• Veillez à prendre au sérieux le travail à domicile afin de ne pas nuire à l'activité de l'entreprise. L'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est important pour maintenir la productivité pendant la période de covidage.
• Communiquez fréquemment avec vos équipes par le biais de chats, d'e-mails, de vidéos et d'appels.
• Il est important de planifier et de rendre compte quotidiennement. Les objectifs, les rôles et les résultats attendus doivent être clairs afin d'éviter toute ambiguïté, tout malentendu et toute anxiété.
• Use basic project planning tools like hangout, Trello, zoom, Jira, slack, CRM, Google docs, Empuls etc to collaborate effectively.
• Communiquer à outrance pour réduire les doutes, les problèmes et les questions. Notez que le manque de communication entraîne des interprétations erronées et des rumeurs, ce qui conduit à des catastrophes. Évitez de tels désastres.
• Célébrez les petites victoires, organisez des réunions régulières.

How can each one of us contribute to Xoxoday in these times:

• Tout d'abord, je dois vous assurer qu'avant de s'adresser à chacun d'entre vous, l'équipe de direction a examiné ces mesures pour elle-même. Nous avons déjà mis en place les mesures de contrôle applicables.
• Il faut du temps et de la confiance pour constituer des équipes. Nous maintiendrons cette équipe intacte par des mesures pragmatiques mais humaines.
• Il n'y a pas lieu de paniquer. Faites-nous confiance, faites confiance à l'entreprise et faites-vous confiance les uns aux autres. Ainsi, nous pourrons non seulement gérer cette situation, mais aussi prouver que nous sommes une entreprise compétente dans les moments difficiles.
• Soyez audacieux. Innovez et poussez-vous les uns les autres. Beaucoup d'entre vous ont été des entrepreneurs. Beaucoup d'entre vous ont fait preuve d'un grand esprit au cours des sept dernières années. Soyez forts, car les choses vont s'améliorer.
• Le client est notre raison d'être. Tout ce que nous faisons doit être axé sur un seul objectif : la satisfaction du client.
• Élargissez vos rôles si vous le pouvez. N'hésitez pas à nous contacter si vous pouvez partager plus de responsabilités et être multitâches.

Que doit faire l'équipe de vente ?

• Veillez à ce que les recouvrements soient effectués à temps. Soyez vigilant en cas de défaut de paiement.
• Suivre attentivement toutes les opportunités de vente.
• Améliorez vos compétences autant que possible.
• Être positif et rester motivé. Identifier de nouvelles sources de revenus.
• Servez vos clients actuels tout en en recherchant de nouveaux. Vos clients auront désormais plus de temps pour vous parler et s'engager avec vous. Engagez-les de manière proactive par le biais d' appels vidéo, de contenu, etc.

Que doivent faire les équipes de marketing ?

• Trouvez des moyens frugaux, du marketing de croissance et du marketing sans argent.
• Évitez de dépenser dans les médias en ligne ou hors ligne, car ils risquent de ne pas fonctionner dans l'immédiat.
• Préparez des vidéos, des blogs, des sites web, des webinaires, des emailers, etc. afin d'être fin prêts lorsque l'économie reviendra à la normale.
• Utilisez les accords de troc, les partenariats qui seront très importants à cette époque.

Que doivent faire les équipes techniques et les équipes chargées des produits ?

• Essayez d'accélérer les mises en circulation pour que les choses bougent.
• Affiner la mise sur le marché et les itérations.
• Mesurez votre travail à l'aune de la contribution qu'il apporte aux recettes.
• Prenez le temps d'en apprendre davantage sur les entreprises et les clients.
• Construire Vs partenaire. Essayer de réduire le temps de mise sur le marché de la meilleure façon possible.‍

Que doivent faire les équipes financières, RH et opérationnelles ?

• Contrôler les coûts et les dépenses discrétionnaires.
• Faire en sorte que l'information soit transparente pour tous les membres de l'entreprise.
• Résoudre à temps les questions/problèmes des équipes afin de garantir la productivité et la santé.
• Négociez mieux les prix avec vos fournisseurs.

Que doivent faire les équipes de fournisseurs ?

• Essayez d'obtenir de meilleures lignes de crédit et de meilleurs prix de la part de vos fournisseurs.
• Évitez les stocks supplémentaires. Planifiez mieux vos stocks grâce à une planification efficace des besoins en matériaux.
• Générer des revenus par différents moyens/leviers que vous connaissez.
• Les fournisseurs auront plus de temps pour vous donner plus de poids et de flexibilité. Engagez-les de manière proactive par le biais d'appels vidéo, de contenu, etc.

Que doivent faire les équipes chargées de la livraison et de la réussite des clients ?

• Aidez à résoudre les problèmes de vos clients dans les délais impartis.
• Ne paniquez pas en cas de retard dû à votre état de santé. S'il s'agit de véritables retards liés à la santé, il est préférable de le dire en toute transparence. Tous les clients comprendront qu'en raison de Corona, il peut y avoir un certain impact dans la réponse aux clients.
• Être disponible pour répondre aux questions des clients dans les délais impartis.

Depuis quelque temps, nous vivons dans un monde VUCA (Volatile, Incertain, Complexe et Ambigu). En raison de l'épidémie de coronavirus, nous nous trouvons dans un monde VUCA 2, qui est encore plus incertain. L'incertitude pourrait être la nouvelle normalité et le changement pourrait être la nouvelle constante pendant quelques trimestres.

La vieille théorie de Darwin sur la "survie du plus fort" est tout à fait pertinente, qu'il s'agisse de notre santé, de nos talents, de nos modèles d'entreprise ou de la société dans son ensemble. Les temps difficiles révèlent toujours les vrais collègues et les vrais principes fondamentaux de l'entreprise. Enfin, un diamant n'est rien d'autre qu'un morceau de charbon qui a bien résisté à la pression.

Nous vous remercions pour tout le soutien que vous nous apportez et qui nous permet de continuer à naviguer dans les moments difficiles et de grandir pas à pas. Votre présence nous donne un sentiment de confiance et de résilience, car nous ne sommes pas seuls. Je suis sûr que vous et vos proches vous portez bien et que vous prenez toutes les précautions nécessaires pour votre sécurité et celle de votre entourage.