Inviter un partenaire de travail, un associé ou toute autre personne à titre professionnel à un événement professionnel organisé par votre entreprise ou auquel elle est associée peut s'avérer délicat.
Vous vous retrouverez peut-être à chercher les meilleurs termes qui peuvent être utilisés de manière douce mais convaincante afin d'intriguer le lecteur. Dans ce blog, nous vous proposons 5 scénarios réels dans lesquels vous pouvez utiliser notre modèle d'e-mail définitif qui vous aidera à rédiger facilement un e-mail d'invitation.
5 Modèles de courriels d'invitation à un événement
Une invitation par courrier électronique doit être attrayante, intéressante et convaincante sans être trop pressante. Il est également important d'utiliser les bons termes et les bonnes informations afin d'éviter les allers-retours pendant la durée de l'événement.
Voici cinq exemples concrets pour lesquels vous pouvez utiliser le modèle suivant afin de rédiger un courriel d'invitation efficace à l'intention d'un associé :
Inviter un associé ou une personne dans un cadre professionnel à un événement social informel, mais dans un cadre formel, peut s'avérer difficile. L'essentiel est d'être professionnel tout en restant suffisamment amical pour que l'autre partie prenne en compte l'invitation. Voici un modèle que vous pouvez utiliser :
Subject: Join us for an Exciting Evening at GeorgiaTown!Hi Mark,Hope this email finds you in good spirits. We're excited to invite you to our annual social get-to-know, an evening of fun, laughter, and great company! Join us as we celebrate our annual get-to-know team event, and create lasting memories with friends and colleagues.Date: Sep 15th 2023Time: 6pm onwardsLocation: Georgia Town, XYZ Block, ABC StreetWe promise an evening filled with live music, amazing food, and various entertainment options in a variety of tastes. It's a fabulous opportunity to meet new people, unwind and enjoy a vibrant atmosphere.Please let us know if you can make it by 10th of Sep 2023, so we can plan accordingly. Feel free to bring a guest along to share in the festivities!We look forward to spending a wonderful evening with you. If you have any questions or need further details, please reach out to me on the below mentioned contact detail.Warm regards,Anna HHR ExecutiveABC CorpPhone: 12345678:
Il s'agit peut-être du modèle le plus utilisé à notre connaissance. Ce modèle vous permet d'inviter un invité à titre professionnel à un événement que votre entreprise organise ou auquel elle collabore. Voici un modèle que vous pouvez utiliser :
Subject: Invitation to 2023 eCommerce Industry Speak Event: Save the Date!Dear Wesley B,I hope this email finds you well. On behalf of ABC Corp, I am glad to extend a warm invitation to you for our bi-annual 2023 eCommerce Industry Speak. We are excited to host this prestigious event that brings together professionals, industry leaders, and experts to discuss the latest trends and developments in the current eCommerce industry.Date: 15th of Sep, 2023Time: 10am to 1pmLocation: Event Hall A, ABC CorpThe 2023 eCommerce Industry Speak Event will definitely be an engaging and insightful experience, featuring keynote speakers, esteemed panel discussions, and excellent networking opportunities. I believe your presence would contribute to the success of this event owing to your expertise and insights that are highly valued in our industry.We request your RSVP by 10th Sep, 2023 for appropriate arrangements to be put in place and please mark your calendar for the event. I have attached the detailed event agenda for your reference.We look forward to welcoming you to this annual eCommerce Industry Speak. Should you have questions or need any further information, please reach out to me on the below address.Thank you for your attention, and hope to see you there!Best regards,Amanda MeCommerce HeadABC CorpPhone: 123456789
3. Invitation à un événement caritatif
Pour inviter un associé ou un homologue professionnel à un événement caritatif, vous devez mettre en évidence les raisons de sa venue et les avantages qu'il peut en retirer pour la société ou la cause. Il est essentiel de se concentrer sur l'objectif. Voici un modèle que vous pouvez utiliser :
Subject: Making a Difference Together: Join us at the Childrens’ Rights Fundraiser!Dear Sasha A,Hope this message finds you well and in great health. I am writing to invite you to be a part of a noble cause that our organization supports and are organizing a fundraiser for Childrens’ Rights in association with the Child Welfare Committee of the state. This event aims to raise awareness and funds for the Child Welfare Committee and homes across the country in their tireless efforts to support the protection and sheltering of orphaned and sick children.Date: 15th of Sep, 2023Time: 5pm onwardsLocation: City Centre Hall, XYZBy attending this childrens’ fundraiser, you will have an amazing opportunity to contribute to incredible change and make a meaningful impact in the lives of young children in need. The evening features inspiring speakers, engaging activities, and many different ways to donate to the cause including auctions, with all proceeds going directly to support the cause.Your presence at this event would not only demonstrate your commitment to social responsibility but also help us create a significant impact in the lives of countless individuals.Please RSVP by 10th of Sep, 2023 to confirm your presence for the event. I have attached a brochure with more details about the charity event with the email.I thank you for considering this invitation and for sharing your valuable time and resources. If you have any questions or need additional information, please feel free to reach out to me at the below contact address.Warmest regards,Brian H,Senior CSR ManagerABC CorpPhone: 123456789
4. Invitation à une conférence professionnelle
De nombreuses entreprises et sociétés organisent des conférences et des séminaires afin de réunir des personnes partageant les mêmes idées dans leur secteur d'activité et de favoriser la convergence des idées et des pensées. L'invitation d'un associé ou d'une personnalité influente est un défi et nécessite un courriel bien rédigé qui capte leur attention. Voici un modèle que vous pouvez utiliser :
Subject: Join us at the Conference for advancements in Nanotech: Inspiring Discussions and Networking Opportunities Await!Dear Wendy,I hope this email finds you thriving in your professional endeavors and in life. I, on behalf of my company, would like to extend a cordial invitation to you for our annual conference held at our company on the ‘Advancements of Nanotech in 2023’, a premier conference that gathers industry experts and thought leaders to explore emerging trends and best practices in the packaging industries.Date: 15th of Sep, 2023Time: 10.30am onwardsLocation: Conference Hall, ABC CorpThe Conference on advancements in Nanotech in the Packaging industry will feature exemplary keynote speeches, vibrant panel discussions, and an interactive workshop led by renowned professionals in the industry today. Through this event, we hope to present an excellent opportunity for professional networking, knowledge sharing, and help staying at the forefront of industry advancements.Your expertise and insights have been highly regarded in the industry and thus making your presence a valuable addition to our conference. We also promise you will greatly benefit from the exchange of ideas and professional connections forged during this conference.Please RSVP by 10th of Sep,2023 to confirm your attendance for this event. A detailed agenda and additional event information has been attached here for your reference.Thank you for considering this invite. I look forward to welcoming you to this conference. If you have any questions or need any further assistance, please do not hesitate to contact me at the below address.Best regards,Daryl DHead of MarketingABC CorpPhone: 123456789
5. Invitation au webinaire
Inviter une personne à titre professionnel à participer à un webinaire peut sembler simple, mais le taux de participation est souvent très faible. Il est plus facile de convaincre quelqu'un de venir à un événement que de le faire participer à un webinaire. Pour cela, il faut une présentation convaincante. Voici un modèle que vous pouvez utiliser :
Subject: Invitation to Exclusive Webinar: The changes and trends in the cyber security space.Hello Adam B,I hope this email finds you curious and excited! I am beyond delighted to invite you to an exclusive webinar on ‘The changes and trends in the Cyber Security space’. This online event is created and designed to provide insights and expert knowledge on the latest trends and strategies in the home and office security industry.Date: 15th of Sep, 2023Time: 11amPlatform: <Insert link here>In this engaging session, industry leaders will share their expertise on various topics and provide takeaways that can help you with your professional journey. This webinar is greatly helpful whether you're looking to enhance your skills, gain new perspectives, or stay updated with industry advancements.Please register for the webinar by 10th of Sep,2023 to secure your spot. Upon registration, you will receive an email with the confirmation and with the webinar access details.On behalf of my company, I thank you for your consideration and believe this webinar will be of immense value to you. I look forward to your participation and if you have any questions or require additional assistance, please feel free to reach out to me at the below address.Best regards,Maggie GSenior HR ManagerABC CorpPhone: 123456789
Conseils pour augmenter la participation aux événements
L'utilisation de récompenses, de remises et d'incitations peut considérablement stimuler la participation à un événement. Voici quelques stratégies spécifiques :
1. Réductions pour les inscriptions anticipées: Offrez une réduction importante aux personnes qui s'inscrivent à l'avance. Cela encourage les participants à s'engager tôt et peut créer un engouement pour votre événement.
2. Réductions pour les groupes: Proposez des tarifs réduits pour les groupes. Cela peut encourager les individus à venir avec des amis ou des collègues, ce qui augmente la fréquentation globale.
3. Incitation au parrainage : Encouragez les participants à amener d'autres personnes en leur offrant une prime de parrainage. Il peut s'agir d'une réduction, d'un cadeau spécial ou même d'une expérience VIP lors de l'événement.
4. Récompenses de fidélité: Si vous organisez régulièrement des événements, envisagez de mettre en place un programme de fidélisation. Les participants pourraient gagner des points pour chaque événement auquel ils assistent, points qui pourraient être échangés contre des réductions sur les billets, des privilèges spéciaux ou des marchandises exclusives.
5. Récompenses pour la participation: Offrez des récompenses aux participants qui prennent une part active à votre événement. Il peut s'agir de poser des questions, d'engager des discussions ou de participer à des activités de médias sociaux liées à l'événement.
6. Réductions ou gratuités pour les sponsors: Collaborez avec des sponsors ou des entreprises locales pour offrir des réductions exclusives ou des articles gratuits à vos participants. Il peut s'agir d'une situation gagnant-gagnant, car elle fait la promotion du sponsor ou de l'entreprise et apporte une valeur ajoutée à vos participants.
7. Concours et prix: Organisez un concours lié à votre événement avec des prix attrayants. Il peut s'agir d'un concours de photos, d'une chasse au trésor ou d'un jeu. La perspective de gagner un prix peut susciter l'enthousiasme et encourager la participation.
8. Contenu ou expériences exclusifs: Offrez l'accès à un contenu ou à des expériences exclusives en guise d'incitation. Il peut s'agir d'une rencontre avec un orateur, d'un accès à des ressources exclusives ou d'un espace VIP spécial lors de l'événement.
9. Réductions après l'événement: Offrez aux participants une réduction pour le prochain événement ou pour un produit ou service connexe. Cela peut contribuer à maintenir l'engagement même après la fin de l'événement en cours.
10. Ventes flash: Les ventes flash à durée limitée peuvent créer un sentiment d'urgence et encourager les participants potentiels à s'inscrire.
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Conclusion
Pour inviter quelqu'un dans un cadre professionnel, il est essentiel de respecter son temps et de s'assurer que sa présence est bénéfique pour les deux parties. Ces 5 modèles sont des courriels bien conçus que vous pouvez utiliser pour inviter professionnellement un associé à un événement que votre entreprise organise ou auquel elle est associée, d'une manière respectueuse mais efficace afin de garantir la participation de tous.
