Invitare un partner di lavoro, un socio d'affari o chiunque abbia una funzione professionale a un evento aziendale che la vostra azienda ospita o a cui è associata può essere un'operazione delicata.
Potreste trovarvi a cercare i termini migliori da usare in modo delicato ma convincente, in modo da incuriosire il lettore. In questo blog vi proponiamo 5 scenari reali in cui potete utilizzare il nostro modello di e-mail definitivo che vi aiuterà a scrivere un invito via e-mail con facilità.
5 Modelli di email di esempio per l'invito a un evento
Un invito via e-mail deve essere accattivante, interessante e convincente senza essere troppo pressante. È importante anche utilizzare i termini giusti con le informazioni corrette, in modo da evitare comunicazioni continue nel corso dell'evento.
Ecco 5 casi reali per i quali potete utilizzare il seguente modello per scrivere un'efficace e-mail di invito a un socio d'affari:
Invitare un socio d'affari o una persona che lavora in un ambiente professionale a un evento sociale informale, ma in veste formale, può essere una sfida. La chiave è essere professionali e allo stesso tempo abbastanza amichevoli da indurre l'interlocutore a prendere in considerazione l'invito. Ecco un modello che potete utilizzare:
Soggetto: Unisciti a noi per un'emozionante serata al GeorgiaTown! Ciao Mark, spero che questa e-mail ti trovi di buon umore. Siamo entusiasti di invitarti al nostro annuale incontro sociale, una serata all'insegna del divertimento, delle risate e dell'ottima compagnia! Unisciti a noi per celebrare il nostro evento annuale di team get-to-know e creare ricordi duraturi con amici e colleghi.Data: 15 settembre 2023Ora: dalle 18:00 in poiSede: Georgia Town, XYZ Block, ABC StreetVi promettiamo una serata ricca di musica dal vivo, cibo straordinario e varie opzioni di intrattenimento dai gusti più disparati. È una favolosa opportunità per incontrare nuove persone, rilassarsi e godere di un'atmosfera vibrante.Fateci sapere se riuscite a venire entro il 10 settembre 2023, in modo da poterci organizzare di conseguenza. Sentitevi liberi di portare con voi un ospite per condividere i festeggiamenti! Non vediamo l'ora di trascorrere una splendida serata con voi. Se avete domande o bisogno di ulteriori dettagli, contattatemi al seguente indirizzo.Cordiali saluti,Anna HHR ExecutiveABC CorpPhone: 12345678:
Questo modello è forse il più utilizzato tra quelli di cui siamo a conoscenza: vi aiuta a invitare un ospite in veste professionale a un evento che la vostra azienda sta ospitando o con cui sta collaborando. Ecco un modello da utilizzare:
Oggetto: Invito all'evento 2023 di eCommerce Industry Speak: Salva la data! Caro Wesley B, spero che questa e-mail ti trovi bene. A nome di ABC Corp, sono lieto di estenderle un caloroso invito per il nostro evento biennale 2023 eCommerce Industry Speak. Siamo entusiasti di ospitare questo prestigioso evento che riunisce professionisti, leader del settore ed esperti per discutere le ultime tendenze e gli sviluppi dell'attuale settore dell'eCommerce.Data: 15 settembre 2023Ora: dalle 10.00 alle 13.00Sede: Sala eventi A, ABC CorpL'evento eCommerce Industry Speak 2023 sarà sicuramente un'esperienza coinvolgente e ricca di spunti, caratterizzata da relatori di spicco, stimate tavole rotonde ed eccellenti opportunità di networking. Ritengo che la vostra presenza contribuirebbe al successo dell'evento grazie alla vostra esperienza e alle vostre intuizioni che sono molto apprezzate nel nostro settore. Vi chiediamo di inviare il vostro RSVP entro il 10 settembre 2023 per consentire l'attuazione degli accordi appropriati e di segnare il vostro calendario per l'evento. Ho allegato l'agenda dettagliata dell'evento per vostra consultazione. Saremo lieti di darvi il benvenuto a questo evento annuale di eCommerce Industry Speak. Se avete domande o bisogno di ulteriori informazioni, contattatemi al seguente indirizzo.Grazie per l'attenzione e spero di vedervi lì! Cordiali saluti,Amanda MeCommerce HeadABC CorpPhone: 123456789
3. Invito a un evento di beneficenza
Per invitare un socio d'affari o una controparte professionale a un evento di beneficenza è necessario evidenziare il motivo per cui deve partecipare e il modo in cui può giovare alla società o alla causa. In questo caso è fondamentale concentrarsi sullo scopo. Ecco un modello che potete utilizzare:
Oggetto: Fare la differenza insieme: Unisciti a noi nella raccolta fondi per i diritti dei bambini! Cara Sasha A, spero che questo messaggio ti trovi bene e in ottima salute. Ti scrivo per invitarti a partecipare a una nobile causa che la nostra organizzazione sostiene e sta organizzando una raccolta fondi per i diritti dei bambini in collaborazione con il Comitato per il benessere dei bambini dello Stato. Questo evento ha lo scopo di sensibilizzare e raccogliere fondi per il Comitato per il benessere dell'infanzia e per le case di accoglienza di tutto il Paese, nel loro instancabile impegno a sostenere la protezione e l'accoglienza dei bambini orfani e malati.Data: 15 settembre 2023Ora: dalle 17:00 in poiSede: Sala del centro città, XYZPartecipando a questa raccolta fondi per bambini, avrete la straordinaria opportunità di contribuire a un cambiamento incredibile e di avere un impatto significativo sulla vita dei bambini bisognosi. La serata prevede relatori stimolanti, attività coinvolgenti e molti modi diversi per donare alla causa, comprese le aste, con tutti i proventi che andranno direttamente a sostegno della causa. La vostra presenza a questo evento non solo dimostrerà il vostro impegno nella responsabilità sociale, ma ci aiuterà anche a creare un impatto significativo nella vita di innumerevoli persone. Ho allegato all'e-mail una brochure con maggiori dettagli sull'evento di beneficenza. Vi ringrazio per aver preso in considerazione questo invito e per aver condiviso il vostro tempo prezioso e le vostre risorse. Se avete domande o necessitate di ulteriori informazioni, non esitate a contattarmi al seguente indirizzo.Cordiali saluti,Brian H,Senior CSR ManagerABC CorpPhone: 123456789
4. Invito a conferenze professionali
Molte aziende e società organizzano conferenze e seminari per riunire persone che hanno la stessa mentalità nel settore e per favorire la confluenza di idee e pensieri. Invitare un socio d'affari o una personalità influente è una sfida e richiede un'e-mail ben redatta che catturi la loro attenzione. Ecco un modello che potete utilizzare:
Oggetto: Unisciti a noi alla conferenza sugli avanzamenti della nanotecnologia: ti aspettano discussioni stimolanti e opportunità di networking! Cara Wendy, spero che questa e-mail ti trovi bene nei tuoi sforzi professionali e nella vita. Io, a nome della mia azienda, vorrei estenderti un cordiale invito per la nostra conferenza annuale che si tiene presso la nostra azienda sul tema 'Avanzamenti della nanotecnologia nel 2023', una conferenza di primo piano che riunisce esperti del settore e leader di pensiero per esplorare le tendenze emergenti e le migliori pratiche nelle industrie del packaging.Data: 15 settembre 2023Ora: dalle 10.30 in poiSede: Sala conferenze, ABC CorpLa conferenza sui progressi della nanotecnologia nell'industria del packaging sarà caratterizzata da discorsi chiave esemplari, vivaci tavole rotonde e un workshop interattivo condotto da rinomati professionisti del settore. Attraverso questo evento, speriamo di offrire un'eccellente opportunità per il networking professionale, la condivisione delle conoscenze e l'aiuto per rimanere all'avanguardia dei progressi del settore. La vostra esperienza e le vostre intuizioni sono state molto apprezzate nel settore, rendendo così la vostra presenza un'aggiunta preziosa alla nostra conferenza. Vi promettiamo inoltre che trarrete grande beneficio dallo scambio di idee e dalle connessioni professionali che si creeranno durante questa conferenza. Vi preghiamo di RSVP entro il 10 settembre 2023 per confermare la vostra partecipazione a questo evento. Un ordine del giorno dettagliato e ulteriori informazioni sull'evento sono stati allegati qui per il vostro riferimento. Sarò lieto di darvi il benvenuto a questa conferenza. Se avete domande o bisogno di ulteriore assistenza, non esitate a contattarmi al seguente indirizzo.Cordiali saluti,Daryl DHead of MarketingABC CorpPhone: 123456789
5. Invito al webinar
Invitare una persona a titolo professionale a partecipare a un webinar può sembrare semplice, ma spesso l'affluenza è minima. È più facile convincere qualcuno a partecipare a un evento che a un webinar. È necessaria una presentazione convincente. Ecco un modello da utilizzare:
Subject: Invitation to Exclusive Webinar: The changes and trends in the cyber security space.Hello Adam B,I hope this email finds you curious and excited! I am beyond delighted to invite you to an exclusive webinar on ‘The changes and trends in the Cyber Security space’. This online event is created and designed to provide insights and expert knowledge on the latest trends and strategies in the home and office security industry.Date: 15th of Sep, 2023Time: 11amPlatform: <Insert link here>In this engaging session, industry leaders will share their expertise on various topics and provide takeaways that can help you with your professional journey. This webinar is greatly helpful whether you're looking to enhance your skills, gain new perspectives, or stay updated with industry advancements.Please register for the webinar by 10th of Sep,2023 to secure your spot. Upon registration, you will receive an email with the confirmation and with the webinar access details.On behalf of my company, I thank you for your consideration and believe this webinar will be of immense value to you. I look forward to your participation and if you have any questions or require additional assistance, please feel free to reach out to me at the below address.Best regards,Maggie GSenior HR ManagerABC CorpPhone: 123456789
Suggerimenti per aumentare la partecipazione agli eventi
L'utilizzo di premi, sconti e incentivi può aumentare notevolmente la partecipazione agli eventi. Ecco alcune strategie specifiche:
1. Scontiper chi si iscrive in anticipo: Offrite uno sconto significativo a chi si iscrive in anticipo. Questo incoraggia i partecipanti a impegnarsi in anticipo e può generare un'eco per il vostro evento.
2. Sconti per gruppi: Offrire tariffe ridotte per i gruppi. Questo può incoraggiare i singoli a portare amici o colleghi, aumentando la partecipazione complessiva.
3. Incentivi per i referral: Incoraggiate i partecipanti a portare altre persone offrendo un incentivo per le segnalazioni. Potrebbe trattarsi di uno sconto, di un regalo speciale o persino di un'esperienza VIP all'evento.
4. Premi fedeltà: Se organizzate regolarmente eventi, prendete in considerazione la possibilità di implementare un programma di fidelizzazione. I partecipanti potrebbero guadagnare punti per ogni evento a cui partecipano, che potrebbero essere riscattati per futuri sconti sui biglietti, privilegi speciali o merce esclusiva.
5. Premi di partecipazione: Offrite premi ai partecipanti che partecipano attivamente al vostro evento. Ad esempio, per aver posto domande, per aver partecipato a discussioni o per aver preso parte ad attività sui social media legate all'evento.
6. Sconti o omaggi degli sponsor: Collaborate con sponsor o aziende locali per offrire sconti esclusivi o articoli gratuiti ai partecipanti. Questa può essere una situazione vantaggiosa per tutti, in quanto promuove lo sponsor o l'azienda e aggiunge valore ai partecipanti.
7. Concorsi e premi: Organizzate un concorso legato al vostro evento con premi interessanti. Potrebbe trattarsi di un concorso fotografico, di una caccia al tesoro o di un gioco. La prospettiva di vincere un premio può aumentare l'entusiasmo e incoraggiare la partecipazione.
8. Contenuti o esperienze esclusive: Offrite l'accesso a contenuti o esperienze esclusive come incentivo. Potrebbe trattarsi di un incontro con un relatore, dell'accesso a risorse esclusive o di un'area VIP speciale all'evento.
9. Sconti post-evento: Offrite ai partecipanti uno sconto per il prossimo evento o per un prodotto o servizio correlato. Questo può aiutare a mantenere il coinvolgimento anche dopo la fine dell'evento in corso.
10. Vendite flash: Le vendite flash a tempo limitato possono creare un senso di urgenza, incoraggiando i potenziali partecipanti a registrarsi.
Aumentate il tasso di partecipazione agli eventi come mai prima d'ora! Inviate carte regalo istantaneamente tramite Xoxoday Plum. Coinvolgete i vostri partecipanti, premiate la loro partecipazione e create esperienze memorabili. Cliccate qui per iniziare!
Conclusione
L'essenza di invitare qualcuno in un contesto professionale sta nel rispettare il suo tempo e nell'assicurarsi che la sua presenza sia vantaggiosa per entrambe le parti. Questi 5 modelli sono email ben strutturate che potete utilizzare per invitare in modo professionale un socio d'affari a qualsiasi evento che la vostra azienda potrebbe ospitare o a cui è associata, in modo rispettoso ma efficace per garantire l'affluenza.
