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5.321 iPad e 4.942 iPhone acquistati con l'inganno sul conto dell'azienda - l'azienda è stata frodata per oltre 6 milioni di dollari!
L'uso della carta di credito aziendale è irregolare
L'azienda canadese Wescom Solutions Inc. ha seguito l'approccio standard di assegnare carte di credito aziendali da utilizzare da più dipendenti. In base a questa prassi, ha distribuito 180 carte a più di 600 dipendenti e ha dovuto affrontare conseguenze disastrose.
Per la responsabile della contabilità di Wescom, Nadia Minetto, il lavoro consisteva nell'approvare i pagamenti su tutte le carte di credito American Express dell'azienda utilizzate dai dipendenti per le spese aziendali, compresa la sua.
Il contabile si è scatenato, acquistando prodotti Apple e altri beni e servizi personali, appropriandosi indebitamente di almeno 6.831.834 dollari del denaro di Wescom. Ma questi non sono stati gli unici atti eclatanti commessi. Inoltre, Minetto ha regalato una somma in contanti di 10.000 dollari a un amico di famiglia, ha acquistato abbonamenti a partite di basket per quasi 6.000 dollari, ha venduto un'auto e ha fatto un viaggio sfarzoso, tutto a carico dell'azienda. Il tutto è passato inosservato per cinque anni!
Questi atti indicano il problema più grande con cui le aziende devono confrontarsi: l'assegnazione di un'unica carta di credito aziendale, che deve essere utilizzata da più dipendenti contemporaneamente. Oggi il marketing e la spesa pubblicitaria sono diventati digitali. L'assegnazione di somme per diversi team, campagne e conti richiede un esborso di denaro in movimento.
Ma non c'è un modo per evitare l'appropriazione indebita dei fondi aziendali, consentendo ai dipendenti di gestire il denaro destinato solo a spese specifiche? Scopriamolo partendo dalle basi.
Pubblicità Pay-Per-Click
Secondo il dipartimento di ricerca di Statista, "nel 2021, quasi la metà (41,4%) di tutti i ricavi pubblicitari online negli Stati Uniti è stata generata dalla pubblicità di ricerca. In quell'anno, circa un terzo dei ricavi proveniva dagli annunci pubblicitari online su display".
Che cos'è il PPC?
Nel mondo del marketing di oggi, il digitale è il re e il pay-per-click (PPC) è la legge della sua terra. Il PPC è una forma di marketing digitale che prevede la pubblicazione di annunci sulle pagine dei risultati dei motori di ricerca, sui canali dei social media e su altri siti web. È una forma di pubblicità in cui si paga solo ogni volta che qualcuno fa clic sul vostro annuncio. È un modo eccellente per ottenere nuovi contatti e generare vendite.
La pubblicità PPC può includere annunci di testo, immagini e persino video. Utilizzando una rete pubblicitaria, come Google Ads, Microsoft Advertising o Facebook Business Advertising, potete fare pubblicità su Internet con annunci PPC sui canali più importanti per la vostra attività.
Un aspetto interessante della pubblicità PPC è la possibilità di stabilire dei tetti di spesa per la quantità di denaro che si è disposti a pagare per i diversi spazi pubblicitari.
Spesa pubblicitaria
Secondo Statista, negli Stati Uniti la spesa per la pubblicità digitale dovrebbe superare i 200 miliardi di dollari nell'anno in corso.
Sebbene il budget pubblicitario per ogni azienda vari di caso in caso, ci sono alcune cifre generali da considerare. Secondo WebFX, un fornitore di soluzioni di marketing digitale abilitato alla tecnologia, il costo medio del PPC per le piccole e medie imprese è di questo tipo:
1 - Remarketing consiste nel "ricordare" a un utente di agire, utilizzando le informazioni sulla sua storia di acquisti.
Sebbene questo sia un punto di partenza, potete pianificare il successo della spesa pubblicitaria stimando alcune metriche chiave utilizzando un calcolatore di ROI come questo di HubSpot.
Prendendo spunto da queste metriche, un ipotetico budget di spesa pubblicitaria per la vostra azienda potrebbe essere così composto:
Gestione delle spese
Carte di credito aziendali
Per la gestione di più spese pubblicitarie aziendali, l'utilizzo di una carta di credito aziendale dedicata, collegata al conto dell'organizzazione, è la via standard. Ci sono però alcune avvertenze. Ricordate Wescom Solutions Inc.
Parliamo di qualcosa che deve essere in agguato nella vostra mente. Con diverse campagne pubblicitarie attive contemporaneamente e team separati che gestiscono gli annunci per ogni rete di motori di ricerca o sito web di social media, la gestione delle spese può diventare un incubo. La soluzione più semplice sarebbe quella di utilizzare una carta di credito aziendale per pagare le campagne pubblicitarie. Ma gestire le spese aziendali in questo modo comporta molti rischi intrinseci.
Rischi dell'utilizzo di una carta di credito aziendale autonoma
1. Controllo delle spese dei dipendenti
All'inizio, l'utilizzo di un'unica carta di credito per gestire le spese pubblicitarie comporta una mancanza di capacità di monitoraggio. Dovrete affrontare sfide enormi per monitorare l'uso della carta di credito da parte di ciascun dipendente. In precedenza, abbiamo parlato della definizione di limiti di spesa per gli slot pubblicitari. Che cosa succede se un dipendente aggira questo limite e gestisce in modo grossolano l'importo assegnato per altre spese non autorizzate?
2. Perdita di carte di credito
Poiché c'è un unico punto di guasto, la perdita fisica dei dati della carta di credito dell'azienda si tradurrà in un arresto completo di tutte le attività di spesa pubblicitaria.
3. Tecnologia obsoleta
Le interfacce utente per la gestione delle carte di credito aziendali tendono a essere poco intuitive e non consentono una perfetta integrazione con il software contabile interno. Non solo, non è possibile gestire tutte le attività del conto in tempo reale. Il tempo può passare, proprio come è successo a Wescom e Minetto!
4. Condivisione dei dati della carta
La condivisione di una carta comune tra diversi team, campagne e account si tradurrà nella condivisione di informazioni sensibili tra più dipendenti. Sebbene si possa confidare che i propri dipendenti facciano la cosa giusta e siano etici, è essenziale disporre di un sistema di controlli e contrappesi. Anche l'amministratore delegato di una società deve confrontarsi con il Consiglio di amministrazione.
Carte prepagate virtuali: Una brillante alternativa alle carte di credito
È arrivato il momento di dare una rinfrescata al vostro sistema di gestione delle spese. Il futuro non è di plastica, ma virtuale. Sostituite le carte di credito aziendali con carte prepagate virtuali. Scopriamole meglio.
Carte virtuali
Una carta virtuale è semplicemente la versione online di una carta bancaria di plastica. Funziona come le normali carte di plastica per le transazioni online. I dettagli pertinenti che contraddistinguono una carta, come il numero di 16 cifre, la data di scadenza e il numero CVV, sono accessibili accedendo al vostro conto online. Sebbene siano collegati al conto della carta della vostra azienda, questi numeri virtuali non possono essere rintracciati.
Carte prepagate
Le carte prepagate sono caricate con una certa somma di denaro e non sono collegate al conto bancario dell'azienda. Il vostro reparto di gestione delle spese decide quanto "contante" assegnare alla carta e questo limite non può essere superato.
Carte prepagate virtuali
Si tratta di un'amalgama dei due tipi di carte precedenti. Le carte prepagate virtuali aumentano al massimo la vostra sicurezza. Invece di lasciare che i dipendenti come Minetto accumulino debiti utilizzando un'unica carta aziendale, ricaricate ogni carta prepagata virtuale con un budget assegnato. Poiché questa carta presenta i vantaggi di una carta virtuale, non c'è nulla di fisico da rubare e la carta non può essere ricondotta al conto bancario aziendale.
Passaggio al mondo digitale
Siete pronti a passare al digitale mentre la marea è a vostro favore? In generale, le organizzazioni non sono consapevoli dei costi associati ai metodi di pagamento virtuali e in tempo reale. Ma sono consapevoli dei loro vantaggi. L'indagine di benchmarking sui costi dei pagamenti AFP® del 2022 evidenzia questi cambiamenti.
Consapevolezza
Non tutti sono passati al digitale. Secondo l'indagine di benchmarking sui costi dei pagamenti AFP® del 2022, manca ancora la consapevolezza dei costi legati all'utilizzo dei diversi metodi di pagamento. Scoprite come le risposte per i pagamenti in tempo reale e per le carte virtuali siano molto più marcate rispetto agli altri metodi di pagamento.
Motivi
I dati dell'indagine di benchmarking sui costi dei pagamenti AFP® del 2022 sono in linea con i vantaggi più ampi dell'uso delle carte virtuali, come già discusso in precedenza. Le principali ragioni che spingono le organizzazioni ad abbandonare gli assegni cartacei per passare ai pagamenti elettronici sono illustrate nel grafico seguente. La prevenzione delle frodi si colloca al terzo posto, con il 67% degli intervistati che la cita come vantaggio principale.
Funzionamento
Ora che vi abbiamo ascoltato, cerchiamo di capire come funziona un sistema di carte prepagate virtuali. Vediamo come un'azienda come Wescom Solutions Inc. avrebbe potuto evitare un esito rovinoso.
Invece di utilizzare un'unica carta di credito aziendale, si assegna una carta prepagata virtuale a ciascun conto. Collegandoci all'esempio precedente, si potrebbe creare:
- Una carta prepagata virtuale Facebook Business Advertising
- Una carta prepagata virtuale Google Ads
- Una carta prepagata virtuale Microsoft Advertising
Dopo una divisione a livello macro, è possibile suddividere ulteriormente il budget assegnando le carte su base di sottogruppo, ad esempio per progetto, per campagna o addirittura per team. È anche possibile assegnare carte prepagate virtuali a utenti specifici come estensione. Considerate questi esempi:
- Il dipendente A che gestisce gli annunci Facebook per le vendite autunnali potrebbe avere un budget mensile di 350 dollari.
- Il dipendente B che gestisce Google Ads per un gruppo di prodotti potrebbe avere un budget mensile di 1.150 dollari.
Tali massimali garantiscono il controllo del budget, assicurando che nessun dipendente aggiri il massimale e che non gestisca l'importo assegnato con altre spese non autorizzate. Questo approccio offre anche il vantaggio di un'amministrazione centralizzata in tempo reale.
Per capire visivamente come funziona il sistema, guardate questo grafico:
Vantaggi dell'uso delle carte prepagate virtuali
Non è difficile convincere i clienti che le carte prepagate virtuali sono un'ottima opzione per gestire le spese di marketing e pubblicità. Continuate a leggere per scoprire i loro vantaggi.
1. Facilità d'uso
Un grande vantaggio dell'uso delle carte prepagate virtuali è che possono essere utilizzate dai dipendenti per addebitare beni e servizi senza dover passare attraverso il processo formale di richiesta e approvazione degli acquisti. Le carte prepagate virtuali possono essere create rapidamente e utilizzate subito. La vostra azienda non dovrà aspettare una settimana per ricevere la carta. Inoltre, è possibile creare il numero di carte necessario per la propria azienda.
2. Facilità di personalizzazione
La vostra azienda può inserire il nome di un singolo dipendente sulla carta associata a uno specifico account per campagne pubblicitarie di Facebook/Google/Microsoft, il che significa che solo quel dipendente avrà accesso alla carta.
3. Aumentare la sicurezza
Le carte prepagate virtuali non sono oggetti fisici e riducono le possibilità di clonazione e di frode. Inoltre, gli hacker non possono risalire ai dettagli del conto originale. Se necessario, il vostro ufficio spese può bloccare la carta da remoto e immediatamente.
4. Problemi di blocco del bypass
Se si utilizza un'unica carta di credito aziendale, è possibile che si raggiunga il limite di credito, il che può causare il blocco delle transazioni o il rifiuto della carta. In altri casi, l'utilizzo della stessa carta per ogni campagna di marketing può far scattare un allarme frode, causando il blocco dei conti da parte delle piattaforme di gestione degli annunci.
5. Aumentare il controllo sulla spesa
La vostra azienda riceve una panoramica più trasparente delle finanze aziendali. Come nel caso di Wescom, è possibile effettuare un drill-down per vedere chi spende dove (non oltre l'importo stanziato). Questa trasparenza facilita la gestione delle finanze.
Un breve riassunto
In questo articolo abbiamo condiviso gli svantaggi insiti nell'uso delle carte di credito aziendali per gestire le spese di marketing e pubblicità. La vostra azienda potrebbe trovarsi di fronte a una mancanza di capacità di monitoraggio, a una fuga di informazioni sensibili, a problemi con interfacce poco intuitive e, soprattutto, a un singolo punto di fallimento.
Tuttavia, non c'è bisogno di disperarsi perché le carte prepagate virtuali risolvono tutti questi problemi. Possono essere create rapidamente e utilizzate immediatamente; è possibile garantire il gatekeeping in modo che solo il dipendente designato possa accedere a una determinata carta. In questo modo è possibile evitare di superare il limite di credito e ridurre le possibilità di clonazione e frode.
Soprattutto, si ottiene una panoramica più trasparente delle finanze dell'azienda.
In che modo Xoxoday può aiutarvi con le carte prepagate virtuali?
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