Incentivize, Interact, Inspire: 10 Strategies to Master Virtual Meetings with Rewards & Top 10 Platforms

Virtual meetings have become an indispensable part of our professional lives in the ever-evolving landscape of remote work. Forbes has shared that 11 million meetings occur daily in the US alone. However, ensuring consistent attendance in these virtual gatherings can be a considerable challenge. This fact was corroborated by an Atlassian report, which revealed that 96% of employees forget to join virtual meetings.

The secret lies not only in the choice of the right virtual meeting platform but also in implementing an innovative rewards system. With meetings becoming longer and more frequent with time, according to a study by Harvard Business Review, we need an element that could influence employee collaboration.

In this blog, we delve into enhancing attendance through creative incentives while exploring the 10 best virtual meeting platforms to elevate your remote collaboration experience.

As we navigate the intricacies of virtual communication, the importance of keeping participants engaged and committed cannot be overstated. Whether you're a team leader, an event organizer, or a business professional, our guide will equip you with practical insights on making virtual meetings more productive and enticing for attendees.

How to increase attendance in virtual meetings with rewards

Increasing attendance in virtual meetings can be challenging, but incorporating rewards can be an effective strategy. Here are some suggestions to boost attendance with rewards:

1. Recognition bonanza

Elevate the importance of attendance by shining the spotlight on your team members. Consider creating a virtual "Wall of Fame" where you showcase regular attendees, giving them the recognition they deserve. A little acknowledgment can go a long way in boosting morale and fostering a sense of belonging.

2. Digital badges and certificates

In the virtual realm, digital badges and certificates can act as powerful motivators. Design eye-catching badges or certificates that attendees can proudly display in their virtual workspace. This not only acknowledges their commitment but also adds a touch of gamification to the attendance process.

3. Exclusive access

Create a sense of exclusivity by offering special perks to regular attendees. This could include early access to important information, exclusive resources, or the opportunity to lead certain discussions. The allure of being part of an inner circle can be a significant motivator.

4. Spotlight on personal development

Encourage attendance by tying it to personal and professional growth. Offer opportunities for skill-building workshops, webinars, or guest speaker sessions during meetings. Attendees not only get valuable insights but also a chance to enhance their skill set.

5. In-meeting challenges

Turn attendance into an interactive experience by introducing challenges during meetings. It could be a quick quiz, a collaborative brainstorming session, or a fun team-building activity. Participants who actively engage could earn bonus rewards.

6. Peer-to-peer recognition

Foster a culture of appreciation by allowing team members to recognize each other. Incorporate a segment in your meetings where attendees can give shout-outs or virtual high-fives to their colleagues. This not only boosts morale but also strengthens team bonds.

7. Random acts of appreciation

Surprise and delight your attendees with unexpected rewards. Randomly select participants during meetings to receive special tokens of appreciation, such as gift cards, vouchers, or company merchandise. The element of surprise adds an exciting twist to attendance.

8. Flexible attendance options

Recognize that everyone's schedule is unique. Consider offering flexible attendance options, such as allowing team members to choose between attending live or accessing a recording. This flexibility accommodates different working styles and ensures maximum participation.

9. Attendance streaks

Gamify attendance by tracking and celebrating attendance streaks. Whether it's a weekly, monthly, or quarterly streak, reaching milestones could unlock escalating rewards, encouraging consistent participation.

10. Team-generated rewards

Involve your team in the reward creation process. Conduct polls or brainstorming sessions to gather ideas for rewards. When team members have a say in the incentives, it adds a layer of personalization that can resonate more strongly.

Remember to communicate the rewards program clearly, and ensure that the rewards are meaningful and relevant to the participants. Additionally, regularly evaluate the effectiveness of the program and make adjustments as needed.

Adsyndicate, an independent advertising agency used Zapier & Xoxoday integration to automate and reward the participants attending their virtual events

Adsyndicate, an independent advertising agency, faced the challenge of organizing a virtual press launch for Sandisk's wireless digital charger due to the pandemic.

They sought an engaging solution and turned to Xoxoday, a digital reward platform, to create a unique virtual experience. They set up a virtual cafe and used Zapier to automate reward distribution.

Participants who interacted with the cafe received exclusive brand vouchers, with a reward value of INR 500 - 1000, redeemable from a vast selection of options. This approach resulted in over 100 unique rewards and ensured the success of the virtual press meet.

Sandisk praised Xoxoday's rewards for building meaningful relationships with attending reporters, and the technical integration with Zapier and Xoxoday enhanced interactivity.

Adsyndicate believes in the potential of virtual events to create memorable experiences and plans to work with Xoxoday for future events. They also emphasize the value of digital offerings in improving event metrics like registrations, engagement rates, and lead generation.

Overall, the collaboration with Xoxoday provided an impressive brand experience for digital events, leaving a positive impression on Adsyndicate's team.

Comment choisir une plateforme de réunion virtuelle ?

Avec autant d'options sur le marché, il n'est pas facile d'identifier une plateforme particulière et de l'adopter. Toutefois, certains facteurs ne sont pas négociables et vous devez les prendre en compte avant d'opter pour une plateforme de réunion virtuelle.

• Caractéristiques et fonctionnalités: Les différentes plateformes offrent diverses fonctionnalités, telles que la vidéoconférence, le partage d'écran, le chat, l'enregistrement, les salles de réunion, etc. Évaluez vos besoins et donnez la priorité aux fonctionnalités essentielles pour vos réunions virtuelles.
• Convivialité: Recherchez une plateforme facile à utiliser et dotée d'une interface intuitive. Une plateforme compliquée peut être source de confusion et de frustration pour les participants.
• Compatibilité: Assurez-vous que la plateforme fonctionne bien sur différents appareils et systèmes d'exploitation, tels que Windows, macOS, Android et iOS. La compatibilité est cruciale pour accueillir tous les participants.
• Limite de participants: vérifiez la limite de participants de la plateforme pour vous assurer qu'elle peut accueillir le nombre de participants que vous attendez pour vos réunions. Certaines plateformes limitent le nombre de participants à une même session.
• Sécurité et confidentialité: La sécurité est essentielle pour les réunions virtuelles, surtout si vous discutez d'informations sensibles ou confidentielles. Recherchez des plateformes qui proposent le cryptage et d'autres mesures de sécurité pour protéger vos données.
• Intégration et connectivité: Vérifiez si la plateforme s'intègre aux autres outils que vous utilisez, tels que les calendriers, les logiciels de gestion de projet ou les applications de messagerie. L'intégration peut rationaliser votre flux de travail et améliorer votre productivité.
• Le coût: Évaluez la structure tarifaire de la plateforme et déterminez si elle correspond à votre budget. Certaines plateformes proposent des plans gratuits avec des fonctionnalités limitées, tandis que d'autres requièrent un abonnement.
• Assistance à la clientèle: Recherchez des plateformes qui offrent un service d'assistance à la clientèle fiable. Si vous rencontrez des problèmes lors de vos réunions, l'accès à une assistance rapide et utile peut s'avérer inestimable.
• Qualité vidéo et audio: La qualité de la vidéo et de l'audio peut avoir un impact significatif sur l'expérience globale de la réunion. Testez les capacités audio et vidéo de la plateforme pour vous assurer qu'elles répondent à vos normes.
• Enregistrement et stockage: Si vous avez besoin d'enregistrer vos réunions pour les consulter ultérieurement, vérifiez si la plateforme vous permet de le faire et examinez les options de stockage de ces enregistrements.
• Accessibilité et inclusivité: Tenez compte des caractéristiques d'accessibilité de la plateforme, telles que le sous-titrage et la compatibilité avec les lecteurs d'écran, afin de garantir que tous les participants puissent s'engager pleinement dans les réunions.
• Période d'essai: De nombreuses plateformes de réunions virtuelles proposent des périodes d'essai ou des versions gratuites. Profitez-en pour tester l'adéquation de la plateforme à vos besoins avant de vous engager dans un abonnement à long terme.

Top 10 des plateformes de réunions virtuelles

Maintenant que vous connaissez les éléments à prendre en compte dans les plateformes de réunion virtuelle, il est temps pour vous d'explorer les 10 meilleures plateformes de réunion virtuelle.

1. Microsoft Teams

Microsoft Teams est l'une des plateformes de réunion virtuelle les plus populaires et les plus importantes du marché. L'outil est doté d'une interface claire et est facile à utiliser, même pour les non-initiés. Il offre également des options de stockage de fichiers, de chat et d'appels vocaux.

La meilleure partie de Microsoft Teams est son intégration avec divers autres outils Microsoft, tels que PowerPoint, Word, Excel, etc. L'outil est disponible en version gratuite et payante. Le plan gratuit est suffisant pour organiser des réunions virtuelles entre de petites équipes sans aucun problème.

Caractéristiques notables :

• Accès des invités
• Partage d'écran
• Réunions virtuelles avec jusqu'à 300 membres
• Versions Web, Android et iOS

Tarification

Microsoft Teams propose différentes formules pour les particuliers et les entreprises. Les plans sont les suivants :

Pour la maison :

• Gratuit
• Microsoft 365 Personal - ₹ 489.00 /mois ou ₹ 4899.00 /an
• Microsoft 365 Family - ₹ 619.00 /mois ou ₹ 6199.00 /an

Pour les entreprises :

• Microsoft Teams Essentials - ₹ 110.00 utilisateur/mois + GST
• Pour les plans Microsoft 365 Business Basic et Microsoft 365 Business Standard, un essai gratuit d'un mois est disponible pour chacun des plans. La tarification sera déterminée une fois que vous aurez ajouté le plan au panier.

2. Zoom

Zoom est une autre plateforme de réunion virtuelle étonnante qui permet d'organiser des réunions et des cours en ligne. Elle est utilisée par de nombreuses organisations et institutions éducatives à des fins multiples. Zoom génère un lien unique pour chaque réunion hébergée sur sa plateforme, et les utilisateurs en sont informés.

Caractéristiques notables :

• Tableau blanc
• Partage d'écran
• Appels vidéo et vocaux
• Nombre illimité de réunions
• Chat et messagerie
• Compte rendu de réunion
• Réunions instantanées ou programmées

Tarification

Zoom propose différents plans tarifaires pour les particuliers, les entreprises et l'industrie.

Pour les particuliers et les entreprises :

• Basique - Gratuit
• Pro - ₹1,300/mois/utilisateur
• Business - ₹1,800./mois/utilisateur

Il existe un autre plan appelé "Business Plus". Vous devez contacter leur équipe de vente pour obtenir plus de détails sur les prix.

Pour l'industrie :
Différents plans sont disponibles pour les secteurs de l'éducation, de la santé et des plates-formes de développement. Les clients ont la possibilité de choisir parmi les différents produits proposés, qui sont facturés mensuellement ou annuellement.

3. Google Meet

Google Meet fait partie du logiciel de productivité G-Suite. Cet outil peut être intégré à de nombreux outils Google sans aucune limitation. Grâce à une interface utilisateur conviviale, à une configuration simple et à des fonctionnalités étonnantes, Google Meet est devenu une option de choix pour les réunions virtuelles dans de nombreuses organisations.

Toute personne disposant d'un compte Google peut organiser une réunion pendant une heure. Après cette heure, elle devra créer une autre réunion. L'outil comprend une fonction payante qui permet la diffusion en direct à 100 000 spectateurs dans le domaine.

Caractéristiques notables :

• Des réunions faciles à rejoindre
• Partage d'écran
• Les personnes peuvent s'inscrire à partir de n'importe quel appareil
• Tableau blanc virtuel

Tarification

Google Meet propose des versions gratuites et payantes. La version gratuite est limitée à un maximum de 100 participants et la durée maximale de la session est d'une heure.

En revanche, Google Meet dans Google Workspace offre bien plus de fonctionnalités que la version gratuite. Google Workspace propose 4 plans différents, pour répondre aux besoins de votre entreprise.

• Démarrage de l'entreprise
• Business Standard
• Business Plus
• Entreprise

4. GoToMeeting

GoToMeeting a longtemps dominé l'espace de vidéoconférence. Bien qu'il ne soit pas très répandu aujourd'hui, certaines de ses caractéristiques en font une option populaire. Il est doté d'une interface conviviale et de fonctions de sondage et de levée de main. Il permet un nombre illimité de réunions vidéo et les sécurise grâce à un cryptage de bout en bout.

Caractéristiques notables :

• Vidéo HD
• Service clientèle 24×7
• Partage d'écran
• Réunions illimitées
• Messagerie
• Appels vocaux sur le web
• Sécurité

Tarification

GoToMeeting propose trois plans différents.

• Professionnel - 14,00 $/organisateur/mois, facturé annuellement à partir de 150 participants
• Entreprises - 16,00 $/organisateur/mois, facturé annuellement à partir de 250 participants
• Entreprise - Jusqu'à 250 participants, des formules personnalisées sont conçues pour répondre à tous les besoins de votre entreprise. Veuillez contacter l'équipe de vente pour plus d'informations.

5. Feuille d'étoiles

Starleaf dispose de sa propre API, ce qui permet aux utilisateurs de personnaliser leurs conférences. Elle propose des mises à jour et des intégrations comme Slack ou Skype pour les entreprises. L'application est disponible sur iOS et Android. Si vous ne souhaitez pas dépenser une somme importante pour d'autres services de vidéoconférence, mais que vous voulez profiter d'une myriade de fonctionnalités, Starleaf peut être votre option de choix.

Caractéristiques notables :

• Appels vocaux mondiaux
• Nombre illimité d'invitations
• Intégrations de calendriers

Tarification

StarLeaf app propose 4 plans différents.

• Basique - Gratuit
• Pro - 10,99 $ par hôte et par mois
• Business - 14,99 $ par hôte et par mois
• Entreprise - 14,99 $ par hôte et par mois

6. Réunion ezTalks

ezTalks Meeting fournit des mises à jour technologiques continues pour ses utilisateurs. Les développeurs essaient toujours d'incorporer l'une ou l'autre fonctionnalité de pointe pour se démarquer.

Grâce à son interface simple, même les utilisateurs novices ne rencontreront aucun problème. Cet outil est largement adopté dans différents secteurs, tels que les soins de santé, l'éducation, etc.

Caractéristiques notables :

• Réunions instantanées ou programmées
• Vidéo et audio HD
• Tableaux blancs
• Partage d'écran
• Chat privé et de groupe
• Nombre illimité de réunions

Tarification

EzTalks est une autre application qui vous permet de choisir parmi trois plans tarifaires différents.

• Plan de démarrage - Gratuit
• Plan professionnel - 12,99 $ par hôte et par mois
• Plan d'entreprise - peut être personnalisé en fonction des besoins de l'entreprise

7. Cisco Webex

Cisco Webex est un outil de collaboration vidéo parfait pour la formation en ligne, l'assistance à distance et les webinaires. Cet outil est idéal pour les entreprises qui s'inquiètent des problèmes de sécurité. L'outil peut être intégré à Outlook de manière transparente.

Caractéristiques notables :

• Vidéo HD
• Partage d'écran
• Enregistrement dans le nuage
• Réunions illimitées
• Assistance téléphonique

Tarification

Il propose 4 plans tarifaires, chacun ayant une option de facturation annuelle ou mensuelle.

• Webex Free - ₹0/licence/mo
• Webex Starter - ₹555/licence/mo
• Webex Business - ₹955/licence/mo
• Webex Enterprise - contactez l'équipe de vente pour connaître les détails de la tarification de ce plan.

8. ClickUp

ClickUp est un lieu de rencontre idéal qui offre de nombreuses fonctionnalités, telles que le suivi des tâches, la gestion d'équipe et l'évaluation des performances, en un seul endroit. L'interface utilisateur épurée en fait une option intéressante, même pour les débutants.

Caractéristiques notables :

• Compiler des notes pendant la réunion
• Attribuer des tâches dès la réunion
• Versions Android, iOS et Windows
• Grande sécurité

Tarification

• gratuit pour toujours - 0$
• Illimité - 10 $ par membre et par mois
• Entreprises - 19 $ par membre et par mois
• Entreprise - contacter le service commercial pour connaître les détails de la tarification de ce plan.

9. Boursier

Fellow est un outil qui vise à cultiver une culture de réunion par vidéoconférence saine et productive au sein de votre équipe. Vous aurez la possibilité de rationaliser différents types de réunions sans aucune limite. Fellow vous permet de suivre différentes actions, d'assigner des tâches, et bien plus encore.

Caractéristiques notables :

• Rappels automatiques
• Partager, collaborer et synchroniser les notes au sein de l'équipe
• Fournit des modèles pré-conçus pour des réunions efficaces

Tarification

• Gratuit - 0
• Pro - 9 $/par utilisateur/par mois facturé mensuellement
• Entreprises - 8 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement
• Entreprise - Pour connaître les tarifs de ce plan, contactez l'équipe commerciale.

10. Treillis

Lattice est une autre option de vidéoconférence intéressante que vous trouverez sur le marché. Vous pourrez rationaliser vos réunions individuelles avec plusieurs personnes. L'outil est également doté d'une fonction de retour d'information.

Caractéristiques notables :

• Définir, suivre et gérer les objectifs de vos équipes
• Obtenir des informations sur la satisfaction des employés
• Vidéo et audio HD
• Sécurité

Tarification

• Gestion de la performance + OKRs et objectifs - 11 $ par personne et par mois
• Engagement - +4$ personne/mois
• Grandir - +4$ personne/mois
• Compensation - +6$ personne/mois

Conclusion

Incorporating rewards and selecting the right virtual meeting platform can breathe new life into your remote collaboration efforts. By making attendance a rewarding experience, you'll not only boost participation but also foster a positive and connected remote work culture.

Experiment with different strategies, get creative, and watch your virtual meetings become the highlight of your team's day.