التحفيز والتفاعل والإلهام: 10 استراتيجيات لإتقان الاجتماعات الافتراضية مع المكافآت وأفضل 10 منصات

أصبحت الاجتماعات الافتراضية جزءا لا غنى عنه من حياتنا المهنية في المشهد المتطور باستمرار للعمل عن بعد. شاركت فوربس أن 11 مليون اجتماع يحدث يوميا في الولايات المتحدة وحدها. ومع ذلك ، فإن ضمان الحضور المستمر في هذه التجمعات الافتراضية يمكن أن يمثل تحديا كبيرا. تم تأكيد هذه الحقيقة من خلال تقرير Atlassian ، الذي كشف أن 96٪ من الموظفين ينسون الانضمام إلى الاجتماعات الافتراضية.

السر لا يكمن فقط في اختيار منصة الاجتماعات الافتراضية المناسبة ولكن أيضا في تنفيذ نظام مكافآت مبتكر. مع زيادة طول الاجتماعات وتكرارها بمرور الوقت ، وفقا لدراسة أجرتها Harvard Business Review ، نحتاج إلى عنصر يمكن أن يؤثر على تعاون الموظفين.

في هذه المدونة ، نتعمق في تعزيز الحضور من خلال الحوافز الإبداعية أثناء استكشاف أفضل 10 منصات اجتماعات افتراضية للارتقاء بتجربة التعاون عن بعد.

بينما نتنقل في تعقيدات الاتصال الافتراضي ، لا يمكن المبالغة في أهمية الحفاظ على مشاركة المشاركين والتزامهم. سواء كنت قائد فريق أو منظم حدث أو محترف أعمال ، سيزودك دليلنا برؤى عملية حول جعل الاجتماعات الافتراضية أكثر إنتاجية وجاذبية للحضور.

كيفية زيادة الحضور في الاجتماعات الافتراضية بالمكافآت

Increasing attendance in virtual meetings can be challenging, but incorporating rewards can be an effective strategy. Here are some suggestions to boost attendance with rewards:

1. ثروة الاعتراف

ارفع أهمية الحضور من خلال تسليط الضوء على أعضاء فريقك. ضع في اعتبارك إنشاء "جدار شهرة" افتراضي حيث تعرض الحاضرين المنتظمين ، مما يمنحهم التقدير الذي يستحقونه. القليل من الاعتراف يمكن أن يقطع شوطا طويلا في رفع الروح المعنوية وتعزيز الشعور بالانتماء.

2. الشارات والشهادات الرقمية

في العالم الافتراضي ، يمكن أن تعمل الشارات والشهادات الرقمية كمحفزات قوية. صمم شارات أو شهادات لافتة للنظر يمكن للحاضرين عرضها بفخر في مساحة العمل الافتراضية الخاصة بهم. هذا لا يعترف بالتزامهم فحسب ، بل يضيف أيضا لمسة من التلعيب إلى عملية الحضور.

3. الوصول الحصري

خلق شعور بالتفرد من خلال تقديم امتيازات خاصة للحاضرين المنتظمين. يمكن أن يشمل ذلك الوصول المبكر إلى المعلومات المهمة أو الموارد الحصرية أو الفرصة لقيادة مناقشات معينة. يمكن أن تكون جاذبية كونك جزءا من الدائرة الداخلية حافزا كبيرا.

4. تسليط الضوء على التنمية الشخصية

شجع الحضور من خلال ربطه بالنمو الشخصي والمهني. قدم فرصا لورش عمل بناء المهارات أو ندوات عبر الإنترنت أو جلسات متحدثين ضيوف أثناء الاجتماعات. لا يحصل الحاضرون على رؤى قيمة فحسب ، بل يحصلون أيضا على فرصة لتعزيز مجموعة مهاراتهم.

5. التحديات أثناء مواجهة التحديات

حول الحضور إلى تجربة تفاعلية من خلال تقديم التحديات أثناء الاجتماعات. يمكن أن يكون اختبارا سريعا أو جلسة عصف ذهني تعاونية أو نشاطا ممتعا لبناء الفريق. يمكن للمشاركين الذين يشاركون بنشاط كسب مكافآت إضافية.

6. التعرف على الند للند

تعزيز ثقافة التقدير من خلال السماح لأعضاء الفريق بالتعرف على بعضهم البعض. قم بتضمين جزء في اجتماعاتك حيث يمكن للحاضرين إعطاء صيحات أو أصوات افتراضية لزملائهم. هذا لا يرفع الروح المعنوية فحسب ، بل يقوي أيضا روابط الفريق.

7. أعمال التقدير العشوائية

فاجئ الحاضرين وأسعدهم بمكافآت غير متوقعة. حدد المشاركين عشوائيا أثناء الاجتماعات لتلقي رموز تقدير خاصة ، مثل بطاقات الهدايا أو القسائم أو سلع الشركة. يضيف عنصر المفاجأة لمسة مثيرة للحضور.

8. خيارات حضور مرنة

اعلم أن الجدول الزمني لكل شخص فريد من نوعه. ضع في اعتبارك تقديم خيارات حضور مرنة ، مثل السماح لأعضاء الفريق بالاختيار بين الحضور المباشر أو الوصول إلى تسجيل. تستوعب هذه المرونة أساليب العمل المختلفة وتضمن أقصى قدر من المشاركة.

9. خطوط الحضور

Gamify الحضور من خلال تتبع خطوط الحضور والاحتفال بها. سواء كانت سلسلة أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية ، فإن الوصول إلى المعالم يمكن أن يفتح مكافآت متصاعدة ، مما يشجع على المشاركة المتسقة.

10. المكافآت التي ينشئها الفريق

أشرك فريقك في عملية إنشاء المكافآت. قم بإجراء استطلاعات الرأي أو جلسات العصف الذهني لجمع الأفكار للحصول على مكافآت. عندما يكون لأعضاء الفريق رأي في الحوافز ، فإنه يضيف طبقة من التخصيص يمكن أن يتردد صداها بقوة أكبر.

تذكر أن تنقل برنامج المكافآت بوضوح ، وتأكد من أن المكافآت ذات مغزى وذات صلة بالمشاركين. بالإضافة إلى ذلك ، قم بتقييم فعالية البرنامج بانتظام وإجراء التعديلات حسب الحاجة.

Adsyndicate, an independent advertising agency used Zapier & Xoxoday integration to automate and reward the participants attending their virtual events

واجهت Adsyndicate ، وهي وكالة إعلانات مستقلة ، التحدي المتمثل في تنظيم إطلاق صحفي افتراضي لشاحن Sandisk الرقمي اللاسلكي بسبب الوباء.

They sought an engaging solution and turned to Xoxoday, a digital reward platform, to create a unique virtual experience. They set up a virtual cafe and used Zapier to automate reward distribution.

حصل المشاركون الذين تفاعلوا مع المقهى على قسائم حصرية للعلامة التجارية ، بقيمة مكافأة تتراوح بين 500 و 1000 روبية هندية ، قابلة للاسترداد من مجموعة واسعة من الخيارات. نتج عن هذا النهج أكثر من 100 مكافأة فريدة وضمن نجاح لقاء الصحافة الافتراضي.

Sandisk praised Xoxoday's rewards for building meaningful relationships with attending reporters, and the technical integration with Zapier and Xoxoday enhanced interactivity.

Adsyndicate believes in the potential of virtual events to create memorable experiences and plans to work with Xoxoday for future events. They also emphasize the value of digital offerings in improving event metrics like registrations, engagement rates, and lead generation.

Overall, the collaboration with Xoxoday provided an impressive brand experience for digital events, leaving a positive impression on Adsyndicate's team.

كيف تختار منصة اجتماعات افتراضية؟

مع وجود العديد من الخيارات في السوق ، ليس من السهل تحديد منصة معينة والذهاب إليها. ومع ذلك ، هناك بعض العوامل غير القابلة للتفاوض ، ويجب عليك أخذها في الاعتبار قبل اختيار أي منصة اجتماعات افتراضية.

• الميزات والوظائف: توفر الأنظمة الأساسية المختلفة ميزات متنوعة ، مثل مؤتمرات الفيديو ومشاركة الشاشة والدردشة والتسجيل والغرف الجانبية والمزيد. قم بتقييم احتياجاتك وتحديد أولويات الميزات الضرورية لاجتماعاتك الافتراضية.
• سهولة الاستخدام: ابحث عن نظام أساسي سهل الاستخدام وله واجهة سهلة الاستخدام. يمكن أن تؤدي المنصة المعقدة إلى الارتباك والإحباط بين المشاركين.
• التوافق: تأكد من أن النظام الأساسي يعمل بشكل جيد على أجهزة وأنظمة تشغيل مختلفة ، مثل Windows و macOS و Android و iOS. التوافق أمر بالغ الأهمية لاستيعاب جميع المشاركين.
• حد المشاركين: تحقق من حد المشاركين في النظام الأساسي للتأكد من قدرته على التعامل مع عدد الحاضرين الذي تتوقعه لاجتماعاتك. بعض المنصات لديها قيود على عدد المشاركين في جلسة واحدة.
• الأمان والخصوصية: يعد الأمان أمرا بالغ الأهمية للاجتماعات الافتراضية ، خاصة إذا كنت تناقش معلومات حساسة أو سرية. ابحث عن الأنظمة الأساسية التي توفر التشفير وإجراءات الأمان الأخرى لحماية بياناتك.
• التكامل والاتصال: ضع في اعتبارك ما إذا كان النظام الأساسي يتكامل مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها ، مثل التقويمات أو برامج إدارة المشاريع أو تطبيقات المراسلة. يمكن أن يؤدي التكامل إلى تبسيط سير عملك وتعزيز الإنتاجية.
• التكلفة: قم بتقييم هيكل التسعير للمنصة والنظر فيما إذا كان يناسب ميزانيتك. تقدم بعض الأنظمة الأساسية خططا مجانية بميزات محدودة ، بينما يتطلب البعض الآخر اشتراكا.
• دعم العملاء: ابحث عن الأنظمة الأساسية التي توفر دعما موثوقا به للعملاء. في حال واجهت مشكلات أثناء اجتماعاتك ، فقد يكون الوصول إلى الدعم الفوري والمفيد أمرا لا يقدر بثمن.
• جودة الفيديو والصوت: يمكن أن تؤثر جودة الفيديو والصوت بشكل كبير على تجربة الاجتماع الإجمالية. اختبر إمكانات الصوت والفيديو في النظام الأساسي للتأكد من أنها تلبي معاييرك.
• التسجيل والتخزين: إذا كنت بحاجة إلى تسجيل اجتماعاتك للرجوع إليها في المستقبل ، فتحقق مما إذا كانت المنصة تسمح لك بذلك وفكر في خيارات التخزين لتلك التسجيلات.
• إمكانية الوصول والشمولية: ضع في اعتبارك ميزات إمكانية الوصول في النظام الأساسي ، مثل التسميات التوضيحية المغلقة وتوافق قارئ الشاشة ، لضمان مشاركة جميع المشاركين بشكل كامل في الاجتماعات.
• الفترة التجريبية: تقدم العديد من منصات الاجتماعات الافتراضية فترات تجريبية أو إصدارات مجانية. استفد من هذه لاختبار مدى ملاءمة النظام الأساسي لاحتياجاتك قبل الالتزام باشتراك طويل الأجل.

أفضل 10 منصات اجتماعات افتراضية

الآن بعد أن أصبحت على دراية بالأشياء التي تحتاج إلى مراعاتها في منصات الاجتماعات الافتراضية ، فقد حان الوقت لاستكشاف أفضل 10 منصات اجتماعات افتراضية.

1. مايكروسوفت تيمز

تعد Microsoft Teams واحدة من أشهر وأكبر منصات الاجتماعات الافتراضية في السوق. تأتي الأداة بواجهة نظيفة وسهلة الاستخدام ، حتى بالنسبة للأشخاص العاديين. كما أن لديها خيارات تخزين الملفات والدردشة والمكالمات الصوتية.

أفضل جزء في Microsoft Teams هو تكامله مع العديد من أدوات Microsoft الأخرى ، مثل PowerPoint و Word و Excel وما إلى ذلك. تأتي الأداة مع خطط مجانية ومدفوعة. الخطة المجانية كافية للاجتماعات الافتراضية بين الفرق الصغيرة دون أي متاعب.

الميزات البارزة:

• دخول الضيف
• مشاركة الشاشة
• اجتماعات افتراضية مع ما يصل إلى 300 عضو
• إصدارات الويب وأندرويد وiOS

التسعير

لدى Microsoft Teams خطط مختلفة متاحة للاستخدامات الشخصية والتجارية. الخطط هي كما يلي:

للمنزل:

• خال
• Microsoft 365 Personal — 489.00 روبية هندية في الشهر أو 4899.00 روبية هندية في السنة
• عائلة Microsoft 365 — 619.00 روبية هندية في الشهر أو 6199.00 روبية هندية في السنة

للشركات:

• أساسيات فرق مايكروسوفت - 110.00 روبية هندية مستخدم / شهر + ضريبة السلع والخدمات
• بالنسبة للخطط وMicrosoft 365 Business Basic وMicrosoft 365 Business Standard، يتوفر إصدار تجريبي مجاني لمدة شهر واحد لكل خطة من الخطط. سيتم تحديد الأسعار بمجرد إضافة الخطة إلى سلة التسوق.

2. التكبير

Zoom هي منصة اجتماعات افتراضية مذهلة أخرى لاستضافة الاجتماعات والفصول الدراسية عبر الإنترنت. يتم استخدامه من قبل العديد من المنظمات والمؤسسات التعليمية لأغراض متعددة. ينشئ Zoom رابطا فريدا لكل اجتماع يتم استضافته على نظامهم الأساسي ، وسيتم إخطار المستخدمين به.

الميزات البارزة:

• السبورة البيضاء
• مشاركة الشاشة
• مكالمات الفيديو والمكالمات الصوتية
• عدد غير محدود من الاجتماعات
• الدردشة والمراسلة
• محضر الجلسة
• اجتماعات فورية أو مجدولة

التسعير

تقدم Zoom خطط تسعير متنوعة للاستخدامات الشخصية والتجارية والصناعية.

للأفراد والشركات:

• أساسي — مجاني
• طليعة — 1,300 روبية هندية/شهر/مستخدم
• الأعمال — 1,800 روبية هندية/شهر/مستخدم

هناك خطة أخرى تسمى "Business Plus". تحتاج إلى الاتصال بفريق المبيعات الخاص بهم لمعرفة المزيد من التفاصيل حول التسعير.

للصناعة:
تتوفر خطط مختلفة لصناعات التعليم والرعاية الصحية ومنصات المطورين. يتمتع العملاء بالمرونة في الاختيار من بين المنتجات المختلفة التي يقدمونها ، والتي يتم إصدار فاتورة بها شهريا أو سنويا.

3. جوجل ميت

يعد Google Meet جزءا من برنامج الإنتاجية G-Suite. يمكن دمج هذه الأداة مع أدوات Google المتعددة دون أي قيود. بفضل واجهة المستخدم الرائعة والإعداد البسيط والميزات المذهلة ، أصبح Google Meet خيارا للاجتماعات الافتراضية في العديد من المؤسسات.

يمكن لأي شخص لديه حساب Google استضافة اجتماع لمدة ساعة واحدة. بعد ذلك ساعة واحدة ، سيتعين عليهم إنشاء اجتماع آخر. تتضمن الأداة ميزة مدفوعة تسمح بالبث المباشر إلى 100,000 مشاهد داخل المجال.

الميزات البارزة:

• سهولة الانضمام إلى الاجتماعات
• مشاركة الشاشة
• يمكن للأشخاص الانضمام من أي جهاز
• السبورة الافتراضية

التسعير

يقدم Google Meet كلا من الإصدارات المجانية والمدفوعة. تقتصر النسخة المجانية على 100 مشارك كحد أقصى ، والحد الأقصى لمدة الجلسة هو 1 ساعة.

في حين أن Google Meet في Google Workspace يوفر ميزات أكثر بكثير من الإصدار المجاني. تقدم Google Workspace 4 خطط مختلفة لتلبية متطلبات نشاطك التجاري.

• بدء الأعمال
• معيار الأعمال
• بيزنس بلس
• مؤسسة

4. اذهب إلى الاجتماع

سيطر GoToMeeting على مساحة مؤتمرات الفيديو لفترة طويلة. على الرغم من أنه ليس منتشرا الآن ، إلا أن بعض الميزات تجعله خيارا شائعا. لأنه يأتي مع واجهة سهلة الاستخدام جنبا إلى جنب مع الاقتراع ، وميزات رفع اليد. يسمح باجتماعات فيديو غير محدودة ويؤمنها بتشفير من طرف إلى طرف.

الميزات البارزة:

• فيديو عالي الدقة
• 24×7 خدمة العملاء
• مشاركة الشاشة
• اجتماعات غير محدودة
• المراسله
• المكالمات الصوتية عبر الويب
• أمن

التسعير

لدى GoToMeeting ثلاث خطط مختلفة للاختيار من بينها.

• محترف - 14.00 دولارا / منظما / شهريا ، يتم إصدار فاتورة سنويا مع 150 مشاركا
• الأعمال - 16.00 دولارا / منظما / شهريا ، يتم إصدار فاتورة بها سنويا مع 250 مشاركا
• المؤسسة - مع ما يصل إلى 250 مشاركا ، تم تصميم الحزم المخصصة التي تناسب جميع احتياجات شركتك. يرجى الاتصال بفريق المبيعات لمعرفة المزيد من المعلومات.

5. ستارليف

تأتي Starleaf مع واجهة برمجة التطبيقات الخاصة بها ، مما يسمح للمستخدمين بتخصيص مؤتمراتهم. يوفر ترقيات وتكاملات مثل Slack أو Skype للشركات. التطبيق متاح على كل من iOS و Android. إذا كنت لا ترغب في إنفاق مبلغ ضخم على خدمات مؤتمرات الفيديو الأخرى ومع ذلك ترغب في الاستمتاع بعدد لا يحصى من الميزات ، فيمكن أن يكون Starleaf هو خيارك المفضل.

الميزات البارزة:

• المكالمات الصوتية العالمية
• دعوات غير محدودة للضيوف
• عمليات تكامل التقويم

التسعير

يقدم تطبيق StarLeaf 4 خطط مختلفة.

• أساسي — مجاني
• طليعة - 10.99 دولارا لكل مضيف شهريا
• الأعمال - 14.99 دولارا لكل مضيف شهريا
• مشروع - 14.99 دولارا لكل مضيف شهريا

6. اجتماع ezTalks

يوفر اجتماع ezTalks تحديثات تكنولوجية مستمرة لمستخدميه. يحاول المطورون دائما دمج ميزة واحدة أو أخرى متطورة لجعلها تبرز.

مع واجهة مباشرة ، حتى المستخدمين لأول مرة لن يواجهوا أي متاعب. يتم اعتماد الأداة على نطاق واسع في صناعات مختلفة ، مثل الرعاية الصحية والتعليم وما إلى ذلك.

الميزات البارزة:

• اجتماعات فورية أو مجدولة
• فيديو وصوت عالي الدقة
• السبورات البيضاء
• مشاركة الشاشة
• الدردشة الخاصة والجماعية
• عدد غير محدود من الاجتماعات

التسعير

EzTalks هو تطبيق آخر يسمح لك بالاختيار من بين خطط التسعير الثلاثة المختلفة.

• خطة المبتدئين - مجانا
• الخطة الاحترافية - 12.99 دولارا لكل مضيف شهريا
• خطة المؤسسة - يمكن تخصيصها وفقا لاحتياجات عملك

7. سيسكو ويبكس

Cisco Webex هي أداة تعاون فيديو مثالية للتدريب عبر الإنترنت والدعم عن بعد والندوات عبر الإنترنت. الأداة هي الأفضل للشركات التي تشعر بالقلق إزاء المخاوف الأمنية. يمكن دمج الأداة مع Outlook بسلاسة.

الميزات البارزة:

• فيديو عالي الدقة
• مشاركة الشاشة
• التسجيل السحابي
• اجتماعات غير محدودة
• الدعم عبر الهاتف

التسعير

يقدم 4 خطط تسعير ، لكل منها خيار إصدار فاتورة سنوية أو شهرية.

• Webex مجاني — ₹0/الترخيص/الشهر
• Webex Starter — ₹555/license/mo
• Webex Business — ₹955/license/mo
• Webex Enterprise - اتصل بفريق المبيعات لمعرفة المزيد من تفاصيل التسعير لهذه الخطة.

8. كليك أب

يعد ClickUp مكانا رائعا للاجتماعات يوفر العديد من الميزات ، مثل تتبع المهام وإدارة الفريق ومراجعة الأداء ، في مكان واحد. واجهة المستخدم النظيفة تجعلها خيارا رائعا حتى لأول مرة.

الميزات البارزة:

• تجميع الملاحظات أثناء انعقاد الاجتماع
• تعيين المهام مباشرة أثناء الاجتماع
• لديه إصدارات أندرويد، دائرة الرقابة الداخلية، ويندوز
• أمان كبير

التسعير

• مجانا للأبد — 0$
• غير محدود - 10 دولارات لكل عضو شهريا
• الأعمال - 19 دولارا لكل عضو شهريا
• المؤسسة - اتصل بمبيعاتهم لمعرفة المزيد من تفاصيل التسعير لهذه الخطة

9. زميل

الزميل هو أداة تهدف إلى تنمية ثقافة اجتماعات مؤتمرات الفيديو الصحية والمنتجة داخل فريقك. سيكون لديك القدرة على تبسيط أنواع مختلفة من الاجتماعات دون أي قيود. يتيح لك Fellow تتبع عناصر الإجراءات المختلفة وتعيين المهام وغير ذلك الكثير.

الميزات البارزة:

• تذكيرات تلقائية
• مشاركة الملاحظات والتعاون فيها ومزامنتها عبر الفريق
• يوفر قوالب مصممة مسبقا للاجتماع الفعال

التسعير

• مجاني — $0
• طليعة - 9 دولارات / لكل مستخدم / شهريا للفواتير شهريا
• الأعمال - 8 دولارات / لكل مستخدم / شهريا يتم إصدار فاتورة بها سنويا
• مشروع - للحصول على تفاصيل التسعير لهذه الخطة ، اتصل بفريق المبيعات الخاص بهم

10. شعرية

شعرية هو خيار رائع آخر لمؤتمرات الفيديو ستجده في السوق. ستتمكن من تبسيط اجتماعاتك 1 على 1 مع عدة أشخاص. تأتي الأداة مع ميزة التعليقات أيضا.

الميزات البارزة:

• تعيين الأهداف وتتبعها وإدارتها عبر فرقك
• جمع رؤى حول رضا الموظفين
• فيديو وصوت عالي الدقة
• أمن

التسعير

• إدارة الأداء + الأهداف والنتائج الرئيسية والأهداف - 11 دولارا للشخص / الشهر
• المشاركة - + 4 دولارات للشخص / الشهر
• تنمو - + 4 دولارات للشخص / الشهر
• التعويض - +$6 شخص / شهر

استنتاج

يمكن أن يؤدي دمج المكافآت واختيار منصة الاجتماعات الافتراضية المناسبة إلى بث حياة جديدة في جهود التعاون عن بعد. من خلال جعل الحضور تجربة مجزية ، لن تعزز المشاركة فحسب ، بل ستعزز أيضا ثقافة العمل عن بعد الإيجابية والمتصلة.

جرب استراتيجيات مختلفة ، وكن مبدعا ، وشاهد اجتماعاتك الافتراضية تصبح أبرز ما في يوم فريقك.