Incentivize, Interact, Inspire: 10 Strategies to Master Virtual Meetings with Rewards & Top 10 Platforms

Virtual meetings have become an indispensable part of our professional lives in the ever-evolving landscape of remote work. Forbes has shared that 11 million meetings occur daily in the US alone. However, ensuring consistent attendance in these virtual gatherings can be a considerable challenge. This fact was corroborated by an Atlassian report, which revealed that 96% of employees forget to join virtual meetings.

The secret lies not only in the choice of the right virtual meeting platform but also in implementing an innovative rewards system. With meetings becoming longer and more frequent with time, according to a study by Harvard Business Review, we need an element that could influence employee collaboration.

In this blog, we delve into enhancing attendance through creative incentives while exploring the 10 best virtual meeting platforms to elevate your remote collaboration experience.

As we navigate the intricacies of virtual communication, the importance of keeping participants engaged and committed cannot be overstated. Whether you're a team leader, an event organizer, or a business professional, our guide will equip you with practical insights on making virtual meetings more productive and enticing for attendees.

How to increase attendance in virtual meetings with rewards

Increasing attendance in virtual meetings can be challenging, but incorporating rewards can be an effective strategy. Here are some suggestions to boost attendance with rewards:

1. Recognition bonanza

Elevate the importance of attendance by shining the spotlight on your team members. Consider creating a virtual "Wall of Fame" where you showcase regular attendees, giving them the recognition they deserve. A little acknowledgment can go a long way in boosting morale and fostering a sense of belonging.

2. Digital badges and certificates

In the virtual realm, digital badges and certificates can act as powerful motivators. Design eye-catching badges or certificates that attendees can proudly display in their virtual workspace. This not only acknowledges their commitment but also adds a touch of gamification to the attendance process.

3. Exclusive access

Create a sense of exclusivity by offering special perks to regular attendees. This could include early access to important information, exclusive resources, or the opportunity to lead certain discussions. The allure of being part of an inner circle can be a significant motivator.

4. Spotlight on personal development

Encourage attendance by tying it to personal and professional growth. Offer opportunities for skill-building workshops, webinars, or guest speaker sessions during meetings. Attendees not only get valuable insights but also a chance to enhance their skill set.

5. In-meeting challenges

Turn attendance into an interactive experience by introducing challenges during meetings. It could be a quick quiz, a collaborative brainstorming session, or a fun team-building activity. Participants who actively engage could earn bonus rewards.

6. Peer-to-peer recognition

Foster a culture of appreciation by allowing team members to recognize each other. Incorporate a segment in your meetings where attendees can give shout-outs or virtual high-fives to their colleagues. This not only boosts morale but also strengthens team bonds.

7. Random acts of appreciation

Surprise and delight your attendees with unexpected rewards. Randomly select participants during meetings to receive special tokens of appreciation, such as gift cards, vouchers, or company merchandise. The element of surprise adds an exciting twist to attendance.

8. Flexible attendance options

Recognize that everyone's schedule is unique. Consider offering flexible attendance options, such as allowing team members to choose between attending live or accessing a recording. This flexibility accommodates different working styles and ensures maximum participation.

9. Attendance streaks

Gamify attendance by tracking and celebrating attendance streaks. Whether it's a weekly, monthly, or quarterly streak, reaching milestones could unlock escalating rewards, encouraging consistent participation.

10. Team-generated rewards

Involve your team in the reward creation process. Conduct polls or brainstorming sessions to gather ideas for rewards. When team members have a say in the incentives, it adds a layer of personalization that can resonate more strongly.

Remember to communicate the rewards program clearly, and ensure that the rewards are meaningful and relevant to the participants. Additionally, regularly evaluate the effectiveness of the program and make adjustments as needed.

Adsyndicate, an independent advertising agency used Zapier & Xoxoday integration to automate and reward the participants attending their virtual events

Adsyndicate, sebuah agensi pengiklanan bebas, menghadapi cabaran untuk menganjurkan pelancaran akhbar maya untuk pengecas digital tanpa wayar Sandisk akibat pandemik.

They sought an engaging solution and turned to Xoxoday, a digital reward platform, to create a unique virtual experience. They set up a virtual cafe and used Zapier to automate reward distribution.

Peserta yang berinteraksi dengan kafe menerima baucar jenama eksklusif, dengan nilai ganjaran INR 500 - 1000, boleh ditebus daripada pelbagai pilihan pilihan. Pendekatan ini menghasilkan lebih daripada 100 ganjaran unik dan memastikan kejayaan pertemuan akhbar maya.

Sandisk praised Xoxoday's rewards for building meaningful relationships with attending reporters, and the technical integration with Zapier and Xoxoday enhanced interactivity.

Adsyndicate believes in the potential of virtual events to create memorable experiences and plans to work with Xoxoday for future events. They also emphasize the value of digital offerings in improving event metrics like registrations, engagement rates, and lead generation.

Overall, the collaboration with Xoxoday provided an impressive brand experience for digital events, leaving a positive impression on Adsyndicate's team.

Bagaimana untuk memilih platform mesyuarat maya?

Dengan begitu banyak pilihan di pasaran, tidak mudah untuk menentukan satu platform tertentu dan pergi untuk itu. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa faktor yang tidak boleh dirunding, dan anda mesti mempertimbangkannya sebelum memilih mana-mana platform mesyuarat maya.

• Ciri dan fungsi: Platform yang berbeza menawarkan pelbagai ciri, seperti persidangan video, perkongsian skrin, sembang, rakaman, bilik pelarian, dan banyak lagi. Menilai keperluan anda, dan utamakan ciri yang penting untuk mesyuarat maya anda.
• Keramahan pengguna: Cari platform yang mudah digunakan dan mempunyai antara muka intuitif. Platform yang rumit boleh menyebabkan kekeliruan dan kekecewaan di kalangan peserta.
• Keserasian: Pastikan platform berfungsi dengan baik pada peranti dan sistem pengendalian yang berbeza, seperti Windows, macOS, Android dan iOS. Keserasian adalah penting untuk menampung semua peserta.
• Had peserta: Semak had peserta platform untuk memastikan ia dapat mengendalikan bilangan peserta yang anda harapkan untuk mesyuarat anda. Sesetengah platform mempunyai batasan bilangan peserta dalam satu sesi.
• Keselamatan dan privasi: Keselamatan adalah penting untuk mesyuarat maya, terutamanya jika anda membincangkan maklumat sensitif atau sulit. Cari platform yang menawarkan penyulitan dan langkah keselamatan lain untuk melindungi data anda.
• Penyepaduan dan kesambungan: Pertimbangkan sama ada platform disepadukan dengan alat lain yang anda gunakan, seperti kalendar, perisian pengurusan projek atau aplikasi pemesejan. Integrasi boleh menyelaraskan aliran kerja anda dan meningkatkan produktiviti.
• Kos: Nilaikan struktur harga platform dan pertimbangkan sama ada ia sesuai dengan anggaran anda. Sesetengah platform menawarkan rancangan percuma dengan ciri terhad, sementara yang lain memerlukan langganan.
• Sokongan pelanggan: Cari platform yang memberikan sokongan pelanggan yang boleh dipercayai. Sekiranya anda menghadapi isu semasa mesyuarat anda, mempunyai akses kepada sokongan segera dan berguna boleh menjadi tidak ternilai.
• Kualiti video dan audio: Kualiti video dan audio boleh memberi kesan ketara kepada keseluruhan pengalaman mesyuarat. Uji keupayaan audio dan video platform untuk memastikan ia memenuhi standard anda.
• Rakaman dan storan: Jika anda perlu merakam mesyuarat anda untuk rujukan masa depan, semak sama ada platform membenarkan anda berbuat demikian dan pertimbangkan pilihan storan untuk rakaman tersebut.
• Kebolehcapaian dan keterangkuman: Pertimbangkan ciri kebolehcapaian platform, seperti kapsyen tertutup dan keserasian pembaca skrin, untuk memastikan semua peserta dapat terlibat sepenuhnya dalam mesyuarat.
• Tempoh percubaan: Banyak platform mesyuarat maya menawarkan tempoh percubaan atau versi percuma. Manfaatkan ini untuk menguji kesesuaian platform untuk keperluan anda sebelum melakukan langganan jangka panjang.

10 platform mesyuarat maya teratas

Setelah anda mengetahui perkara yang perlu anda pertimbangkan dalam platform mesyuarat maya, sudah tiba masanya untuk anda meneroka 10 platform mesyuarat maya terbaik.

1. Pasukan Microsoft

Microsoft Teams adalah salah satu platform mesyuarat maya yang paling popular dan terbesar di pasaran. Alat ini dilengkapi dengan antara muka yang bersih dan mudah digunakan, walaupun untuk orang awam. Ia juga mempunyai pilihan penyimpanan fail, sembang dan panggilan suara.

Bahagian terbaik tentang Microsoft Teams ialah penyepaduannya dengan pelbagai alat Microsoft lain, seperti PowerPoint, Word, Excel, dll. Alat ini dilengkapi dengan rancangan percuma dan berbayar. Pelan percuma ini mencukupi untuk mesyuarat maya di kalangan pasukan kecil tanpa sebarang masalah.

Ciri-ciri terkenal:

• Akses tetamu
• Perkongsian skrin
• Mesyuarat maya dengan sehingga 300 ahli
• Versi Web, Android dan iOS

Harga

Microsoft Teams mempunyai rancangan yang berbeza untuk kegunaan peribadi dan perniagaan. Pelan-pelan tersebut adalah seperti berikut:

Untuk Laman Utama:

• Percuma
• Microsoft 365 Peribadi — ₹ 489.00 /bulan atau ₹ 4899.00 /tahun
• Microsoft 365 Family — ₹ 619.00 /bulan atau ₹ 6199.00 /year

Untuk Perniagaan:

• Microsoft Teams Essentials — ₹ 110.00 pengguna/bulan + GST
• Untuk pelan, Microsoft 365 Business Basic dan Microsoft 365 Business Standard, terdapat percubaan percuma selama sebulan yang tersedia untuk setiap rancangan. Harga akan diputuskan sebaik sahaja anda menambahkan rancangan ke troli.

2. Zum

Zoom ialah satu lagi platform mesyuarat maya yang menakjubkan untuk menganjurkan mesyuarat dan kelas dalam talian. Ia digunakan oleh banyak organisasi dan institusi pendidikan untuk pelbagai tujuan. Zoom menjana pautan unik untuk setiap mesyuarat yang dihoskan pada platform mereka, dan pengguna akan dimaklumkan mengenainya.

Ciri-ciri terkenal:

• Papan putih
• Perkongsian skrin
• Panggilan video dan suara
• Bilangan mesyuarat yang tidak terhad
• Sembang dan pemesejan
• Rekod mesyuarat
• Mesyuarat segera atau berjadual

Harga

Zoom menawarkan pelbagai rancangan harga untuk kegunaan peribadi, perniagaan dan industri.

Untuk Peribadi &Perniagaan:

• Asas — Percuma
• Pro — ₹1,300/bulan/pengguna
• Perniagaan — ₹1,800./month/user

Terdapat satu lagi pelan yang dipanggil "Business Plus." Anda perlu menghubungi pasukan jualan mereka untuk mengetahui lebih banyak maklumat mengenai harga.

Untuk Industri:
Pelbagai rancangan tersedia untuk industri platform pendidikan, penjagaan kesihatan, dan pemaju. Pelanggan mempunyai fleksibiliti untuk memilih daripada pelbagai produk yang mereka tawarkan, sama ada dibilkan secara bulanan atau tahunan.

3. Google Meet

Google Meet adalah sebahagian daripada perisian produktiviti G-Suite. Alat ini boleh disepadukan dengan berbilang alatan Google tanpa sebarang batasan. Dengan antara muka pengguna yang hebat, persediaan ringkas dan ciri yang menakjubkan, Google Meet telah menjadi pilihan utama untuk mesyuarat maya di banyak organisasi.

Sesiapa sahaja yang mempunyai akaun Google boleh menganjurkan mesyuarat selama satu jam. Siarkan satu jam itu, mereka perlu membuat mesyuarat lain. Alat ini termasuk ciri berbayar yang membolehkan penstriman langsung kepada 100,000 penonton dalam domain.

Ciri-ciri terkenal:

• Mudah untuk menyertai mesyuarat
• Perkongsian skrin
• Orang boleh menyertai dari mana-mana peranti
• Papan putih maya

Harga

Google Meet menawarkan versi percuma dan berbayar. Versi percuma terhad kepada maksimum 100 peserta, dan tempoh sesi maksimum adalah 1 jam.

Manakala, Google Meet dalam Google Workspace menawarkan lebih banyak ciri daripada versi percuma. Google Workspace menawarkan 4 pelan berbeza, untuk memenuhi keperluan perniagaan anda.

• Permulaan Perniagaan
• Standard Perniagaan
• Perniagaan Plus
• Perusahaan

4. GoToMeeting

GoToMeeting telah menguasai ruang persidangan video untuk masa yang lama. Walaupun ia tidak meluas sekarang, beberapa ciri menjadikannya pilihan yang popular. Ia dilengkapi dengan antara muka mesra pengguna bersama-sama dengan pengundian, dan ciri mengangkat tangan. Ia membolehkan mesyuarat video tanpa had dan melindunginya dengan penyulitan hujung ke hujung.

Ciri-ciri terkenal:

• Video HD
• 24×7 khidmat pelanggan
• Perkongsian skrin
• Mesyuarat tanpa had
• Pemesejan
• Panggilan suara web
• Keselamatan

Harga

GoToMeeting mempunyai tiga rancangan yang berbeza untuk dipilih.

• Profesional - $ 14.00 / penganjur / bulan, dibilkan setiap tahun dengan 150 peserta
• Perniagaan - $ 16.00 / penganjur / bulan, dibilkan setiap tahun dengan 250 peserta
• Enterprise — Dengan sehingga 250 peserta, pakej tersuai disesuaikan yang sesuai dengan semua keperluan syarikat anda. Sila hubungi pasukan jualan untuk mengetahui maklumat lanjut.

5. Starleaf

Starleaf dilengkapi dengan API sendiri, membolehkan pengguna menyesuaikan persidangan mereka. Ia menyediakan peningkatan dan integrasi seperti Slack atau Skype untuk perniagaan. Aplikasi ini tersedia pada kedua-dua iOS dan Android. Sekiranya anda tidak mahu membelanjakan jumlah yang besar untuk perkhidmatan persidangan video lain dan masih ingin menikmati pelbagai ciri, maka Starleaf boleh menjadi pilihan pilihan anda.

Ciri-ciri terkenal:

• Panggilan suara global
• Jemputan tetamu tanpa had
• Penyepaduan kalendar

Harga

Aplikasi StarLeaf menawarkan 4 rancangan yang berbeza.

• Asas — Percuma
• Pro - $ 10.99 Setiap hos sebulan
• Perniagaan - $ 14.99 Setiap tuan rumah sebulan
• Enterprise - $ 14.99 Setiap tuan rumah sebulan

6. Mesyuarat ezTalks

Mesyuarat ezTalks menyediakan kemas kini teknologi yang berterusan untuk penggunanya. Pemaju sentiasa cuba menggabungkan satu atau ciri canggih yang lain untuk menjadikannya menonjol.

Dengan antara muka yang mudah, pengguna kali pertama tidak akan menghadapi sebarang masalah. Alat ini digunakan secara meluas dalam industri yang berbeza, seperti penjagaan kesihatan, pendidikan, dll.

Ciri-ciri terkenal:

• Mesyuarat segera atau berjadual
• Video dan audio HD
• Papan putih
• Perkongsian skrin
• Sembang peribadi dan kumpulan
• Bilangan mesyuarat yang tidak terhad

Harga

EzTalks adalah aplikasi lain yang membolehkan anda memilih dari tiga rancangan harga mereka yang berbeza.

• Pelan Permulaan - Percuma
• Pelan Profesional - $ 12.99 setiap hos sebulan
• Pelan Perusahaan — boleh disesuaikan mengikut keperluan perniagaan anda

7. Cisco Webex

Cisco Webex adalah alat kerjasama video yang sempurna untuk latihan dalam talian, sokongan jauh, dan webinar. Alat ini terbaik untuk perniagaan yang bimbang tentang kebimbangan keselamatan. Alat ini boleh disepadukan dengan Outlook dengan lancar.

Ciri-ciri terkenal:

• Video HD
• Perkongsian skrin
• Rakaman awan
• Mesyuarat tanpa had
• Sokongan telefon

Harga

Ia menawarkan 4 pelan harga, masing-masing mempunyai pilihan untuk dibilkan setiap tahun atau bulanan.

• Webex Percuma - ₹ 0 / lesen / mo
• Webex Starter - ₹ 555 / lesen / mo
• Perniagaan Webex — ₹955/lesen/mo
• Webex Enterprise — hubungi pasukan jualan untuk mengetahui lebih banyak butiran harga rancangan ini.

8. Klik

ClickUp ialah tempat mesyuarat hebat yang menawarkan banyak ciri, seperti penjejakan tugas, pengurusan pasukan dan semakan prestasi, di satu tempat. Antara muka pengguna yang bersih menjadikannya pilihan yang bagus untuk pemasa pertama.

Ciri-ciri terkenal:

• Menyusun nota semasa mesyuarat sedang berlangsung
• Menguntukkan tugas dengan betul semasa mesyuarat
• Mempunyai versi Android, iOS dan Windows
• Keselamatan yang hebat

Harga

• Percuma selama-lamanya - 0$
• Tanpa had - $ 10 setiap ahli sebulan
• Perniagaan - $ 19 setiap ahli sebulan
• Enterprise — hubungi jualan mereka untuk mengetahui lebih banyak butiran harga untuk pelan ini

9. Felo

Felo adalah alat yang bertujuan untuk memupuk budaya mesyuarat persidangan video yang sihat dan produktif dalam pasukan anda. Anda akan mempunyai kuasa untuk menyelaraskan pelbagai jenis mesyuarat tanpa sebarang batasan. Fellow membolehkan anda mengesan item tindakan yang berbeza, memberikan tugas, dan banyak lagi.

Ciri-ciri terkenal:

• Peringatan automatik
• Berkongsi, bekerjasama dan menyegerakkan nota merentasi pasukan
• Menyediakan templat yang telah direka bentuk untuk mesyuarat yang berkesan

Harga

• Percuma - $ 0
• Pro — $ 9 / setiap pengguna / sebulan dibilkan setiap bulan
• Perniagaan - $ 8 / setiap pengguna / sebulan yang dibilkan setiap tahun
• Enterprise — Untuk maklumat harga pelan ini, hubungi pasukan jualan mereka

10. Kekisi

Lattice adalah satu lagi pilihan persidangan video yang hebat yang anda dapati di pasaran. Anda akan dapat menyelaraskan pertemuan 1-on-1 anda dengan berbilang orang. Alat ini dilengkapi dengan ciri maklum balas juga.

Ciri-ciri terkenal:

• Setkan, jejak dan urus matlamat merentas pasukan anda
• Kumpulkan cerapan tentang kepuasan pekerja
• Video dan audio HD
• Keselamatan

Harga

• Pengurusan Prestasi + OKR & Matlamat - $ 11 orang / bulan
• Penglibatan — +$4 orang/bulan
• Kembangkan — +$4 orang/bulan
• Pampasan — +$6 orang/bulan

Kesimpulan

Incorporating rewards and selecting the right virtual meeting platform can breathe new life into your remote collaboration efforts. By making attendance a rewarding experience, you'll not only boost participation but also foster a positive and connected remote work culture.

Experiment with different strategies, get creative, and watch your virtual meetings become the highlight of your team's day.