Combattiamo insieme il COVID-19 con un piano di continuità aziendale

Please spend time reading this note. This will help you to navigate these tough times created due to Covid-19. This is important for all of us, our families, our clients, our investors and our suppliers. Note that, everything is uncertain till there is any clarity on Covid spread in the next few weeks. Hence, whatever is written below may change as the situation changes. Nobody in the world has any definitive answers today, nor do we. Hence, to face this tough time together, it is also important that we exercise collective decision making involving each member of the Xoxoday family. However, prevention is better than cure, and hence let’s collectively take all preventive measures to fight this new threat to humanity. Extraordinary situations call for extraordinary measures.

Molte delle misure delineate in questa nota sono temporanee e sono puramente finalizzate a combattere con successo le sfide che la Covid-19 ha creato.

1. La salute

La salutedeve essere la vostra priorità assoluta. Prendetevi cura della salute e del benessere vostro e della vostra famiglia. È il momento di iniziare a dedicarsi a pratiche salutari per quanto riguarda l'alimentazione, l'igiene, il fitness, lo yoga, la corsa, ecc. per mantenere alti i livelli immunitari. Evitate gli spostamenti non necessari e continuate a lavorare da casa, a meno che non dobbiate essere in ufficio. Riducete le visite agli ospedali per i controlli periodici e rimandate gli interventi medici se non sono urgenti. Tuttavia, se vi accorgete di avere sintomi legati al raffreddore e alla tosse che sono rilevanti per la situazione attuale, visitate immediatamente un buon medico. Questi suggerimenti sono in linea con le opinioni espresse dal nostro premier il 20 marzo, ma vi invitiamo ad esercitare la vostra discrezione nel prendere decisioni definitive.

2. La famiglia

Trascorretedel tempo con la vostra famiglia e state con loro. Cercate di tenervi adeguatamente aggiornati sulla situazione mondiale, ma non fatevi prendere dal panico e non permettete alla vostra famiglia di farlo. Leggete libri, giocate in casa, cenate insieme, come ai vecchi tempi. Non siate portatori di coronavirus durante gli incontri sociali o i viaggi verso casa.

3. Buone abitudini

Buoneabitudini come uno stile di vita sano, discipline di base della vita come il risparmio, il ritorno all'essenziale, la riduzione delle spese personali non necessarie saranno utili a tutti noi e alle nostre famiglie. Con opzioni limitate all'interno, si possono sviluppare nuovi hobby e abitudini come la lettura, dedicare tempo all'aggiornamento, all'introspezione e utilizzare questo tempo tenendosi occupati in modo significativo.

4. Quali sono le situazioni economiche e di mercato

La crisiha portato a un rallentamento forzato e a un movimento quasi lumacoso dei mercati globali. Gli esperti ritengono che questo crollo possa richiedere da un mese a due anni per tornare alla normalità. Il mondo potrebbe subire un'altra recessione con ripercussioni sull'occupazione, sui livelli salariali, sui consumi e sulle spese superflue. Tuttavia, questo impatto è trasversale a tutto il mondo e riguarda tutti, quasi ovunque. Pertanto, i problemi di arbitraggio costi/benefici non si presenteranno e il mondo passerà a una nuova normalità. Il mondo potrebbe tornare indietro di 1 o 20 anni in termini di spesa, liquidità, valutazioni, stile di vita, investimenti, risparmi, abitudini di consumo, ecc. Tuttavia, le persone che hanno una buona disciplina di vita per quanto riguarda lo stile di vita, i risparmi e le spese non troveranno alcun problema in questo periodo.

5. I nostri punti di forza

Laparte migliore di noi è che abbiamo affrontato le avversità del passato e siamo tornati indietro con forza. Essendo in gran parte finanziati con fondi propri, abbiamo affrontato momenti difficili negli ultimi 7 anni. Abbiamo un grande team che è sempre disposto ad andare oltre il proprio dovere. Abbiamo un'ampia base di clienti. Le nostre entrate non hanno subito alcun impatto finora. Abbiamo buoni rapporti con i clienti, i fornitori, gli investitori e la società. Facciamo leva su ciascuno dei nostri punti di forza.

6. Opportunità nelle avversità

‍Sidice che i tempi difficili non ti definiscono, ma ti affinano. Le nuove condizioni economiche offriranno anche diverse opportunità nascoste. Sfruttiamole al più presto. Sfruttiamo questo momento per superare i nostri limiti, facendo tutto il possibile per aumentare i ricavi e ridurre i costi. Non rinunciamo a iniziative che potrebbero essere troppo sperimentali o "moonshots". Ogni piccolo contributo di ognuno aiuterà le organizzazioni. Alcune cose che potete fare

• Concentrarsi sulle cose importanti e sulle priorità.
• Preparatevi a cogliere le opportunità che si presenteranno quando torneranno i bei tempi.
• Effettuare un'analisi SWOT, introspezione, aggiornamento e miglioramento.
• Pensare oltre le regole attuali. Mettete in discussione le ipotesi, utilizzate i Jugaad e pensate a come ottenere un maggiore ROI in tutto ciò che facciamo.
• Essere superveloci e agili. Impegniamoci senza sosta per far sì che le cose accadano.

7. Lavorare da casa e da remoto

Il vostroimpegno, la vostra titolarità e la vostra responsabilità durante il WFH sono stati fantastici. Continuiamo così. Di seguito sono riportate alcune delle migliori pratiche per un lavoro a distanza efficace.

• In base alle regole del WFH e del lavoro a distanza di Covid, stiamo facendo solo un distanziamento sociale. Assicuratevi che la distanza sociale non porti a una disconnessione sociale.
• Assicuratevi di lavorare seriamente da casa, in modo che l'attività non ne risenta. L'equilibrio tra lavoro e vita privata è importante per mantenere la produttività durante la covida.
• Comunicate frequentemente con i vostri team attraverso chat, e-mail, video e chiamate.
• È importante pianificare e riferire quotidianamente. Mantenete chiari gli obiettivi, i ruoli e le consegne, in modo da evitare ambiguità, malintesi e ansia.
• Use basic project planning tools like hangout, Trello, zoom, Jira, slack, CRM, Google docs, Empuls etc to collaborate effectively.
• Comunicare in modo eccessivo per ridurre i dubbi, i problemi e le domande. Si noti che la mancanza di comunicazione porta a interpretazioni errate e a voci, con conseguenti disastri. Evitate questi disastri.
• Celebrate i piccoli successi, fate riunioni regolari.

How can each one of us contribute to Xoxoday in these times:

• In primo luogo, devo assicurarvi che, prima di rivolgersi a ciascuno di voi, il team di gestione ha esaminato personalmente queste misure. Abbiamo già messo in atto le misure di controllo applicabili.
• Per costruire le squadre ci vogliono tempo e fiducia. Vorremmo mantenere intatta questa squadra con passi pragmatici ma umani.
• Non c'è bisogno di farsi prendere dal panico. Fidatevi di noi, dell'azienda e l'uno dell'altro. In questo modo, non solo riusciremo a gestire la situazione, ma dimostreremo anche di essere un'azienda competente in tempi difficili.
• Essere un'impresa. Innovate e spingetevi a vicenda. Molti di voi sono stati imprenditori. Molti di voi hanno dimostrato un grande spirito negli ultimi 7 anni. Siate forti, perché le cose andranno meglio.
• Il cliente è il nostro vero nord. Tutto ciò che facciamo deve essere incentrato su un unico obiettivo: la soddisfazione del cliente.
• Ampliate i vostri ruoli, se potete. Contattateci se potete condividere più responsabilità e più compiti.

Cosa deve fare il team di vendita?

• Assicuratevi che gli incassi siano puntuali. Prestare attenzione a eventuali inadempienze.
• Seguire bene tutte le opportunità di vendita.
• Miglioratevi il più possibile.
• Essere positivi e motivati. Identificare nuovi flussi di entrate.
• Servite i vostri clienti attuali mentre ne cercate di nuovi. I vostri clienti avranno più tempo per parlare e impegnarsi con voi. Coinvolgeteli in modo proattivo attraverso videochiamate, contenuti, ecc.

Cosa devono fare i team di marketing?

• Trovate modi frugali, marketing di crescita e marketing senza soldi.
• Evitate di spendere sui media online o offline perché potrebbero non funzionare al momento.
• Tenete pronti video, blog, siti web, webinar, emailer, ecc. in modo da essere completamente pronti quando l'economia tornerà alla normalità.
• Utilizzate accordi di baratto, collaborazioni che saranno molto importanti in questi tempi.

Cosa devono fare i team tecnici e di prodotto?

• Provate a rilasciare più velocemente per mantenere le cose in movimento.
• Mettere a punto il go-to-market e le iterazioni.
• Misurate il vostro lavoro in base a come contribuisce alle entrate.
• Approfittate di questo tempo per conoscere meglio l'azienda e i clienti.
• Costruire Vs partner. Cercate di ridurre i tempi di commercializzazione nel modo migliore.‍

Cosa devono fare i team finanziari, HR e operativi?

• Controllare i costi e le spese discrezionali.
• Mantenere le informazioni trasparenti per tutti i membri dell'azienda.
• Risolvere tempestivamente qualsiasi domanda/problema dei team per garantire la produttività e la salute.
• Negoziare meglio i prezzi con i fornitori.

Cosa devono fare i team di fornitori?

• Cercate di ottenere linee di credito e prezzi migliori dai vostri fornitori.
• Evitate le scorte aggiuntive. Pianificate meglio le scorte con un'efficiente pianificazione dei fabbisogni di materiale.
• Aumentate i ricavi da diversi modi/leve che conoscete.
• I fornitori avranno più tempo per darvi più peso e flessibilità. Coinvolgeteli in modo proattivo attraverso videochiamate, contenuti ecc.

Cosa devono fare i team di consegna e di successo del cliente?

• Aiutate a risolvere i problemi dei clienti in tempo.
• Non fatevi prendere dal panico per eventuali ritardi dovuti alla vostra salute. Se ci sono veri ritardi dovuti alla salute, è meglio dirlo in modo trasparente. Tutti i clienti capiranno che, a causa di Corona, potrebbe esserci un impatto nel rispondere ai clienti.
• Essere disponibili per le domande dei clienti secondo le nostre tempistiche CS.

Da qualche tempo ci troviamo in un mondo VUCA (Volatile, Incerto, Complesso e Ambiguo). A causa dell'epidemia di Coronavirus, si tratta di un mondo VUCA 2, ancora più incerto. L'incertezza potrebbe essere la nuova normalità e il cambiamento potrebbe essere la nuova costante per alcuni trimestri.

L'antica teoria di Darwin sulla "sopravvivenza del più adatto" è molto pertinente, sia che si tratti della nostra salute, del nostro talento, dei nostri modelli aziendali o della società nel suo complesso. I tempi duri riveleranno sempre i veri colleghi e i veri fondamenti del business. Infine, un diamante non è altro che un pezzo di carbone che ha funzionato bene sotto pressione.

Vi ringraziamo per il vostro sostegno che ci permette di andare avanti, di superare i momenti difficili e di crescere un passo alla volta. La vostra presenza ci dà la certezza di non essere soli. Sono sicuro che tu e i tuoi cari starete bene e che avrete tutte le attenzioni necessarie per la sicurezza vostra e di coloro che vi circondano.