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E-Mails gehören zur effektiven Unternehmenskommunikation und sind aus dem Berufsleben nicht mehr wegzudenken. Die Verwendung allgemein akzeptierter Regeln für das Verfassen und Versenden von E-Mails vermeidet Verwirrung und hilft, sich als kompetenter Fachmann zu etablieren.
Wenn Sie immer noch nicht verstehen können, wie wichtig die E-Mail-Etikette ist, sollten Sie sich diese einfache Statistik von McKinsey ansehen, die besagt, dass 28 % der durchschnittlichen Arbeitswoche von Arbeitnehmern auf das Lesen und Beantworten von E-Mails verwendet werden. Und das ist eine Menge Zeit, die mit einer Tätigkeit verbracht wird, die wichtiger als schlampig sein könnte.
Andererseits macht der Umgang mit der schieren Anzahl von E-Mails einen Mitarbeiter anfälliger für Fehler, die peinlich sein oder das Geschäft kosten können. In diesem Artikel geht es um die E-Mail-Etikette in Unternehmen, die dabei hilft, professionelle E-Mails zu verfassen.
Was ist die E-Mail-Etikette für Unternehmen?
Der E-Mail-Knigge für Unternehmen bezieht sich auf Richtlinien oder Grundsätze, die die Standards für das professionelle Verfassen und Versenden von E-Mails oder deren Beantwortung festlegen. Im Kern geht es bei der E-Mail-Etikette um sozial akzeptable Kommunikation, die eine gute Struktur, Sprache, Grammatik und einen guten Ton umfasst.
Die Etikette für geschäftliche E-Mails kann je nach Empfänger, Branche, Unternehmen und Generation variieren. Während mit Kollegen oder Teammitgliedern, die Sie kennen, ein lockerer Umgangston funktioniert, ist bei der geschäftlichen Kommunikation mit Personen in Führungspositionen und anderen Unternehmen ein klar definierter professioneller Umgangston erforderlich.
Vorteile der E-Mail-Etikette für Unternehmen
Die E-Mail-Etikette ist eine Barriere gegen die häufigsten Kommunikationsfehler, die Beziehungen ruinieren und dem Geschäft schaden können. Hier sind die wichtigsten Vorteile der E-Mail-Etikette für Unternehmen:
- Professionalität: Die E-Mail-Etikette vermittelt Ihren Kunden Professionalität. Sie zeigen, dass Sie die Aufgabe ernst nehmen und mit den Herausforderungen, die auf Sie zukommen, kompetent umgehen können.
- Klarheit des Ausdrucks: In der schriftlichen Kommunikation gibt es oft eine große Fehlertoleranz zwischen dem, was gesagt wurde, und dem, was interpretiert wurde. Die E-Mail-Etikette verringert diesen Fehler und sorgt für Klarheit, die die richtige Botschaft wie beabsichtigt vermittelt.
- Effizienz: Auch wenn lange E-Mails die Botschaft vermitteln können, ist es immer besser, sich kurz zu fassen, um mit möglichst wenigen Worten das meiste zu vermitteln. Die E-Mail-Etikette gibt den Rahmen vor, wie dies erreicht werden kann.
- Schutz vor Haftung: Falsche Formulierungen oder Fehler beim Versenden von E-Mails können zu teuren Rechtsstreitigkeiten führen. Die E-Mail-Etikette dient als Kontrolle, um Fehler zu verhindern, bevor sie passieren.
20 Regeln für einen perfekten Eindruck mit Unternehmens-E-Mails
Hier sind 20 Regeln, die Sie beim Versenden von Unternehmens-E-Mails beachten müssen:
1. Berufssprache verwenden
Professionelle Sprache umfasst alle Aspekte einer E-Mail, von der Einleitung über den Text bis hin zu den Grußformeln. Es ist immer besser, formell zu bleiben und grammatikalische Fehler zu vermeiden.
Der Tonfall der E-Mail sollte auch direkt auf den Punkt kommen, mit gut formulierten Sätzen, die die gesamte Botschaft vermitteln. Am besten vermeiden Sie einen lockeren Stil und halten sich so weit wie möglich an die formale Sprache, es sei denn, Sie kennen den Empfänger.
2. Vermeiden Sie vage Beschreibungen
Gut formulierte Betreffzeilen können den Unterschied zwischen einer hohen Klickrate und einer Nachricht, die wie Spam aussehen könnte, ausmachen. Die Betreffzeilen müssen prägnant und beschreibend sein und die gesamte Botschaft vermitteln. Im Falle von Marketing-E-Mails müssen sie die Nutzer dazu bringen, die E-Mail zu öffnen oder etwas zu unternehmen.
Wenn Sie Ihrem Interessenten einen Link zu diesem Artikel schicken, wäre eine bessere Beschreibung angebracht: "Unverzichtbare E-Mail-Knigge, die Sie noch heute lernen müssen!" und nicht "Wichtige E-Mail-Knigge".
3. Füllen Sie die E-Mail-Felder korrekt aus
Sobald Sie mit dem Verfassen der E-Mail fertig sind, wird die E-Mail-Adresse des Empfängers in das Feld "An" in der Adressleiste eingetragen. Wenn Sie eine weitere Person in die E-Mail einbeziehen möchten, geben Sie deren Adresse in die "CC"-Leiste ein. Die Angabe einer CC-Adresse ist wichtig, um die Person auf dem Laufenden zu halten, die nicht der direkte Empfänger ist.
Um sicherzustellen, dass andere Personen nichts von den anderen in der E-Mail markierten Personen erfahren, können Sie die E-Mail mit "BCC" an alle senden. BCC ist ein großartiges Werkzeug, um die E-Mail-Adressen der anderen Personen in der E-Mail davor zu schützen, dass sie den Personen auf der Liste bekannt werden. Manche Leute möchten lieber mit BCC als mit CC gekennzeichnet sein.
4. Anhänge auflisten
Kennzeichnen Sie Anhänge wie Mediendateien oder Dokumente, wo immer es nötig ist, in der E-Mail, damit der Empfänger sie nicht übersehen kann. Sie können auch am Ende der E-Mail darauf hinweisen, indem Sie sagen: "Ich habe die Unterlagen für X für Ihre Korrespondenz beigefügt".
Wenn Sie eine neue Person zu einer Nachrichtenkette hinzufügen, hängen Sie die Datei wieder an oder leiten Sie das Thema weiter. Eine wichtige E-Mail-Etikette besteht darin, das Anhängen von großen Dateien wie Videos oder Dokumenten mit großen Dateigrößen zu vermeiden. Stattdessen können Sie die Dateien auf Dropbox oder Google Drive hochladen und einen Link an die E-Mail anhängen.
5. Standardschriftart und -formatierung beibehalten
Seltsame Schriftarten, ausgefallene Formatierungen oder wilde Farben können die Augen belasten. Verwenden Sie weithin akzeptierte Schriftarten, die ein effizientes und schnelles Erfassen von Informationen ermöglichen, wie z. B. die schwarze Standardschrift in der Standardgröße. Wenn Sie die wichtigsten Informationen hervorheben müssen, heben Sie nur ein Wort oder einen Satz in einem Absatz hervor.
6. Erstellen Sie eine aussagekräftige E-Mail-Signatur
E-Mail-Signaturen können über Ihr Image entscheiden, und das ist keine Übertreibung! Selbst eloquent geschriebene E-Mails mit einer überzeugenden Botschaft können durch eine schlecht gestaltete Signatur, die Sie wie einen Anfänger erscheinen lässt, ruiniert werden.
Professionelle E-Mail-Signaturen vermitteln ein klares Bild von Ihnen und machen es anderen einfacher, Sie zu kontaktieren. Es ist auch ein Anfang für sie, um mehr über Sie und Ihre Arbeit zu erfahren.
Bei der Gestaltung einer Unterschrift ist es wichtig, sie minimalistisch zu halten und alles zu vermitteln, was sie soll. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche wie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, die Website Ihres Unternehmens, die LinkedIn-URL und Ihre Telefonnummer. Sie können sich auch den Stress ersparen, diese Angaben einzeln einzugeben, indem Sie einen E-Mail-Signaturgenerator verwenden.
7. Beantwortung aller E-Mails
Obwohl wir täglich in E-Mails ertrinken, ist es wichtig, auf alle Nachrichten zu antworten, auch auf solche, die nicht für uns bestimmt sind. Auch das Beantworten von E-Mails, die versehentlich an uns geschickt wurden, gehört zur guten E-Mail-Etikette.
Auch wenn eine Antwort nicht zwingend erforderlich ist, so ist sie doch eine Frage der Höflichkeit und kann dazu beitragen, eine positive Beziehung zum Empfänger aufzubauen. Die Antwort auf eine Nachricht, die nicht für Sie bestimmt war, kann kurz und bündig sein und die Aufmerksamkeit des Empfängers auf die Angelegenheit lenken.
Hier ein Beispiel, wie Sie antworten können:
"Ich verstehe, dass Sie beschäftigt sind, aber ich glaube, diese E-Mail war nicht für mich bestimmt. Ich wollte Sie nur informieren, falls Sie nicht gemerkt haben, dass sie nicht an die richtige Person geschickt wurde.
8. E-Mail adäquat strukturieren
Eine gut strukturierte E-Mail besteht aus einer Betreffzeile, einer Begrüßung, dem Hauptteil mit der wichtigsten Nachricht, einer Abmeldung und einer Signatur. Alles, was von dieser Struktur abweicht, gilt als unprofessionell und kann sogar als Verstoß gegen die E-Mail-Etikette angesehen werden.
Informationen sollten immer in lesbaren Abschnitten und Absätzen präsentiert werden, besonders wenn es viele Themen zu vermitteln gibt. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um wichtige Informationen hervorzuheben, damit sie übersichtlich bleiben und das Risiko einer Informationsüberlastung minimiert wird. Lassen Sie Leerstellen zwischen Absätzen oder Informationen, die Sie als verdauliche Häppchen betrachten.
9. Achten Sie auf kulturelle Unterschiede
Kulturelle Unterschiede können zu vielen Missverständnissen führen, vor allem, wenn eine Nachricht in schriftlicher Form übermittelt werden muss. Passen Sie Ihre Nachrichten an den kulturellen Hintergrund des Empfängers an.
Menschen aus Kulturen mit geringem Kontext, wie z. B. Amerikaner, Deutsche und Skandinavier, möchten schnell zum Kern der Botschaft kommen. Menschen aus Kulturen mit hohem Kontext, wie z. B. Araber, Japaner oder Chinesen, möchten jedoch mehr Hintergrundwissen und Kontext, bevor sie sich entscheiden, mit Ihnen Geschäfte zu machen.
Kulturelle Unterschiede zu ignorieren, kann zu verpassten Gelegenheiten oder Missverständnissen führen, die den Kunden verletzen können.
10. Vermeiden Sie einen humorvollen Ton
Es muss mehr Raum für Humor in beruflichen Nachrichten geben. Mit dem richtigen begleitenden Ausdruck und Tonfall kann selbst der vernünftigste Versuch, witzig zu sein, an der richtigen Stelle landen.
Humor ist nicht universell; was Sie lustig finden, kann für andere geradezu beleidigend sein; daher ist es immer besser, auf Nummer sicher zu gehen und den Humor auf ein Minimum zu reduzieren.
Auch Sarkasmus kann gefährlich sein, vor allem in schriftlicher Form, da die Leser oft dazu neigen, ihn umgekehrt zu interpretieren als beabsichtigt. Wenn Sie Ihren Empfänger nicht gut kennen, sollten Sie daher jede Art von Humor vermeiden.
11. Verzichten Sie auf Emojis und Ausrufezeichen
Emojis sind in der modernen Kommunikation in sozialen Medien und Direktnachrichten allgegenwärtig. Je nach Kontext können Emojis eine Nachricht einladender wirken lassen, was zu höheren Klickraten führt. Allerdings sind Emojis nicht unbedingt professionell, insbesondere in E-Mails. Verwenden Sie Emojis nur dann, wenn sie zu Ihrem Markenimage passen oder Ihr Empfänger sie bereits verwendet hat.
Wie Emojis werden auch Ausrufe in sozialen Medien und persönlichen Nachrichten oft überstrapaziert. Unnötige Ausrufe führen dazu, dass Ihr Empfänger Ihren Tonfall missversteht. Sofern Sie Ihren Empfänger nicht anschreien oder verwirrende oder aufregende Informationen übermitteln, ist es nicht nötig, der Nachricht einen Ausruf hinzuzufügen.
12. Vor dem Versenden von E-Mails immer Korrektur lesen
Egal, wie sorgfältig Sie beim Verfassen einer E-Mail sind, es wird immer eine Zeile geben, die verbessert werden kann, oder ein Tippfehler, der korrigiert werden muss. Beim Verfassen langer Nachrichten an hektischen Tagen kann man leicht grammatikalische Fehler machen oder den Gedankengang verlieren. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre E-Mails nach dem Verfassen Korrektur lesen.
Lesen Sie ihn gegebenenfalls laut vor, um Fehler und Tippfehler zu erkennen. Überprüfen Sie den Namen und die Adresse des Empfängers sowie die CC- und BCC-Felder, um sicherzustellen, dass die E-Mail an die richtigen Personen geht und dass alle, die informiert werden müssen, auch dabei sind. Es ist auch besser, diese Felder auszufüllen, nachdem die E-Mail verfasst und Korrektur gelesen wurde, damit nicht versehentlich eine unvollständige E-Mail verschickt wird.
13. Stellen Sie sich deutlich vor
Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail an eine neue Person schreiben, ist es wichtig, dass Sie sich klar und deutlich vorstellen, damit die Person genau weiß, worum es in der Nachricht geht. Eine gute Einleitung in einer E-Mail ist für den ersten Eindruck genauso wichtig wie bei einem persönlichen Treffen.
Fassen Sie sich kurz und vermeiden Sie einen werblichen Ton, auch wenn Sie sich an einen potenziellen Kunden wenden. Nennen Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, den Namen Ihres Unternehmens und den Zweck Ihrer E-Mail. Sie können auch erwähnen, wie Sie den Empfänger kennengelernt haben, damit er einen besseren Zusammenhang herstellen kann.
Hier ist ein Beispiel:
"Ich bin Pete Ross von ABC Plumbing Solutions. Mein Kollege aus der Marketingabteilung, John Noel, hat mich über einen Bedarf informiert, den Sie haben und der genau in unsere Richtung geht".
14. Professionelle E-Mail-ID und Anrede verwenden
Personen, die für ein Unternehmen arbeiten, haben in der Regel Arbeits-E-Mails, die die richtige Identität der Person vermitteln. Nehmen wir an, Sie haben ein persönliches E-Mail-Konto, das Sie für arbeitsbezogene Korrespondenz nutzen. Die E-Mail-Adresse muss professionell sein und Ihren Namen deutlich angeben, damit der Empfänger genau weiß, wer Sie sind.
Viele Leute haben für ihre Arbeits-E-Mails wiederverwendete E-Mail-IDs aus der Schulzeit mit schrulligen Zeichen - diese sollten vermieden werden, um professionell zu bleiben. Wenn Sie noch keine haben, erstellen Sie eine professionelle E-Mail-ID mit Ihrem vollen Namen und verwenden Sie diese für alle arbeitsbezogenen Aktivitäten.
Die Anrede kann in einer E-Mail den entscheidenden Unterschied ausmachen, da sie den ersten Eindruck prägt und den Ton der Nachricht bestimmt. Sie können zwar umgangssprachliche Ausdrücke wie "Hi Folks" oder "Hey Guys" für enge Teammitglieder verwenden, aber für allgemeine E-Mails ist dies nicht ratsam.
Vermeiden Sie es auch, Kurznamen von Personen zu verwenden, die Sie kaum kennen. Sagen Sie lieber "Hallo Jonathan" als "Hallo John", es sei denn, Sie sind sicher, dass er letzteres bevorzugt.
15. Korrekte Grammatik verwenden
Die korrekte Verwendung der Grammatik kann zu Klarheit und Verlegenheit führen, insbesondere bei einfachen Fehlern. Obwohl gelegentliche Grammatikfehler üblich sind, ist es wichtig, dass Sie sich bemühen, die Grammatik fehlerfrei zu verwenden.
Menschen machen oft Fehler, wenn sie Wörter wie there/their/they're, it's/It's, effect/affect, your/you're, loose/lose und I/me/myself verwenden. Da eine einwandfreie Grammatik nur manchmal möglich ist, ist es eine gute Idee, in ein Tool wie Grammarly oder Scribbr zu investieren, das Grammatik und Rechtschreibung prüft. Es ist von Vorteil, wenn Sie lange und wichtige E-Mails versenden.
16. Abwesenheitsantworten einstellen
Die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz oder "OOO" ist unerlässlich, wenn Sie über einen längeren Zeitraum nicht erreichbar sind. Sie teilt dem Empfänger Ihrer E-Mail mit, dass Sie an dem Tag, an dem Sie wieder im Büro sind, auf die E-Mail antworten können.
Ihre OOO-Antworten sollten wesentliche Elemente enthalten, z. B. wie lange Sie nicht verfügbar sein werden und wen Sie während Ihrer Abwesenheit kontaktieren können. Vermeiden Sie unnötige Informationen und informieren Sie Ihre Kollegen darüber, dass Sie sie zu Ihren OOO-Antworten hinzugefügt haben.
17. Dreifache Überprüfung des Empfängernamens
Überprüfen Sie immer wieder, ob Sie den Namen des Empfängers richtig geschrieben haben. Die meisten Menschen mögen es nicht, wenn ihr Name in einer förmlichen Anrede durcheinandergebracht wird, und je nach Person kann das sogar zum Vertragsbruch führen.
Alles, was Sie zur Überprüfung tun müssen, ist, den Namen des LinkedIn-Profils zu überprüfen oder Ihr CRM zu nutzen, um die richtigen Informationen zu erhalten. Vermeiden Sie die Verwendung von Kurzformen ihrer ursprünglichen Namen und halten Sie sich an die vollständigen Bezeichnungen, damit es formell bleibt.
18. Weniger häufig reply-all verwenden
Bitte widerstehen Sie dem Drang, alle auf dem Laufenden zu halten, auch wenn sie in der E-Mail markiert wurden. Niemand möchte unnötige Benachrichtigungen in E-Mails sehen, an denen er vielleicht nicht mehr maßgeblich beteiligt ist.
Eine Möglichkeit, dies herauszufinden, besteht darin, alle in der E-Mail markierten Personen zu überprüfen und nur diejenigen zu behalten, die für Ihre Antwort wichtig sind. Nur einige Personen auf dieser Liste müssen Ihre Antwort sehen, also antworten Sie nicht auf alle E-Mails.
Wenn Sie auf "Antworten" klicken, antworten Sie nur der Person, die Ihnen die ursprüngliche E-Mail geschickt hat. Wenn Sie auf "Allen antworten" klicken, senden Sie sie an alle Personen in den Feldern "An" und "Cc".
19. Verfolgen Sie die Öffnungsraten von E-Mails
Während der Akquisitionsphase müssen die Marketing- und Vertriebsteams wissen, wann ihre E-Mails geöffnet wurden und wie viel Engagement sie hervorgerufen haben. Anstatt Follow-up-Nachrichten zu versenden, in denen nach geöffneten E-Mails gefragt wird, können Tracking-Tools verwendet werden, um die E-Mail-Aktivität zu beobachten.
Wenn sie es über die gesamte Mail hinaus geschafft haben und sich das Video ansehen, ist die Echtzeit-Analyse ein großartiges Instrument, um Sie auf das Interesse eines potenziellen Kunden aufmerksam zu machen. Sie können jederzeit eine Follow-up-E-Mail auf der Grundlage seiner Aktivität senden, die Vorschläge enthält und Ihr Angebot subtil aufbaut.
20. Unverzüglich reagieren
In Anbetracht der vielen E-Mails, die wir täglich erhalten, ist es nur möglich, einen Teil der E-Mails immer rechtzeitig zu beantworten. Der Trick dabei ist, die E-Mails nach der Wichtigkeit des Kunden und der Dringlichkeit einer wichtigen Aktivität zu priorisieren.
Die Antwort an Kollegen und Teamkollegen kann zwischen 12 und 24 Stunden dauern, während die Reaktion auf externe Kontakte innerhalb einer Woche erfolgen muss. Wenn Sie eine Funktion mit Kundenkontakt haben, sollte Ihre Antwortzeit etwa eine Stunde betragen, da die Menschen wenig Geduld haben, auf eine E-Mail zu warten, um ihre Probleme zu lösen.
Schlussfolgerung
Die E-Mail-Kommunikation ist die am häufigsten genutzte Form der Unternehmenskommunikation, und es dauert eine Weile, sie zu perfektionieren, vor allem, wenn man Anfänger ist.
Auch wenn es Zeit braucht, um alle oben genannten Techniken zu erlernen, ist es wichtig, sich an die Umgangsformen zu erinnern, die unter diesen Umständen am wichtigsten sind. Schauen Sie sich diese Liste an, bevor Sie Ihre nächste E-Mail verfassen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail so professionell wie möglich ist.
