Comment les entreprises peuvent utiliser des cartes prépayées virtuelles pour gérer leurs dépenses de marketing et de publicité

Aujourd'hui, la gestion des dépenses de marketing et de publicité ne se limite pas à l'établissement de budgets : il s'agit de garder le contrôle dans un environnement qui évolue rapidement et dont les enjeux sont considérables. Avec des campagnes multiples, des réseaux publicitaires, des équipes et des fournisseurs qui exigent tous des paiements rapides, le modèle traditionnel consistant à distribuer une carte de crédit commune à toute l'entreprise ne suffit plus. 

Les entreprises ont besoin d'un moyen plus intelligent et plus sûr d'alimenter leurs efforts marketing sans perdre le contrôle - et c'est là que les cartes prépayées virtuelles entrent en jeu. Dans ce blog, nous verrons comment le passage aux cartes prépayées virtuelles peut rationaliser la gestion de vos dépenses marketing, renforcer le contrôle opérationnel et vous aider à éviter de devenir la prochaine histoire édifiante. 

Dans les environnements complexes et évolutifs d'aujourd'hui, où différentes équipes gèrent des campagnes, des événements, des fournisseurs et des dépenses médiatiques distincts, dépendre d'une seule carte de crédit d'entreprise est une recette pour le désastre. 

Lorsque les employés jonglent avec les achats sur les canaux de marketing, les frais de déplacement, la logistique des événements et les publicités en ligne, le tout en utilisant la même carte, la visibilité s'effondre et la discipline financière s'affaiblit. Et comme les dépenses sont fragmentées, votre équipe financière doit se démener pour réconcilier les transactions longtemps après que le mal soit fait. 

our éviter d'être la prochaine victime de l'histoire, les organisations avant-gardistes remplacent les cartes de crédit traditionnelles par des cartes prépayées virtuelles. cartes prépayées virtuelles. 

Qu'est-ce que les dépenses de marketing ? 

Les dépenses de marketing désignent le montant total des fonds qu'une entreprise alloue ou utilise pour développer la notoriété de sa marque, améliorer son image publique et générer des leads entrants. Ces dépenses couvrent généralement un large éventail d'activités promotionnelles en ligne, telles que les campagnes sur les médias sociaux, le marketing de contenu, la publicité payante, les initiatives de référencement, les efforts de relations publiques, les programmes de sensibilisation, les outils de marketing, etc. 

Lorsque vous planifiez vos dépenses de marketing, il est important de prendre en compte des éléments tels que le type de secteur dans lequel vous opérez, la taille de votre entreprise, votre stade de croissance, votre public cible et vos objectifs d'expansion.  

Sur la base de ces considérations, vous devrez établir un budget marketing. L'efficacité de ce budget - et la rigueur avec laquelle vous le gérez et l'optimisez - joue un rôle clé dans la réussite de votre gestion des dépenses de marketing. 

Dépenses communes de marketing pour l'entreprise 

Lorsque les entreprises investissent dans le marketing, leurs budgets sont généralement répartis entre plusieurs canaux, chacun jouant un rôle unique dans la croissance de la marque et la génération de leads. Bien qu'elles soient interconnectées, ces activités devraient avoir leur propre budget pour un meilleur contrôle et un impact maximal. Examinons plus en détail les principales catégories de dépenses marketing : 

Marque et gestion de la marque 

Votre marque est la façon dont les clients vous perçoivent et se souviennent de vous. Les dépenses relevant de cette catégorie comprennent l'élaboration d'un logo fort, la rédaction d'une déclaration de mission et de vision, la création de lignes directrices pour la marque, la création de marchandises de marque et le maintien de la cohérence entre tous les points de contact avec les clients (site web, courriels, médias sociaux, etc.).
Pourquoi c'est important : une marque bien établie renforce la confiance et la fidélité des clients, ce qui rend tous les futurs efforts de marketing plus efficaces. 

Publicité numérique et promotions payées 

Les campagnes de marketing numérique payantes génèrent une visibilité et un trafic instantanés. Les formes les plus courantes sont les suivantes : 

• Marketing par moteur de recherche (SEM) : Annonces payantes sur Google, Bing, etc., apparaissant lorsque les utilisateurs recherchent des mots-clés pertinents. 
• Publicité sur les médias sociaux : Posts sponsorisés, annonces carrousel, annonces vidéo sur Facebook, Instagram, LinkedIn, etc. 
• Publicité sur les places de marché : Annonces sur des plateformes de commerce électronique comme Amazon ou Walmart pour stimuler les ventes de produits. 

Pourquoi c'est important : les promotions payantes permettent à votre marque d'atteindre rapidement et efficacement des publics ciblés. 

Dépenses de référencement et de sensibilisation 

Les efforts d'optimisation des moteurs de recherche (SEO) visent à assurer une visibilité organique. Les dépenses dans ce domaine comprennent l'optimisation technique du site web, la création de blogs, la création de liens, la recherche de mots clés et la collaboration avec des éditeurs en ligne pour l'obtention de liens retour.
Pourquoi c'est important ? Le trafic organique est un atout à long terme, et un meilleur classement signifie plus de prospects sans dépenses publicitaires récurrentes. 

Campagnes de relations publiques (RP) 

Les relations publiques contribuent à renforcer la crédibilité de l'entreprise par le biais d'une exposition médiatique. Les activités typiques de relations publiques comprennent les communiqués de presse, les contacts avec les médias, les collaborations avec les influenceurs et la gestion de la réputation de la marque.
Pourquoi c'est important : de bonnes relations publiques positionnent votre marque comme digne de confiance et influente, ce qui est essentiel pour une croissance à long terme. 

Outils et logiciels de marketing 

Vous aurez besoin de divers outils de marketing pour gérer les campagnes, suivre les données et attirer l'attention du public. Il peut s'agir de 

• Systèmes de gestion de la relation client (CRM) tels que HubSpot ou Salesforce. 
• Plateformes de référencement comme SEMrush ou Ahrefs. 
• Outils d'automatisation des courriels comme Mailchimp. 
• Outils de planification des médias sociaux tels que Buffer ou Hootsuite. 

Pourquoi c'est important : les outils rationalisent les flux de travail, fournissent des informations et permettent à votre équipe de fonctionner plus efficacement à grande échelle. 

Publicité par paiement au clic (PPC) 

Le PPC est un modèle de publicité numérique dans lequel vous ne payez que lorsque quelqu'un clique sur votre annonce. Les annonces peuvent apparaître : 

• Sur les moteurs de recherche comme Google (par exemple, Google Ads) 
• Sur les médias sociaux comme Facebook et LinkedIn 
• Sur les sites web par le biais de réseaux d'affichage 

Vous pouvez contrôler le montant que vous êtes prêt à payer par clic et définir le budget total de la campagne. 
 

Pourquoi c'est important : le PPC fournit des résultats rapides et mesurables, et il est très évolutif en fonction des objectifs de votre entreprise. 

Problèmes liés à la gestion des dépenses de marketing au moyen d'une carte de crédit 

Pour gérer les dépenses publicitaires de plusieurs entreprises, l'utilisation d'une carte de crédit d'entreprise spécifique liée au compte de l'organisation est l'approche standard. Toutefois, cette méthode comporte plusieurs limites et risques importants. Souvenez-vous de Wescom Solutions Inc. Elle a appris ces leçons à ses dépens. 

Voyons pourquoi il peut être risqué et inefficace de compter sur la carte de crédit de l'entreprise pour effectuer des dépenses de marketing : 

1. Contrôle des dépenses des employés 

Au départ, l'utilisation d'une seule carte d'entreprise pour les dépenses de marketing crée un manque de responsabilité individuelle.
Avec plusieurs campagnes publicitaires en cours sur Google Ads, Facebook, Instagram et LinkedIn, et différents membres de l'équipe qui s'occupent de chacune d'entre elles, contrôler qui a dépensé quoi devient un cauchemar. 

Problème : 

• Les employés peuvent facilement dépasser les plafonds publicitaires prédéfinis ou dépenser pour des campagnes non autorisées. 
• Les efforts de rapprochement manuel augmentent, ce qui laisse le champ libre à des dépassements de budget ou à des abus qui passent inaperçus. 

Vous perdez une visibilité essentielle et, en l'absence de contrôles solides, les risques d'activités frauduleuses ou de mauvaise gestion financière montent en flèche - exactement ce à quoi Wescom a été confronté. 

2. Perte de cartes de crédit ou de données 

Lorsqu'il y a un seul point de défaillance - une carte de crédit d'entreprise - la perte de la carte ou la divulgation de ses données peut avoir de graves conséquences. 

Problème : 

• L'égarement ou l'utilisation non autorisée peut entraîner l'arrêt immédiat de toutes les opérations de marketing. 
• Une utilisation frauduleuse peut entraîner l'épuisement de la limite de crédit, le blocage des transactions ultérieures et des pertes financières irréversibles. 

 
Les campagnes peuvent être interrompues pendant des jours, le temps d'annuler la carte, d'en émettre une nouvelle et de reconfigurer toutes les méthodes de paiement liées, ce qui entraîne des pertes de clients potentiels, des occasions manquées et des interruptions de marketing. 

3. Technologie dépassée 

Les portails traditionnels de gestion des cartes d'entreprise sont souvent dotés d'interfaces lourdes et manquent de fonctionnalités en temps réel. 

Problème : 

• Toute modification, qu'il s'agisse de relever les plafonds de dépenses, de bloquer les frais frauduleux ou d'analyser les dépenses, nécessite des interventions manuelles, qui impliquent souvent plusieurs cycles de communication avec les banques. 
• Pas d'intégration transparente avec vos systèmes internes de gestion financière ou de gestion des dépenses. 

Vous passez plus de temps à gérer les inefficacités opérationnelles qu'à vous concentrer sur l'expansion de vos campagnes ou l'analyse du retour sur investissement, gaspillant ainsi la précieuse bande passante de l'équipe. 

4. Partage des détails de la carte entre les équipes 

Une carte de crédit commune partagée par plusieurs équipes et plateformes signifie que plusieurs personnes manipulent des informations financières sensibles. 

Problème : 

• Pour chaque nouvelle transaction, les employés doivent trouver les détails de la carte, demander des approbations et attendre le feu vert. 
• Il n'y a pas de piste d'audit claire indiquant qui a autorisé ou exécuté chaque transaction. 

Cela se traduit par des cycles de paiement lents, une agilité réduite, un risque accru de violation des données et une complexité inutile dans un environnement marketing déjà très rapide. 

5. Risque de fraude à la carte 

L'utilisation d'une seule carte pour toutes les activités des différentes équipes signifie qu'il n'y a pas de contrôle structuré, ce quifacilite les transactions non autorisées ou illégales. 

Problème : 

• Pas d'alertes ou d'approbations en temps réel. 
• Les employés pouvaient utiliser la carte pour des dépenses personnelles ou non approuvées sans que cela ne soit immédiatement détecté. 

Vous risquez des dommages financiers, des violations de la conformité interne et des atteintes à la réputation en raison d'un manque de gouvernance solide en matière de dépenses. 

Cartes virtuelles prépayées : Une brillante alternative aux cartes de crédit 

Il est temps de donner un coup de jeune à votre système de gestion des dépenses. L'avenir n'est pas au plastique, il est au virtuel. Remplacez vos cartes de crédit professionnelles par des cartes prépayées virtuelles. En savoir plus sur ces cartes. 

Cartes virtuelles 

Une carte virtuelle est simplement une version en ligne d'une carte bancaire en plastique. Elle fonctionne de la même manière que les cartes plastiques normales pour les transactions en ligne. Les détails pertinents qui distinguent une carte, tels que le numéro à 16 chiffres, la date d'expiration et le numéro CVV, sont accessibles en se connectant à votre compte en ligne. Bien qu'ils soient liés à votre compte de carte professionnelle, ces numéros virtuels ne peuvent pas être retrouvés. 

Cartes prépayées 

Les cartes prépayées sont chargées d'une certaine somme d'argent et n'ont aucun lien avec le compte bancaire de votre entreprise. C'est votre service de gestion des dépenses qui décide du montant des "liquidités" allouées à la carte, et cette limite ne peut pas être dépassée. 

Cartes prépayées virtuelles 

Il s'agit d'un amalgame des deux types de cartes précédents. Cartes prépayées virtuelles augmentent votre sécurité au maximum. Au lieu de laisser des employés comme Minetto s'endetter en utilisant une seule carte d'entreprise, rechargez chaque carte prépayée virtuelle avec un budget alloué. Comme cette carte présente les avantages d'une carte virtuelle, il n'y a rien de physique à voler et la carte ne peut pas être retracée jusqu'au compte bancaire de l'entreprise. 

Avantages de la gestion des dépenses de marketing à l'aide d'une carte virtuelle d'entreprise 

Il n'est pas difficile de vous convaincre que les cartes prépayées virtuelles sont une excellente option pour gérer vos dépenses de marketing et de publicité. Poursuivez votre lecture pour en découvrir les avantages. 

1. Facilité d'utilisation 

L'un des principaux avantages des cartes prépayées virtuelles est qu'elles peuvent être utilisées par les employés pour payer des biens et des services sans devoir passer par le processus formel de demande et d'approbation d'achat. Les cartes prépayées virtuelles peuvent être créées rapidement et utilisées immédiatement. Votre entreprise n'a pas besoin d'attendre une semaine pour recevoir la carte. En outre, vous pouvez créer autant de cartes que nécessaire pour votre entreprise. 

2. Facilité de personnalisation 

Votre entreprise peut faire figurer le nom d'un employé sur la carte associée à un compte de campagne publicitaire Facebook/Google/Microsoft spécifique, ce qui signifie que seul cet employé aura accès à la carte. 

3. Renforcer la sûreté et la sécurité 

Les cartes prépayées virtuelles ne sont pas des objets physiques ; elles réduisent les risques de clonage et de fraude. En outre, les pirates ne peuvent pas remonter jusqu'au compte d'origine. En cas de besoin, votre service des dépenses peut bloquer la carte à distance et immédiatement. 

4. Contournement des problèmes de blocage 

Si vous utilisez une seule carte de crédit pour l'ensemble de l'entreprise, vous risquez de dépasser la limite de crédit, ce qui peut entraîner le blocage des transactions ou le refus de la carte. Dans d'autres cas, l'utilisation de la même carte pour chaque campagne de marketing peut déclencher une alerte à la fraude, entraînant le blocage de vos comptes par les plateformes de gestion publicitaire. 

5. Renforcer le contrôle des dépenses 

Votre entreprise bénéficie d'une vue d'ensemble plus transparente de ses finances. Dans le cas de Wescom, par exemple, vous pouvez voir qui dépense quoi (pas plus que le montant alloué). Cette transparence facilite la gestion des finances. 

6. Le suivi en temps réel sans effort 

Les cartes virtuelles d'entreprise transforment la gestion des dépenses de marketing en offrant une vue centralisée et en temps réel de toutes les activités de dépenses.
Grâce à un logiciel de gestion des dépenses intégré, ces cartes vous permettent de contrôler les mises à jour, de suivre les changements et de superviser les dépenses au fur et à mesure - plus besoin d'attendre les rapports de fin de mois. 

Grâce à des contrôles personnalisables, vous pouvez approuver les demandes de paiement, signaler les dépenses non autorisées et gérer les remboursements instantanément, sur la base des règles que vous avez définies, ce qui vous permet de rester souple et de garder le contrôle à chaque étape. 

7. Diminution du risque de blocage des cartes et d'échec des transactions 

Lorsque les équipes marketing utilisent une seule carte de crédit partagée pour plusieurs campagnes publicitaires, le risque d'atteindre les limites de crédit - et de voir la carte bloquée - augmente considérablement.
Les transactions fréquentes et volumineuses peuvent déclencher des alertes à la fraude et entraîner la suspension temporaire des comptes publicitaires, ce qui perturbe la continuité des campagnes. 

L'émission de cartes virtuelles distinctes pour différentes équipes, campagnes ou clients minimise ces risques.
Elle réduit la pression sur une seule carte, offre une meilleure visibilité sur les habitudes de dépenses et permet une gestion proactive pour éviter les blocages et les refus avant qu'ils ne se produisent. 

8. Allège la charge des équipes financières 

Les solutions de cartes virtuelles dotées de systèmes de paiement automatisés, de flux de travail de pré-approbation, de protection contre la fraude et d'intégrations transparentes réduisent considérablement le travail manuel des équipes financières.
Les tâches de routine telles que le suivi des dépenses, la validation des paiements et le traitement des remboursements peuvent désormais être automatisées et rationalisées grâce au logiciel de gestion des dépenses. 

En éliminant les goulets d'étranglement manuels, les équipes financières sont libérées pour se concentrer sur des tâches stratégiques à plus forte valeur ajoutée, telles que la planification financière, l'audit et l'optimisation des budgets, plutôt que de courir après les reçus ou de réconcilier des feuilles de calcul interminables. 

Facteurs à prendre en compte lors du choix d'un partenaire pour les cartes virtuelles 

Voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix d'un partenaire pour les cartes virtuelles : 

Facilité d'émission de cartes d'entreprise virtuelles 

Les cartes virtuelles ont naturellement un avantage sur les cartes physiques grâce à la rapidité et à la facilité avec lesquelles elles peuvent être émises.
Toutefois, la facilité d'émission des cartes d'entreprise virtuelles peut varier considérablement d'un fournisseur à l'autre.
Lorsque vous choisissez une solution de carte virtuelle d'entreprise, donnez la priorité à un fournisseur qui propose un processus simple et convivial pour la création et la gestion des cartes, afin de réduire au minimum la charge administrative de vos équipes. 

Intégration avec les systèmes comptables existants 

Un autre facteur essentiel à prendre en compte est le degré d'intégration de la plateforme de cartes virtuelles avec votre logiciel de comptabilité actuel.
Bien que de nombreux fournisseurs prétendent prendre en charge les intégrations, tous n'offrent pas une compatibilité parfaite avec les systèmes que vous utilisez peut-être déjà. 

Vérifiez toujours les capacités d'intégration en amont pour vous assurer que la plateforme s'aligne parfaitement sur vos flux de travail et vous aide à automatiser les rapports, les rapprochements et la gestion financière sans tracas supplémentaires. 

Transparence des taux de change 

Lorsque vous utilisez des cartes virtuelles pour des transactions internationales, les taux de change et les frais supplémentaires peuvent avoir une incidence sur vos coûts globaux.
Il est important de comparer les tarifs des différents fournisseurs et de comprendre les éventuels frais cachés avant de prendre une décision. 

Le choix d'un fournisseur offrant des taux de change compétitifs et une transparence totale vous aidera à gérer les paiements transfrontaliers de manière plus efficace et plus rentable. 

Des mesures de sécurité robustes 

Enfin, la sécurité ne doit pas être négociable lors de la sélection d'une solution de carte d'entreprise virtuelle.
Assurez-vous que le fournisseur offre des fonctions de sécurité solides et facilement accessibles, telles que l'authentification 3D Secure, des normes de cryptage robustes, des certifications de sécurité et des flux de travail d'approbation personnalisables. 

Un cadre de sécurité étanche protège non seulement les données financières de votre entreprise, mais instaure également une confiance interne entre les équipes financières et marketing. 

Pourquoi choisir Xoxoday Plum pour les cartes prépayées virtuelles ? 

La gestion des dépenses de marketing ne doit pas donner l'impression de jongler avec des couteaux. Xoxoday Plum simplifie la gestion des cartes prépayées virtuelles, en offrant une solution transparente, sécurisée et évolutive pour les entreprises modernes. 

Avec Xoxoday Plum, vous pouvez émettre instantanément des cartes prépayées virtuelles à vos équipes marketing, commerciales ou financières, à tout moment et en tout lieu. Qu'il s'agisse d'alimenter des campagnes publicitaires, d'organiser des promotions ou de récompenser des employés, Xoxoday Plum vous permet de rester agile sans perdre le contrôle. 

Voici pourquoi Xoxoday Plum est votre meilleur partenaire pour les cartes prépayées virtuelles : 

• Activation instantanée: Emettez des cartes à la demande en quelques minutes - pas de longues approbations bancaires ni de retards. 
• Acceptation mondiale: Donnez à vos équipes le pouvoir de dépenser auprès de millions de commerçants dans le monde entier, en ligne et hors ligne. 
• Sécurité renforcée: Évitez les dépassements de limites de crédit, les utilisations non autorisées et les détournements de fonds grâce à des contrôles de dépenses personnalisables et à un suivi en temps réel. 
• Des intégrations faciles: Connectez en toute transparence Xoxoday Plum avec vos systèmes de CRM, de comptabilité et de marketing pour un suivi automatique des dépenses. 
• La simplicité du bricolage: Configurez votre compte, émettez des cartes, contrôlez vos dépenses, le tout à partir d'un tableau de bord intuitif et facile à utiliser, sans dépendre des équipes d'assistance. 
• Conformité et contrôle: Maintenez une visibilité et une gouvernance totales sur vos opérations financières grâce aux pistes d'audit, aux limites de dépenses et aux flux de travail d'approbation intégrés. 

Xoxoday Plum n'est pas une simple plateforme - c'est une façon plus intelligente d'alimenter votre marketing et vos opérations avec rapidité, sécurité et économies.