Wie Unternehmen virtuelle Prepaid-Karten zur Verwaltung von Marketing- und Werbeausgaben nutzen können

Bei der Verwaltung von Marketing- und Werbeausgaben geht es heute nicht nur um die Festlegung von Budgets, sondern auch darum, die Kontrolle in einem schnelllebigen Umfeld zu behalten, in dem viel auf dem Spiel steht. Angesichts mehrerer Kampagnen, Werbenetzwerke, Teams und Anbieter, die alle schnelle Zahlungen verlangen, reicht das herkömmliche Modell der gemeinsamen Firmenkreditkarte einfach nicht mehr aus. 

Unternehmen brauchen eine intelligentere und sicherere Methode, um ihre Marketingaktivitäten zu finanzieren, ohne den Überblick zu verlieren - und genau hier kommen virtuelle Prepaid-Karten ins Spiel. In diesem Blog gehen wir der Frage nach, wie der Umstieg auf virtuelle Prepaid-Karten die Verwaltung Ihrer Marketingausgaben optimieren, die betriebliche Kontrolle verbessern und Sie davor bewahren kann, das nächste abschreckende Beispiel zu werden. 

In den komplexen und schnelllebigen Umgebungen von heute, in denen verschiedene Teams unterschiedliche Kampagnen, Veranstaltungen, Anbieter und Medienausgaben verwalten, ist die Verwendung einer einzigen Unternehmenskreditkarte ein Rezept für ein Desaster. 

Wenn Mitarbeiter Einkäufe über verschiedene Marketingkanäle, Reisekosten, Veranstaltungslogistik und Online-Werbung hinweg jonglieren - und das alles mit ein und derselben Karte - sinkt die Sichtbarkeit und die finanzielle Disziplin lässt nach. Und wenn die Ausgaben zersplittert sind, muss Ihr Finanzteam die Transaktionen erst abgleichen, lange nachdem der Schaden entstanden ist. 

Um nicht zum nächsten abschreckenden Beispiel zu werden, ersetzen vorausschauende Unternehmen die herkömmlichen Kreditkarten durch virtuelle Prepaid-Karten. 

Was sind Marketingausgaben? 

Unter Marketingausgaben versteht man den Gesamtbetrag, den ein Unternehmen bereitstellt oder verwendet, um die Markenbekanntheit zu steigern, sein öffentliches Image zu verbessern und neue Kunden zu gewinnen. Diese Ausgaben decken in der Regel eine breite Palette von Online-Werbeaktivitäten ab, wie z. B. Social-Media-Kampagnen, Content Marketing, bezahlte Werbung, SEO-Initiativen, Öffentlichkeitsarbeit, Outreach-Programme, Marketing-Tools und mehr. 

Bei der Planung Ihrer Marketingausgaben ist es wichtig, Elemente wie die Art der Branche, in der Sie tätig sind, die Größe Ihres Unternehmens, Ihr Wachstumsstadium, Ihre Zielgruppe und Ihre Expansionsziele zu berücksichtigen.  

Auf der Grundlage dieser Überlegungen müssen Sie ein Marketingbudget erstellen. Die Effektivität dieses Budgets - und wie genau Sie es verwalten und optimieren - spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihres Marketingausgabenmanagements. 

Gemeinsame Marketingausgaben für Unternehmen 

Wenn Unternehmen in Marketing investieren, verteilen sich ihre Budgets in der Regel auf mehrere Kanäle, von denen jeder eine einzigartige Rolle für das Markenwachstum und die Lead-Generierung spielt. Diese Aktivitäten sind zwar miteinander verbunden, sollten aber zur besseren Kontrolle und für eine maximale Wirkung über eigene Budgets verfügen. Schauen wir uns die wichtigsten Kategorien von Marketingausgaben genauer an: 

Branding und Markenmanagement 

Ihre Marke ist die Art und Weise, wie Kunden Sie wahrnehmen und in Erinnerung behalten. Zu den Ausgaben in dieser Kategorie gehören die Entwicklung eines aussagekräftigen Logos, die Ausarbeitung von Leitbildern und Visionen, die Erstellung von Markenrichtlinien, Markenartikel und die Wahrung der Konsistenz an allen Kundenkontaktpunkten (Website, E-Mails, soziale Medien usw.).
Warum das wichtig ist: Eine gut eingeführte Marke stärkt das Vertrauen und die Loyalität der Kunden und macht alle zukünftigen Marketingmaßnahmen effektiver. 

Digitale Werbung und bezahlte Promotionen 

Bezahlte digitale Marketingkampagnen sorgen für sofortige Sichtbarkeit und Besucherzahlen. Zu den gängigen Formen gehören: 

• Suchmaschinenmarketing (SEM): Bezahlte Anzeigen bei Google, Bing usw., die erscheinen, wenn Nutzer nach relevanten Schlüsselwörtern suchen. 
• Werbung in sozialen Medien: Gesponserte Beiträge, Karussellwerbung, Videoanzeigen auf Facebook, Instagram, LinkedIn usw. 
• Werbung auf dem Marktplatz: Anzeigen auf E-Commerce-Plattformen wie Amazon oder Walmart zur Förderung des Produktabsatzes. 

Warum es wichtig ist: Mit bezahlten Werbemaßnahmen können Sie Ihre Marke schnell und effektiv an ein bestimmtes Zielpublikum herantragen. 

Ausgaben für SEO und Öffentlichkeitsarbeit 

Die Suchmaschinenoptimierung (SEO) zielt auf eine organische Sichtbarkeit ab. Die Ausgaben hierfür umfassen technische Website-Optimierung, Blog-Erstellung, Linkaufbau, Keyword-Recherche und Zusammenarbeit mit Online-Publishern für Backlinks.
Warum das wichtig ist: Organischer Traffic ist ein langfristiges Gut, und höhere Rankings bedeuten mehr Leads ohne wiederkehrende Werbeausgaben. 

Kampagnen für die Öffentlichkeitsarbeit (PR) 

PR trägt dazu bei, die Glaubwürdigkeit durch Medienpräsenz zu erhöhen. Zu den typischen PR-Aktivitäten gehören Pressemitteilungen, Medienkontakte, die Zusammenarbeit mit Influencern und das Management des Markenrufs.
Warum es wichtig ist: Gute PR positioniert Ihre Marke als vertrauenswürdig und einflussreich, was der Schlüssel für langfristiges Wachstum ist. 

Marketinginstrumente und -software 

Sie benötigen verschiedene Marketing-Tools, um Kampagnen zu verwalten, Daten zu verfolgen und Zielgruppen anzusprechen. Dazu können gehören: 

• CRM-Systeme wie HubSpot oder Salesforce. 
• SEO-Plattformen wie SEMrush oder Ahrefs. 
• E-Mail-Automatisierungstools wie Mailchimp. 
• Tools für die Planung sozialer Medien wie Buffer oder Hootsuite. 

Warum das wichtig ist: Tools rationalisieren Arbeitsabläufe, bieten Einblicke und ermöglichen es Ihrem Team, in großem Umfang effizienter zu arbeiten. 

Pay-per-Click (PPC) Werbung 

PPC ist ein digitales Werbemodell, bei dem Sie nur zahlen, wenn jemand auf Ihre Anzeige klickt. Anzeigen können erscheinen: 

• In Suchmaschinen wie Google (z. B. Google Ads) 
• In sozialen Medien wie Facebook und LinkedIn 
• Website-übergreifend über Display-Netzwerke 

Sie können selbst bestimmen, wie viel Sie pro Klick zu zahlen bereit sind, und das Gesamtbudget für Ihre Kampagne festlegen. 
 

Warum es wichtig ist: PPC liefert schnelle, messbare Ergebnisse und ist je nach Ihren Geschäftszielen in hohem Maße skalierbar. 

Probleme bei der Verwaltung von Marketingausgaben mit Kreditkarte 

Für die Verwaltung von Werbeausgaben mehrerer Unternehmen ist die Verwendung einer speziellen Firmenkreditkarte, die mit dem Konto des Unternehmens verknüpft ist, der Standardansatz. Dies birgt jedoch einige schwerwiegende Einschränkungen und Risiken. Erinnern Sie sich an Wescom Solutions Inc.? Sie haben diese Lektionen auf die harte Tour gelernt. 

Gehen wir der Frage nach, warum es riskant und ineffizient sein kann, sich bei Marketingausgaben auf eine Firmenkreditkarte zu verlassen: 

1. Kontrolle über die Ausgaben der Mitarbeiter 

Zu Beginn führt die Verwendung einer einzigen Unternehmenskarte für Marketingausgaben zu einem Mangel an individueller Verantwortlichkeit.
Wenn mehrere Werbekampagnen über Google Ads, Facebook, Instagram und LinkedIn laufen und jeweils von verschiedenen Teammitgliedern bearbeitet werden, wird die Kontrolle darüber, wer was ausgegeben hat, zu einem Albtraum. 

Problem: 

• Mitarbeiter können leicht vorgegebene Werbeobergrenzen überschreiten oder Ausgaben für nicht genehmigte Kampagnen tätigen. 
• Der manuelle Abstimmungsaufwand nimmt zu und lässt Lücken für unbemerkte Mehrausgaben oder Missbrauch. 

Sie verlieren wichtige Einblicke, und ohne solide Kontrollen und Gegenkontrollen steigt das Risiko betrügerischer Aktivitäten oder finanzieller Misswirtschaft in die Höhe - genau das, womit Wescom konfrontiert war. 

2. Verlust von Kreditkarten oder Daten 

Wenn es nur eine einzige Schwachstelle gibt - die Kreditkarte des Unternehmens -, kann der Verlust der Karte oder die Weitergabe ihrer Daten schwerwiegende Folgen haben. 

Problem: 

• Eine falsche Platzierung oder unbefugte Verwendung kann zu einer sofortigen Unterbrechung aller Marketingmaßnahmen führen. 
• Eine betrügerische Nutzung kann das Kreditlimit ausschöpfen, weitere Transaktionen blockieren und irreversible finanzielle Verluste verursachen. 

 
Kampagnen können tagelang unterbrochen werden, während Sie die Karte stornieren, eine neue ausstellen und alle verknüpften Zahlungsmethoden neu konfigurieren, was zu verlorenen Leads, verpassten Gelegenheiten und Marketingunterbrechungen führt. 

3. Veraltete Technologie 

Herkömmliche Portale für das Kartenmanagement in Unternehmen haben oft klobige Schnittstellen und bieten keine Echtzeitfunktionen. 

Problem: 

• Jede Änderung - wie die Anhebung von Ausgabenlimits, die Sperrung betrügerischer Abbuchungen oder die Analyse von Ausgaben - erfordert manuelle Eingriffe, die oft mehrere Kommunikationsrunden mit den Banken erfordern. 
• Keine nahtlose Integration mit Ihren internen Finanz- oder Spesenverwaltungssystemen. 

Sie verbringen mehr Zeit damit, betriebliche Ineffizienzen zu verwalten, als sich auf die Skalierung Ihrer Kampagnen oder die Analyse des ROI zu konzentrieren - eine Verschwendung wertvoller Team-Bandbreite. 

4. Gemeinsame Nutzung von Kartendaten durch verschiedene Teams 

Eine gemeinsame Kreditkarte für verschiedene Teams und Plattformen bedeutet, dass mehrere Personen mit sensiblen Finanzdaten arbeiten. 

Problem: 

• Bei jeder neuen Transaktion müssen die Mitarbeiter die Kartendaten heraussuchen, Genehmigungen einholen und auf grünes Licht warten. 
• Es gibt keinen klaren Prüfpfad, aus dem hervorgeht, wer die einzelnen Transaktionen genehmigt oder ausgeführt hat. 

Dies führt zu langsamen Zahlungszyklen, geringerer Flexibilität, höherem Risiko von Datenschutzverletzungen und unnötiger Komplexität in einem ohnehin schnelllebigen Marketingumfeld. 

5. Risiko von Kartenbetrug 

Die Verwendung einer Karte für alle Aktivitäten in verschiedenen Teams bedeutet, dass es keine strukturierte Aufsicht gibt, wases leichter macht, unbefugte oder illegale Transaktionen durchzuführen. 

Problem: 

• Keine Echtzeit-Warnungen oder Genehmigungen. 
• Die Mitarbeiter konnten die Karte für persönliche oder nicht genehmigte Ausgaben verwenden, ohne dass dies sofort entdeckt wurde. 

Sie riskieren finanzielle Schäden, Verstöße gegen interne Vorschriften und Rufschädigung, weil es an einer soliden Ausgabenpolitik mangelt. 

Virtuelle Prepaid-Karten: Eine hervorragende Alternative zu Kreditkarten 

Es ist an der Zeit, Ihrem Kostenmanagementsystem ein neues Gesicht zu geben. Die Zukunft ist nicht aus Plastik, sie ist virtuell. Tauschen Sie Ihre Geschäftskreditkarten gegen virtuelle Prepaid-Karten ein. Erfahren Sie mehr über sie. 

Virtuelle Karten 

Eine virtuelle Karte ist einfach eine Online-Version einer Plastikbankkarte. Sie funktioniert bei Online-Transaktionen genauso wie eine normale Plastikkarte. Die relevanten Details, die eine Karte auszeichnen, wie die 16-stellige Nummer, das Gültigkeitsdatum und die CVV-Nummer, sind zugänglich, wenn Sie sich online bei Ihrem Konto anmelden. Obwohl sie mit Ihrem Geschäftskartenkonto verknüpft sind, können diese virtuellen Nummern nicht zurückverfolgt werden. 

Prepaid-Karten 

Prepaid-Karten werden mit einem bestimmten Geldbetrag aufgeladen und sind nicht mit dem Bankkonto Ihres Unternehmens verbunden. Ihre Kostenmanagementabteilung entscheidet, wie viel "Bargeld" auf die Karte geladen wird, und dieses Limit kann nicht überschritten werden. 

Virtuelle Prepaid-Karten 

Es handelt sich dabei um eine Verschmelzung der beiden vorherigen Kartentypen. Virtuelle Prepaid-Karten erhöhen Ihre Sicherheit auf ein Maximum. Anstatt Mitarbeiter wie Minetto mit einer einzigen Unternehmenskarte Schulden machen zu lassen, laden Sie jede virtuelle Prepaid-Karte mit einem bestimmten Budget auf. Da diese Karte die Vorteile einer virtuellen Karte hat, gibt es nichts Physisches zu stehlen, und die Karte kann nicht zum Bankkonto des Unternehmens zurückverfolgt werden. 

Vorteile der Verwaltung von Marketingausgaben mit einer virtuellen Unternehmenskarte 

Es ist nicht schwer, Sie davon zu überzeugen, dass virtuelle Prepaid-Karten eine gute Option für die Verwaltung Ihrer Marketing- und Werbeausgaben sind. Lesen Sie weiter, um ihre Vorteile zu erfahren. 

1. Einfachheit der Nutzung 

Ein großer Vorteil virtueller Prepaid-Karten besteht darin, dass sie von den Mitarbeitern für die Abrechnung von Waren und Dienstleistungen verwendet werden können, ohne dass der formale Kaufantrags- und Genehmigungsprozess durchlaufen werden muss. Virtuelle Prepaid-Karten können schnell erstellt und sofort verwendet werden. Ihr Unternehmen muss nicht erst eine Woche warten, bis es die Karte erhält. Außerdem können Sie so viele Karten erstellen, wie Sie für Ihr Unternehmen benötigen. 

2. Leichte Anpassbarkeit 

Ihr Unternehmen kann den Namen eines einzelnen Mitarbeiters auf die Karte setzen, die mit einem bestimmten Facebook/Google/Microsoft-Werbekampagnenkonto verknüpft ist, so dass nur dieser Mitarbeiter Zugriff auf die Karte hat. 

3. Erhöhung von Sicherheit und Schutz 

Virtuelle Prepaid-Karten sind keine physischen Gegenstände; sie verringern das Risiko von Klonen und Betrug. Außerdem können Hacker die Daten nicht bis zum ursprünglichen Konto zurückverfolgen. Bei Bedarf kann Ihre Spesenabteilung die Karte aus der Ferne und sofort sperren. 

4. Bedenken hinsichtlich der Umgehung von Blockierungen 

Wenn Sie eine einzige unternehmensweite Kreditkarte verwenden, besteht die Möglichkeit, dass Sie an das Kreditlimit stoßen, was dazu führen kann, dass Transaktionen gesperrt oder die Karte abgelehnt wird. In anderen Fällen kann die Verwendung derselben Karte für jede Marketingkampagne eine Betrugsmeldung auslösen, was dazu führt, dass die Anzeigenverwaltungsplattformen Ihre Konten sperren. 

5. Mehr Kontrolle über die Ausgaben 

Ihr Unternehmen erhält einen transparenteren Überblick über die Unternehmensfinanzen, wie im Fall von Wescom. Sie können aufschlüsseln, wer wofür ausgibt (nicht mehr als den zugewiesenen Betrag). Diese Transparenz macht es einfacher, die Finanzen zu verwalten. 

6. Echtzeit-Tracking mühelos gemacht 

Virtuelle Karten für Unternehmen verändern die Verwaltung von Marketingausgaben, indem sie einen zentralen Überblick über alle Ausgabenaktivitäten in Echtzeit bieten.
Dank der integrierten Software für das Ausgabenmanagement können Sie mit diesen Karten Aktualisierungen überwachen, Änderungen nachverfolgen und die Ausgaben in Echtzeit kontrollieren - kein Warten mehr auf Monatsberichte. 

Dank anpassbarer Steuerelemente können Sie Zahlungsanträge genehmigen, nicht genehmigte Ausgaben kennzeichnen und Erstattungen auf der Grundlage der von Ihnen definierten Regeln sofort verwalten - so bleiben Sie flexibel und haben bei jedem Schritt die Kontrolle. 

7. Geringeres Risiko von Kartensperrungen und Transaktionsausfällen 

Wenn sich Marketingteams für mehrere Werbekampagnen auf eine einzige, gemeinsam genutzte Firmenkreditkarte verlassen, steigt das Risiko, dass das Kreditlimit überschritten und die Karte gesperrt wird, drastisch an.
Häufige Transaktionen mit hohem Volumen können Betrugswarnungen auslösen und dazu führen, dass Anzeigenkonten vorübergehend gesperrt werden, wodurch die Kontinuität der Kampagne unterbrochen wird. 

Die Ausgabe separater virtueller Karten für verschiedene Teams, Kampagnen oder Kunden minimiert diese Risiken.
Es reduziert die Belastung einer einzelnen Karte, bietet einen besseren Einblick in das Ausgabenverhalten und ermöglicht ein proaktives Management, um Sperren und Ablehnungen zu vermeiden, bevor sie auftreten. 

8. Erleichtert die Arbeit der Finanzteams 

Virtuelle Kartenlösungen mit automatisierten Zahlungssystemen, Vorabgenehmigungs-Workflows, Betrugsschutz und nahtlosen Integrationen reduzieren die manuelle Arbeit der Finanzteams drastisch.
Routineaufgaben wie die Nachverfolgung von Ausgaben, die Validierung von Zahlungen und die Bearbeitung von Rückerstattungen können nun durch die Ausgabenmanagement-Software automatisiert und rationalisiert werden. 

Durch die Beseitigung manueller Engpässe können sich die Finanzteams auf höherwertige strategische Aufgaben wie Finanzplanung, Rechnungsprüfung und Budgetoptimierung konzentrieren, anstatt Belegen nachzugehen oder endlose Tabellen abzugleichen. 

Faktoren, die bei der Auswahl eines Partners für virtuelle Karten zu berücksichtigen sind 

Hier sind einige Überlegungen, die Sie bei der Auswahl eines Partners für virtuelle Karten beachten sollten: 

Einfache Ausgabe von virtuellen Firmenkarten 

Virtuelle Karten haben gegenüber physischen Karten natürlich den Vorteil, dass sie schnell und einfach ausgegeben werden können.
Wie einfach die Ausgabe virtueller Unternehmenskarten ist, kann jedoch von Anbieter zu Anbieter sehr unterschiedlich sein.
Bevorzugen Sie bei der Auswahl einer Lösung für virtuelle Unternehmenskarten einen Anbieter, der ein einfaches, benutzerfreundliches Verfahren für die Kartenerstellung und -verwaltung anbietet, um den Verwaltungsaufwand für Ihre Teams zu minimieren. 

Integration mit bestehenden Buchhaltungssystemen 

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Integration der virtuellen Kartenplattform in Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware.
Viele Anbieter geben zwar an, Integrationen zu unterstützen, aber nicht alle bieten eine echte nahtlose Kompatibilität mit den Systemen, die Sie bereits verwenden. 

Überprüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten immer im Voraus, um sicherzustellen, dass die Plattform reibungslos mit Ihren Arbeitsabläufen zusammenarbeitet und Ihnen dabei hilft, die Berichterstattung, den Abgleich und das Finanzmanagement ohne zusätzlichen Aufwand zu automatisieren. 

Transparenz der Wechselkurse 

Bei der Verwendung virtueller Karten für internationale Transaktionen können Wechselkurse und zusätzliche Gebühren Ihre Gesamtkosten beeinflussen.
Es ist wichtig, die Preise verschiedener Anbieter zu vergleichen und sich über versteckte Gebühren zu informieren, bevor Sie eine Entscheidung treffen. 

Wenn Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der wettbewerbsfähige Wechselkurse und vollständige Transparenz bietet, können Sie grenzüberschreitende Zahlungen effizienter und kostengünstiger abwickeln. 

Robuste Sicherheitsmaßnahmen 

Schließlich sollte die Sicherheit bei der Auswahl einer virtuellen Unternehmenskartenlösung nicht verhandelbar sein.
Stellen Sie sicher, dass der Anbieter starke, leicht zugängliche Sicherheitsfunktionen wie 3D Secure-Authentifizierung, robuste Verschlüsselungsstandards, Sicherheitszertifizierungen und anpassbare Genehmigungsworkflows bietet. 

Ein strenger Sicherheitsrahmen schützt nicht nur die Finanzdaten Ihres Unternehmens, sondern schafft auch internes Vertrauen zwischen den Finanz- und Marketingteams. 

Warum Xoxoday Plum für virtuelle Prepaid-Karten wählen? 

Die Verwaltung von Marketingausgaben sollte sich nicht wie das Jonglieren mit Messern anfühlen. Xoxoday Plum vereinfacht die Verwaltung virtueller Prepaid-Karten und bietet eine nahtlose, sichere und skalierbare Lösung für moderne Unternehmen. 

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Hier erfahren Sie, warum Xoxoday Plum Ihr bester Partner für virtuelle Prepaid-Karten ist: 

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