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Le e-mail costituiscono una comunicazione aziendale efficace e sono parte integrante della vita professionale di ognuno. L'utilizzo di regole comunemente accettate per la composizione e l'invio delle e-mail evita la confusione e contribuisce a farvi conoscere come professionisti competenti.
Se ancora non riuscite a capire l'importanza del galateo delle e-mail, considerate queste semplici statistiche di McKinsey, secondo cui il 28% della settimana lavorativa media dei dipendenti è dedicato alla lettura e alla risposta alle e-mail. Ed è un sacco di tempo speso per un'attività che potrebbe essere più importante che sciatta.
D'altra parte, la gestione di un numero così elevato di e-mail rende un dipendente più incline a commettere errori che possono essere imbarazzanti o costare caro all'azienda. Questo articolo parla del galateo delle e-mail aziendali che aiuta a creare e-mail professionali.
Qual è il galateo delle e-mail aziendali?
Il galateo delle e-mail aziendali si riferisce alle linee guida o ai principi che stabiliscono gli standard per la composizione e l'invio di e-mail in modo professionale o per la risposta alle stesse. Il galateo è una comunicazione socialmente accettabile che comprende una buona struttura, un buon linguaggio, una buona grammatica e un buon tono.
Il galateo delle e-mail aziendali può variare a seconda del destinatario, del settore, dell'azienda e della generazione. Mentre un tono informale va bene con i colleghi o i membri del team che si conoscono, la comunicazione aziendale con chi ricopre ruoli di leadership e di altre aziende necessita di un tono professionale ben definito.
Vantaggi del galateo delle e-mail aziendali
Il galateo delle e-mail è una barriera contro gli errori di comunicazione più comuni che possono rovinare le relazioni e danneggiare gli affari. Ecco i principali vantaggi del galateo delle e-mail aziendali:
- Professionalità: Il galateo delle e-mail trasmette professionalità ai clienti. Dimostra che siete seri e in grado di gestire con competenza le sfide che vi si presentano.
- Chiarezza di espressione: Nella comunicazione scritta, spesso c'è un ampio margine di errore tra ciò che è stato detto e ciò che è stato interpretato. Il galateo della posta elettronica riduce questo errore e garantisce una chiarezza che trasmette il giusto messaggio.
- Efficienza: Anche se le e-mail lunghe possono trasmettere il messaggio, è sempre meglio mantenerle concise per trasmettere il massimo con il minor numero di parole possibile. Il galateo delle e-mail stabilisce le regole per farlo.
- Protezione dalle responsabilità: Un'inquadratura impropria delle parole o errori durante l'invio della posta possono causare costose cause legali. Il galateo della posta elettronica funge da controllo per bloccare gli errori prima che si verifichino.
20 regole per fare un'impressione perfetta utilizzando le e-mail aziendali
Ecco 20 regole da tenere a mente quando si inviano e-mail aziendali:
1. Utilizzare un linguaggio professionale
Il linguaggio professionale comprende tutti gli aspetti di un'e-mail, dall'introduzione al corpo e ai saluti. È sempre meglio mantenere un linguaggio formale ed evitare errori grammaticali.
Anche il tono dell'e-mail deve essere diretto al punto, con frasi ben costruite che trasmettano l'intero messaggio. È meglio evitare uno stile informale e attenersi il più possibile a un linguaggio formale, a meno che non si conosca il destinatario.
2. Evitare descrizioni vaghe
Un oggetto ben scritto può fare la differenza tra un elevato numero di clic e quello che potrebbe sembrare spam. Le righe dell'oggetto devono essere concise e descrittive e trasmettere l'intero messaggio e, nel caso delle e-mail di marketing, costringere gli utenti ad aprire la mail o a compiere un'azione.
Se inviate al vostro potenziale cliente un link a questo articolo, una descrizione migliore sarebbe: "I galatei delle e-mail essenziali che devi imparare oggi!" piuttosto che "I galatei delle e-mail importanti".
3. Compilare correttamente i campi dell'e-mail
Una volta terminata la composizione del messaggio, l'indirizzo e-mail del destinatario va nel campo "A" della barra degli indirizzi. Se dovete includere qualcun altro nel messaggio, inserite il suo indirizzo nella barra "CC". L'aggiunta di un CC è essenziale per mantenere la persona in contatto con il destinatario, ma non è il destinatario diretto.
Per assicurarsi che gli altri non sappiano delle altre persone taggate nell'e-mail, è possibile utilizzare il "BCC" per inviare l'e-mail a tutti. Il BCC è un ottimo strumento per proteggere gli indirizzi e-mail degli altri destinatari del messaggio dall'esposizione alle persone della lista. Alcune persone preferiscono essere BCC in un messaggio piuttosto che CC.
4. Richiamo degli allegati
Indicate gli allegati, come file multimediali o documenti, quando necessario nell'e-mail, in modo che il destinatario non li trascuri. Potete anche segnalarlo alla fine dell'e-mail, dicendo: "Ho allegato il materiale collaterale di X per la vostra corrispondenza".
Quando si aggiunge un nuovo utente a una catena di messaggi, allegare nuovamente il file o inoltrare la discussione. Il galateo della posta elettronica prevede che si eviti di allegare file di grandi dimensioni, come video o documenti di grandi dimensioni. È invece possibile caricare i file su Dropbox o Google Drive e allegare un link all'e-mail.
5. Mantenere i caratteri e la formattazione standard
Caratteri stravaganti, formattazione fuori dagli schemi o colori selvaggi possono risultare fastidiosi per gli occhi. Utilizzate caratteri ampiamente accettati che aiutino le persone a cogliere le informazioni in modo efficiente e veloce, come il carattere nero standard con la dimensione standard dei caratteri. Se dovete evidenziare le informazioni più critiche, evidenziate solo una parola o una frase in un paragrafo.
6. Creare una firma e-mail d'impatto
Le firme delle e-mail possono creare o distruggere la vostra immagine, e non è un'esagerazione! Anche le e-mail scritte in modo eloquente e con un messaggio convincente possono essere rovinate da una firma mal progettata che può farvi sembrare dei novellini.
Le firme di posta elettronica professionali danno un'immagine chiara di chi siete e rendono più semplice il contatto con voi. È anche un inizio per conoscere meglio voi e il vostro lavoro.
Quando si progetta una firma, è essenziale mantenerla minimalista e trasmettere tutto ciò che dovrebbe. Limitatevi all'essenziale, come il vostro nome, il titolo di lavoro, il sito web dell'azienda, l'URL di LinkedIn e il numero di telefono. Potete anche risparmiarvi lo stress di inserire questi dati singolarmente utilizzando un generatore di firme e-mail.
7. Rispondere a tutte le e-mail
Anche se siamo sommersi dalle e-mail ogni giorno, è essenziale rispondere a tutti i messaggi, anche a quelli che non sono destinati a noi. Rispondere alle e-mail inviate per sbaglio è anche un buon galateo della posta elettronica.
Anche se la risposta non è obbligatoria, inviarla è una questione di cortesia e può contribuire a creare un rapporto positivo con il destinatario. La risposta a un messaggio non destinato a voi potrebbe essere concisa e portare la questione all'attenzione del vostro interlocutore.
Ecco un esempio di come si risponde:
"Capisco che lei sia impegnato, ma credo che questa e-mail non fosse destinata a me. Volevo informarla nel caso in cui non si fosse reso conto che non era stata inviata alla persona corretta".
8. Strutturare adeguatamente le e-mail
Un'e-mail ben strutturata avrà un oggetto, un saluto, il corpo con il messaggio principale, una firma e una firma. Tutto ciò che non rientra in questa struttura non è considerato professionale e può essere considerato una violazione del galateo delle e-mail.
Le informazioni devono sempre essere presentate in pezzi e paragrafi leggibili, soprattutto quando gli argomenti da trasmettere sono molti. Utilizzate i punti elenco per evidenziare le informazioni essenziali, in modo da mantenerle concise e ridurre al minimo il rischio di sovraccarico di informazioni. Lasciate degli spazi vuoti tra i paragrafi o le informazioni che considerate digeribili.
9. Prestare attenzione alle differenze culturali
Le differenze culturali possono portare a molti errori di comunicazione, soprattutto quando un messaggio deve essere trasmesso in forma scritta. Adattate le vostre notizie tenendo conto del background culturale del vostro destinatario.
Per esempio, le persone che provengono da culture a basso contesto, come gli americani, i tedeschi e gli scandinavi, vorrebbero arrivare rapidamente alla sostanza del messaggio. Invece, le persone provenienti da culture ad alto contesto, come gli arabi, i giapponesi o i cinesi, desiderano conoscere meglio il contesto prima di decidere di fare affari con voi.
Non essere all'altezza delle differenze culturali può portare a opportunità mancate o a errori di comunicazione che possono finire per offendere il cliente.
10. Evitare il tono umoristico
Nei messaggi professionali deve esserci più spazio per l'umorismo. Con l'espressione e il tono appropriati, anche il tentativo più ragionevole di essere divertente può arrivare al punto giusto.
L'umorismo non è universale; quello che voi trovate divertente potrebbe essere del tutto offensivo per qualcuno; quindi è sempre meglio stare sul sicuro e ridurre l'umorismo al minimo.
Il sarcasmo può anche essere pericoloso, soprattutto nella forma scritta, poiché i lettori tendono spesso a interpretarlo in modo opposto a quello voluto. Pertanto, a meno che non si conosca bene il destinatario, è meglio evitare qualsiasi tipo di umorismo.
11. Astenersi dall'uso di emoji e punti esclamativi.
Le emoji sono onnipresenti nella comunicazione moderna sui social media e nei messaggi diretti. A seconda del contesto, gli emoji possono rendere un messaggio più accogliente, portando a tassi di clic più elevati. Tuttavia, gli emoji non sono strettamente professionali, soprattutto nelle e-mail. A meno che non siano adatti all'immagine del vostro marchio o che il destinatario non li abbia usati per primo, evitate di usare gli emoji.
Come le emoji, anche le esclamazioni sono spesso abusate nei social media e nei messaggi personali. L'uso non necessario delle esclamazioni porta il destinatario a fraintendere il vostro tono. A meno che non stiate urlando al vostro destinatario o trasmettendo informazioni sconcertanti o eccitanti, non c'è bisogno di aggiungere un'esclamazione al messaggio.
12. Correggere sempre le bozze prima di inviare le e-mail
Indipendentemente dalla cura con cui si compone un messaggio, ci sarà sempre una riga che può essere migliorata o un errore di battitura da correggere. È facile commettere errori grammaticali o perdere il filo del discorso durante la composizione di lunghi messaggi in giornate impegnative. Per questo motivo è essenziale correggere le e-mail una volta terminate.
Se necessario, leggete ad alta voce per individuare errori e refusi. Controllate due volte il nome e l'indirizzo del destinatario, i campi CC e BCC per assicurarvi che la mail sia inviata alle persone giuste e che tutti coloro che devono essere coinvolti siano presenti. È inoltre preferibile compilare questi campi dopo che la mail è stata composta e corretta, in modo da evitare l'invio accidentale di una mail incompleta.
13. Presentarsi chiaramente
Ogni volta che si scrive un'e-mail a una persona nuova, è fondamentale presentarsi in modo chiaro, in modo che la persona sappia esattamente da dove proviene il messaggio. Una buona presentazione nell'e-mail è essenziale per fare una prima impressione, proprio come in un incontro di persona.
Mantenete l'introduzione concisa ed evitate di usare un tono promozionale, anche quando vi rivolgete a un potenziale cliente. Menzionate il vostro nome, il titolo di lavoro, il nome dell'azienda e lo scopo dell'e-mail. Potete anche indicare come siete venuti a conoscenza del destinatario, in modo che abbia un contesto migliore.
Ecco un esempio:
"Sono Pete Ross della ABC Plumbing Solutions. Il mio collega del reparto marketing, John Noel, mi ha informato di una vostra esigenza che fa al caso nostro".
14. Usare id e saluti di posta elettronica professionali
Le persone che lavorano per un'azienda hanno di solito e-mail di lavoro che trasmettono la corretta identità della persona. Supponiamo che abbiate un account di posta elettronica personale utilizzato per la corrispondenza di lavoro. L'indirizzo e-mail deve essere professionale e indicare chiaramente il vostro nome, in modo che il destinatario sappia esattamente chi siete.
Spesso le persone che hanno un'e-mail di lavoro ripropongono gli ID e-mail dei tempi dell'università o del liceo con caratteri stravaganti: questi dovrebbero essere evitati per rimanere professionali. Se non ne avete uno, create un ID e-mail professionale con il vostro nome e cognome e usatelo per tutte le attività legate al lavoro.
I saluti possono fare la differenza in un'e-mail, perché fanno la prima impressione e stabiliscono il tono del messaggio. Sebbene sia possibile utilizzare espressioni colloquiali come "Hi Folks" o "Hey Guys" per i membri più stretti del team, non è consigliabile per le e-mail generiche.
Inoltre, evitate di usare nomi abbreviati di persone che conoscete appena. È meglio dire "Ciao Jonathan" piuttosto che "Ciao John", a meno che non siate sicuri che preferisca quest'ultimo.
15. Utilizzare una grammatica corretta
Un uso corretto della grammatica può portare alla chiarezza e all'imbarazzo, soprattutto per gli errori di base. Anche se gli errori grammaticali occasionali sono comuni, cercare di mantenerla impeccabile è essenziale.
Spesso si commettono errori usando parole come there/their/they're, it's/It's, effect/affect, your/you're, loose/lose e I/me/myself. Poiché la grammatica impeccabile è solo a volte un'opzione, investire in uno strumento come Grammarly o Scribbr, che analizza la grammatica e l'ortografia, è un'ottima idea. È utile quando si inviano e-mail lunghe ed essenziali.
16. Impostare le risposte fuori ufficio
Impostare una risposta fuori ufficio o "OOO" è essenziale se non siete disponibili per un periodo prolungato. In questo modo si comunica a chi vi sta scrivendo che potrete rispondere alle loro e-mail il giorno in cui tornerete in ufficio.
Le risposte agli OOO devono contenere elementi essenziali come la durata dell'indisponibilità e le persone da contattare durante l'assenza. Evitate di inserire informazioni superflue e informate i vostri colleghi che li avete aggiunti alle vostre risposte OOO.
17. Verifica tripla del nome del destinatario
Controllate, ricontrollate e verificate di aver scritto bene il nome del destinatario. La maggior parte delle persone non gradisce che il proprio nome sia scritto male in un indirizzo formale e, a seconda della persona, può addirittura essere un motivo di rottura.
Per verificare basta controllare il nome del profilo LinkedIn o utilizzare il CRM per ottenere le informazioni corrette. Evitate di usare forme abbreviate dei loro nomi originali e attenetevi ai termini completi per mantenere la formalità.
18. Usare meno spesso il tasto "rispondi a tutti".
Resistete all'impulso di tenere tutti informati, anche se sono stati taggati nell'e-mail. Nessuno vuole ricevere notifiche inutili nelle e-mail in cui potrebbe non avere più un interesse significativo.
Un modo per capirlo è esaminare tutte le persone taggate nell'e-mail e conservare solo quelle importanti per la vostra risposta. Solo alcune persone dell'elenco devono vedere la vostra risposta, quindi evitate di rispondere a tutte le e-mail.
Facendo clic su "Rispondi", si risponde solo alla persona che ha inviato il messaggio originale. Facendo clic su "Rispondi a tutti", si invia il messaggio a tutti coloro che sono presenti nei campi "A" e "Cc".
19. Tracciare i tassi di apertura delle e-mail
Durante la fase di prospezione, i team di marketing e di vendita devono sapere quando le loro e-mail sono state aperte e il livello di coinvolgimento che hanno generato. Invece di inviare messaggi di follow-up per chiedere informazioni sulle e-mail aperte, è possibile utilizzare strumenti di monitoraggio per osservare l'attività delle e-mail.
Se hanno superato l'intero messaggio e stanno visualizzando il video, l'analisi in tempo reale è un ottimo strumento per avvisarvi dell'interesse mostrato da un potenziale cliente. Potete sempre inviare un'e-mail di follow-up in base alla loro attività, dando suggerimenti e preparando in modo sottile la vostra proposta.
20. Rispondere prontamente
Considerando il numero di e-mail che riceviamo ogni giorno, è possibile rispondere sempre e puntualmente solo ad alcune di esse. Il trucco per riuscirci è quello di dare priorità alle e-mail in base all'importanza del cliente e all'urgenza di un'attività cruciale.
La risposta ai colleghi e ai collaboratori può variare da 12 a 24 ore, mentre la reazione ai contatti esterni deve avvenire entro la settimana di invio dell'e-mail. Se ricoprite un ruolo di front-facing, il vostro tempo di risposta dovrebbe essere di circa un'ora, poiché le persone hanno poca pazienza nell'aspettare che una mail risolva i loro problemi.
Conclusione
La comunicazione via e-mail è la forma di comunicazione aziendale più utilizzata e ci vuole un po' di tempo per perfezionarla, soprattutto se si è alle prime armi.
Anche se ci vuole tempo per imparare tutte le tecniche sopra descritte, è essenziale ricordare le regole del galateo che contano di più in questa circostanza. Date un'occhiata a questo elenco prima di comporre la vostra prossima e-mail per assicurarvi che sia il più professionale possibile.
