في هذه الصفحة
تشتمل رسائل البريد الإلكتروني على اتصالات مؤسسية فعالة وهي جزء لا يتجزأ من الحياة المهنية للجميع. إن استخدام القواعد المقبولة عموما لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها يتجنب الارتباك ويساعد على إثبات أنك محترف مختص.
إذا كنت لا تزال غير قادر على فهم أهمية آداب البريد الإلكتروني ، ففكر في هذه الإحصائيات البسيطة من McKinsey التي تقول - 28٪ من متوسط أسبوع عمل الموظفين يذهب إلى قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. وهذا الكثير من الوقت الذي يقضيه في نشاط يمكن أن يكون أكثر أهمية من القذارة.
من ناحية أخرى ، فإن التعامل مع العدد الهائل من رسائل البريد الإلكتروني يجعل الموظف أكثر عرضة للأخطاء التي يمكن أن تكون محرجة أو تكلف الأعمال. تتحدث هذه المقالة عن آداب البريد الإلكتروني للشركات التي تساعد في صياغة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية.
ما هي آداب البريد الإلكتروني للشركات؟
تشير آداب البريد الإلكتروني للشركات إلى إرشادات أو مبادئ تحدد معايير إنشاء رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها بشكل احترافي أو الإجابة عليها. في قلب البريد الإلكتروني ، آداب السلوك هي التواصل المقبول اجتماعيا الذي يتضمن بنية جيدة ولغة وقواعد ونبرة.
يمكن أن تختلف آداب البريد الإلكتروني للشركات اعتمادا على المستلم والصناعة والشركة والجيل. بينما تعمل النغمة غير الرسمية مع الزملاء أو أعضاء الفريق الذين تعرفهم ، فإن التواصل التجاري مع أولئك الذين يشغلون أدوارا قيادية والشركات الأخرى يحتاج إلى نغمة مهنية محددة جيدا.
مزايا آداب البريد الإلكتروني للشركات
آداب البريد الإلكتروني هي عائق أمام أخطاء الاتصال الأكثر شيوعا التي يمكن أن تدمر العلاقات وتضر بالأعمال. فيما يلي المزايا الرئيسية لآداب البريد الإلكتروني للشركات:
- الاحتراف: آداب البريد الإلكتروني تنقل الاحتراف لعملائك. إنه يظهر أنك جاد بشأن المهمة المطروحة ويمكنك التعامل بكفاءة مع التحديات التي تعترض طريقك.
- وضوح التعبير: في التواصل الكتابي ، غالبا ما يكون هناك هامش كبير للخطأ بين ما قيل وما تم تفسيره. تقلل آداب البريد الإلكتروني من هذا الخطأ وتضمن الوضوح الذي ينقل الرسالة الصحيحة على النحو المنشود.
- كفاءة: على الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني الطويلة يمكن أن تنقل الرسالة ، فمن الأفضل دائما إبقائها موجزة لتقديم أكبر قدر ممكن بأقل الكلمات الممكنة. تضع آداب البريد الإلكتروني إطارا لكيفية القيام بذلك.
- الحماية من المسؤولية: يمكن أن يتسبب التأطير غير الصحيح للكلمات أو الأخطاء أثناء إرسال البريد في دعاوى قضائية باهظة الثمن. تعمل آداب البريد الإلكتروني كفحص لإيقاف الأخطاء قبل حدوثها.
20 قاعدة لترك انطباع مثالي باستخدام رسائل البريد الإلكتروني للشركات
فيما يلي 20 قاعدة يجب أن تضعها في اعتبارك أثناء إرسال رسائل البريد الإلكتروني للشركات:
1. استخدم لغة احترافية
تشمل اللغة الاحترافية جميع جوانب البريد الإلكتروني ، من المقدمة إلى الجسم والتحية. من الأفضل دائما إبقائها رسمية وتجنب الأخطاء النحوية.
يجب أن تكون نغمة البريد الإلكتروني مباشرة إلى النقطة مع جمل جيدة البناء توصل الرسالة بأكملها. من الأفضل تجنب الأسلوب غير الرسمي والالتزام باللغة الرسمية قدر الإمكان ما لم تكن على دراية بالمتلقي.
2. تجنب الأوصاف الغامضة
يمكن أن تبرر سطور الموضوع المكتوبة جيدا الفرق بين النقر إلى الظهور العالي وما قد يبدو وكأنه بريد عشوائي. يجب أن تكون سطور الموضوع موجزة ووصفية وأن تقدم الرسالة بأكملها ، وفي حالة رسائل البريد الإلكتروني التسويقية ، تجبر المستخدمين على فتح البريد أو اتخاذ إجراء.
إذا كنت ترسل إلى العميل المحتمل رابطا لهذه المقالة ، فسيكون الوصف الأفضل هو: "آداب البريد الإلكتروني الأساسية التي تحتاج إلى تعلمها اليوم!" بدلا من "آداب البريد الإلكتروني المهمة".
3. املأ حقول البريد الإلكتروني بشكل صحيح
بمجرد الانتهاء من إنشاء البريد ، ينتقل عنوان البريد الإلكتروني للمستلم المقصود إلى الحقل "إلى" في شريط العناوين. إذا كنت بحاجة إلى تضمين شخص آخر في البريد ، فأدخل عنوانه في شريط "CC". يعد CC-ing لشخص ما أمرا ضروريا لإبقاء الشخص في الحلقة ولكنه ليس المتلقي المباشر.
للتأكد من أن الآخرين لا يعرفون عن بقية الأشخاص الذين تمت الإشارة إليهم في البريد الإلكتروني ، يمكنك استخدام "BCC" لإرسال البريد إلى الجميع. BCC هي أداة رائعة لحماية عناوين البريد الإلكتروني للآخرين في البريد من التعرض للأشخاص المدرجين في القائمة. يفضل بعض الأشخاص أن يكونوا BCC على البريد بدلا من CC'd.
4. استدعاء المرفقات
حدد المرفقات مثل ملفات الوسائط أو المستندات حيثما كان ذلك ضروريا في البريد الإلكتروني حتى لا يتجاهلها المستلم. يمكنك أيضا الاتصال به في نهاية البريد الإلكتروني ، قائلا ، "لقد أرفقت ضمانات X لمراسلاتك".
عند إضافة شخص جديد إلى سلسلة رسائل، أعد إرفاق الملف أو أعد توجيه سلسلة الرسائل إليه. آداب البريد الإلكتروني الأساسية هي تجنب إرفاق ملفات كبيرة مثل مقاطع الفيديو أو المستندات ذات أحجام الملفات الثقيلة. بدلا من ذلك ، يمكنك تحميل الملفات إلى Dropbox أو Google Drive وإرفاق رابط بالبريد الإلكتروني.
5. الحفاظ على الخط والتنسيق القياسي
يمكن أن تكون الخطوط الملتوية أو التنسيق غير الإيقاعي أو الألوان البرية صعبة على العينين. استخدم الخطوط المقبولة على نطاق واسع والتي تساعد الأشخاص على فهم المعلومات بكفاءة وسرعة ، مثل الخط الأسود القياسي بحجم الخط القياسي. إذا كنت بحاجة إلى تمييز المعلومات الأكثر أهمية ، فقم بتمييز كلمة أو عبارة واحدة فقط في فقرة.
6. إنشاء توقيع بريد إلكتروني مؤثر
يمكن لتوقيعات البريد الإلكتروني أن تصنع صورتك أو تكسرها ، وهي ليست مبالغة! حتى رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة ببلاغة مع رسالة مقنعة يمكن أن تدمر من خلال توقيع سيئ التصميم يمكن أن يجعلك تبدو وكأنك مبتدئ.
تعطي توقيعات البريد الإلكتروني الاحترافية صورة واضحة عن هويتك وتسهل على الأشخاص الاتصال بك. إنها أيضا بداية لهم لمعرفة المزيد عنك وعن عملك.
أثناء تصميم التوقيع ، من الضروري إبقائه في أضيق الحدود ونقل كل ما ينبغي. التزم بالأساسيات مثل اسمك والمسمى الوظيفي وموقع الشركة على الويب وعنوان URL ل LinkedIn ورقم الهاتف. يمكنك أيضا أن توفر على نفسك ضغوط إدخال هذه التفاصيل بشكل فردي باستخدام منشئ توقيع البريد الإلكتروني.
7. الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني
على الرغم من أننا نغرق في رسائل البريد الإلكتروني يوميا ، فمن الضروري الرد على جميع الرسائل ، حتى تلك التي ليست مخصصة لنا. الرد على رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلينا عن طريق الخطأ هو أيضا آداب بريد إلكتروني جيدة.
في حين أن الرد ليس إلزاميا ، إلا أن إرساله هو مسألة مجاملة ويمكن أن يقطع شوطا طويلا في تعزيز علاقة إيجابية مع المستلم. يمكن أن يكون الرد على رسالة غير مخصصة لك موجزا ويلفت انتباه موضوعك إلى الأمر.
في ما يلي مثال على كيفية الرد:
"أتفهم أنك مشغول ، لكنني أعتقد أن هذا البريد الإلكتروني لم يكن مخصصا لي. أردت أن أخبرك في حال لم تدرك أنه لم يتم إرساله إلى الشخص الصحيح ".
8. هيكلة البريد الإلكتروني بشكل كاف
سيحتوي البريد الإلكتروني المنظم جيدا على سطر موضوع وتحية ونص يحتوي على الرسالة الرئيسية وتسجيل خروج وتوقيع. لا يعتبر أي شيء خارج هذا الهيكل احترافيا ويمكن اعتباره انتهاكا لآداب البريد الإلكتروني.
يجب دائما تقديم المعلومات في أجزاء وفقرات قابلة للقراءة ، خاصة عندما يكون هناك العديد من الموضوعات التي يجب نقلها. استخدم النقاط لتسليط الضوء على أجزاء المعلومات الأساسية لإبقائها موجزة وتقليل مخاطر الحمل الزائد للمعلومات. اترك مسافات فارغة بين الفقرات أو أجزاء من المعلومات التي تعتبرها أجزاء قابلة للهضم.
9. إيلاء الاهتمام للاختلافات الثقافية
يمكن أن تؤدي الاختلافات الثقافية إلى الكثير من سوء التواصل ، خاصة عندما يتعين نقل الرسالة في شكل مكتوب. صمم أخبارك مع مراعاة الخلفية الثقافية للمتلقي.
على سبيل المثال ، قد يرغب الأشخاص من الثقافات منخفضة السياق ، مثل الأمريكيين والألمان والدول الاسكندنافية ، في الوصول إلى جوهر الرسالة بسرعة. ومع ذلك ، فإن الأشخاص من الثقافات عالية السياق ، مثل العرب أو اليابانيين أو الصينيين ، يرغبون في الحصول على مزيد من الخلفية والسياق من حيث صلته بك قبل أن يقرروا التعامل معك.
يمكن أن يؤدي التواجد على العلامة مع الاختلافات الثقافية إلى ضياع الفرص أو سوء التواصل الذي يمكن أن ينتهي به الأمر إلى الإساءة إلى العميل.
10. تجنب لهجة روح الدعابة
يجب أن يكون هناك مساحة أكبر للفكاهة في الرسائل المهنية. مع التعبير والنبرة المصاحبين المناسبين ، حتى المحاولة الأكثر منطقية في أن تكون مضحكة يمكن أن تهبط في المكان المناسب.
الفكاهة ليست عالمية. ما تجده مضحكا قد يكون مسيئا تماما لشخص ما. ومن ثم فمن الأفضل دائما البقاء في الجانب الأكثر أمانا وخفض الفكاهة إلى الحد الأدنى.
يمكن أن تكون السخرية خطيرة أيضا ، خاصة في الشكل المكتوب ، حيث يميل القراء غالبا إلى تفسيرها بشكل معاكس كما هو مقصود. لذلك ما لم تكن تعرف المتلقي جيدا ، فمن الأفضل تجنب جميع أنواع الفكاهة.
11. الامتناع عن استخدام الرموز التعبيرية وعلامات التعجب
الرموز التعبيرية موجودة في كل مكان في الاتصالات الحديثة على وسائل التواصل الاجتماعي والرسائل المباشرة. اعتمادا على السياق ، يمكن للرموز التعبيرية أن تجعل الرسالة أكثر ترحيبا ، مما يؤدي إلى ارتفاع معدلات النقر إلى الظهور. ومع ذلك ، فإن الرموز التعبيرية ليست احترافية تماما ، خاصة في رسائل البريد الإلكتروني. ما لم تكن تناسب صورة علامتك التجارية أو استخدمها المستلم أولا ، امتنع عن استخدام الرموز التعبيرية.
مثل الرموز التعبيرية ، غالبا ما يتم الإفراط في استخدام علامات التعجب في وسائل التواصل الاجتماعي والرسائل الشخصية. سيؤدي الاستخدام غير الضروري للبكاء إلى سوء فهم المتلقي لهجتك. ما لم تكن تصرخ على المستلم أو تنقل معلومات محيرة أو مثيرة ، فلا داعي لإضافة علامة تعجب إلى الرسالة.
12. قم دائما بالتدقيق اللغوي قبل إرسال رسائل البريد الإلكتروني
بغض النظر عن مدى حرصك أثناء إنشاء بريد ، سيكون هناك دائما سطر يمكن تحسينه أو خطأ مطبعي يحتاج إلى تصحيح. من السهل ارتكاب أخطاء نحوية أو فقدان قطار الفكر أثناء كتابة رسائل طويلة في الأيام المزدحمة. لذلك من الضروري تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بمجرد الانتهاء.
إذا لزم الأمر ، اقرأها بصوت عال لاكتشاف الأخطاء والأخطاء المطبعية. تحقق مرة أخرى من اسم المستلم وعنوانه وحقول CC و BCC للتأكد من أنها ستذهب إلى الأشخاص المناسبين وأن كل شخص يحتاج إلى أن يكون في الحلقة موجود عليه. من الأفضل أيضا ملء هذه الحقول بعد تكوين البريد وتدقيقه حتى لا يتم إرسال بريد غير مكتمل عن طريق الخطأ.
13. قدم نفسك بوضوح
في كل مرة تكتب فيها بريدا إلكترونيا إلى شخص جديد ، من الضروري تقديم نفسك بوضوح ، حتى يعرف بالضبط من أين أتيت في الرسالة. تعد المقدمة الجيدة في البريد الإلكتروني ضرورية في ترك الانطباع الأول كما هو الحال في الاجتماع الشخصي.
اجعل المقدمة موجزة ، وتجنب استخدام أي نغمة ترويجية ، حتى عند الترويج لعميل محتمل. اذكر اسمك والمسمى الوظيفي واسم الشركة والغرض من بريدك الإلكتروني. يمكنك أيضا ذكر كيف تعلمت عن المستلم ، بحيث يكون لديهم سياق أفضل.
إليك مثال:
"أنا بيت روس من ABC لحلول السباكة. أبلغني زميلي من قسم التسويق ، جون نويل ، عن مطلب لديك موجود في زقاقنا ".
14. استخدم معرف البريد الإلكتروني الاحترافي والتحية
عادة ما يكون لدى الأشخاص الذين يعملون في شركة رسائل بريد إلكتروني خاصة بالعمل تنقل الهوية الصحيحة للشخص. افترض أن لديك حساب بريد إلكتروني شخصي يستخدم للمراسلات المتعلقة بالعمل. يجب أن يكون عنوان البريد الإلكتروني احترافيا وأن يعطي اسمك بوضوح ، حتى يعرف المستلم من أنت بالضبط.
غالبًا ما يكون لدى الأشخاص معرفات بريد إلكتروني خاصة بالعمل أعيد استخدامها من أيام الجامعة أو المدرسة الثانوية بأحرف ملتوية - يجب تجنبها للحفاظ على مهنيتك. إذا لم يكن لديك بريد إلكتروني احترافي، فأنشئ بريدًا إلكترونيًا احترافيًا يحمل اسمك الكامل واستخدمه لجميع الأنشطة المتعلقة بالعمل.
يمكن أن تحدث التحية فرقا كبيرا في رسالة البريد الإلكتروني كما تترك الانطباع الأول وتحدد نغمة الرسالة. بينما يمكنك استخدام التعبيرات العامية مثل "مرحبا يا رفاق" أو "مرحبا يا رفاق" لأعضاء الفريق المقربين ، لا ينصح برسائل البريد الإلكتروني العامة.
أيضا ، تجنب استخدام أسماء قصيرة لأشخاص بالكاد تعرفهم. من الأفضل أن تقول "مرحبا جوناثان" بدلا من "مرحبا جون" إلا إذا كنت متأكدا من أنه يفضل الأخير.
15. استخدم القواعد الصحيحة
يمكن أن يؤدي الاستخدام الصحيح للقواعد إلى الوضوح والإحراج ، خاصة بالنسبة للأخطاء الأساسية. على الرغم من أن الأخطاء النحوية العرضية شائعة ، إلا أن محاولة إبقائها خالية من العيوب أمر ضروري.
غالبا ما يرتكب الناس أخطاء باستخدام كلمات مثل هناك / هم / هم ، إنه / إنه ، تأثير / تأثير ، أنت / أنت ، فضفاض / خاسر ، وأنا / أنا /. نظرا لأن القواعد النحوية الخالية من العيوب هي خيار في بعض الأحيان فقط ، فإن الاستثمار في أداة مثل Grammarly أو Scribbr ، التي تقوم بمسح القواعد النحوية والإملائية يعد فكرة رائعة. إنه مفيد عند إرسال رسائل بريد إلكتروني طويلة وأساسية.
16. تعيين ردود خارج المكتب
يعد إعداد رد خارج المكتب أو "OOO" أمرا ضروريا إذا لم تكن متاحا لفترة طويلة. يخبر أي شخص يرسل إليك بريدا إلكترونيا أنه يمكنك الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به في اليوم الذي ستعود فيه إلى المكتب.
يجب أن تحتوي ردود OOO الخاصة بك على عناصر أساسية مثل المدة التي لن تكون فيها متاحا ومن يجب الاتصال به أثناء غيابك. تجنب تضمين معلومات غير ضرورية وأبلغ زملائك بأنك أضفتها إلى ردود OOO الخاصة بك.
17. التحقق الثلاثي من اسم المستلم
تحقق وأعد التحقق وتحقق من أنك قمت بتهجئة اسم المستلم بشكل صحيح. معظم الناس لا يحبون أن يتم إفساد أسمائهم في أي عنوان رسمي ، ويمكن أن يتحول إلى كسر للصفقة ، اعتمادا على الشخص.
كل ما عليك فعله للتحقق هو التحقق من اسم ملفهم الشخصي على LinkedIn أو استخدام CRM الخاص بك للحصول على المعلومات الصحيحة. تجنب استخدام أشكال قصيرة من أسمائهم الأصلية والتزم بالمصطلحات الكاملة لإبقائها رسمية.
18. استخدم الرد على الكل في كثير من الأحيان أقل
يرجى مقاومة الرغبة في إبقاء الجميع على اطلاع ، على الرغم من أنه ربما تم وضع علامة عليهم في البريد الإلكتروني. لا أحد يريد أن يرى إشعارات غير ضرورية في رسائل البريد الإلكتروني التي قد لا يكون له مصلحة كبيرة فيها.
تتمثل إحدى طرق اكتشاف الأشياء في فحص جميع الأشخاص الذين تمت الإشارة إليهم في البريد الإلكتروني والاحتفاظ فقط بالأشخاص الذين يهمون ردك. يحتاج بعض الأشخاص الموجودين في هذه القائمة فقط إلى رؤية إجابتك ، لذا امتنع عن الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني.
بالنقر فوق "رد" ، فإنك ترد فقط على الشخص الذي أرسل لك البريد الأصلي. بالنقر فوق "الرد على الكل" ، فإنك ترسله إلى الجميع في الحقلين "إلى" و "نسخة".
19. تتبع معدلات فتح البريد الإلكتروني
خلال مرحلة التنقيب ، تحتاج فرق التسويق والمبيعات إلى معرفة متى تم فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم ومستوى المشاركة التي ولدوها. بدلا من إرسال رسائل متابعة تستفسر عن رسائل البريد الإلكتروني المفتوحة ، يمكن استخدام أدوات التتبع لمراقبة نشاط البريد الإلكتروني.
إذا كانوا قد تجاوزوا البريد بالكامل وكانوا يشاهدون الفيديو ، فإن التحليلات في الوقت الفعلي هي أداة رائعة لتنبيهك إلى الاهتمام الذي يظهره العميل المحتمل. يمكنك دائما إرسال بريد إلكتروني للمتابعة بناء على نشاطهم ، وتقديم الاقتراحات والبناء الدقيق لعرضك.
20. الاستجابة على الفور
بالنظر إلى عدد رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها يوميا ، من الممكن فقط الرد على بعض رسائل البريد الإلكتروني طوال الوقت وفي الوقت المحدد. الحيلة للحصول عليها بشكل صحيح هي تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني بناء على أهمية العميل وإلحاح نشاط حاسم.
يمكن أن يتراوح الرد على الزملاء وزملاء الفريق من 12 إلى 24 ساعة ، بينما يجب أن يكون رد الفعل على جهات الاتصال الخارجية خلال الأسبوع الذي تم فيه إرسال البريد الإلكتروني. إذا كنت في دور أمامي ، فيجب أن يكون وقت استجابتك حوالي ساعة لأن الناس لديهم القليل من الصبر لانتظار البريد لحل مشاكلهم.
استنتاج
الاتصال عبر البريد الإلكتروني هو الشكل الأكثر استخداما للاتصال بالشركات ، ويستغرق الأمر بعض الوقت لإتقانه ، خاصة إذا كنت مبتدئا.
في حين أن الأمر يستغرق وقتا لتعلم جميع التقنيات المذكورة أعلاه ، فمن الضروري تذكر الآداب الأكثر أهمية في هذه الظروف. ألق نظرة على هذه القائمة قبل إنشاء بريدك الإلكتروني التالي للتأكد من أن بريدك الإلكتروني احترافي قدر الإمكان.
