Strategia per il lavoro a distanza: Come iniziare a lavorare con i team remoti nel modo giusto

Il lavoro a distanza non è più un cambiamento temporaneo: è un fenomeno in crescita che sta ridisegnando il modo di operare delle organizzazioni. Alcune delle più grandi aziende del mondo, tra cui Spotify e Quora, hanno adottato politiche di lavoro flessibile che consentono ai dipendenti di scegliere da dove lavorare, e non sono certo le uniche.

Lasciare che i dipendenti lavorino fuori dall'ufficio ha aperto nuove possibilità per migliorare la produttività, risparmiare tempo e favorire il benessere personale. 

In effetti, Harvard Business Review ha rilevato che durante i blocchi COVID-19, i dipendenti che lavoravano da casa hanno trascorso il 9% in più di tempo con clienti e partner esterni e il 12% in meno di tempo in riunione.

Ma il lavoro a distanza non è privo di ostacoli. La cattiva comunicazione, la mancanza di struttura, i ritardi nei progetti e il senso di isolamento possono compromettere le prestazioni se non vengono affrontati. Ecco perché oggi le organizzazioni hanno bisogno di qualcosa di più di semplici politiche flessibili: hanno bisogno di strategie di lavoro a distanza ben definite.

Una solida strategia di lavoro a distanza si concentra su collaborazione, comunicazione, cultura e coerenza. Per le aziende che stanno pianificando il futuro, investire in strategie di lavoro a distanza a lungo termine è essenziale, non solo per mantenere la produttività dei team, ma anche per costruire ambienti di lavoro in grado di prosperare al di là di luoghi e fusi orari.

Quindi, come possono le aziende lavorare efficacemente con i team remoti, cogliendone i vantaggi ed evitando le insidie? Diamo un'occhiata più da vicino.

7 Strategie di successo per il lavoro a distanza a lungo termine

Il lavoro a distanza consiste nel copiare le operazioni in ufficio da una sede diversa. Ecco come sviluppare una strategia di lavoro a distanza a lungo termine.

1. Programmare incontri regolari

Buffer and AngelList publish a new edition of their State of Remote Work report annually. In the 2021 report, 16% of survey participants cited loneliness as their biggest struggle when working remotely. A further 16% said they struggled with communication and collaboration the most.

Le aziende possono ridurre il numero di dipendenti che soffrono di questi effetti programmando regolari incontri di lavoro. Non è necessario che si tratti di incontri. Nella maggior parte dei casi, 10 minuti per sessione sono probabilmente sufficienti. Inoltre, le riunioni possono essere programmate periodicamente; una o due volte alla settimana dovrebbero essere sufficienti.

Programmando regolari check-in, i team possono assicurarsi che i progetti procedano senza ritardi imprevisti. Inoltre, possono creare un senso di affiatamento e cameratismo, aumentando il coinvolgimento e riducendo il senso di isolamento.

2. Stabilire chiare aspettative di comunicazione

There are many  communications platforms to choose from. According to m.io’s 2019 Workplace Messaging Report, the average surveyed professional used 3.3 workplace chat apps. Moreover, 91% of businesses used a minimum of two messaging apps.

L'uso di più di un'app di messaggistica consente ai team di perfezionare le comunicazioni. I dipendenti possono evitare che le informazioni importanti vadano perse in lunghi thread di e-mail e ogni piattaforma può avere uno scopo unico. Tuttavia, se i team non definiscono una strategia per le piattaforme di comunicazione, la gestione di più app può essere fonte di sovraccarico e di esaurimento.

Naturalmente, il lavoro a distanza richiede che i membri del team comunichino attraverso mezzi digitali. Per massimizzare l'efficienza, i team devono assicurarsi di stabilire aspettative chiare sulle piattaforme da utilizzare per specifiche forme di comunicazione.

3. Fiducia nei propri dipendenti

In physical workplaces, trust is one of the most critical factors for companies to keep their employees engaged. Micromanaging and oppressive oversight can have huge implications; 68% of employees in the Workforce Institute’s “Trust in the Modern Workplace” report said that trust directly impacts their daily performance on the job.

Inoltre, le prestazioni non sono l'unica ragione per cui la fiducia è essenziale. Quasi un quarto dei dipendenti della stessa ricerca ha dichiarato di aver lasciato un'azienda perché non si sentiva fidato, e abbandonare i dipendenti significa perdere talenti di alta qualità e spendere tempo e denaro per assumere i sostituti.

Quando si lavora in remoto, la creazione di un ambiente basato sulla fiducia è ancora più importante. Le aziende possono ottenere questo risultato mantenendo la trasparenza su tutti i processi e incoraggiando un feedback aperto e diretto.

Creando un ambiente di fiducia, le aziende consentiranno ai dipendenti di produrre un lavoro migliore. I membri del team saranno anche più propensi a condividere i problemi che stanno incontrando, contribuendo così a risolverli prima che diventino gravi.

4. Motivare attraverso il riconoscimento

I dipendenti hanno sempre desiderato qualcosa di più di uno stipendio fisso, e una delle componenti più importanti per il coinvolgimento dei dipendenti è il riconoscimento.

Riconoscere i risultati dei dipendenti non significa sempre una promozione (anche se se hanno prodotto costantemente un lavoro eccezionale, le aziende dovrebbero prenderlo in considerazione). Spesso il riconoscimento e la celebrazione dei risultati sono sufficienti da soli.

Quando si lavora da remoto, è bene riunire i membri del team una volta alla settimana e chiedere a tutti di condividere le vittorie più significative. Anche le piccole vittorie sono importanti e riconoscere l'impegno e il buon lavoro dei dipendenti li motiverà ad andare oltre.

5. Concentrarsi sull'equilibrio tra lavoro e benessere

Il lavoro a distanza - e la mancanza di pendolarismo che ne deriva - ha permesso a molti dipendenti di godere di più tempo libero. E, di conseguenza, è diventata sempre più evidente l'importanza di conciliare il lavoro con il benessere personale.

Se il riposo è essenziale al di fuori dell'orario di lavoro, è altrettanto importante durante la giornata. Gli esseri umani non sono fatti per concentrarsi intensamente per otto ore e le pause regolari sono necessarie per garantire che i dipendenti possano dare il massimo in ogni compito.

La necessità più trascurata della giornata lavorativa è la pausa pranzo.

I manager devono assicurarsi che i membri del team facciano diverse pause dallo schermo quando lavorano in remoto. Dovrebbero anche controllare che i dipendenti si riposino adeguatamente e programmare un po' di tempo per staccare la spina e recuperare. Incoraggiare il riposo può portare a una maggiore produttività e a livelli più elevati di felicità.

6. Mettere in atto i giusti sistemi software

Oggi le aziende sono benedette dalla quantità di tecnologia disponibile per semplificare i flussi di lavoro e aumentare l'efficienza. Ridurre il più possibile il lavoro manuale è fondamentale per le aziende distribuite su più sedi, per fare del lavoro a distanza un successo a lungo termine.

Aree in cui le aziende dovrebbero considerare l'utilizzo di software per automatizzare o semplificare i processi di lavoro:

• Gestione del progetto
• Gestione delle spese dei dipendenti
• Benefici per i dipendenti
• Formazione dei dipendenti

Vale anche la pena di utilizzare un software per aiutare i membri del team a tenere traccia dei permessi retribuiti e a gestire le analisi di vendita e di marketing. Utilizzando la tecnologia per semplificare i flussi di lavoro e automatizzare i processi, i team remoti avranno più tempo per concentrarsi sulle attività più importanti. Ad esempio, un calcolatore di straordinari può aiutarvi a pianificare il vostro budget e a calcolare con precisione le ore di straordinario dei vostri dipendenti.

7. Mettere a punto la strategia di lavoro a distanza per ottenere un successo a lungo termine

Il lavoro a distanza è destinato a rimanere e molte aziende in tutto il mondo hanno implementato accordi di lavoro a distanza totale o parziale. Sia le aziende che i dipendenti possono trarre notevoli vantaggi da queste strutture, a patto che si preparino di conseguenza.

Le sfide dell'impostazione di una strategia di lavoro a distanza

Ecco un elenco completo delle sfide da affrontare per impostare una strategia di lavoro a distanza, insieme a soluzioni pratiche per ciascuna di esse:

1. Stabilire aspettative chiare fin dall'inizio

I team remoti hanno bisogno di una struttura per rimanere allineati. Senza una supervisione fisica, è facile che i compiti vadano persi o che i ruoli si confondano. Definite chiaramente le responsabilità, delineate gli obiettivi e comunicate le aspettative in anticipo. Strumenti di gestione dei progetti come Trello o Asana aiutano tutti a rimanere in carreggiata senza bisogno di continui follow-up.

2. Rendere la comunicazione intenzionale e coerente

Quando tutti lavorano da luoghi diversi, la comunicazione può diventare troppo frequente e opprimente, oppure troppo scarsa e disconnessa. Stabilite linee guida chiare su quando utilizzare chat, e-mail o videochiamate. Pianificate check-in regolari, riunioni di team e incontri 1:1 per mantenere intatto il legame umano ed evitare il caos.

3. Creare uno spazio per una reale collaborazione

Il lavoro di squadra non avviene solo perché le persone sono online. Senza le conversazioni in corridoio o le sessioni di brainstorming spontanee, la collaborazione ha bisogno di un'impostazione più ponderata. Utilizzate strumenti come Google Docs, Notion o Miro per creare spazi di lavoro condivisi. Incoraggiate la co-creazione e fate spazio al brainstorming virtuale per far fluire le idee.

4. Concentrarsi sulla fiducia piuttosto che sul controllo

La microgestione dei dipendenti remoti fa più male che bene. I manager possono sentirsi insicuri senza vedere il proprio team in azione, ma la soluzione non è la sorveglianza, bensì la fiducia. Spostate l'attenzione dalle ore di lavoro ai risultati ottenuti. Lasciate che i dipendenti si assumano la responsabilità, assicurando loro un supporto quando ne hanno bisogno.

5. Creare un'esperienza strutturata di onboarding da remoto

L'inserimento di nuovi dipendenti è più difficile senza un ufficio fisico. Un inizio disordinato può compromettere il coinvolgimento a lungo termine. Condividete una chiara lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti remoti, presentateli al team, assegnate loro un compagno e utilizzate piattaforme come Empuls per tenerli in contatto e riconosciuti fin dal primo giorno.

6. Dotare i team della giusta tecnologia e del giusto supporto

La tecnologia è la spina dorsale del lavoro a distanza, ma deve funzionare senza intoppi. Assicuratevi che i nuovi assunti ricevano dispositivi preconfigurati, abbiano accesso a login sicuri e possano raggiungere facilmente l'assistenza IT. Applicate le pratiche di sicurezza informatica di base, come le VPN e i gestori di password, per proteggere i dati aziendali nelle sedi remote.

7. Mantenere viva la cultura attraverso gli schermi

Il lavoro a distanza può diluire la cultura se non si fa attenzione. I dipendenti si perdono i rituali dell'ufficio, le chiacchierate casuali e il divertimento spontaneo. Mantenete viva la cultura attraverso celebrazioni virtuali, programmi di riconoscimento e incontri informali. Piattaforme come Empuls possono aiutare a rafforzare i valori e a riunire le persone, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.

Alimentare la vostra strategia di lavoro a distanza con connessione e chiarezza

Costruire una strategia di lavoro a distanza non significa solo scegliere gli strumenti giusti, ma creare uno spazio in cui i dipendenti si sentano connessi, supportati e parte di una missione più ampia. Empuls vi aiuta a far sì che ciò accada, riunendo comunicazione, riconoscimento, feedback e cultura in un'unica piattaforma.

Grazie a funzioni progettate appositamente per i team remoti e ibridi, Empuls trasforma il lavoro quotidiano in un'esperienza più umana e coinvolgente. Dalla celebrazione delle vittorie alla raccolta di feedback onesti, consente alle organizzazioni di costruire una cultura che prospera, anche quando i team sono distanti chilometri.

• Connect remote teams – Use the social intranet to keep employees informed, aligned, and socially engaged.
• Drive meaningful recognition – Make appreciation part of everyday work with peer-to-peer recognition and manager-led awards.
• Gather real-time feedback – Launch quick pulse surveys to understand employee sentiment and adjust your approach when needed.
• Make onboarding seamless – Welcome new hires with engaging onboarding experiences, digital rewards, and team introductions.
• Celebrate milestones remotely – Automate birthdays, anniversaries, and team achievements with personal and timely rewards.

With Empuls, your remote working strategy doesn’t just keep the team functioning, it keeps them connected, motivated, and inspired.

Conclusione

Costruire la fiducia, incoraggiare la comunicazione e stabilire aspettative chiare è essenziale se i team vogliono avere successo con il lavoro a distanza. È inoltre necessario predisporre sistemi adeguati e ricordare ai dipendenti l'importanza del riposo e del loro benessere. Soddisfacendo queste esigenze, le aziende continueranno ad avere successo, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.

Empuls consente ai vostri dipendenti di connettersi virtualmente con i colleghi, di riconoscere il buon lavoro svolto, di allinearsi agli obiettivi aziendali, di esprimersi, di essere ascoltati e di contribuire a formare la cultura aziendale. 

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