Piano d'azione per il coinvolgimento dei dipendenti: Tattiche comprovate per aumentare la motivazione e la fidelizzazione sul posto di lavoro
Imparate a costruire una strategia vincente di coinvolgimento dei dipendenti con suggerimenti praticabili per migliorare il morale, promuovere la motivazione e trattenere i migliori talenti sul posto di lavoro.
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Un piano di coinvolgimento dei dipendenti ben strutturato non è più un "nice-to-have": è una necessità strategica per le organizzazioni che vogliono aumentare il morale, migliorare la fidelizzazione e incrementare le prestazioni. Che si tratti di progettare un programma di coinvolgimento dei dipendenti da zero o di perfezionarne uno esistente, un piano d'azione chiaro può fare la differenza.
Combinando una pianificazione ponderata con passi concreti, i leader delle risorse umane possono creare un potente piano d'azione per il coinvolgimento dei dipendenti che risuoni a tutti i livelli dell'organizzazione. In questo articolo esploriamo come sviluppare una strategia di coinvolgimento dei dipendenti, condividiamo schemi collaudati ed evidenziamo modi pratici per dare vita ai vostri obiettivi di coinvolgimento.
Cosa dice la stratistica?
Secondorecenti sondaggi Gallupsolo il 32% dei dipendenti a tempo pieno e parziale negli Stati Uniti è attualmente impegnato, con un allarmante 18% che rientra nella categoria del disimpegno attivo.
Questo declino dell'impegno ha dato origine a una preoccupazione pressante per le organizzazioni, soprattutto perché il rapporto tra lavoratori impegnati e attivamente disimpegnati raggiunge il punto più basso in quasi un decennio.
Mentre le aziende si confrontano con questa tendenza inquietante, si presenta una sfida parallela:la lotta per trattenere i talenti.
Astudioche ha coinvolto oltre 600 aziende statunitensi con 50-500 dipendenti, ha rivelato che uno schiacciante 63,3% ritiene che trattenere i dipendenti sia più impegnativo del processo di assunzione iniziale. Sulla scia di questa situazione, più di un terzo della forza lavoro è alla ricerca attiva o casuale di nuove opportunità di lavoro, il che si traduce in una cifra impressionante di 2,9 milioni di dollari.2,9 milioni di dollarial giorno spesi dai datori di lavoro statunitensi nella ricerca di lavoratori sostitutivi, per un totale di 1,1 miliardi di dollari all'anno.
Di fronte a queste sfide, si pone una domanda cruciale:Cosa serve per trattenere i migliori talenti e riaccendere la fiamma del coinvolgimento dei dipendenti?
La risposta non sta solo nel promuovere la felicità o la soddisfazione dei dipendenti, ma nel coltivare deliberatamente una solida pianificazione del coinvolgimento dei dipendenti. In questo blog approfondiamo i dettagli dello sviluppo di un piano d'azione efficace per riaccendere il coinvolgimento dei dipendenti.impegno sul posto di lavoro.
Importanza del coinvolgimento dei dipendenti sul posto di lavoro
Il coinvolgimento dei dipendenti non è solo una parola d'ordine, ma è un fattore chiave del successo organizzativo. I dipendenti impegnati hanno maggiori probabilità di essere motivati, entusiasti e allineati con gli obiettivi dell'azienda.
Questo allineamento si traduce in vantaggi tangibili, come l'aumento della produttività, il miglioramento della soddisfazione dei clienti e un impatto positivo sui profitti. Inoltre, i dipendenti impegnati fungono da ambasciatori dell'organizzazione. Sono più propensi a parlare positivamente del loro posto di lavoro, contribuendo a creare un marchio positivo per il datore di lavoro e ad attrarre i migliori talenti.
Chi è responsabile della pianificazione delle azioni di coinvolgimento dei dipendenti?
La responsabilità della pianificazione delle azioni di coinvolgimento dei dipendenti ricade tipicamente su uno sforzo di collaborazione che coinvolge più soggetti all'interno di un'organizzazione. Anche se la struttura e i ruoli specifici possono variare da un'organizzazione all'altra, spesso sono coinvolti i seguenti attori chiave
1. Team di leadership/management
I dirigenti di alto livello, i senior leader e i manager svolgono un ruolo cruciale nel favorire il coinvolgimento dei dipendenti. Essi definiscono il tono della cultura dell'organizzazione e sono responsabili della creazione di un ambiente che favorisca il coinvolgimento.
2. Dipartimento risorse umane (HR)
I professionisti delle risorse umane spesso assumono un ruolo guida nella gestione e nella facilitazione delle iniziative di coinvolgimento dei dipendenti. Possono condurre sondaggi, analizzare i dati e collaborare con altri reparti per sviluppare piani d'azione basati sul feedback.
3. Dirigenti e supervisori
I manager e i supervisori di prima linea sono a diretto contatto con i dipendenti. Svolgono un ruolo fondamentale nel comprendere le dinamiche individuali e di gruppo, nel fornire feedback e nell'implementare strategie per migliorare il coinvolgimento a livello di team.
4. Gruppi o comitati di coinvolgimento dei dipendenti
Alcune organizzazioni istituiscono team o comitati specifici dedicati al coinvolgimento dei dipendenti. Questi gruppi possono includere rappresentanti di diversi reparti e livelli dell'organizzazione.
5. I dipendenti
Il coinvolgimento dei dipendenti è una strada a doppio senso e i dipendenti stessi hanno un ruolo nel processo di pianificazione delle azioni. Il loro contributo, il loro feedback e il loro coinvolgimento nella pianificazione e nell'attuazione delle iniziative sono essenziali per il successo.
6. Gruppi di comunicazione interna
Una comunicazione efficace è fondamentale per il successo delle iniziative di coinvolgimento. I team di comunicazione interna hanno la responsabilità di garantire che le informazioni sulle iniziative di coinvolgimento siano comunicate in modo chiaro e raggiungano tutti i dipendenti.
7. Team di formazione e sviluppo
Se lo sviluppo delle competenze e la formazione vengono identificati come aree di miglioramento nelle indagini sul coinvolgimento, i team di formazione e sviluppo possono essere coinvolti nell'elaborazione e nell'attuazione di programmi pertinenti.
8. Team per la diversità e l'inclusione
Nelle organizzazioni che danno priorità alla diversità e all'inclusione, questi team possono essere coinvolti nel garantire che le iniziative di coinvolgimento siano inclusive e rispondano alle esigenze di una forza lavoro diversificata.
Lo sforzo collaborativo di questi stakeholder aiuta a garantire un approccio olistico alla pianificazione delle azioni di coinvolgimento dei dipendenti, considerando diverse prospettive e affrontando le sfide e i punti di forza unici all'interno dell'organizzazione. I ruoli e le responsabilità specifiche possono essere delineati nel piano strategico generale dell'organizzazione o nelle politiche HR.
Come progettare un piano d'azione per il coinvolgimento dei dipendenti?
Ecco una guida passo passo per progettare un piano d'azione per il coinvolgimento dei dipendenti e per gestirlo fino in fondo.
Fase 1: scansione dell'ambiente interno dell'organizzazione
La scansione dell'ambiente internoconsiste nello studio dei vari modi in cui i dipendenti, il management, gli stakeholder, la strategia aziendale, la cultura, le risorse e le capacità dell'organizzazione interagiscono tra loro.
Ad esempio, quali sono i diversi punti di contatto che la leadership ha con i dipendenti? Quali sono i diversi strumenti di produttività utilizzati nell'organizzazione? Come l'organizzazione implementa una strategia aziendale? Quali sono i vari benefit offerti ai dipendenti? Con quale frequenza il team di leadership conduce programmi di sensibilizzazione?
Le Risorse Umane devono non solo inquadrare queste domande, che sono uniche per la loro organizzazione, ma anche autovalutare l'organizzazione in base a come se la cava in ognuna di queste interazioni.
Gli strumenti che possono essere utilizzati per condurre questo studio sono:
- Discussioni di gruppo
- Interviste ai dipendenti/alle parti interessate
- Sondaggi tra i dipendenti
- Dati sulle risorse
- Valutazioni delle prestazioni
- Feedback
- Sondaggi tra i dipendenti e verifiche del polso della situazione: Empuls rende facile sondaggi anonimi di coinvolgimento e feedback a intervalli regolari. È possibile analizzare il sentiment e le tendenze per valutare i livelli di coinvolgimento e identificare i punti critici dell'organizzazione.
- NPS dei dipendenti (eNPS): Valutare rapidamente la fedeltà e l'adesione dei dipendenti utilizzando gli strumenti eNPS integrati.
- Cruscotti analitici: Empuls offre approfondimenti in tempo reale sui fattori di coinvolgimento e sull'umore della forza lavoro, aiutando i responsabili delle risorse umane a comprendere i punti di forza e di debolezza interni.
Fase 2: scansione dell'ambiente esterno dell'organizzazione
L'ambiente esterno di un'organizzazione è costituito dal panorama competitivo, economico, politico, socio-culturale e tecnologico del mercato in cui l'organizzazione opera. Si tratta di elementi importanti da tenere in considerazione nella definizione di un programma annuale di coinvolgimento dei dipendenti. Questi fattori influenzano l'efficacia di tutte le iniziative strategiche.
Abhijit Bhaduri, autore del best seller "The Digital Tsunami" (Lo tsunami digitale)cita come tendenze tecnologiche quali la realtà aumentata e l'olografia possano essere utilizzate efficacemente nella simulazione del lavoro e nell'esperienza dei dipendenti. Per questo motivo, è utile tenere sotto controllo l'evoluzione dei parametri di riferimento della concorrenza, le tendenze del settore, gli strumenti digitali per il coinvolgimento dei dipendenti e così via.
Per effettuare questa scansione si possono utilizzare i seguenti strumenti:
- Ricerca di mercato
- Benchmarking
- Analisi della concorrenza
- Analisi delle tendenze
Il risultato atteso di questa fase: Opportunità e minacce dell'organizzazione (HR).
- Capacità di benchmarking: Empuls aiuta i team HR a confrontare i dati sul coinvolgimento interno rispetto agli standard di settore, il che è particolarmente utile quando si valuta il posizionamento competitivo.
- Supporto per l'analisi dei trend: La piattaforma supporta le integrazioni con strumenti di dati HR esterni e consente di esportare gli insight per un'analisi più approfondita delle tendenze che influenzano il coinvolgimento dei dipendenti.
Fase 3: Definizione degli obiettivi di coinvolgimento dei dipendenti dell'organizzazione
Il processo di definizione degli obiettiviconsiste tipicamente nel definire gli obiettivi che l'organizzazione vuole raggiungere sul fronte delle persone - la cultura, il capitale umano, le politiche per le persone, ecc. I punti di forza, i punti di debolezza, le opportunità e le minacce possono essere un contesto per determinare gli obiettivi.
Ad esempio, un'ipotesi del tipo: "I nostri concorrenti utilizzano i referral dei dipendenti come fonte forte per reclutare i loro talenti. I dipendenti segnalati tendono a essere i migliori e i più mantenuti nel settore", è una minaccia che potrebbe indurre un'organizzazione a considerare il "miglioramento delle segnalazioni dei dipendenti" come un obiettivo delle risorse umane.
La metodologia S.M.A.R.T.metodologiaè utilizzata prevalentemente ed è famosa per la sua capacità di guidare e aiutare a raggiungere gli obiettivi. Essa si basa sulle seguenti linee guida.
Ad esempio, un obiettivo come "Migliorare le referenze dei dipendenti dell'azienda" deve essere:
- Specifico, ad esempio: "Puntiamo a migliorare le referenze dei nostri dipendenti".
- Misurabile, ad esempio: "Vogliamo migliorare la percentuale di referenze dei nostri dipendenti da X a Y".
- Raggiungibile, ad esempio: "Siamo già a X, quindi raggiungere Y dovrebbe essere pratico".
- Per esempio, "Le segnalazioni dei dipendenti sono un'arma a doppio taglio che aiuta a reclutare nuovi dipendenti e che indica indirettamente anche i punteggi Net Promoter dei dipendenti".
- Tempestivo, ad esempio: "L'aumento delle segnalazioni dei dipendenti deve avvenire entro l'anno finanziario in corso".
Il risultato atteso di questa fase: Una tempistica e un elenco prioritario di obiettivi SMART.
- Campagne orientate agli obiettivi: Empuls vi permette di impostare iniziative di coinvolgimento con KPI chiari, come la frequenza dei riconoscimenti, i tassi di partecipazione o i punteggi dei sondaggi, che si allineano bene con gli obiettivi SMART.
- Piani d'azione personalizzabili: La piattaforma aiuta ad allineare gli obiettivi con le azioni, offrendo modelli precostituiti per le campagne di coinvolgimento e riconoscimento.
Fase 4: analisi dei gap
Dopo aver stabilito gli obiettivi, il passo successivo consiste nell'identificare lo status quo delle variabili e nel riconoscere la distanza da percorrere per raggiungere i traguardi previsti.
Questo può essere fatto utilizzando vari strumenti, ma l'analisi a lisca di pesce (Ishikawa) è uno strumento piuttosto semplice ed efficace per approfondire i problemi esatti che devono essere affrontati per raggiungere questi obiettivi. Di seguito è riportata un'istantanea di come si svolge l'analisi Fishbone (Lean Six Sigma).
- Organizzare un focus group interfunzionale.
- Consentono di identificare le cause principali (lacune) che influiscono sul raggiungimento di un obiettivo prescritto.
- Le cause principali (lacune) possono essere classificate in "persone", "processi", "politiche", ecc.
- L'analisi delle cause profonde raccomanda di comprendere fino a 5 livelli di "perché" di ogni causa per ricavarne l'esatta causa principale.
- Elencare l'elenco finale delle cause principali (Gaps).
Adesempio, un'analisi a lisca di pesce del "Referente per i dipendenti" potrebbe far emergere cause profonde come "Disparità retributive", "Mancanza di assicurazione per i dipendenti", "Meccanismi di feedback insufficienti per i dipendenti", ecc.
Il risultato atteso di questa fase: Qualitativo/quantitativo Lacune nel processo esistente.
- Cicli di feedback e approfondimenti: Empuls consente di raccogliere feedback mirati su temi specifici (ad esempio, leadership, comunicazione, benessere), favorendo l'analisi delle cause.
- Mappe di calore del coinvolgimento: Gli strumenti visivi di Empuls aiutano a individuare i reparti o i team in cui le lacune sono maggiori, rendendo più facile condurre una "analisi a lisca di pesce" e dare priorità agli interventi.
Fase 5: Scelta della strategia per il piano d'azione
Una volta elencate le lacune esatte del processo, è necessario stabilire le priorità di esecuzione. In genere esistono diversi percorsi per raggiungere gli obiettivi, quindi la scelta della strategia giusta per il piano d'azione (o di una lacuna da affrontare) è una componente critica dell'esecuzione.
L'analisi a lisca di pesce consente inoltre di selezionare e dare priorità a queste lacune utilizzando il metodo seguente:
Per ciascuna delle cause principali elencate, valutate quanto segue:
- In che modo la soluzione di questo gap ha un impatto sul raggiungimento degli obiettivi? (Impatto)) (Valutare su una scala da 1: che indica un basso impatto a 10: che indica un alto impatto)
- Quanto è finanziariamente fattibile/facile lavorare per risolvere questo gap? (Facilità) (Valutare su una scala da 1: molto difficile a 10: molto facile)
- Calcolate il valore [Impact + Ease] e tabellatelo in base alla rispettiva causa principale.
- Ordinare l'elenco delle cause principali (lacune) in ordine decrescente rispetto alla somma (AParetografico di Pareto)
Ad esempio, un gap come "Disparità retributive" ha una facilità bassa (a causa dei costi elevati) e un impatto alto, mentre "Meccanismi di feedback insufficienti per i dipendenti" ha una facilità alta (perché il costo di attuazione è basso) ma ha un impatto moderato. A seconda della fattibilità finanziaria e delle priorità aziendali, i leader dovrebbero scegliere di affrontare strategie specifiche.
Il risultato atteso di questa fase: Un programma di coinvolgimento dei dipendenti - l'elenco di tutte le strategie che mirano a colmare le lacune più importanti.
- Programmi personalizzabili: Che si tratti di migliorare i canali di feedback o di aumentare il riconoscimento, Empuls offre flussi di lavoro configurabili per progettare e distribuire la soluzione giusta.
- Pianificazione dell'impatto e dello sforzo: Con i dati di Empuls, le risorse umane possono stabilire le priorità delle strategie che bilanciano un alto impatto con un basso costo di implementazione, utilizzando un processo decisionale basato sugli insight.
Fase 6: Creazione del team
Il team che guida l'attuazione del processo/programma di coinvolgimento dei dipendenti è importante per il suo successo. A seconda delle competenze che un particolare piano d'azione richiede, il team deve avere membri in grado di contribuirvi.
Ad esempio, per "Creare un solido meccanismo di feedback per i dipendenti" sono necessari esperti di progettazione di questionari, esperti di tecnologia (se è necessaria l'automazione) ed esperti di risorse umane (per guidare e attuare il piano - in modo da aumentare il coinvolgimento).
Il risultato atteso di questa fase: Elenco dei membri del team e dei loro ruoli in ciascuna delle idee del piano d'azione per il coinvolgimento dei dipendenti ad alta priorità.
- Collaborazione interfunzionale: Empuls include funzioni di comunicazione interna come una intranet socialeannunci e gruppi che favoriscono la collaborazione interfunzionale.
- Ruoli e permessi di amministrazione: Assegnate ruoli a diversi membri del team per guidare o gestire aspetti specifici delle campagne di coinvolgimento.
Fase 7: Misurazione delle prestazioni
L'aspetto della "misurabilità" degli obiettivi SMART fornisce metriche da osservare per valutare l'impatto delle strategie per raggiungere gli obiettivi.
Ad esempio, per l'obiettivo "Aumentare i referral dei dipendenti da X a Y", la percentuale effettiva di referral dei dipendenti sul totale delle assunzioni è la metrica da tenere sotto controllo.
Il risultato atteso di questa fase: Valore della metrica utilizzata permisurare il coinvolgimento dei dipendenti.
- Reportistica in tempo reale: Misurare le metriche di coinvolgimento come la partecipazione, i tassi di risposta ai feedback, la frequenza dei riconoscimenti e il sentiment dei dipendenti.
- Tracciamento del ROI: Empuls tiene traccia del ROI delle iniziative di coinvolgimento, come i tassi di referral o i miglioramenti nella retention, aiutando a convalidare l'impatto.
- KPI personalizzati: Creazione e monitoraggio di KPI specifici per i vostri obiettivi di coinvolgimento direttamente all'interno della piattaforma.
Fase 8: Analisi della varianza
È necessario calcolare lo scostamento tra le prestazioni effettive e quelle standard per individuare un'ulteriore lacuna nell'implementazione. Ad esempio, se le strategie non hanno permesso di raggiungere il previsto Y% di referenze dei dipendenti entro il tempo stabilito, devono essere rivalutate e riconsiderate.
Fase 9: adozione di misure correttive
La rivalutazione delle strategie deve seguire l'intero flusso di definizione degli obiettivi e di selezione delle strategie (dalla fase 1 alla 9). Il motivo per cui un piano è inefficace o un obiettivo non viene raggiunto potrebbe essere dovuto a un'ipotesi sbagliata nel corso della pianificazione.
Ad esempio, il motivo per cui l'obiettivo "Migliorare le referenze dei dipendenti dell'azienda" non è stato raggiunto potrebbe essere dovuto alle seguenti ragioni, tra le molte altre plausibili.
- L'obiettivo da raggiungere è stato ritenuto sbagliato: "Y" era un obiettivo troppo alto.
- La tempistica è troppo breve.
- L'analisi a lisca di pesce ha tralasciato un importante fattore determinante, ad esempio "i premi per i dipendenti che fanno riferimento".
- Un errore di calcolo nell'analisi dell'impatto. Ad esempio, l'impatto di "Disparità retributive" è stato inferiore a quello ipotizzato.
- Il team non disponeva di una competenza importante necessaria per l'implementazione. Ad esempio, la progettazione del questionario nell'implementazione del feedback dei dipendenti.
Empuls per il coinvolgimento dei dipendenti
Gli strumenti digitali per il coinvolgimento dei dipendenti possono aiutarvi a creare e far crescere una cultura del lavoro ad alte prestazioni e ad alto coinvolgimento. Tuttavia, funzionano al meglio solo se la strategia del piano d'azione viene creata in modo da enfatizzare il riconoscimento e il feedback e aiutare i dipendenti a sentirsi legati alla missione e ai valori dell'organizzazione.
Utilizzare gli strumenti digitali per il coinvolgimento dei dipendenti - comeEmpulspuò aiutarvi a progettare il piano di coinvolgimento più adatto al vostro DNA organizzativo.Con Empuls, potete impostare:
- Riconoscimenti e premi: Empuls automatizza riconoscimento peer-to-peer e integra le ricompense per rafforzare i comportamenti positivi.
- Benessere e comunicazione dei dipendenti: Incoraggiare un impegno olistico coinvolgimento con sfide di benessere e comunicazioni interne che raggiungono i dipendenti a tutti i livelli.
- Percorsi di coinvolgimento personalizzati: Personalizzazione delle campagne e delle comunicazioni in base alle fasi del ciclo di vita dei dipendenti (onboarding, anniversari, uscite, ecc.).
Empuls supporta un approccio alla pianificazione del coinvolgimento dei dipendenti guidato dai dati, attuabile e scalabile. Si allinea a ogni fase del vostro piano d'azione, dalla diagnostica alla definizione degli obiettivi, dall'implementazione alla misurazione delle prestazioni, offrendo anche strumenti che rafforzano la cultura, la comunicazione e la connessione. Programmate una demo oggi stessoe parlate con i nostri dirigenti per saperne di più su Empuls. È anche possibile iniziare una prova gratuita di 30 giorni.
