I 10 migliori software di onboarding dei dipendenti per semplificare le assunzioni nel 2025

Il software per l'onboarding dei dipendenti sta creando un gran fermento sul mercato. Ma sappiamo davvero cosa significa e cosa fa? Vediamo di capire meglio. 

Managing human resources in a large or mid-sized company can be a challenging affair. There are many attributes of an employee that need to be recorded when new employees join. 

Onboarding a new employee is a tedious and meticulous task, especially if you are an HR manager at a big company that has an extensive onboarding procedure. 

To assist the onboarding of employees in companies and to make the transition of employee information smooth and accessible, employee onboarding software is used. In this blog, we discuss the best 10 employee onboarding software of 2025 that makes this process a breeze. 

Cosa rende uno strumento una vera piattaforma di onboarding? 

Una vera e propria piattaforma di onboarding comprende in genere: 

• Preimbarco automatizzato (lettere di offerta, raccolta di documenti) 
• Flussi di lavoro strutturati per l'onboarding 
• Strumenti di orientamento o integrazioni (formazione, politiche) 
• Liste di controllo, dashboard e tracciamento delle attività 
• Integrazione con altri sistemi (HRMS, payroll, IT) 
• Analisi delle prestazioni di onboarding 

Strumenti come Qandle, Empuls, PulseHRM e factoHR rispondono a molte di queste esigenze, mentre altri (come Oracle HCM o Papaya Global) includono l'onboarding come funzione di supporto, non come protagonista. 

Fattori da considerare nella scelta di un software di onboarding per i dipendenti 

Ecco i fattori da considerare nella scelta di un software di onboarding per i dipendenti. 

1. Deve essere scalabile 

The size of a company changes dynamically and usually with software, which can be challenging as it comes with a set number of users and with steep cost to include more. The software you choose must be flexible enough to scale vertically and horizontally with the business. 

2. Deve funzionare senza problemi in qualsiasi ecosistema 

Companies may buy different software of different makes for individual requirements of each department. An HR software works in tandem with all units of a business and must integrate well with all kinds of business software in an existing ecosystem. 

3. Deve adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali 

The needs, functions, and size of a business change as and when it grows. The business may change its way of working, how it recruits employees, how it trains or onboard, etc. The software must be flexible enough to accommodate these changes. 

4. Reputabile e con buone recensioni sul mercato 

Last but not least, it is important to buy software that has a good reputation amongst other software in the market, with good reviews from peers in the industry. It is safe to assume that a product with good reviews from HRs in the market would work for your business. 

List of top 10 employee onboarding software 

Before we share with you the details of the best employee onboarding tools, let us give you a sneak peek in the form of a comparative table:

1. Empuls

Empuls provides companies with a complete work environment that combines people engagement, onboarding, and employee perks and benefits them all together. 

Empuls provides many functions and tools that help with seamless sync with the HRMS  system, along with integration with various tools for smooth onboarding of employees. 

Employees also enjoy perks and rewards such as onboarding rewards, survey software with rewards for 1 week joining, 2 weeks joining, 1 month joining etc. 

Caratteristiche principali di Empuls: 

• Integrazione con il sistema HRM per un facile onboarding 
• Transizione senza carta e senza soluzione di continuità dei documenti dei dipendenti 
• Potente integrazione dei premi che assegna e riscatta i punti 
• Integrazione con molte applicazioni diverse per una condivisione dei dati senza soluzione di continuità 
• Software di onboarding sicuro e conformità approvata 

Employee onboarding is only one of the many features that this platform offers. Employee performances can be reviewed, and employees get to earn rewards on the basis of reward points that can be redeemed on the platform for exciting lifestyle-based products and services. 

Si tratta di una delle piattaforme più singolari che viene acclamata per la sua semplicità in tutto il settore. 

Pro di Empuls: 

• Empusl ha più di 2 milioni di clienti che stanno già utilizzando con successo il software nelle loro aziende. 
• A multilingual, multi-regional, and multi-currency platform that can be used by all 
• Safe and secure data, CPRA and GDPR compliant. 
• Future-ready tools with a scalable platform 

Struttura dei prezzi: 

• Il piano Employee Rewards parte da 3 USD al mese per dipendente. 
• I piani di indagine partono da 3 USD al mese per dipendente. 
• I piani di benefit e vantaggi per i dipendenti partono da 2 USD al mese per dipendente. 
• Reporting and analytical tools, HRMS, and HRIS come with the plan. 

Studi di casi aziendali Empuls : 

• Gulf Taleed, a marketing service company in Saudi Arabia, was able to provide a holistic work culture by using employee engagement tools using Empuls. The firm was able to achieve 300+ peer recognition using the system with an ever-high employee interaction. 
• FCA IndiaFuture-ready, an automotive company, has adopted the rewards and recognition platform of Empuls with its 3000 users in the company. Now the company utilizes the platform for recognition of employees, for taking surveys, and for employee engagement within the firm. 90 percent of the employees use the system as of today. 

Aziende che utilizzano Empuls: 

• Pepsi 
• Dunzo 
• Lavori freschi 
• Redbus 
• Sharechat 

Valutazione G2- 4,6 su 5 con oltre 650 recensioni 

Valutazione Capterra- 4,5 su 5 con oltre 60 recensioni 

2. Keka

Keka è uno dei programmi HR più popolari con una piattaforma di assunzione e onboarding completamente efficiente e potente. 

Using Keka’s award-winning HR platform, many of the top companies globally achieve complete efficiency in their hiring and onboarding process. 

Keka allows employees to maintain employee applications, candidate testing and scoring, maintain a candidate pool for future requirements, onboarding of employees, and keeping track of their progress using job boards and custom-made project tracking. 

Caratteristiche principali di Keka: 

• Mantenere l'ATS e mantenere una pipeline di candidati sempre disponibile per tutti i lavori 
• Provide seamless, paperless, and smooth onboarding using modern tools 
• Complete onboarding formalities and document sign-ons in seconds 
• Creare schede di lavoro uniche e schede di valutazione personale per tutti i dipendenti. 
• Mantenere e gestire le prestazioni dei dipendenti dopo l'inserimento e l'assunzione 

Keka offers a flexible and all-encompassing HR suite that helps HRs and business owners to scale up easily. 

Their plans are very adaptive and customizable, which is great for any kind of business. Their platform offers tools to prepare reports and use analytical data for insights on HR, hiring, and onboarding. 

Other features include integration with other apps, managing payroll, document storage, document sign-on, feedback and survey management, attendance & leave tracking, etc. 

Pro di Keka: 

• Una suite completa di tutti gli strumenti HR in un unico software ma con piani flessibili 
• Industry-best tools and an advanced HR onboarding process 
• Create a pipeline easily with the ATS and employee testing and scoring tools 
• Create scorecards for easy evaluation and use the same information for future hires. 

Struttura dei prezzi: I prezzi ufficiali di Keka indicano il piano "Strength" a ₹12.999/mese per un massimo di 100 dipendenti, con ulteriori dipendenti a ₹120 ciascuno. 

Valutazione G2- 4,4 su 5 da 660+ recensioni 

Valutazione Capterra- 4.4 su 65+ recensioni 

3. Qandle

If you are looking for insightful and intelligent onboarding software, Qandle is the one for you. Qandle provides a fully efficient onboarding software with various functions complete with pre-joining, orientation, task management, document upload and signing, post-joining orientation, managing offer letters, probation management, and other key functions. 

Aiuta i responsabili delle assunzioni in tutte le fasi, dal sourcing all'inserimento dei candidati in azienda. 

Caratteristiche principali di Qandle: 

• Configurare i flussi di lavoro per le richieste di lavoro e la gestione delle pipeline. 
• Gestire i messaggi e i rinvii interni all'interno della suite di onboarding e assunzione. 
• Utilizzate le scorecard per esaminare in modo efficiente i candidati e programmare facilmente i colloqui. 
• Completo onboarding senza carta con caricamento e firma dei documenti 
• Analisi e approfondimenti avanzati che aiutano la gestione delle assunzioni 

Qandle ha servito più di 35 settori con più di 1000 clienti in un mercato competitivo che parla da sé. 

Oltre alla piattaforma di onboarding, Qandle è dotata anche di altre funzioni HR, come la gestione delle assunzioni e le buste paga, che la rendono una suite completa per le attività HR. Aiuta a gestire facilmente i candidati, le assunzioni, il monitoraggio dei candidati e le buste paga. 

Pro di Qandle: 

• Molti moduli HR diversi che aiutano a scalare in base alle diverse esigenze 
• 99,9 per cento di uptime con una piattaforma completa e sicura 
• Conformità al GDPR con funzioni che aiutano a mantenere le politiche e la conformità in vigore 
• L'offboarding e molti altri pacchetti minori possono essere aggiunti come extra. 

Struttura dei prezzi: I prezzi di Qandle sono spesso personalizzati in base alle esigenze aziendali. 

Valutazione G2- 4,3 su 5 con oltre 10 recensioni 

Valutazione Capterra- 4,4 su 5 con oltre 25 recensioni 

4. FactoHR

FactoHR è uno dei principalisoftware HRche aiuta a gestire l'onboarding in modo efficace e senza interruzioni. 

FactoHR offre modelli semplici che aiutano ad automatizzare il processo di onboarding con funzionalità quali la creazione e la gestione delle lettere di offerta, le e-mail di pre-onboarding per il completamento delle pratiche, il caricamento dei documenti, l'importazione e l'esportazione dei dati dei candidati dal software HR al software per i dipendenti principali, l'impostazione simultanea del libro paga e di altri dettagli, l'impostazione di avvisi e notifiche ai dipendenti, ecc. 

Caratteristiche principali di FactoHR: 

• The best feature is their template-based function for preboarding emails, orientation, offer letter, and other formal welcoming communication 
• Inviare i link per consentire ai candidati di completare le formalità di adesione in modo completamente privo di documenti cartacei prima della data effettiva di adesione. 
• Complete automation of onboarding functions, including sending out offer letters, document signing, uploading to master database, etc 
• Import and export details between ATS, HR software, and the master employee database for quick sync of details 
• Send out alerts for certificates and the other important documents, or for renewal of documents and certificates 

factoHR prende in considerazione tutti gli aspetti che entrano in gioco nell'inserimento di nuovi candidati in un'azienda. Offre molti modelli e formati che i responsabili delle risorse umane possono utilizzare, evitando così di perdere tempo per iniziare. 

factoHR also helps with asset management, reporting, analytical insights, and reporting, hiring process management and payroll functionality as well. 

Pro di FactoHR: 

• Easy and quick to get the onboarding process started for multiple candidates 
• Sync and transfer of data between software is seamless and integrated 
• Alerts and notifications are sent out to candidates on real-time updates 
• Completamente personalizzabile con campi personalizzati e scalabile per le esigenze aziendali 

Struttura dei prezzi: 

• I prezzi sono soggetti alle esigenze aziendali e possono essere richiesti tramite sito web o e-mail. 
• Prova gratuita disponibile 

Valutazione G2- 4,7 su 5 con oltre 30 recensioni 

Valutazione Capterra- 5 su 5 con 7 recensioni 

5. Oracle Fusion Cloud HCM

Oracle Fusion Cloud HCM is unlike the programs you may have ever seen before. This software combines way more than your regular HR functions and helps integrate the entire process from hire to retire. 

The suite includes functionalities such as Onboarding, absence management, workforce directory, help desk, etc. 

Within onboarding, the software helps with seamless human resource management through orientation, document sign on, licensing and certification upload, management of offer letters, employee growth, and skillforce development, etc. 

Key features of Oracle Fusion cloud HCM: 

• Soluzioni HR complete con numerosi moduli HR dall'assunzione alla pensione 
• Il processo principale delle risorse umane comprende l'onboarding automatizzato per un'assunzione senza problemi dei dipendenti. 
• Esperienza personalizzata per i dipendenti con flussi di lavoro automatizzati e configurabili 
• Gestire una forza lavoro globale utilizzando un unico sistema software con localizzazione 
• La conformità e le pratiche legali sono al centro di tutti i moduli HR. 

For companies that are looking into automating and managing large HR workloads for larger enterprises, Oracle Fusion Cloud is your best bet. 

Con piani flessibili e numerosi moduli HR tra cui scegliere, i manager possono creare un ecosistema unico in base alle loro esigenze. 

Oltre ai servizi essenziali per le risorse umane, Oracle fusion offre anche altre importanti funzioni come la gestione della forza lavoro, il reclutamento e la gestione delle prestazioni, la comunicazione delle risorse umane, ecc. 

I vantaggi di Oracle fusion cloud HCM: 

• Scalable and flexible HR software with plenty of HR modules that managers can choose from, 
• Complete HR core process,, including onboarding comes as a single HR module 
• Piani a pagamento per dipendente con scalabilità per piccole e grandi imprese 
• Applicazioni mobili native e numerose integrazioni all'interno di Oracle e con terze parti. 

Struttura dei prezzi: 

• I prezzi sono soggetti alle esigenze aziendali. I preventivi personalizzati possono essere elaborati dopo aver contattato il team di vendita tramite il sito web o il telefono. 
• Demo request available on the website 

Valutazione G2- 3,5 su 5 con oltre 500 recensioni 

Valutazione Capterra- 3.9 su 5 con 60+ recensioni 

6. Portafoglio HR

If you are a small to medium-sized company that is looking for a simple HR software that does everything efficiently and does not burn a hole in your pocket, then Wallet HR is the one for you. 

This simple, efficient, intuitive software helps with a range of hiring and onboarding functions such as Employee recruitment, beginning from sourcing, candidate application tracking, hiring formalities, training management including pre- and post-joining orientation etc. 

Una dashboard completa per i dipendenti consente alle risorse umane di memorizzare e accedere facilmente ai dettagli dei dipendenti e le funzioni di reporting analitico aiutano a monitorare il sistema HR per i dipendenti. 

Caratteristiche principali: 

• Offre l'onboarding come parte della piattaforma di assunzione che include funzioni come lo screening, il modulo ATS, la verifica dei precedenti e molte altre funzioni. 
• Offre la possibilità di automatizzare l'onboarding utilizzando lettere d'offerta digitali, caricamento di documenti senza carta e funzioni di firma. 
• Sincronizzate automaticamente i documenti caricati dai candidati e inviate loro aggiornamenti tempestivi e promemoria per completare le formalità di onboarding. 
• Il software può essere scelto come soluzione on-cloud o on-premise, il che ne migliora la scalabilità e la flessibilità. 

Wallet HR è una piccola azienda di software che ora è uno dei principali concorrenti nel mercato dei software HR con alcuni dei più grandi clienti. 

Dotata delle migliori caratteristiche del settore, alcune delle migliori funzioni, oltre all'onboarding, comprendono la gestione delle ferie e delle presenze, il libro paga, l'apprendimento e lo sviluppo, la gestione dei fogli di presenza, la valutazione delle prestazioni e un sistema di ticketing per i dipendenti. 

Pro di Wallet HR: 

• Le migliori caratteristiche del settore, tra cui lo screening dei candidati, l'assunzione, il monitoraggio dell'ATS, ecc. 
• Onboarding senza soluzione di continuità dei candidati, pochi o tanti che siano, grazie a strumenti di onboarding automatizzati. 
• Modelli di lettera d'offerta digitali, utilissimi da inviare ai neoassunti 
• Sincronizzazione istantanea dei documenti dal software all'anagrafica e ai reparti competenti 

Struttura dei prezzi: 

• I prezzi vengono forniti sulla base delle esigenze aziendali. 
• La demo può essere richiesta sul sito web o tramite l'assistenza clienti. 
• Non è disponibile una prova gratuita 

Valutazione G2- 4,3 su 5 con 3 recensioni 

Valutazione Capterra- 5 su 5 con 1 recensione 

7. ImpulsoHRM 

Pulse HRM è una delle recenti aggiunte alle soluzioni di successo per la gestione delle risorse umane e l'onboarding presenti sul mercato, che ha lasciato il segno nel settore. La sua suite per l'automazione dell'onboarding e dell'offboarding è una delle migliori di questo elenco. 

L'intero processo di onboarding è automatizzato e aiuta i responsabili delle risorse umane a inserire rapidamente i dipendenti inviando lettere di offerta, lettere di nomina ecc. da una libreria di modelli personalizzabili. 

Caratteristiche principali di PulseHRM: 

• Modelli per creare lettere di offerta, lettere di nomina, ecc. 
• ATS tracking system with real-time updates such as Offered, Accepted, declined, etc 
• Automazione dell'onboarding con l'utilizzo di liste di controllo per evitare l'inserimento manuale 
• Utilizzate la stessa piattaforma per i colloqui di uscita e l'automazione dell'offboarding. 

PulseHRM has grown quite popular in the past few years. The software enables HR’s to effortlessly onboard employees and track their progress using checklists, profile dashboards, notifications, and paperless migration. 

Other exciting features that the software offers are payroll, hiring & recruitment management, biometric implementation, leave management, etc. 

Pro di PulseHRM: 

• Un'unica piattaforma per l'onboarding e l'offboarding in un'unica soluzione 
• Easy-to-use templates for offer letter, acceptance letter, relieving letter etc 
• Caricamento rapido e non cartaceo dei documenti grazie all'accesso digitale e all'upload istantaneo 
• Si integra con le buste paga per l'aggiornamento istantaneo dei record dei nuovi candidati e, allo stesso modo, per i dipendenti che lasciano il lavoro dopo l'offboarding. 

Struttura dei prezzi: 

• Pricing is based on business needs and is estimated at around 0.25 USD per employee per month. Exact pricing is quoted based on business size and needs 
• A free demo can be availed using their website. 

Valutazione G2- 4,5 su 5 con oltre 10 recensioni 

Valutazione Capterra- 4 su 5 con 1 recensione 

8. HRMantra

HRMantra è un semplice software di gestione delle risorse umane che, grazie all'intelligenza artificiale, aiuta ad automatizzare quasi tutte le funzioni di gestione delle risorse umane in un'azienda. 

If you are a medium to large-scale, company that wants to automate its hiring, recruitment, and onboarding formalities using the power of AI, then HRMantra is the software for you. 

This platform combines the functions and formalities of hiring management with recruitment and onboarding and offers hassle-freelarge-scale document upload, digital signatures, preboarding checklists, emails from templates for letters, and schedules for training of employees, all in minutes. 

Caratteristiche principali di HRMantra: 

• HRMantra provides onboarding as part of the recruitment module with hiring, screening, and employee training functions 
• Inviare lettere utilizzando modelli di lettere di offerta e di accettazione ai candidati in modo istantaneo. 
• One-click job acceptance emails for immediate response and digital document upload for completion of onboarding formalities 
• Paperless document upload for pre-joining requisitions and for smooth onboarding. 
• Firme digitali e aggiornamento istantaneo del database tramite integrazioni AI 

HRMantra uses AI at its core and provides onboarding as part of the intelligent recruitment module of its software. 

Use templates, AI chatbots, and digital assets to quickly onboard and train new recruits. 

Altre caratteristiche interessanti di questo software sono le funzioni principali di gestione delle risorse umane, la gestione delle buste paga e delle richieste di rimborso, la gestione delle presenze e dei permessi, la gestione delle prestazioni, ecc. 

Pro di HRMantra: 

• Il software promette un ROI 10 volte superiore con una media di soli 3 minuti per dipendente. 
• Il modulo di reclutamento si integra con gli uffici di collocamento per le assunzioni e utilizza l'intelligenza artificiale per individuare e selezionare i candidati per l'inserimento. 
• Utilizzate l'intelligenza artificiale per creare lettere d'offerta attraenti e manuali per i dipendenti/moduli di formazione. 
• Onboarding completamente automatizzato con caricamento di documenti e firme digitali 

Struttura dei prezzi: 

• I prezzi sono creati su misura in base alle esigenze aziendali. È possibile richiedere una demo dal sito web, via e-mail o per telefono. 

Valutazione G2- 3,1 su 5 con più di 5 recensioni 

Valutazione Capterra- 4.1 su 5 con oltre 5 recensioni 

9. Papaya globale

Papaya Global is one of the top and leading payroll processing and payroll management software used by some of the top companies in the world. 

Questo software ha il suo fulcro nell'elaborazione delle paghe e dei pagamenti con un sistema di pagamenti completamente automatizzato in tutto il mondo per tutti i dipendenti, ma il software supporta anche la gestione delle risorse umane, comprese le assunzioni e l'onboarding come sottofunzione. 

Adatto alle aziende di grandi dimensioni e globali che hanno la necessità di effettuare l'onboarding su larga scala per più uffici, Papaya Global facilita l'onboarding dei dipendenti senza soluzione di continuità e senza l'uso di carta e integra direttamente i dipendenti collegando le risorse umane e la finanza per un'elaborazione rapida e immediata delle buste paga. 

Caratteristiche principali di Papaya Global: 

• L'onboarding dei dipendenti è offerto come parte del pacchetto EOR o employee of record e attraverso la gestione dei contratti. 
• Assumere e inserire rapidamente i talenti utilizzando flussi di lavoro automatizzati 
• With payroll and compliance at the core, sync of data across different departments is seamless and instant 
• Onboard and manage the workforce in all locations from one software 
• La conformità globale e le leggi sul lavoro sono incluse 

This software offers a global platform for hiring and onboarding, be it directly or through agencies and contractors. Automation of onboarding using digital tools helps in onboarding a large workforce easily within minutes. 

Tra le altre caratteristiche principali del software globale Papaya vi sono l'analisi della forza lavoro, un portale per i dipendenti sul web e sull'app, la gestione della conformità, le buste paga globali, le transazioni protette, ecc. 

Pros of Papaya Globala : 

• Ideale per le grandi aziende sparse in tutto il mondo 
• Aiuta a gestire le assunzioni e l'onboarding sia direttamente che attraverso i collaboratori. 
• Piani flessibili e scalabili che aiutano a gestire la forza lavoro da un'unica sede 
• Integra l'assunzione, la formazione, l'onboarding e le buste paga in un'unica soluzione. 

Struttura dei prezzi: Le edizioni dei prezzi vanno da 15 a 599 dollari. 

Valutazione G2- 4,3 su 5 con oltre 15 recensioni 

Valutazione Capterra- 4,5 su 5 con oltre 25 recensioni 

10. Kpi.com 

Kpi.com is essentially a project management software that helps integrate the various parts and functions of a business in an easily automated manner under one software console. 

La piattaforma di evoluzione delle risorse umane di Kpi.com offre una perfetta integrazione delle risorse umane per i responsabili delle risorse umane, per gestire le assunzioni e l'onboarding. 

The platform assists with onboarding employees easily and seamlessly without any papers and up to the standards and compliance norms of the industry or the company. 

Kpi.com also enables other functionalities such as attendance management, payroll, and performance analysis and reporting within the HR suite of applications. 

Caratteristiche principali di Kpi.com: 

• Hiring, onboarding, and performance management all in one HR human module 
• Onboarding is included with the documentation and filling module that helps with paperwork and the upload of documents as per norms 
• Integrates with payroll, billing, and attendance management with self-service forms 
• La conformità e le norme aziendali ricevono la dovuta attenzione e la massima priorità. 
• App on iOS and Android is available for mobile accessibility 

Onboarding is offered as part of the HR human platform that comes with a range of features and future-ready tools. With complete automation for onboarding and documentation, managers can onboard a large number of employees with ease. 

Kpi.com offers a sleuth of software for other business functions, including project management, Account management, sales software, payroll management, reporting, etc. 

Pro di Kpi.com: 

• Facile gestione delle funzioni di assunzione e onboarding in un unico modulo 
• Perfect for companies looking for a complete HR package 
• Documentation and filing services are included for automated document upload 
• Viene fornito con applicazioni mobili native 

Struttura dei prezzi: 

• I prezzi di Human evolution (modulo HR) partono da 215 USD per utente all'anno. 
• Every extra ESS user is billed at 21 USD per year 
• Nonusers are billed at 6 USD per year 
• Prova gratuita disponibile 

Valutazione G2- 4,2 su 5 con oltre 10 recensioni 

Valutazione Capterra- 5.0 su 5 con 1 recensione 

Conclusione 

Nel mondo in evoluzione delle soluzioni software per l'onboarding dei dipendenti, le migliori scelte per il 2025 hanno dimostrato la loro efficacia nel rendere il processo di onboarding più fluido ed efficace. 

These platforms have consistently demonstrated their capability to help organizations seamlessly integrate hires, boost employee engagement, and achieve long-term success. 

Poiché le aziende danno priorità all'acquisizione e alla conservazione dei talenti, investire in una di queste soluzioni software leader per l'onboarding dei dipendenti può senza dubbio garantire un'esperienza di onboarding produttiva sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. 

Domande frequenti