Panduan Lengkap untuk Memaksimalkan Konversi dari Acara di Lapangan

Merencanakan acara di lapangan hanyalah permulaan-mengubah peserta menjadi pelanggan setia membutuhkan keterlibatan yang cermat di setiap langkah. Baik Anda menyelenggarakan pameran dagang, pop-up, atau pengalaman bermerek, fokus pada strategi cerdas dapat membuat perbedaan besar.  

Acara di lapangan menawarkan kesempatan yang kuat untuk terhubung dengan audiens Anda secara tatap muka-tetapi menarik perhatian hanyalah setengah dari perjuangan. Keajaiban yang sesungguhnya terjadi ketika Anda melibatkan peserta secara bermakna dan membuat mereka tetap terlibat setelah acara berakhir.  

Dalam panduan ini, kami menguraikan strategi praktis, ide kreatif, dan praktik terbaik untuk membantu Anda memaksimalkan keterlibatan dan meningkatkan konversi di setiap tahap acara Anda. Baik Anda merencanakan pameran dagang, pop-up, atau konferensi, wawasan ini akan membantu Anda menciptakan pengalaman yang memikat, mengonversi, dan meninggalkan kesan mendalam. 

Apa yang dimaksud dengan keterlibatan acara? 

Keterlibatan acara, yang sering disebut sebagai keterlibatan audiens, adalah proses strategis untuk menangkap dan mempertahankan minat peserta selama acara berlangsung. Hal ini lebih dari sekadar menyampaikan konten, tetapi juga tentang menciptakan pengalaman yang interaktif dan mendalam yang mengundang partisipasi dan memupuk hubungan.  

Baik melalui jajak pendapat langsung, tanya jawab, atau elemen gamifikasi, melibatkan audiens Anda memastikan bahwa mereka tidak menjadi penonton pasif, melainkan kontributor aktif.  

Menurut Laporan Kondisi Global Acara B2B 2024 dari Forrester77% pemasar berfokus untuk membangun keterlibatan peserta sepanjang tahun, menggarisbawahi pentingnya hal ini sebagai indikator kinerja utama untuk kesuksesan acara. 

Mengapa keterlibatan adalah tulang punggung acara yang sukses 

Keterlibatan audiens bukan hanya bonus-ini adalah faktor penentu dalam kesuksesan acara, yang membentuk hasil dari perencanaan awal hingga momentum pasca acara. Pengaruhnya mencakup tiga area penting: 

1. Kehadiran mengemudi 

Tema atau format yang menarik akan menimbulkan kegembiraan dan antisipasi, sehingga membantu meningkatkan pendaftaran. Ketika calon peserta melihat konten yang menarik atau elemen interaktif yang menggoda sebelum acara, mereka lebih mungkin untuk mendaftar, membagikannya kepada orang lain, dan berkontribusi pada kehebohan. 

2. Meningkatkan retensi 

Mengajak orang untuk datang ke acara (virtual atau fisik) hanyalah setengah dari perjuangan. Agar mereka tetap mengikuti acara, penyelenggara acara harus memberikan momen-momen yang menarik perhatian-melalui sesi interaktif, tanya jawab langsung, jajak pendapat, dan visual yang dinamis. Elemen-elemen ini memastikan para peserta tetap terlibat dari awal hingga akhir. 

3. Mendorong partisipasi di masa depan 

Efek riak dari acara yang sangat menarik melampaui sesi akhir. Para peserta yang mendapatkan pengalaman positif dan interaktif jauh lebih mungkin untuk kembali, merekomendasikan acara tersebut kepada orang lain, dan membentuk pengikut yang setia. Keterlibatan yang kuat tidak hanya membangun audiens, tetapi juga komunitas yang menantikan acara berikutnya. 

Strategi keterlibatan acara  

Untuk menjalankan acara berdampak tinggi yang mendorong keterlibatan yang berarti dan nilai jangka panjang, penting untuk berpikir secara holistik-sebelum, selama, dan setelah acara. Berikut ini adalah peta jalan lengkap untuk memandu Anda. 

1. Rencanakan dengan tujuan dan presisi 

Mulailah dengan perencanaan yang matang: pilih acara yang tepat yang selaras dengan audiens dan tujuan Anda, dengan memanfaatkan direktori acara, wawasan masa lalu, dan diskusi internal. Persiapkan semua materi-brosur, kartu nama, hadiah-dan anggarkan dengan cermat, dengan memperhitungkan biaya tersembunyi. Hormati budaya setempat saat menyelenggarakan acara internasional dan tanamkan kreativitas, mulai dari pemberian hadiah yang dipersonalisasi hingga pengalaman yang tak terlupakan. Tetapkan peran yang jelas, gunakan daftar periksa, dan ciptakan pengalaman yang sangat berkesan bagi para peserta. 

2. Mempromosikan untuk memaksimalkan jangkauan dan buzz 

Jangan hanya bergantung pada pemasaran penyelenggara. Libatkan basis pelanggan Anda melalui media sosial, kampanye email, dan insentif rujukan. Buatlah laman landas dengan konversi tinggi dengan fasilitas bagi pengunjung awal, jalankan kampanye tagar, dan daftarkan acara Anda di direktori seperti Eventbrite atau LinkedIn Events. Upaya-upaya ini memperluas jangkauan Anda, membangun antisipasi, dan memastikan Anda menarik audiens yang ideal. 

3. Libatkan peserta di lokasi untuk mendapatkan dampak yang maksimal 

Ciptakan lingkungan yang memikat audiens Anda dengan stan interaktif, seni pertunjukan, barang bermerek, dan permainan. Lengkapi tim Anda untuk melibatkan pengunjung secara proaktif, memprioritaskan prospek bernilai tinggi, dan memesan demo atau pertemuan di lokasi. Jaga kelancaran operasional dengan daftar periksa di hari terakhir acara-teknologi, papan nama, hadiah, dan koordinasi tim-sehingga tidak ada yang terlewatkan. 

4. Memelihara arahan pasca acara 

Setelah acara, perkuat kehadiran Anda di media sosial dan tindak lanjuti dengan rangkaian email yang bijaksana. Tawarkan ucapan terima kasih, diskon eksklusif, atau sumber daya gratis agar tetap diingat. Berikan insentif bagi keterlibatan berkelanjutan dengan hadiah, penawaran waktu terbatas, dan kontes yang memperkuat hubungan yang Anda ciptakan di acara tersebut. 

5. Mengubah prospek yang hangat menjadi pelanggan

 Tindak lanjut yang tepat waktu dan dipersonalisasi adalah kuncinya. Lacak dan prioritaskan prospek di CRM Anda, otomatiskan penjangkauan, dan berikan materi yang dijanjikan dengan cepat. Optimalkan situs web Anda dengan pendaftaran yang lancar, konten yang diperbarui, dan perjalanan pengguna yang intuitif untuk mengubah lalu lintas menjadi pelanggan yang membayar. Tetap aktif di media sosial, libatkan audiens Anda, dan pelihara komunitas Anda yang terus berkembang. 

Mengapa menggunakan hadiah untuk keterlibatan acara di lapangan? 

Acara di lapangan, baik pameran dagang, konferensi, atau pop-up-adalah peluang utama untuk membangun koneksi tatap muka. Namun, menarik peserta saja tidak cukup; menjaga mereka tetap terlibat dan mendorong interaksi yang bermakna adalah kunci keberhasilan acara. 

Di sinilah hadiah acara membuat perbedaan yang kuat. Inilah alasannya: 

Menarik perhatian di tempat yang ramai

Di aula acara yang sibuk dan dipenuhi dengan stan, spanduk, dan pesan-pesan yang bersaing, sangat mudah untuk berbaur dengan latar belakang. Menawarkan insentif kecil namun menarik-seperti kartu hadiah elektronik, barang bermerek, atau fasilitas akses eksklusif-memberi peserta alasan untuk mampir ke stan atau sesi Anda. Hadiah bertindak sebagai magnet, menarik orang untuk datang dan membantu Anda menonjol di antara para pesaing. 

Memotivasi partisipasi aktif 

Membuat peserta melakukan lebih dari sekadar mengamati secara pasif bisa menjadi tantangan. Hadiah instan untuk tindakan tertentu-seperti berpartisipasi dalam demo produk, mengikuti lokakarya, menyelesaikan survei, atau mengikuti kontes-mendorong pengunjung untuk sepenuhnya terlibat dengan merek Anda. Hal ini mengubah pengunjung menjadi partisipan aktif, menciptakan interaksi dua arah yang lebih kaya dan lebih bermakna. 

Meningkatkan kualitas prospek dan pengumpulan data 

Ketika Anda mengaitkan hadiah dengan tindakan peserta yang berharga, Anda tidak hanya meningkatkan keterlibatan tetapi juga mengumpulkan data yang lebih baik. Misalnya, menawarkan hadiah untuk mengisi formulir prospek yang mendetail, mendaftar ke sesi yang lebih mendalam, atau berbagi umpan balik dapat membantu Anda mendapatkan informasi yang lebih kaya dan berkualitas. Ini berarti Anda meninggalkan acara dengan prospek berkualitas tinggi yang telah menunjukkan minat yang jelas terhadap penawaran Anda. 

Memberikan pengalaman yang tak terlupakan dan dapat dibagikan 

Pengalaman pemberian hadiah yang terencana dengan baik akan menambahkan lapisan kejutan dan kegembiraan yang membuat acara Anda tak terlupakan. Para peserta jauh lebih mungkin untuk mengingat merek yang memberi mereka hadiah yang penuh perhatian, hadiah yang menarik, atau pengalaman yang menyenangkan. Ketika Anda menciptakan momen kegembiraan, peserta juga lebih mungkin untuk membagikan pengalaman mereka di media sosial, sehingga meningkatkan jangkauan dan visibilitas merek Anda di luar acara. 

Memperluas keterlibatan di luar acara 

Nilai penghargaan tidak berhenti ketika acara berakhir. Hadiah pasca-acara, seperti insentif untuk memesan pertemuan lanjutan, menghadiri webinar, atau menyelesaikan survei pasca-acara, membantu melanjutkan percakapan setelah acara. Hal ini membuat merek Anda tetap berada di urutan teratas dalam benak, meningkatkan kemungkinan konversi, dan memastikan bahwa momentum yang dibangun selama acara berlanjut menjadi hasil bisnis yang berarti. 

Hadiah yang Dapat Ditawarkan untuk Meningkatkan Keterlibatan dalam Acara 

Jika direncanakan dengan baik, hadiah dapat melakukan lebih dari sekadar menggairahkan peserta - hadiah dapat meningkatkan partisipasi, memperdalam keterlibatan, meningkatkan kualitas prospek, dan bahkan memperpanjang usia acara Anda setelah tanggal akhir.

Di bawah ini adalah panduan komprehensif untuk berbagai jenis hadiah yang dapat Anda tawarkan, dengan contoh terperinci untuk membantu Anda memvisualisasikan bagaimana setiap jenis hadiah dapat diwujudkan. 

1. Hadiah kepuasan instan 

Hadiah-hadiah ini menciptakan kegembiraan pada saat itu juga, menawarkan insentif yang cepat dan mudah untuk tindakan yang sederhana. Hadiah ini sangat cocok untuk menarik pengunjung ke stan Anda, memotivasi pengunduhan aplikasi, atau mendorong kehadiran di sesi. 

Contoh: 

• Barang dagangan berm erek: Barang dagangan bermerek seperti tas jinjing atau botol air untuk pengunjung konferensi, atau kaos dengan slogan acara yang menarik. 
• Voucher kopi atau makanan ringan: Tawarkan kartu hadiah yang dapat ditukarkan di kedai makanan acara, kafe lokal, atau gerobak kopi di lokasi. 
• Kartu hadiah digital: Memberikan nilai kecil kartu hadiah elektronik (untuk platform seperti pengiriman makanan atau hiburan) kepada mereka yang check-in di stan Anda. 
• Diskon instan: Berikan kode diskon untuk produk atau layanan Anda sebagai ucapan terima kasih karena telah berpartisipasi dalam demo langsung. 

Mengapa berhasil:
Memberikan nilai langsung, meningkatkan lalu lintas pengunjung, dan membuat peserta bersemangat untuk langsung berinteraksi. 

2. Barang-barang curian sebagai kenang-kenangan 

Swag tidak hanya membuat para peserta merasa dihargai, tetapi juga bertindak sebagai papan iklan keliling untuk merek Anda setelah acara. Berikan lebih dari sekadar barang gratis dengan menawarkan barang berkualitas tinggi, berguna, atau menyenangkan. 

Contoh: 

• Produk yang dapat dikenakan: T-shirt, hoodie, atau topi baseball yang lembut dan berkualitas tinggi dengan merek yang halus pasti akan disukai oleh para peserta. 
• Barang-barang praktis: Pelindung laptop, tas belanjaan yang dapat digunakan kembali, atau genggaman telepon yang memadukan fungsionalitas dengan kehadiran merek. 
• Aksesori teknologi: Pengisi daya telepon nirkabel, power bank bermerek, atau kain pembersih layar yang sesuai dengan khalayak yang melek teknologi saat ini. 
• Kenang-kenangan kreatif: Teka-teki bermerek, pin yang dapat dikoleksi, atau cetakan seni khusus yang mencerminkan tema atau pesan acara. 

Mengapa ini berhasil:
Swag yang berkesan mendorong ingatan jangka panjang terhadap merek dan mendorong peserta untuk dengan bangga memajang atau menggunakan hadiah Anda. 

3. Imbalan berdasarkan pengalaman 

Ini menawarkan peserta pengalaman unik yang tidak bisa mereka dapatkan di tempat lain, menciptakan hubungan emosional dan momen-momen yang layak untuk diunggah ke media sosial. 

Contoh: 

• Akses lounge VIP: Ruang yang tenang dengan tempat duduk yang nyaman, minuman premium, dan Wi-Fi khusus untuk pelanggan terbaik atau pemenang kontes. 
• Bertemu dan menyapa: Acara foto bersama dengan pembicara utama, selebriti, atau influencer yang dapat dibagikan oleh para peserta di platform sosial. 
• Tur di balik layar: Ajak tamu tertentu ke belakang panggung, ke ruang produksi, atau bahkan berjalan-jalan di tempat yang dipandu. 
• Tempat duduk eksklusif di barisan depan: Tingkatkan peserta teratas ke tempat menonton utama di sesi atau pertunjukan populer. 

Mengapa berhasil:
Pengalaman eksklusif membangun loyalitas, meningkatkan kepuasan peserta, dan menghasilkan buzz organik baik di lokasi maupun online. 

4. Peningkatan dan diskon 

Penghargaan ini memberikan nilai langsung dan memberikan insentif kepada peserta untuk tetap terlibat dengan merek Anda atau kembali lagi untuk acara mendatang. 

Contoh: 

• Peningkatan tiket premium: Tawarkan peningkatan kejutan ke tempat duduk VIP atau tiket akses semua. 
• Diskon untuk acara mendatang: Berikan diskon 20% kepada peserta untuk konferensi berikutnya atau harga tiket masuk lebih awal untuk lokakarya. 
• Diskon khusus mitra: Berikan kode promo eksklusif untuk produk atau layanan dari sponsor acara. 
• Penawaran yang dibundel: Buat paket (seperti "ajak rekan kerja lain kali dengan setengah harga") untuk mendorong partisipasi kelompok. 

Mengapa berhasil:
Meningkatkan kehadiran berulang, memperdalam hubungan merek, dan bahkan dapat mendorong peluang penjualan. 

5. Pengakuan dan sertifikat 

Pengakuan publik atau formal dapat menjadi motivator yang kuat, terutama bagi audiens profesional yang mencari kredensial atau pengakuan. 

Contoh: 

• Sertifikat prestasi: Tawarkan sertifikat digital atau cetak untuk mereka yang menyelesaikan lokakarya pelatihan atau mencapai nilai tertinggi dalam kompetisi. 
• Lencana keterlibatan: Berikan lencana digital atau fisik kepada penggiat jejaring teratas, peserta paling aktif, atau pemenang kontes. 
• Teriakan di media sosial: Kenali peserta yang terlibat dengan menandai mereka di postingan penutup acara. 
• Piala atau plakat: Untuk acara kompetitif atau hackathon, berikan penghargaan kepada pemain terbaik di atas panggung. 

Mengapa ini berhasil:
Memberikan peserta rasa pencapaian dan sesuatu yang nyata atau dapat dibagikan untuk menyoroti partisipasi mereka. 

6. Imbalan yang di-gamifikasi 

Dengan menenun kesenangan dan tantangan ke dalam acara Anda melalui gamifikasiAnda dapat membuat peserta tetap terlibat sambil menawarkan hadiah yang bermakna. 

Contoh: 

• Perburuan barang bekas: Kirim peserta dalam sebuah misi di sepanjang acara untuk mengumpulkan perangko, kode QR, atau petunjuk, yang dapat ditukarkan dengan hadiah. 
• Permainan putar roda: Siapkan roda yang menarik yang menawarkan hadiah seperti voucher, barang, atau layanan gratis. 
• Trivia atau kuis: Selenggarakan sesi trivia langsung mengenai topik industri, menawarkan hadiah bagi pencetak skor tertinggi. 
• Kontes papan peringkat: Melacak aktivitas media sosial atau keterlibatan aplikasi, dengan hadiah untuk peserta yang paling aktif. 

Mengapa berhasil:
Gamifikasi meningkatkan energi, menciptakan interaksi yang berkesan, dan membantu meningkatkan waktu yang dihabiskan untuk berinteraksi dengan merek Anda. 

7. Insentif bernilai tinggi 

Cadangan hadiah ini untuk tindakan yang memiliki niat tinggi atau peserta tingkat atas untuk menghasilkan kegembiraan dan mengumpulkan prospek premium. 

Contoh: 

• Gadget dan barang elektronik: Tawarkan jam tangan pintar, earbud nirkabel, atau tablet untuk kontes atau pemenang undian. 
• Keranjang hadiah mewah: Sertakan makanan adiboga, anggur premium, atau produk spa sebagai hadiah kelas atas. 
• Pengalaman perjalanan: Menyediakan voucher maskapai penerbangan atau hotel untuk klien utama atau peserta dengan kinerja terbaik. 
• Keanggotaan premium: Tawarkan langganan satu tahun untuk aplikasi populer, platform pembelajaran, atau grup industri eksklusif. 

Mengapa berhasil:
Hadiah tiket besar menarik perhatian, memotivasi tindakan yang berharga, dan dapat memicu minat yang serius di antara para peserta yang berpengaruh. 

8. Penghargaan tindak lanjut pasca acara 

Perluas dampak acara Anda dengan memberikan penghargaan kepada peserta atas tindakan yang mereka lakukan setelah mereka pulang. 

Contoh: 

• Poin loyalitas: Penawaran poin untuk pembelian atau acara di masa mendatang dengan menyelesaikan survei pasca-acara. 
• Konten eksklusif: Menyediakan akses ke toolkit yang dapat diunduh, e-book, atau sesi acara yang direkam. 
• Undian berhadiah: Masukkan peserta ke dalam undian hadiah utama ketika mereka memesan demo atau pertemuan pasca acara. 
• Kode diskon: Kirimkan email ucapan terima kasih tindak lanjut dengan diskon untuk acara atau layanan mereka berikutnya. 

Mengapa berhasil:
Hadiah pasca-acara membantu memupuk prospek, menjaga merek Anda tetap berada di puncak ingatan, dan meningkatkan kemungkinan konversi. 

Jadikan hadiah sebagai inti dari strategi acara Anda 

Dalam lanskap yang penuh sesak saat ini, ide yang berani dan hubungan yang tulus membuat Anda berbeda-tetapi tidak ada yang lebih membekas daripada hadiah yang tepat waktu dan bermakna. Jika Anda ingin menonjol, menarik perhatian, dan membangun hubungan yang langgeng selama acara Anda, mengintegrasikan hadiah bukan hanya sebuah pilihan-ini adalah pengubah permainan. 

Di situlah Xoxoday Plum hadir-membuatnya mulus untuk menenun hadiah yang berdampak pada setiap fase strategi acara Anda. 

Inilah cara Xoxoday Plum membuatnya mudah: 

• Pengiriman hadiah instan: Kirim hadiah digital di tempat melalui email, SMS, atau WhatsApp-sempurna untuk keterlibatan stan, partisipasi sesi, atau tindak lanjut pasca acara. 
• Katalog hadiah global: Pilih dari katalog hadiah global yang sangat banyak termasuk kartu hadiah, kartu prabayar Visa® dan Mastercard®, pengalaman, dan barang dagangan-yang memenuhi kebutuhan setiap jenis peserta. 
• Pengalaman yang dipersonalisasi: Sesuaikan hadiah dengan logo merek Anda, pesan, dan catatan yang dipersonalisasi, sehingga meninggalkan kesan yang kuat dan abadi. 
• Alur kerja otomatis: Picu hadiah berdasarkan pencapaian acara-seperti pendaftaran, kunjungan stan, pendaftaran demo, atau pengiriman umpan balik-tanpa kerumitan manual. 
• Wawasan berbasis data: Lacak penukaran hadiah, keterlibatan kampanye, dan ROI secara real-time, memastikan visibilitas penuh terhadap keberhasilan strategi insentif Anda. 
• Integrasi yang fleksibel: Mudah mengintegrasikan Xoxoday Plum ke dalam platform manajemen acara Anda atau alat CRM seperti HubSpot untuk mengotomatiskan pemberian hadiah di setiap titik kontak peserta. 

Baik Anda menjalankan webinar, stan pameran dagang, konferensi virtual, atau acara hibrida, Xoxoday Plum membantu Anda meningkatkan keterlibatan, membangun loyalitas, dan memaksimalkan ROI dengan imbalan yang cerdas dan dapat diskalakan.