التواصل مع الموظفين: الأنواع والفوائد وأفضل الممارسات

قبل أن ندخل في عمق التواصل بين الموظفين وأهميته في مكان العمل، دعونا نفهم المصطلح بمثال بسيط.

من من المنظور التنظيمي أو التجاري، يعلمنا هذا المثال خمسة دروس مهمة:

• الدرس رقم 1: التواصل الفعال بين الموظفين أمر حيوي
• الدرس رقم 2: ضعف التواصل يمكن أن يؤثر سلبًا على نمو الشركة
• الدرس رقم 3: التواصل بشأن التحديثات المهمة عبر الشركة أمر حيوي
• الدرس رقم 4: امتلاك منصة قوية لإشراك الناس أكثر أهمية من أي وقت مضى
• الدرس رقم 5: إلى جانب فرص المبيعات الضائعة، يمكن أن يؤدي التواصل غير الفعال أو الضعيف للموظفين إلى إحداث فوضى في جوانب متعددة من العمل، بما في ذلك مستويات مشاركة الموظفين, معدل دوران الموظفينوخدمة العملاء، والموعد النهائي لتسليم المشاريع، وتكلفة التقاضي، وعوائد المساهمين.

إن سلاسة التواصل بين الموظفين في مكان العمل اليوم هي التي تحدد كيفية سير العمليات وتأثيرها الملموس على العائد على الاستثمار. التواصل الفعال للموظفين هو أساس القوى العاملة المتفاعلة، ودعونا نفهم ذلك بالتفصيل مع بعض الأمثلة المثيرة للاهتمام.

ما هو التواصل مع الموظفين؟

التواصل مع الموظفين يعني مشاركة الأفكار والمشاعر والمعلومات بين الموظفين وأصحاب العمل في الشركة.

قبل الجائحة، كان الموظفون قبل الجائحة يعتمدون على التعاون في الوقت الفعلي والتواصل المتزامن مع أقرانهم. ولكن لم يعد هذا هو الحال بعد الآن.

نظرًا لأن بيئات العمل عن بُعد موجودة لتبقى، فهناك حاجة ماسة لأصحاب العمل إلى:

• إعادة التفكير في استراتيجيات التواصل مع الموظفين
• اعتماد الاتصالات غير المتزامنة
• إبقاء الموظفين على اطلاع جيد
• القضاء على الانعزال بين الأقسام المختلفة
• تحسين تجربة الموظفين
• تقليل التحميل الزائد للمعلومات
• تأكد من وجود إنترانت اجتماعية للموظفين للبقاء على اتصال

يعد تواصل الموظفين أمرًا حيويًا لنجاح الأعمال التجارية. فهو بمثابة "الغراء" الذي يربط الشركة ببعضها البعض. تساعد استراتيجية التواصل الفعال على تحسين إنتاجية الموظفين, ومشاركة الموظفينوالتعاون في مكان العمل. كل ذلك يبني ثقافة قوية للشركة.

تؤثر طريقة إيصالك لرؤية شركتك وقيمها واستراتيجياتها بشكل مباشر على مشاعر الموظفين تجاه شركتك.

والآن بعد أن فهمت أساسيات التواصل مع الموظفين، دعنا نتعرف على أنواع التواصل مع الموظفين وأهميتها مع بعض الأمثلة المثيرة للاهتمام.

تكلفة ضعف التواصل مرتفعة بشكل استثنائي

لقد عزز التحول إلى العمل عن بُعد/المختلط والعمل الفوقي الناشئ الواقع الرقمي، لكن القوى العاملة تواجه تحديات جديدة. فضعف التواصل يمثل مشكلة خطيرة، ولا يزال العديد من القادة لا يدركون تأثيره من حيث التكلفة.

وفقًا لـ تقرير بحثي مشترك أجراه كل من استطلاع هاريس و Grammarly، فإن ضعف التواصل في مكان العمل هو مشكلة منتشرة لا تزال تثقل كاهل الموظفين والشركات.

لا يمكن تجاهل نتائج هذه الدراسة. ففي حين أن التكلفة مذهلة، إلا أن الحقائق تسلط الضوء على الآثار الواسعة النطاق لضعف التواصل اليوم والحاجة الماسة إلى إعادة التفكير في المشاركة والإنتاجية في مكان العمل.

تكشف نتائج هذا الاستطلاع أيضًا عن العلاقة بين ضعف التواصل و دوران الموظفين والمعنويات. يقول التقرير أن 86% من الموظفين يعانون من مشاكل في التواصل في العمل. بالإضافة إلى ذلك، فإن الموظفين الذين يعانون من سوء التواصل عدة مرات على مدار اليوم هم أكثر عرضة للإجهاد.

يؤدي الانهيار في عملية التواصل إلى إحباط الموظفين، مما يخلق تأثير الدومينو على:

• مشاركة الموظفين
• إنتاجية الموظف
• تجربة العميل

مع تطور القوى العاملة، لا بد من تحسين اتصالاتك بوضوح متميز وتعزيز ثقة الموظفين.

فوائد التواصل الداخلي الفعال في مكان العمل

إن بناء ثقافة داخلية جيدة يشبه بناء منزل. إذا لم يكن الأساس متيناً، فسوف ينهار في نهاية المطاف. التواصل الفعال للفريق يجعل أساسك الثقافي أكثر صحة وقوة. تكون الفوائد مذهلة عندما تكون لديك استراتيجية التواصل الداخلي الصحيحة. نسلط الضوء على بعضها هنا:

1. تعزيز مشاركة الموظفين

مشاركة الموظفين هو الكأس المقدسة بالنسبة للشركات لأنه شريان حياة الشركة. فالموظفون الذين لا ينخرطون في العمل يكونون أقل إنتاجية، ويمكن أن يتسرب التوتر إلى رفاهيتهم بشكل عام. سيكونون أكثر إحباطًا وغير قادرين على بذل 100% من جهدهم في العمل، مما قد يؤدي إلى إضعاف روح العمل.

وفقًا لتقرير تقرير ماكنزيفإن زيادة مشاركة الموظفين يمكن أن تزيد الإنتاجية بنسبة 25%، مما يؤثر على العمل بأكمله. ومع ذلك، فإن 3% فقط من الموظفين يشعرون بالمشاركة في العمل.

عندما تقوم الشركات بإجراء اتصالاتها الداخلية بشكل صحيح، فإنها تحسن مشاركة الموظفين. وهذا يدل على نجاح الأعمال التجارية بسرعة حيث أن المؤسسات التي تتمتع بمشاركة أعلى للموظفين تحقق أرباحًا أكثر بنسبة 22%.

في حين أن بعض الموظفين مبادرون في الحصول على المعلومات والتحدث بانتظام، إلا أن الموظفين ليسوا جميعًا على نفس المستوى. تقع مسؤولية بذل الجهد في التواصل المنتظم على عاتق المديرين والإدارة العليا. يمكن أن تساعد الاتصالات الداخلية الموظفين على الشعور بالتقدير والأهمية.

2. ضمان الشفافية على نطاق المنظمة

تضمن الاتصالات الفعالة للموظفين الشفافية في المؤسسة، ويضمن الانفتاح الثقة. لا يرغب الموظفون في معرفة إعلان كبير من خلال شخص ثالث أو مصادر خارجية. فهم يريدون أن يعرفوا من خلال قادة شركتهم أو الإدارة العليا.

وفقاً لـ دراسة أجرتها شركة سلاكفإن 80% من الموظفين مهتمون بمعرفة كيفية اتخاذ القرارات في مؤسستهم. 

وهذا يعني أنهم يريدون المزيد من الشفافية لفهم كيفية عمل مؤسستهم وكيفية اتخاذ الإدارة للقرارات. تمكّن الشفافية الموظفين من الثقة بقادتهم، وهذا يعزز المساءلة.

وتكشف دراسة Slack نفسها أيضًا أن ما يصل إلى 55% من المؤسسات شعرت بالشفافية، بينما رأى 18% فقط من الموظفين نفس الشيء. يمكن أن تساعد الاتصالات الداخلية ج في سد الفجوة في الشفافية وتمكين الموظفين من الثقة والعمل على تحقيق قيم الشركة ورسالتها المشتركة.

تتيح الاتصالات الداخلية إمكانية توصيل المعلومات بسرعة، سواء كانت من المديرين رفيعي المستوى أو بين الموظفين. هذا التدفق للمعلومات يتيح الشفافية، بحيث يكون كل موظف على نفس الصفحة مثل الآخرين. وهذا يمكن أن يساعد في بناء ثقافة قوية في مكان العمل.

3. إبقاء الموظفين على اطلاع دائم بآخر المستجدات

تهدف الاتصالات الداخلية إلى إبقاء الموظفين على اطلاع دائم بأي معلومات يحتاجون إليها. A تقرير بامبو أن 80% من الموظفين يريدون معرفة ما يحدث في أعمالهم.

وفي التقرير نفسه، أشار 77% من هؤلاء الأشخاص صراحةً إلى أن ذلك يمكن أن يساعدهم في العمل بشكل أفضل، بينما قال 66% منهم إنه يمكن أن يعزز علاقتهم بزملائهم. وهذا يوضح مدى حرص الموظفين على معرفة الأخبار المتعلقة بمؤسستهم.

يمكن لاستراتيجية الاتصالات الداخلية الفعّالة أن تُبقي الموظفين على اطلاع دائم بأخبار الشركة. على سبيل المثال، يجب إبلاغ الموظفين بأي تغيير في سياسة الشركة أو ثقافة العمل أو كيفية أداء العمل.

4. المساعدة في وقت الأزمات

يمكن أن تساعد الاتصالات الداخلية في إدارة الأزمات. في عالم مثالي، لا تواجه المنظمات أي مشاكل. لكن الواقع أبعد ما يكون عن ذلك. حيث تستمر عمليات الاندماج والاستحواذ وأزمات الاقتصاد الكلي والأوبئة والأوضاع السياسية وما إلى ذلك. قد تحتاج المنظمة إلى تسريح عدد قليل أو كثير من الموظفين أو اتخاذ أي قرارات غير سارة في أوقات الأزمات.

في بعض الحالات، يتعين على فرق العمل إعادة الهيكلة وما إلى ذلك. يمكن أن تؤثر الأزمة على شركة من أي حجم، ويحتاج العاملون فيها إلى معلومات دقيقة حول ما يحدث في الشركة. يمكن أن تساعد الاتصالات الداخلية في إدارة وضمان عدم وجود معلومات خاطئة.

يمكن أن تنتشر الشائعات بسرعة، ويمكن أن يتسبب ذلك في حدوث تسمم في مكان العمل. بالإضافة إلى ذلك، قد يفقد الناس الثقة ويصبحون أقل انخراطاً في العمل بسبب ضعف التواصل الداخلي. ومع ذلك، يمكن للمؤسسات التي لديها استراتيجية اتصالات داخلية مناسبة أن تزدهر حتى في الأوقات الصعبة.

يمكن للتواصل الداخلي أن يجعل المحادثات الصعبة أكثر سهولة حتى يتمكن الموظفون من فهم الصورة الكاملة وسبب حدوث أمر غير سار مثل تسريح الموظفين. يمكن أن يساعد ذلك الموظفين على احترام مؤسستهم، مما يخلق بيئة نقاش مفتوحة.

5. يساعد في التواصل الخارجي

غالبًا ما يُنظر إلى الاتصالات الداخلية والخارجية على أنها كيانات منفصلة في عالم الأعمال، ولكنها ليست كذلك. فوفقاً لتقرير تقرير بامبوفإن 63% من الموظفين قالوا إن التواصل الداخلي المناسب يمكن أن يساعدهم على أن يصبحوا مناصرين للعلامة التجارية وينشروا أخبار شركتهم.

فكر في الأمر. يتصرف الموظفون بصفتهم مطلعين على الشركة لأنهم يعملون فيها. عندما يقول الموظفون أي شيء عن الشركة، سواء كان جيدًا أو سيئًا، سيكون له وزن أكبر لأنهم جزء من الشركة. يمكن أن يكون لذلك آثار إيجابية أو سلبية اعتمادًا على ما يقوله الموظف عن الشركة.

عندما يتم التواصل الداخلي بشكل صحيح، يعرف الموظفون ما يحدث ويشعرون بأنهم جزء من الفريق. الموظفون الذين لديهم هذه المشاعر الإيجابية يقولون أشياء جيدة عن المنظمة. وسواء على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع العائلة والأصدقاء، فإن هؤلاء الموظفين سيقولون كلمات مشجعة عن المنظمة.

وبهذه الطريقة، يمكن للموظفين أن يكونوا سفراء موثوقين عندما يكونون راضين عن كيفية معاملتهم. كما سيستفيد الموظفون الذين لديهم اتصال مباشر مع العملاء من الاتصالات الداخلية. حيث سينعكس شعورهم تجاه الشركة على كيفية تحدثهم مع العملاء.

6. تعزيز ثقافة الشركة وقيمها

يمكن لثقافة مكان العمل القوية أن تمكّن الشركات من الاحتفاظ بأفضل المواهب واستقطابها، مما يؤثر إيجاباً على نتائج الأعمال. وفقًا لدراسة دراسة لمؤسسة غالوبفإن ثقافة العمل أمر حيوي لنجاح الأعمال التجارية، ويهتم كبار الموظفين بالعمل في مكان يتمتع بثقافة عمل استثنائية.

يمكن للاتصالات الداخلية أن تساعد في تعزيز ثقافة العمل الإيجابية وتؤثر بشكل كبير على النتيجة النهائية. يمكن لثقافة الشركة وقيمها المنسوجة في الاتصالات الداخلية أن تمكّن الموظفين من الشعور بالرضا عن العمل في الشركة وتعزيز بيئة عمل صحية.

تساعد ثقافة مكان العمل المزدهرة على مواءمة الموظفين مع أهداف المؤسسة. فوفقًا لإحدى الدراسات، فإن 40% فقط من الموظفين يفهمون كيفية مساهمتهم في المؤسسة. يُمكّن التواصل الداخلي الموظفين من فهم أهميتهم في الصورة الأكبر بوضوح، مما يشجعهم على العمل معًا كفريق واحد.

يمكن أن تساعد الاتصالات الداخلية الأشخاص على العمل معًا بفعالية وكفاءة. فبدون ذلك، يمكن أن تتحول بيئة العمل إلى بيئة سامة، مما يدفع الموظفين الجيدين الموظفين الجيدين إلى ترك المؤسسة. الاتصالات الداخلية لديها القدرة على تعزيز ثقافة العمل ويمكن أن تساعد في سير العمل بشكل عام.

7. تمكين التغذية المرتدة والابتكار

التعاون الفعال مطلوب لسير العمل بسلاسة وتحقيق أهداف العمل الضرورية. والاتصالات الداخلية تسهل ذلك وتساعد على خلق مكان من الانفتاح حيث يمكن للموظفين مناقشة أفكارهم وطرحها.

يمكن للموظفين طرح وجهات نظرهم حتى تتمكن الإدارة العليا من فهم موظفيها بشكل أفضل. ويمكن لهذا النوع من التواصل ثنائي الاتجاه أن يعزز العلاقات بين جميع أصحاب المصلحة في المؤسسة ويضمن ثقافة الابتكار.

تتيح الملاحظات للموظفين طرح ما يفكرون فيه. وهي تتعلق بسير الأمور أو كيف يتوقع منهم أن يعملوا. فالموظفون الذين يشعرون بأن آراءهم مهمة من المرجح أن يكونوا أكثر ارتباطاً بالشركة.

يمكن أن يساعد ذلك في زيادة المشاركة وتعزيز الإنتاجية. يقدّر الموظفون التعليقاتوتضمن استراتيجية الاتصالات الداخلية القوية أن تكون التعليقات والمناقشات جزءًا روتينيًا من العمل.

ما هو التواصل الفعال وغير الفعال للموظفين

التواصل هو الجوهر الحقيقي للحياة. فنحن نرسل ونتلقى ملايين الرسائل يوميًا، سواء كانت شفهية أو غير شفهية. وسواء كان الرئيس يلقي خطابًا مهمًا، أو مدرسًا يلقي درسًا، أو شركة تروج لمنتجها، فإن التواصل له قوة هائلة لتغيير المجتمع والثقافة وحياة الناس.

يخلق التواصل الفعال علاقات إيجابية بين الناس، بينما يخلق التواصل غير الفعال الارتباك والصراع وانخفاض الروح المعنوية والإحباط. دعونا نفهم ذلك بالتفصيل.

التواصل الفعال للموظفين في مكان العمل

التواصل الجيد في مكان العمل لا يقتصر فقط على منع النزاعات المحتملة (على الرغم من أن هذه ميزة أساسية). التواصل الفعال أمر بالغ الأهمية في بناء علاقات متينةوفعالية الفريق، ومشاركة الموظفين، وربحية الأعمال. إن سر التواصل الفعال في مكان العمل لا يتعلق فقط بالتواصل. بل يتعلق بالتفاهم.

إليك الخطوط العريضة لما يبدو عليه التواصل الفعال في مكان العمل:

1. الإدارة الفعالة للنزاعات

• نقل المعلومات بوضوح لتجنب سوء التفسير الذي يمكن أن يؤدي إلى التضارب.
• وضع سياسات تحدد كيفية الإبلاغ عن النزاعات وإدارتها.
• تجهيز الموظفين والقادة للتعامل مع النزاعات من خلال التدريب المنتظم.

2. تعزيز مشاركة الموظفين

• قم بتوصيل قيمك ورؤيتك ليعرفها الجميع ويتوافقون معها.
• وضع توقعات وظيفية واضحة بحيث يعمل الجميع على تحقيق هدف مشترك.
• خلق بيئة تعزز التعاون والعلاقات الصحية في مكان العمل.

3. ثقافة مكان العمل الشاملة للجميع

• إشراك الموظفين في كل قرار والتماس آرائهم.
• مشاركة الرسالة المناسبة، في الوقت المناسب من خلال القناة المناسبة.
• غرس ثقافة الحوار المفتوح حيث يتمتع الموظفون بحرية مشاركة أفكارهم وأفكارهم.

4. تجربة أفضل للموظفين والعملاء

• تزويد الموظفين بتجربة تضاهي تجربة العملاء.
• التماس آراء الموظفين والتصرف بناءً عليها لجعلهم يشعرون بأنهم مسموعون ومقدرون.
• التواصل والتأكيد على ضرورة الاستماع إلى ملاحظات العملاء والتصرف بناءً عليها.

التواصل غير الفعال بين الموظفين في مكان العمل

بينما يستغرق الأمر وقتًا وجهدًا لإنشاء تواصل فعال مع الموظفين، فإن التواصل غير الفعال مع الموظفين ينمو مثل عشبة غير ضرورية عندما لا يتم الاهتمام به.

ينبع التواصل غير الفعال مع الموظفين من استراتيجية غير متناسقة، أو فشل في تنفيذ الاستراتيجية، أو استخدام وسيلة تواصل خاطئة، أو توقيت سيء، أو حتى الفروق الدقيقة مثل اختيار الكلمات أو نبرة الصوت. ويزيد تأثيرها من فرص سوء الفهم، ويضر بالعلاقات، ويفكك الثقة ويزيد من الغضب والعداء.

فيما يلي ملخص لما يبدو عليه التواصل غير الفعال في مكان العمل:

1. عدم وجود استراتيجية اتصال أو ضعفها

عندما لا تأخذ المؤسسة الوقت الكافي لإنشاء استراتيجية تواصل فعالة أو تفشل في قيادتها بشكل صحيح، فقد يضر ذلك بالعمل التجاري بشكل سلبي. 

إنه تأثير الدومينو المتمثل في ضعف الروح المعنوية، والتواصل المحبط، وزيادة التغيب عن العمل، وانخفاض الإنتاجية، مما يؤدي إلى ارتفاع معدل دوران الموظفين وانخفاض أرباح الشركة. لتجنب ضعف التواصل، تحتاج إلى استخدام جميع الأدوات والطرق اللازمة، مثل تنبيهات الرسائل النصية القصيرةوأنواع أخرى لزيادة التواصل داخل الشركة.

2. ممارسات التواصل السيئة

قد تظهر المؤسسة التي لا تقوم بإصلاح ممارسات التواصل الرديئة مثل اللهجة غير اللائقة واللغة السلبية كعلامة تجارية تروج لمثل هذه الممارسات. ولا يقتصر الأمر على خلق نزاعات وعدوانية خطيرة في مكان العمل فحسب، بل قد يؤدي ذلك إلى الشعور بالتعاسة والتوتر. وقد يشعر الموظفون بالهزيمة بشكل عام.

3. ضعف التعاون

تعاني المؤسسة التي لا تعزز التعاون بين الأقران والتعاون بين الفرق من انغلاق المعلومات وإعاقة الابتكار. وعندما تعرقل المنظمات التواصل والتعاون المفتوحين، فإنها تعيق الكفاءة إلى جانب الابتكار. 

كما أن العمل في صوامع له تأثير مفسد على ثقافة مكان العمل أيضًا. فهو يولد النزاعات وانعدام الثقة والاستياء. لا تكفي الرسائل الفورية ورسائل البريد الإلكتروني لتمكين الموظفين من العمل بشكل منتج ومتعدد الوظائف.

4. سوء العلاقات مع العملاء

المؤسسة التي لا تستثمر في التواصل والعلاقات الجيدة مع الموظفين قد تعاني من سوء العلاقات مع العملاء لأن الموظفين قد ينقلون نفس التجربة السيئة (التي يتلقونها في العمل) إلى عملائهم. 

كما أن الموظفين الذين لا يحصلون على التوجيه المناسب من الإدارة العليا أو الذين لا يتلقون التوجيه المناسب من الإدارة العليا أو الذين لا يتلقون حوارات حول مشاكلهم اليومية في المهام اليومية هم أقل عرضة لمعرفة كيفية إرضاء العملاء.

10 استراتيجيات فعالة للتواصل الفعال مع الموظفين لفرق العمل

فيما يلي 10 استراتيجيات فعالة للتواصل الفعال مع الموظفين لفرق العمل.

1. عمليات التحقق المنتظمة

تعد اجتماعات الفريق المنتظمة وجلسات التحقق المنتظمة ضرورية لإبقاء الجميع على نفس الصفحة ومشاركة التحديثات ومعالجة المخاوف. تعزز هذه التفاعلات الشفافية والمواءمة داخل الفريق.

مايكروسوفت معروفة بمحادثاتها المنتظمة بين المديرين والموظفين. فهم يستخدمون نظامًا يسمى "Connects" يشجع المديرين على إجراء محادثات فردية منتظمة مع أعضاء فريقهم. تعزز هذه الاستراتيجية ثقافة التغذية الراجعة وتضمن أن يشعر الموظفون بأنهم مسموعون ومدعومون في أدوارهم.

• نصيحة: قم بتعيين ميسر معين لكل اجتماع لضمان بقاء المناقشات مركزة وعلى المسار الصحيح. ويمكن لهذا الشخص أيضًا أن يضمن حصول الجميع على فرصة للتحدث، واتباع جدول الأعمال.

2. رسائل واضحة وموجزة

إن إيصال الأفكار والمعلومات بوضوح ودقة يقلل من فرص سوء الفهم والالتباس. فالرسائل الواضحة لها أهمية خاصة في التواصل المكتوب والعروض التقديمية.

تشتهر أمازون برسائلها الداخلية الواضحة والموجزة. تحتفظ الشركة بمجموعة من 14 مبدأ للقيادة التي تعمل كإطار عمل لصنع القرار والتواصل. هذه المبادئ واضحة ومباشرة للفهم، مما يساعد الموظفين على التوافق مع ثقافة الشركة وقيمها.

• نصيحة: قبل إرسال رسالة بريد إلكتروني مهمة أو تقديم معلومات، توقف لحظة لتلخيص نقاطك الرئيسية في ملخص موجز. سيساعدك ذلك على تنظيم أفكارك ونقل رسالتك بشكل أكثر فعالية.

3. الاستماع الفعال

الاستماع الفعال يتضمن الاستماع إلى ما يقوله شخص ما وفهم وجهة نظره وعواطفه ورسالته الأساسية. تعزز هذه المهارة التعاطف والتعاون الفعال.

زابوسوهي شركة لبيع الأحذية والملابس بالتجزئة عبر الإنترنت، تشتهر بنهجها الذي يركز على العملاء والاستماع الفعال. يتم تشجيع ممثلي خدمة العملاء في الشركة على الاستماع بنشاط إلى العملاء وفهم احتياجاتهم وتقديم حلول مخصصة. وقد أكسب هذا النهج شركة Zappos سمعة طيبة في خدمة العملاء الاستثنائية وولاء العملاء القوي.

• نصيحة: مارس الاستماع التأملي من خلال تلخيص كلام المتحدث بعد انتهائه من الحديث. فهذا يسمح له بتوضيح أي نقاط ويؤكد فهمك لها.

4. استخدام أدوات التعاون

تعمل الأدوات والمنصات الرقمية على تعزيز تواصل الفريق من خلال توفير مساحة مركزية لمشاركة المستندات وتتبع التقدم المحرز والتعاون في المهام.

أطلسيانوهي شركة برمجيات معروفة بمنتجاتها مثل Jira و Confluence، تعتمد بشكل كبير على أدوات التعاون الخاصة بها للتواصل في مكان العمل. تتيح هذه الأدوات للفرق التعاون في المشاريع ومشاركة المعلومات وتتبع التقدم المحرز في الوقت الفعلي.

وقد أدى استخدام Atlassian لأدوات التعاون هذه إلى تحسين التواصل في مكان العمل بشكل كبير من خلال تبسيط تبادل الأفكار ومركزية معلومات المشروع وتمكين العمل عن بُعد. يمكن للموظفين الوصول إلى المحتوى المتعلق بالمشروع والمساهمة فيه بسهولة، مما يعزز الشفافية ويقلل من فوضى البريد الإلكتروني ويعزز بيئة عمل أكثر كفاءة وإنتاجية.

• نصيحة: عند استخدام أدوات التعاون، قم بوضع إرشادات واضحة لتسمية الملفات وهياكل المجلدات وتتبع المهام. سيسهل الاتساق في تنظيم المعلومات على أعضاء الفريق تحديد موقع ما يحتاجون إليه.

5. الملاحظات والنقد البناء

إن تقديم الملاحظات بشكل بنّاء ومحترم يعزز التحسين المستمر ويساعد أعضاء الفريق على تطوير مهاراتهم.

نتفليكس نهجاً فريداً في التعامل مع الملاحظات والنقد البنّاء من خلال ثقافة "الملاحظات التقييمية الشاملة". يتم تشجيع الموظفين على جميع المستويات على تقديم ملاحظات صريحة وصادقة لزملائهم ومديريهم.

تساعد هذه الممارسة الأفراد على فهم نقاط القوة والضعف لديهم مع تعزيز ثقافة التحسين والمساءلة. وقد حسّنت بشكل فعال التواصل في مكان العمل من خلال خلق مساحة آمنة للمحادثات الصريحة وبناء ثقافة يُنظر فيها إلى الملاحظات كأداة قيّمة للنمو الشخصي والمهني.

• نصيحة: مارس نهج "شطيرة الملاحظات". ابدأ بالتغذية الراجعة الإيجابية، ثم قدم اقتراحات للتحسين، واختتم بالمزيد من التغذية الراجعة الإيجابية. يساعد ذلك على تحقيق التوازن بين النقد والتشجيع.

6. تحديثات منتظمة وتقارير الحالة

إن تقديم تحديثات وتقارير حالة منتظمة تبقي الجميع على اطلاع على المشاريع والمهام والمعالم الجارية. تعزز هذه الاستراتيجية الشفافية وتساعد على منع المفاجآت.

IBM تقليد متبع في استخدام التحديثات المنتظمة وتقارير الحالة لتحسين التواصل في مكان العمل. وتعقد الشركة اجتماعات دورية "Town Hall" حيث تقدم القيادة تحديثات حول أداء الشركة واستراتيجيتها ورؤيتها. بالإضافة إلى ذلك، تستخدم آي بي إم منصة إنترانت شاملة لتوزيع المعلومات والتقارير في جميع أنحاء الشركة.

وتساعد هذه التحديثات المنتظمة وتقارير الحالة على مواءمة الموظفين مع أهداف الشركة، وإبقائهم على اطلاع على التطورات الهامة، وضمان أن الجميع على نفس الصفحة. كما أنها تعزز الشعور بالانتماء والهدف المشترك بين الموظفين.

• نصيحة: استخدم صيغة متسقة لتقارير الحالة، بما في ذلك الإنجازات الرئيسية والمهام الحالية والأهداف القادمة والتحديات المحتملة. هذا يسهل على أعضاء الفريق فهم التقدم المحرز في المشروع بسرعة.

7. الاجتماعات الفردية

تخلق الاجتماعات الفردية بين أعضاء الفريق ومشرفيهم أو زملائهم مساحة لمناقشات أعمق ومعالجة المخاوف الشخصية وبناء علاقات أقوى.

أساناوهي شركة برمجيات لإدارة المشاريع، تعطي الأولوية للاجتماعات الفردية المنتظمة بين المديرين والموظفين. وتتيح هذه الجلسات إجراء مناقشات مفتوحة حول الأداء والملاحظات والتحديات والتطلعات. من خلال تعزيز هذه التفاعلات، تضمن أسانا التوافق، وتزيل العوائق، وتعزز ثقافة العمل الشفافة والداعمة حيث يشعر الموظفون بالتقدير.

• نصيحة: ركز على الاستماع النشط وطرح الأسئلة المفتوحة خلال الاجتماعات الفردية. يشجع ذلك أعضاء الفريق على مشاركة أفكارهم ومخاوفهم بصراحة، مما يؤدي إلى محادثات أكثر إنتاجية.

8. الاتصال المرئي

تعمل الوسائل البصرية مثل المخططات والرسوم البيانية والرسوم البيانية والعروض التقديمية على تبسيط المعلومات المعقدة وتسهيل فهمها، خاصة عند التعامل مع محتوى غني بالبيانات.

أبل تشتهر شركة Apple باستخدامها الفعال للتواصل المرئي في تصميم المنتجات والتسويق والعروض التقديمية. وتعتمد فلسفة تصميم Apple، التي تتميز بواجهات بسيطة وبديهية، وصور واضحة للمنتجات، وحملات تسويقية مبدعة، اعتماداً كبيراً على العناصر البصرية.

وقد ساعد هذا النهج الشركة على تحسين التواصل في مكان العمل من خلال جعل المعلومات أكثر سهولة وفهماً لكل من الموظفين والعملاء. ويعمل التواصل المرئي على تبسيط الأفكار المعقدة وتعزيز المشاركة، مما يساهم في نشر ثقافة الوضوح والابتكار داخل المؤسسة.

• نصيحة: عند إنشاء صور مرئية، اتبع مبدأ البساطة. فالعلامات الواضحة والألوان المتباينة والحد الأدنى من النصوص تنقل المعلومات بفعالية. تجنب ازدحام المرئيات بالكثير من التفاصيل.

9. خطة الاتصال في حالات الأزمات

إن وجود خطة واضحة المعالم للتواصل أثناء حالات الطوارئ أو الأزمات يساعد الفرق على الاستجابة السريعة وإدارة حالات عدم اليقين وتوفير معلومات دقيقة لأصحاب المصلحة.

تُعد شركة جونسون آند جونسون مثالاً بارزًا على الشركة التي تتفوق في التواصل أثناء الأزمات. في ثمانينيات القرن الماضي، عندما واجهت الشركة أزمة كبيرة بسبب التلاعب في بعض منتجاتها، نفذت الشركة خطة تواصل مثالية في الأزمات. فقد سارعت الشركة إلى سحب المنتجات، وتواصلت مع الجمهور، وتواصلت بشفافية.

وقد ساعدت هذه الاستراتيجية الشركة على استعادة ثقة الجمهور وتعزيز التواصل في مكان العمل من خلال إظهار الالتزام بالقيم الأخلاقية والشفافية ومشاركة الموظفين أثناء الأزمات.

• نصيحة: ضع خطة للتواصل في حالات الأزمات تحدد الأدوار والمسؤوليات وقنوات التواصل ونماذج الرسائل وخطوات التصعيد. قم بمراجعة هذه الخطة وتحديثها بانتظام لضمان ملاءمتها.

10. حلقة التغذية الراجعة

إن إنشاء حلقة تغذية راجعة مستمرة يشجع على التحسين المستمر من خلال تمكين أعضاء الفريق من تقديم ملاحظات حول العمليات والتواصل والتعاون.

أمازون تشتهر الشركة باستراتيجيتها الفعالة لحلقة التغذية الراجعة، لا سيما في مراكز تلبية الطلبات التابعة لها. وتستخدم الشركة نظام "صوت الشريك"، حيث يتم تشجيع الموظفين على تقديم ملاحظاتهم حول بيئة العمل والسلامة والعمليات.

وقد ساعدت حلقة التغذية الراجعة هذه شركة أمازون على تحسين التواصل في مكان العمل من خلال ضمان وجود قناة للموظفين للتعبير عن مخاوفهم واقتراحاتهم. كما أنها تعزز ثقافة التحسين المستمر، ويشعر الموظفون أن مدخلاتهم تحظى بالتقدير، مما يؤدي إلى بيئة عمل أكثر أمانًا وإنتاجية.

• نصيحة: طبّق نظامًا لجمع الملاحظات، مثل الاستبيانات المنتظمة أو صناديق الاقتراحات المجهولة المصدر، لجمع المدخلات من أعضاء الفريق. تصرف بناءً على الملاحظات الواردة لإظهار قيمتها وتشجيع المشاركة.

تذكّر أن استراتيجيات التواصل الفعال يجب أن تكون مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات فريقك وثقافته ومشاريعه. إن تنفيذ هذه الاستراتيجيات مع التزام حقيقي بتعزيز التواصل المفتوح والمحترم والشفاف سيساهم في خلق بيئة عمل أكثر إنتاجية وتناغمًا بين أعضاء الفريق.

أمثلة على فشل التواصل: تعلّم من أخطاء الآخرين

فيما يلي قصتان كارثيتان واقعيتان تخبراننا كيف أساءت أشهر العلامات التجارية العالمية في التواصل الداخلي والخارجي وانتهى بها الأمر إلى أخطاء فادحة.

مثال 1: الجدل حول "زي الفتاة البدينة" في وول مارت

ما حدث: في عام 2014، كانت وول مارت في دائرة الضوء لجميع الأسباب الخاطئة. فقد كان عيد الهالوين على الأبواب، وخلقت وول مارت قصة رعب في مجال التواصل من خلال إضافة قسم على موقعها الإلكتروني يقول "أزياء الفتيات البدينات".

بدأت هذه العبارة غير الصحيحة سياسياً وغير الحساسة في سيل من الصحافة غير السارة: وسرعان ما وصلت هذه العبارة إلى العديد من المنصات الإعلامية على الإنترنت، وتضررت سمعة العلامة التجارية بشدة. وشهدت الشركة موجة من الشكاوى على قنواتها الاجتماعية، حتى أنها وصلت إلى أعلى 10 تريندات على تويتر. وفي وقت لاحق، اعتذرت وول مارت عن الإعلان عن أزياء الهالوين تحت فئة "أزياء الفتيات البدينات".(المصدر: Inc)

قالوا:

"ما كان ينبغي أن يكون هذا على موقعنا. إنه أمر غير مقبول، ونحن نعتذر. بمجرد أن تم إبلاغنا بالأمر هذا الصباح، بدأت فرقنا على الفور في إزالته من موقعنا وضمان عدم حدوثه مرة أخرى." - today.com

كيف كان من الممكن منع هذا الوضع

سواء كان ذلك مقصوداً أم لا، فإن فريق التسويق في وول مارت يحتاج بالتأكيد إلى نظام مساءلة داخلي مناسب. لم يكن هذا الموقف لينشأ أبداً لو كان لديهم منصة شاملة للأشخاص تمكنهم من مشاركة تذكيرات مستمرة مع فرقهم حول سياسات النشر على الإنترنت أو ما يجب فعله وما لا يجب فعله. كان يمكن أن ينقذهم ذلك من كل الدعاية السلبية والأضرار.

مثال 2: فضيحة إنرون

ما حدث: إن سقوط هذه الشركة المحبوبة في وول ستريت معروف للعالم أجمع. فقد أثر انهيار الشركة على آلاف الموظفين وهز سوق الأسهم.

أفلست شركة إنرون، وهي واحدة من أكبر شركات الطاقة في الولايات المتحدة، بسبب المحاسبة غير الرسمية والاحتيال والممتلكات الوهمية. كان القادة في شركة إنرون غير صادقين مع القوى العاملة لديهم وفشلوا في معالجة واحدة من أهم القضايا الحرجة - التواصل الشفاف بين القوى العاملة وفريق الإدارة. لم يستمعوا إلى موظفيهم، وتجاهلوا المشاكل، وأخفوا الحقيقة.(المصدر: Investopedia)

كيف كان من الممكن منع هذا الوضع

تُعد شركة إنرون مثالًا واضحًا على كيفية تحول الوضع من سيء إلى أسوأ إلى كارثة. وعلى الرغم من مرور سنوات، إلا أن الفضيحة لا تزال عالقة في أذهان الناس، وتضرب مثالاً لما لا ينبغي أن يكون عليه مكان العمل.

على الرغم من أن قسم الاتصالات في شركة إنرون أثار إشارات حمراء كبيرة، إلا أن القادة لم يعيروا اهتماماً رغم ذلك. أولاً، التواصل ثنائي الاتجاه أمر ضروري للإدارة والموظفين لكي يكون التواصل فعالاً وشفافاً. إن وجود المنصات المناسبة التي توفر عدم الكشف عن الهوية للسماح للموظفين بإثارة المخاوف أو التحدث عن مشاكل مكان العمل دون أي خوف من الانتقام يمنع حدوث مشاكل مروعة.

إذا لم تكن هذه الأمثلة الواقعية كافية، فدع الأرقام تتولى الحديث:

• الشركات التي لديها استراتيجية اتصالات داخلية قوية 3.5 أضعاف أكثر عرضة للتفوق على المنافسين والمضي قدماً.
• A Gallup وجدت أن 13% من الموظفين يوافقون على أن 13% من الموظفين يوافقون على أن قادة أعمالهم يتواصلون معهم بشكل فعال، مما يعني أن 87% منهم لا يعتقدون أن التواصل الداخلي الفعال يحدث في مؤسستهم.
• في حين أن الاتصالات الداخلية أمر حيوي، إلا أن الشركات إما أنها تضعها في مؤخرة اهتماماتها أو أنها لا تحقق إمكاناتها. 60% من الشركات لم تفكر في بناء استراتيجية اتصالات داخلية طويلة الأجل.

تعزيز التواصل في مكان العمل مع Empuls

Empuls هي منصة شاملة لإشراك الموظفين تعمل على تبسيط التواصل الداخلي وتعزيز بيئة العمل المتصلة.

لها الإنترانت الاجتماعية تعمل كمركز رقمي حيث يمكن للموظفين التعاون ومشاركة التحديثات والمشاركة في مناقشات هادفة، مما يعزز التواصل العام في مكان العمل.

• تسهيل التواصل الداخلي الشفاف

غالبًا ما تؤدي طرق الاتصال التقليدية إلى عدم وصول الرسائل وفرق العمل غير المنسجمة. يعمل Empuls على جعل المعلومات مركزية، مما يضمن وصول الموظفين في مختلف الأقسام إلى تحديثات دقيقة وفي الوقت المناسب. وهذا يقلل من الارتباك ويحسن عملية اتخاذ القرار ويخلق قوة عاملة أكثر اطلاعاً.

• تعزيز التعاون والتواصل بين الفريق

يزدهر مكان العمل بالتعاون، ولكن الحواجز الجغرافية والإدارية يمكن أن تعيق التواصل السلس. يوفر Empuls منصة تفاعلية حيث يمكن للموظفين المشاركة في مناقشات متعددة الوظائف، ومشاركة الأفكار، والبقاء على اطلاع دائم على المشاريع الرئيسية. وهذا يعزز العمل الجماعي ويعزز مشاركة المعرفة عبر المؤسسة.

• ضمان نشر التحديثات المهمة في الوقت المناسب

عندما يفتقر الموظفون إلى إمكانية الوصول إلى تحديثات الشركة المهمة، تتأثر الإنتاجية. يعمل Empuls على القضاء على ثغرات المعلومات من خلال ضمان وصول الإعلانات المهمة وتغييرات السياسة وتحديثات المنتجات إلى الموظفين المناسبين في الوقت المناسب. وبفضل ميزات مثل الرسائل والإشعارات المستهدفة، يظل الموظفون على اطلاع جيد دون الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني المبعثرة أو التحديثات الشفوية.

• يشجع الحوار المفتوح والتعبير عن رأي الموظفين

التواصل هو طريق ذو اتجاهين، ومع ذلك فإن العديد من أماكن العمل تعاني من صعوبة في منح الموظفين صوتاً. يعزز Empuls بيئة شاملة من خلال تمكين الموظفين من مشاركة الملاحظات وطرح الأسئلة والمشاركة في المناقشات مع القيادة. هذا الانفتاح يبني الثقة ويزيد من المشاركة ويساعد المؤسسات على معالجة المخاوف بشكل استباقي.

• إنشاء قوة عاملة أكثر تفاعلاً وتفاعلاً

يتواصل الموظفون المتفاعلون بشكل أفضل، ويتعاونون بشكل أكثر فعالية، ويساهمون بشكل إيجابي في ثقافة مكان العمل. يدمج Empuls بين التلعيب والتكريم الاجتماعي والمجموعات المجتمعية، مما يسمح للموظفين بالتفاعل فيما يتجاوز المهام المتعلقة بالعمل. سواء للاحتفال بإنجازات الفريق أو مناقشة اتجاهات الصناعة، يمكن للموظفين الانخراط في محادثات هادفة تعزز العلاقات في مكان العمل.

تعمل Empuls على تحويل التواصل الداخلي من خلال سد الفجوات وتحسين الشفافية وتعزيز ثقافة التعاون. من خلال الاستفادة من شبكتها الداخلية الاجتماعية، يمكن للمؤسسات إنشاء مكان عمل يشعر فيه الموظفون بأنهم مسموعون ومقدرون ومتواصلون.

الخاتمة

تذكر أن بيت القصيد هنا هو تحويل شركتك إلى مجتمع مزدهر داخلياً وخارجياً. إن إبراز ثقافة الشركة يسمح لموظفيك بتجربة ما تمثله الشركة ويجعلهم متوافقين مع رؤية الشركة.

ابدأ بالعمليات المذكورة أعلاه وتابعها. استمع بعناية كما تتكلم، فغالباً ما يفوت أصحاب العمل التلميحات التي قد تقال على سبيل المزاح.

عندما تبدأ شركتك بأكملها في العمل كوحدة واحدة، يكون لديك قوة جبارة يجب أن يحسب لها حساب في الصناعة. ولضمان حدوث ذلك، استخدم جميع الأسهم الموجودة في جعبتك (أو أضف المزيد).