La planification, la promotion et la conversion des webinaires de A à Z

‍Vous avez déjàfait des cauchemars en pensant que personne ne participerait à un webinaire que vous préparez ? Vous vous demandez comment faire pour que votre webinaire soit un succès ? Vous vous demandez si un webinaire vous aidera à attirer des clients potentiels ? Vous vous interrogez sur le quoi, le comment, le quand et le où de votre webinaire ? Respirez tranquillement, car nous nous occupons de vous!

Nous vous présentons un récapitulatif de A à Z de la planification, de la promotion et de la conversion des webinaires. Littéralement.

Ordre du jour

La durée idéale d'un webinaire se situe entre 45 et 60 minutes. L'ordre du jour idéal d'un webinaire doit comporter

• Un brise-glace de 2 à 5 minutes, exemples
  • Questions générales sur la météo, le lieu, etc.
  • Sondage en direct
  • Musique optimiste
  • Jeu rapide
• Une présentation très brève de vous et de l'orateur (ou des orateurs) invité(s)
• Le discours de l'orateur (contenu le plus précieux du webinaire)
• Activités pratiques en salle de réunion (si possible)
• Une interaction avec l'orateur sous forme de questions-réponses
• 5 à 7 minutes pour présenter aux participants les offres exclusives qui leur sont destinées.

Il est utile de communiquer l'ordre du jour aux personnes inscrites à l'avance afin qu'elles sachent à quoi s'attendre.

Budget

Dépenses uniques

• Un microphone de bonne qualité
• Une webcam bien configurée

Dépenses récurrentes

• Frais de conférencier (vous n'en aurez pas toujours besoin, mais vous devriez toujours prévoir un budget à cet effet)
• Logiciel pour organiser des webinaires (voir les sections T et Z !)
• Annonces pour la promotion (élément très important dans le jeu du marketing et du nurturing. Ne soyez pas avare)
• Récompenses, cadeaux, cadeaux publicitaires

Lorsque vous planifiez des webinaires, prévoyez également un budget pour les récompenses, les cadeaux et les cadeaux publicitaires.

Il est important de prévoir un budget pour les récompenses car elles ont le pouvoir d'augmenter les ventes et les conversions. Mais pour que les récompenses soient un centre de profit plutôt qu'un centre de coût, le paiement doit être soigneusement lié aux comportements souhaités de la part des participants. Comment budgétiser les récompenses ?

Choisissez des récompenses qui

• avoir une valeur monétaire - un bon ou un coupon échangeable
• sont pertinentes pour vos participants - un abonnement à un cours en ligne
• ont une valeur aspirationnelle - technologie à haut budget ou expérience Airbnb
• donner le choix à vos participants - un bon d'achat Amazon
• sont faciles à utiliser pour vos participants - les bons ont une longue durée de validité

Convertir

L'objectif d'un webinaire est de convertir des clients. Voici dix façons d'organiser des webinaires qui convertissent

1. Choisissez un sujet pertinent pour votre secteur d'activité. Plus précisément, il peut s'agir des dernières technologies, de solutions à un défi collectif auquel le secteur est confronté, etc.
2. Trouver un orateur qui soit un leader d'opinion (de préférence quelqu'un qui n'est pas facilement disponible pour être entendu) ou un client crédible (cela permet d'établir une crédibilité instantanée).
3. Rendez-le interactif. Organisez des sessions de questions-réponses pendant toute la durée du webinaire et encouragez les webcams à être allumées. Il existe un outil formidable pour pimenter votre webinaire et inclure une plateforme de mise en réseau rapide 1:1. Jetez-y un coup d'œil !
4. Utilisez des sondages en direct pour évaluer l'intérêt de votre public, sa volonté d'acheter, les problèmes techniques qu'il peut rencontrer, etc.
5. Envoyez une enquête post-webinaire amusante et interactive. De nombreux outils sont disponibles pour vous aider à concevoir des enquêtes. SoGoSurvey est l'un de ces outils gratuits.
6. Le marketing est important, mais seulement lorsque vous savez ce que vous devez vendre. Impliquez votre équipe de vente à tous les stades de la planification afin de maximiser le retour sur investissement.
7. Nous vivons dans un monde à la demande. Envoyez donc un courriel de suivi avec une présentation et un enregistrement du webinaire dans les 24 heures suivant sa clôture.
8. Participez activement au webinaire en tant qu'entreprise. Observez vos participants pour déterminer leur comportement d'achat.
9. Identifier les prospects chauds, tièdes et froids.
10. Créer et envoyer des réponses personnalisées aux clients potentiels. Nourrissez les prospects chauds et froids. Commencez par envoyer un courriel de remerciement dès la fin du webinaire.

Intégration de Dropbox

Permettez à vos inscrits et participants d'accéder aux ressources que vous leur envoyez via leur Dropbox. Ajoutez un bouton d' intégration Dropbox en un clic dans les courriels contenant les ressources avant, pendant et après le webinaire. La facilité d'accès rendra l'engagement plus probable et augmentera également la valeur de rappel de la marque .

Engagement

Vous devez susciter l'engagement dès l'annonce d'un webinaire. Créez une campagne autour d'un webinaire que vous organisez peut-être comme un événement phare pour votre entreprise. Rendez-le exclusif, faites des révélations partie par partie, exploitez le potentiel des médias sociaux.

Votre public doit continuer à se sentir engagé et investi tout au long du processus, jusqu'à la conversion. Lier des récompenses à chaque étape de l'entonnoir est un bon moyen de s'en assurer. Par exemple, récompensez les premiers inscrits en leur offrant un contenu exclusif sur l'orateur ou en leur donnant accès à un entretien individuel de 5 minutes avec votre orateur. Annoncez une récompense surprise pendant le webinaire pour l'invité le plus interactif.

Entonnoir

Le même nombre de personnes qui entrent dans l'entonnoir marketing n'en sortent jamais. La bonne nouvelle, c'est que les personnes intéressées le feront toujours. Pour attirer le bon public dans votre entonnoir, vous avez besoin d'un plan qui vous aide à générer du trafic.

Voici comment procéder :

• Créez un groupe Facebook et une page d'événement LinkedIn et apportez une valeur ajoutée en partageant des ressources et du contenu pertinent.
• Exploitez le pouvoir d'attraction du hashtag, qui permet de rassembler les gens, en organisant des campagnes avec un hashtag accrocheur. Impliquez les influenceurs .
• Prenez le train de l'audio. Enregistrez vos expériences et vos voyages ou demandez à votre conférencier d'enregistrer un podcast exclusif et diffusez-le par le biais de votre marketing par e-mail et de vos canaux de médias sociaux.
• Vous connaissez cette liste de personnes avec lesquelles vous avez toujours voulu collaborer sans oser le demander ? Tendez la main maintenant. Vous seriez surpris de voir à quel point les gens sont ouverts à la collaboration et à la croissance. Proposez-leur d'ajouter de la valeur à leur contenu et de tirer parti de leur audience en retour.
• Rédigez du contenu de qualité pour des sites web de niche, par exemple sous la forme d'articles de blog invités qui correspondent aux services que votre webinaire est censé vendre.

Intégration du calendrier Google

Nous sommes nombreux à passer beaucoup de temps en ligne - à lire, à assister à des réunions, à nous perfectionner et à d'autres activités du même genre - et nos emplois du temps à l'écran sont très chargés. L'ajout d'un bouton "Google Calendar" dans les courriels de vos webinaires est un geste minime mais attentionné. Vous pouvez également envisager d'ajouter un bouton de calendrier SharePoint afin que tous les participants puissent s'inscrire rapidement.

Pour vous aussi, en tant qu'organisateur, les chiffres seront plus clairs, car lorsque votre webinaire trouvera une place dans le calendrier d'une personne, celle-ci saura si elle peut réellement y assister en direct ou non.

Vidéo HD

La qualité de votre flux vidéo est une chose que vous pouvez facilement considérer comme acquise. Honnêtement, cela pourrait faire de votre webinaire un succès ou un échec. Dans un monde qui s'est tellement habitué à la HD et à la 4K, tout ce qui n'est pas de la vidéo de grande qualité est un ÉNORME repoussoir.

Veillez donc à ce que l'outil ou la plateforme sur lequel vous organisez votre webinaire prenne en charge la vidéo HD. La version à la demande de votre vidéo doit également être disponible en HD.

Invitations

Laissez vos invitations contenir tous les petits détails concernant le webinaire :

• qui peut s'inscrire
• qui sont les formateurs/conférenciers et quelles sont leurs qualifications
• Les récompenses que vous pouvez offrir et quand
• S'il y aura ou non un certificat à la fin de la formation.

N'hésitez pas à ajouter un sentiment d'urgence en créant des boutons "Ajouter au calendrier" ou "Enregistrer la date". Il est également très utile de pouvoir susciter l'enthousiasme en donnant des détails sur la valeur que votre webinaire va offrir.

Joint

La planification et l'organisation d'un webinaire commun est une situation gagnant-gagnant si vous trouvez le bon partenaire. Lorsque vous cherchez à collaborer, pensez d'abord à votre entourage immédiat - les amis qui dirigent des entreprises ou les entreprises avec lesquelles vous avez travaillé par le passé. La confiance est un ingrédient clé. Pourquoi les webinaires conjoints fonctionnent-ils ?

• Ils diversifient le public
• C'est un moyen facile d'établir la confiance avec un nouveau public, ce qui maximise les conversions.
• Ils forment des publics dans différents secteurs
• C'est l'endroit idéal pour offrir des récompenses en guise de vitrine de vos produits ou services.

Kickass

Un bon orateur peut faire ou défaire votre webinaire. Le spectacle le mieux préparé peut tomber à plat si votre orateur ne parvient pas à capter l'attention de votre public. Pour que votre webinaire soit un succès, investissez dans un conférencier hors pair. Essayez de trouver un leader d'opinion ou un influenceur qui est populaire mais qui n'est pas toujours disponible.

L'effet de levier

Voici une liste d'éléments dont vous pouvez tirer parti.

1. Clients existants - Encouragez vos clients à contacter leurs contacts et à les amener au webinaire. Incitez-les en leur offrant des récompenses.
2. SlideShare - L'ajout de diapositives de présentations de webinaires avec un lien vers la page d'atterrissage du webinaire ou la vidéo à la demande peut également vous aider à attirer des clients potentiels après le webinaire.
3. Forums - Tirez parti des forums tels que EventBrite, etc. pour diffuser des annonces sur votre webinaire afin d'atteindre votre public cible.
4. Plateforme de récompenses - Vous ne trouvez pas d'idées de récompenses ou vous vous inquiétez de leur remboursement ? Utilisez des outils et des plateformes comme Xoxoday pour automatiser les récompenses et les remboursements.
5. Semrush - Un outil pour identifier ce que les gens de votre région recherchent sur Google. Comprendre les points de douleur et les problèmes pour lesquels les gens cherchent des solutions vous aidera à choisir un sujet pertinent pour votre webinaire.

Marché

• Utilisez les récompenses pour promouvoir votre webinaire. Les cadeaux ne manquent jamais de susciter l'enthousiasme ! Commercialisez donc intelligemment votre webinaire en y associant des récompenses à différents stades du processus.
• Encouragez-les à monter à bord pour faire partie de quelque chose de cool.
• Utilisez un concours sur les médias sociaux comme outil de marketing. HubSpot a organisé un concours autour du hashtag #WorkRemote pour promouvoir un webinaire sur le travail à distance.

Nourrir

‍Les participants ne se transforment pas automatiquement en clients potentiels. Vous devez les transformer en clients. Commencez à les nourrir dès le jour de l'inscription.

Voici une liste de conseils et de choses que vous devez garder à l'esprit lors de votre voyage de nurturing après le webinaire

• Utilisez l'envoi automatisé d'e-mails à l'aide d'outils tels que Mailchimp, Hubspot, etc.
• L'objectif est de fournir un contenu utile et précieux dans l'e-mail avec des CTA doux pour acheter votre produit.
• Soyez cohérent avec la qualité du contenu que vous leur proposez.
• Restez sur leur radar.

À la demande

84 % des personnes qui s'inscrivent au webinaire ne peuvent pas assister à l'événement en direct ou préfèrent le regarder plus tard. Seules 16 % d'entre elles le regardent en direct. Il est donc prioritaire de créer un lien à la demande, avec des éléments à emporter facilement assimilables et un contenu diffusé avec le lien à la demande.

Si vous ne le faites pas, les taux d'attrition dans votre entonnoir deviennent très élevés. L'envoi d'un contenu à la demande reprenant les grandes lignes de votre webinaire est un excellent moyen non seulement de rester en contact avec les participants intéressés, mais aussi de convertir les clients potentiels.

N'oubliez pas d' héberger la vidéo à la demande sur votre site web.

Plan

La planification est essentielle. Voici une liste générale de choses à cocher

• 🎤 Des orateurs et une équipe de soutien
• 📜 Matériel promotionnel
• 📊 Format et éléments visuels - gifs intelligents, images de qualité, courtes vidéos 📊 Données facilement assimilables - infographies et graphiques
• 🛠 Outil de webinaire et outils de sondage, de mise en réseau, etc.
• 📝 An agenda
• 💻 Effectuez un contrôle technique - de votre équipement, de la lumière et de l'espace
• 🖊 Organiser l'enregistrement au bon moment
• 🗓 Choisissez la bonne date. Le milieu de semaine est plus propice aux événements professionnels

Q&R

Les séances de questions-réponses permettent de briser la glace, d'augmenter la participation et de récompenser les participants. Voici quelques conseils pour une séance de questions-réponses efficace :

• Demandez à votre public de soumettre ses questions à l'avance
• Publier certaines des questions sous forme de sondages tout au long du webinaire
• Lors de la session de questions-réponses en direct, annoncez une récompense pour la meilleure/la plus pertinente "Question du webinaire
• Permettre que les questions auxquelles il n'a pas été possible de répondre pendant le webinaire soient discutées dans le cadre d'un réseau post-webinaire.

Inscription

Une page d'inscription parfaite est l'endroit où vous accrochez votre public potentiel. Ils passent ensuite à la page d'inscription. Voici ce qu'il faut inclure :

• Indiquer comment le webinaire contribue à résoudre un problème
• Posez des questions et apprenez à mieux connaître votre public. Essayez de poser des questions courtes et sous forme de QCM. Cela peut également vous aider à comprendre le type de récompenses et d'offres que vous pouvez distribuer lors du webinaire.
• Utilisez cette page pour diffuser un devoir à faire avant le webinaire - cela crée une certaine excitation et augmente la probabilité de participation.

Intervenants

‍Le conférencier est l'élément déterminant de votre webinaire. Vous pouvez avoir l'entonnoir parfait, mais c'est votre conférencier qui va retenir l'attention de votre public pendant le webinaire. Investissez dans un bon orateur. Par exemple, un influenceur dans votre domaine d'activité augmenterait certainement la participation et garantirait que les gens restent jusqu'à la fin du webinaire. Vous pouvez également collaborer avec des entreprises complémentaires à la vôtre et demander à des leaders d'opinion de parler du potentiel d'une telle collaboration.

Outils

À première vue, il semble que ce soit le seul outil dont vous ayez besoin pour organiser un webinaire réussi. Mais ce n'est pas le cas. Voici quelques outils de tous genres qui vous aideront à planifier, créer et exécuter des webinaires par excellence.

• Outils de collaboration - Ils permettent à votre équipe de travailler ensemble, en temps réel. Il peut s'agir d'un outil aussi simple et standard que Google Docs ou Google Sheets, ou encore de Slack.
• Outils de présentation - Il est absolument essentiel d'avoir une bonne présentation qui englobe tout le contenu du webinaire et qui soit envoyée aux participants après l'événement. Il existe un grand nombre d'outils et d'applications pour créer une présentation. Le bon vieux PowerPoint ou son équivalent sur Mac, Slides, fonctionne tout aussi bien qu'Adobe Express.
• Outils de conception - La création de visuels percutants pour le marketing joue un rôle important dans les conversions et l'optimisation du retour sur investissement. Les sites web tels que Canva et Crello sont excellents !
• Outils de marketing par courrier électronique - La puissance d'un bon outil de marketing par courrier électronique est inégalée. Atteindre des centaines de participants potentiels à la fois grâce à des courriels bien conçus est un grand avantage. Essayez des outils comme HubSpot Email Marketing, MailChimp et Sender.
• Marketing des médias sociaux et outils d'automatisation - Très souvent, les outils que vous utilisez pour concevoir votre matériel promotionnel vous permettent de programmer ou de publier votre contenu directement sur les médias sociaux. Il existe également des outils spécialisés pour vous aider à planifier et à automatiser vos promotions sur les médias sociaux, comme HootSuite, Buffer, Biteable, etc.
• Outils de réseautage virtuel - La mise en place de brise-glace, de sessions en petits groupes, de speed networking et d'autres événements pré- et post-webinaire peut ajouter de la valeur à votre webinaire. Des outils comme Eventify, Arena et RunTheWorld, entre autres, peuvent être explorés.

Url

‍Placez l'url dans tous les courriels que vous envoyez après l'inscription à l'événement. L'url de votre webinaire est le ticket d'entrée de la personne inscrite. Veillez à ce qu'elle soit disponible, bien en vue et facilement accessible à vos inscrits.

Valeur

Dans le monde des affaires, le temps, c'est de l'argent. Ainsi, que vous choisissiez d'organiser un webinaire gratuit ou payant, la valeur qu'il apporte en échange de l'investissement en temps sera la principale force motrice qui définira son succès. En d'autres termes, la valeur créée doit être supérieure au coût de la valeur fournie.

Augmentez la valeur perçue du webinaire. Vous pouvez le faire en offrant des récompenses. Un bonus à la fin du webinaire exclusivement réservé aux participants, tel qu'un livre électronique gratuit, un code de réduction ou un modèle personnalisé. Les participants sont plus enclins à se présenter lorsqu'ils savent qu'ils ne pourront pas bénéficier d'un cadeau gratuit et précieux.

Salle d'attente

‍Vous devez disposer d'une salle d'attente qui permette aux participants et aux personnes inscrites d'interagir entre eux en attendant le début du webinaire. Dans la salle d'attente avant le webinaire,

• Participer à des jeux ou à des activités pour briser la glace
• Demander aux participants de soumettre les questions qu'ils pourraient avoir avant le webinaire
• Un représentant de l'entreprise doit interagir avec les participants et tenter d'établir des liens pour les convertir.

(e)Xcitement

‍C'est un sentiment que vous ne devez pas hésiter à susciter. Lorsque vous commencez à faire la publicité et la promotion de votre webinaire, vantez les mérites de vos intervenants et la valeur du webinaire que vous êtes en train de créer. Associez des récompenses à chaque étape. C'est un excellent moyen d'inciter les gens non seulement à s'inscrire, mais aussi à rester jusqu'à la fin du webinaire.

Intégration de YouTube

Outre le fait que les participants doivent s'inscrire à votre webinaire via l'outil ou la plateforme sur laquelle vous organisez l'événement, vous devez diffuser le webinaire en direct sur YouTube si vous vous adressez à un grand nombre de personnes.

Votre vidéo à la demande doit certainement trouver une place sur votre chaîne YouTube pour être facilement accessible et avoir une plus grande portée.

Zoom

Bien que Zoom soit devenu presque synonyme de webinaires et de réunions en ligne, il existe un grand nombre d'autres outils sur le marché que vous pouvez utiliser pour organiser un webinaire. Voici une liste à explorer :

• Demio
• Cour d'eau
• Zoho Meeting
• Crowdcast
• WebinarNinja

Lumière, caméra, action !

Vous disposez désormais d'à peu près tout ce qu'il vous faut pour organiser un webinaire inoubliable. Pour faire passer vos webinaires au niveau supérieur, stimulez la participation en offrant des récompenses. Des récompenses qui ne sont pas seulement excitantes, mais qui encouragent réellement la participation.

Nous savons que l'échange de récompenses peut parfois être un défi. AdSyndicate, une agence de publicité, a été confrontée à des problèmes similaires jusqu'à ce qu'elle s'adresse à Xoxoday et dispose désormais de récompenses automatisées, ce qui a résolu ses problèmes.