Planificación, promoción y conversión de seminarios web de la A a la Z

‍¿Hatenido pesadillas en las que nadie asistía al seminario web que estaba planeando? ¿Se ha preguntado cómo puede hacer que su seminario web sea increíble? ¿Se pregunta si un seminario web le ayudará a atraer clientes potenciales? ¿Está pensando en el qué, el cómo, el cuándo y el dónde de su seminario web? Respire tranquilo, porque nosotros le ayudamos.

Le presentamos una guía práctica con la A-Z de la planificación, promoción y conversión de seminarios web. Literalmente.

Agenda

La duración perfecta de un seminario web es la que oscila entre 45 y 60 minutos. El programa ideal de un seminario web debe incluir

• En rompehielos de 2-5 minutos, ejemplos
  • Preguntas generales sobre el tiempo, la ubicación, etc.
  • Encuesta en directo
  • Música alegre
  • Juego rápido
• Una presentación superbreve de usted y del orador u oradores invitados
• El discurso del ponente (el contenido más valioso del seminario web)
• Actividades prácticas en sala (si es posible)
• Interacción con el ponente en forma de preguntas y respuestas
• Últimos 5-7 minutos para explicar a los participantes las ofertas exclusivas para ellos

Es útil compartir el orden del día con los inscritos con antelación para que sepan qué esperar.

Presupuesto

Gasto único

• Un micrófono de buena calidad
• Una webcam bien configurada

Gastos recurrentes

• Honorarios de los ponentes (no es algo que se vaya a necesitar siempre, pero es algo que siempre hay que tener en cuenta).
• Software para organizar seminarios web (consulte las secciones T y Z)
• Anuncios para promoción (componente muy importante en el juego del marketing y la nutrición. No sea tacaño).
• Premios, regalos, obsequios

Cuando planifique seminarios web, asigne también un presupuesto para recompensas, regalos y obsequios.

Presupuestar las recompensas es importante porque tiene el poder de aumentar las ventas y las conversiones. Pero para que las recompensas sean un centro de beneficios en lugar de un centro de costes, el pago debe estar cuidadosamente vinculado a los comportamientos deseados de los asistentes. ¿Cómo presupuestar los premios?

Elija recompensas que

• tener valor en metálico: un vale o cupón canjeable
• son relevantes para sus asistentes: una suscripción a un curso en línea
• tener un valor aspiracional: tecnología de alto presupuesto o una experiencia Airbnb
• da a elegir a tus asistentes - un cupón de regalo de Amazon
• que sean cómodos de utilizar para sus asistentes - vales con largos periodos de validez

Convertir

The goal of a webinar is to convert clients. Here are ten ways you can conduct webinars that convert

1. Elija un tema que sea relevante para su sector. Más concretamente, algo que sea lo último en tecnología, soluciones a un reto colectivo al que se enfrente el sector y cosas por el estilo.
2. Encontrar un ponente que sea un líder de opinión (preferiblemente alguien que no sea fácil de escuchar) o un cliente creíble (esto ayuda a establecer una credibilidad instantánea).
3. Make it interactive. Q&A Sessions through the duration of the webinar, encourage webcams to be on. There’s a great tool to spice up your webinar and includes a platform for 1:1 speed networking. Check it out!
4. Utilice encuestas en directo para evaluar el interés de su público, su disposición a comprar, los problemas técnicos que puedan tener, etc.
5. Envíe una encuesta post-webinar que sea divertida e interactiva. Hay un montón de herramientas disponibles para ayudarle a diseñar encuestas. SoGoSurvey es una de esas herramientas gratuitas.
6. El marketing es importante, pero sólo cuando se sabe lo que hay que vender. Implique a su equipo de ventas en todas las fases de la planificación para maximizar los ROI.
7. Vivimos en un mundo a la carta. Así que envía un correo electrónico de seguimiento con una presentación y la grabación del seminario web en un plazo de 24 horas desde su finalización.
8. Participe activamente en el seminario web, como empresa. Observe y observe a sus asistentes para determinar el comportamiento de compra.
9. Identificar clientes potenciales calientes, cálidos y fríos.
10. Cree y envíe respuestas personalizadas a clientes potenciales. Nutra a los clientes potenciales cálidos y fríos. Empiece con un correo electrónico de agradecimiento tan pronto como termine el seminario web.

Integración con Dropbox

Permita a sus inscritos y asistentes acceder a los recursos que les envíe a través de sus Dropboxes. Añada un botón de un solo clic para la integración de Dropbox en los correos electrónicos que lleven recursos antes, durante y después del seminario web. La fácil accesibilidad hará más probable la participación y también aumentará el valor de recuerdo de la marca .

Compromiso

Debe fomentar la participación desde el mismo momento en que anuncia un seminario web. Cree una campaña en torno a un seminario web que organice como evento insignia de su empresa. Hágalo exclusivo, revele parte por parte y aproveche el potencial de las redes sociales.

Su público debe seguir sintiéndose implicado e involucrado a lo largo de todo el proceso hasta llegar a la conversión. Una buena forma de conseguirlo es ofrecer recompensas en cada fase del embudo. Por ejemplo, recompense a los primeros en inscribirse con contenidos exclusivos para el ponente, o acceso a una entrevista personal de 5 minutos con el ponente. Anuncie una recompensa sorpresa durante el seminario web para el invitado más interactivo.

Embudo

El mismo número de personas que entran en el embudo de marketing nunca llegan a salir. La buena noticia es que los interesados siempre lo harán. Para atraer al público adecuado a tu embudo, necesitas un plan que te ayude a dirigir el tráfico.

He aquí cómo hacerlo:

• Crea un grupo en Facebook y una página de eventos en LinkedIn y añade valor compartiendo recursos y contenidos relevantes.
• Aprovecha el poder del imán del hashtag que ayuda a unir a la gente realizando campañas con un hashtag pegadizo. Involucra a las personas influyentes .
• Súbete al carro del audio. Graba tus experiencias y viajes o pide a tu ponente que grabe un podcast exclusivo y envíalo a través de tus canales de marketing por correo electrónico y redes sociales.
• ¿Sabes esa lista de personas con las que siempre has querido colaborar pero te daba miedo pedírselo? Acércate ahora. Te sorprenderá lo abierta que está la gente a trabajar y crecer juntos. Ofréceles añadir valor a su contenido y aprovecha su audiencia a cambio.
• Escriba contenido de calidad para sitios web especializados, por ejemplo, como entradas de blog invitadas que se ajusten a los servicios que su seminario web está diseñado para vender.

Integración con el calendario de Google

Dado que muchos de nosotros pasamos mucho tiempo conectados a Internet (leyendo, asistiendo a reuniones, actualizándonos, etc.), nuestros horarios de pantalla están repletos. Añadir un botón de Google Calendar a los mensajes de correo electrónico de los seminarios web es un gesto pequeño pero muy considerado. También puede considerar la posibilidad de añadir un botón de calendario de SharePoint para que todos los asistentes puedan unirse rápidamente.

Los números para usted también como organizador serán más claros, porque cuando su seminario web encuentre un lugar en el calendario de alguien, sabrá si realmente puede asistir en directo o no.

Vídeo HD

La calidad de su flujo de vídeo es algo que fácilmente puede dar por sentado. Honestamente, esto podría hacer o deshacer su seminario web. En un mundo tan acostumbrado a la alta definición y al 4K, cualquier cosa que no sea una gran calidad de vídeo desanima enormemente.

Por lo tanto, asegúrese de que la herramienta o plataforma en la que realiza el seminario web admite vídeo HD. La versión a la carta del vídeo también debe estar disponible en HD.

Invitaciones

Deje que sus invitaciones incluyan todos los pequeños detalles sobre el seminario web:

• quién puede inscribirse
• quiénes son sus formadores/ponentes y cuáles son sus cualificaciones
• Las recompensas que puede ofrecer y cuándo
• Si va a haber un certificado al final o no.

No sea tímido a la hora de añadir una sensación de urgencia mediante los botones "Añadir al calendario" o "Reserve la fecha". Además, es estupendo poder generar expectación con los detalles del valor que va a ofrecer su seminario web.

Conjunta

Planificar y llevar a cabo un seminario web conjunto es una situación en la que todos salen ganando si se encuentra al socio adecuado. Cuando busque colaborar, mire primero a su círculo más cercano: amigos que dirijan empresas o empresas en las que haya trabajado en el pasado. La confianza es un ingrediente clave. ¿Por qué funcionan los seminarios web conjuntos?

• Diversifican la audiencia
• Es una forma fácil de establecer confianza con un público nuevo, lo que maximiza las conversiones.
• Educan a públicos de distintos sectores
• Es un lugar ideal para ofrecer recompensas como escaparate de sus productos o servicios

Kickass

Un buen orador puede ser la clave de un seminario web. El seminario más cuidadosamente planificado puede fracasar si el orador no consigue mantener enganchada a la audiencia. Para tener un webinar excelente, invierta en un orador excelente. Intente conseguir un líder de opinión o una persona influyente que sea popular pero que no esté disponible fácilmente.

Aproveche

Aquí tienes una lista de cosas que puedes aprovechar.

1. Clientes existentes - Anime a sus clientes a que se pongan en contacto con sus contactos y los traigan al seminario web. Incentifícalo para ellos ofreciéndoles recompensas.
2. SlideShare: añadir diapositivas de las presentaciones del seminario web con un enlace a la página de destino del seminario web o al vídeo a la carta también puede ayudarle a atraer clientes potenciales después del seminario web.
3. Foros: aproveche foros como EventBrite, etc. para publicar anuncios sobre su seminario web y llegar a su público objetivo.
4. Rewards platform - Can’t think of ideas for reward or worried about redemption? Use tools and platforms like Xoxoday to automate rewards and redemption.
5. Semrush - Una herramienta para identificar lo que la gente de su zona busca en Google. Comprender los puntos de dolor y los problemas para los que la gente busca soluciones le ayudará a elegir un tema relacionado para su seminario web.

Mercado

• Utilice las recompensas para promocionar su seminario web. Los regalos nunca fallan. Así que comercialice de forma inteligente ofreciendo recompensas en las distintas fases del proceso.
• Anímales a subir a bordo para formar parte de algo genial.
• Utiliza un concurso en las redes sociales como herramienta de marketing. HubSpot organizó un concurso con el hashtag #WorkRemote para promocionar un seminario web sobre el trabajo a distancia.

Cultive

‍Attendees don’t automatically convert to leads. You need to nurture them into customers. Begin your nurturing from the day of registration itself.

Aquí tienes una lista de consejos y cosas que debes tener en cuenta en tu viaje de nurturing post the webinar

• Utiliza el envío automatizado de correos electrónicos a través de herramientas como Mailchimp, Hubspot, etc.
• Aim to provide useful and valuable content in email with mild CTAs to buy your product
• Sea coherente con la calidad de los contenidos que les transmita.
• Mantente en su radar.

A la carta

El 84% de las personas que se inscriben en el seminario web no pueden asistir al evento en directo o prefieren verlo más tarde. Sólo el 16% lo ve en directo. Por tanto, es prioritario crear un enlace a la carta con información fácilmente digerible y contenidos que circulen con el enlace a la carta.

Si no lo hace, las tasas de deserción en su embudo serán muy altas. Pero enviar contenido a la carta que sea un desglose de su seminario web es una forma estupenda no solo de mantenerse en contacto con los inscritos interesados, sino también de convertir clientes potenciales.

Recuerde también alojar el vídeo a la carta en su sitio web.

Plan

La planificación es la clave. Aquí tienes una amplia lista de cosas que debes marcar

• 🎤 Ponentes y un equipo de apoyo
• 📜 Material promocional
• 📊 Formato y visuales - gifs ingeniosos, imágenes de calidad, vídeos cortos | datos fácilmente digeribles - infografías y gráficos.
• 🛠 Herramienta Webinar y herramientas para sondeos, redes, etc.
• 📝 Una agenda
• 💻 Realiza una revisión técnica: con tu equipo, luz y espacio.
• 🖊 Establecer el registro en el momento adecuado
• 🗓 Elige la fecha adecuada. A mediados de semana es mejor para eventos de negocios

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

Las sesiones de preguntas y respuestas pueden ayudar a romper el hielo, aumentar la participación y son también un buen lugar para recompensar a los asistentes. He aquí algunos consejos para una sesión de preguntas y respuestas eficaz:

• Pida a su público que envíe sus preguntas con antelación
• Publique algunas de las preguntas en forma de encuestas a lo largo del seminario web
• En la sesión de preguntas y respuestas en directo, anuncie un premio para la mejor o más relevante "Pregunta del seminario web".
• Permitir que las preguntas que no hayan podido responderse durante el seminario web se discutan en el networking posterior al seminario web.

Inscripción

Una página de registro perfecta es donde consigues enganchar a tu público potencial. A continuación, pasan a la página de registro. Esto es lo que debe incluir:

• Explique cómo el seminario contribuye a resolver un problema
• Haga preguntas y conozca mejor a su público. Intente que las preguntas sean cortas y en formato de preguntas frecuentes. Esto también puede ayudar a entender el tipo de recompensas y ofertas que puede repartir en el seminario web
• Utilice esta página para publicar una tarea que deba completarse antes del seminario web; esto añade emoción y aumenta la probabilidad de asistencia.

Altavoces

‍El orador es decisivo para su seminario web. Puede que tenga el embudo perfecto montado, pero es su orador quien va a mantener la atención de su audiencia en el webinar. Invierta en un buen orador. Por ejemplo, una persona influyente en su área de trabajo aumentaría sin duda la participación y garantizaría que la gente permaneciera en el seminario web. Colaborar con empresas complementarias a la suya y contar con líderes de opinión que hablen sobre el potencial de esa colaboración también puede ser algo interesante que puede hacer.

Herramientas

Aunque a primera vista pueda parecer la única herramienta que necesita para organizar un webinar con éxito. Pero no es cierto. He aquí algunas herramientas de distintos géneros que le ayudarán a planificar, crear y ejecutar seminarios web por excelencia.

• Herramientas de colaboración: permiten a tu equipo trabajar juntos en tiempo real. Puede ser algo tan sencillo y estándar como Google Docs o Google Sheets, o algo como Slack.
• Herramientas de presentación: disponer de una buena presentación que abarque todo el contenido del seminario web y que pueda enviarse a los asistentes después del evento es absolutamente esencial. Hay un montón de herramientas y aplicaciones disponibles para crear una presentación. El viejo PowerPoint o su equivalente en Mac, Slides, funciona tan bien como Adobe Express.
• Herramientas de diseño: la creación de elementos visuales impactantes para el marketing es una parte importante de las conversiones y de la maximización del RoI. Sitios web como Canva y Crello son geniales.
• Herramientas de marketing por correo electrónico- El poder que puede ofrecer una buena herramienta de marketing por correo electrónico es incomparable. Llegar a cientos de asistentes potenciales a la vez a través de correos electrónicos bien diseñados es una gran ventaja. Prueba herramientas como HubSpot Email Marketing, MailChimp y Sender.
• Marketing en redes sociales y herramientas de automatización: muy a menudo, las herramientas que utilizas para diseñar material promocional te permiten programar o publicar tus contenidos directamente en las redes sociales. También existen herramientas específicas que te ayudan a planificar y automatizar tus promociones en redes sociales, como HootSuite, Buffer, Biteable, etc.
• Virtual Networking Tools- Allowing for ice breakers, breakout sessions, speed networking and other pre and post-webinar events can add value to your webinar. Tools like Eventify, Arena and RunTheWorld among others are explore-able.

Url

‍Deje espacio para la url en todos los correos electrónicos que envíe tras la inscripción al evento. La URL de su seminario web es el billete de entrada del participante. Asegúrese de que esté disponible, destacada y fácilmente accesible para sus inscritos.

Valor

En los negocios, el tiempo es dinero. Por lo tanto, tanto si decide celebrar un seminario web gratuito como uno de pago, el valor que aporte a cambio de la inversión de tiempo será la principal fuerza motriz que defina su éxito. En pocas palabras, el valor creado debe superar el coste del valor aportado.

Aumente el valor percibido del seminario web. Puede hacerlo ofreciendo recompensas. Una bonificación al final del seminario web exclusiva para los asistentes, como un libro electrónico gratuito, un código de descuento o una plantilla personalizada. Es más probable que los participantes asistan si saben que, de lo contrario, se perderán algo valioso y gratuito.

Sala de espera

‍Debe disponer de una sala de espera que permita a los participantes e inscritos interactuar entre sí mientras esperan a que comience el webinar. En la sala de espera antes del webinar,

• Participar en juegos o actividades para romper el hielo
• Pedir a los participantes que envíen las preguntas que tengan antes del seminario web
• Haga que un representante de la empresa interactúe con los inscritos e intente establecer contactos para convertirlos

(e)Xcitación

‍Este es un sentimiento que no debe rehuir generar. Cuando inicie la publicidad y las promociones de su seminario web, dé bombo a sus ponentes y al valor del seminario web que está creando. Vincule las recompensas a cada etapa. Es una forma estupenda de conseguir que la gente se anime no sólo a inscribirse, sino a seguir hasta el final del seminario.

Integración de YouTube

Además de hacer que los participantes se registren en el seminario web a través de la herramienta o plataforma en la que organices el evento, debes retransmitir el seminario web en directo a través de YouTube si vas a atender a grandes multitudes.

Su vídeo a la carta debe encontrar sin duda un lugar en su canal de YouTube para facilitar la accesibilidad y lograr un mayor alcance.

Zoom

Aunque Zoom se ha convertido casi en sinónimo de webinars y reuniones online, hay un montón de otras herramientas en el mercado con las que puedes experimentar para celebrar un webinar. Aquí tienes una lista para que la explores:

• Demio
• StreamYard
• Zoho Meeting
• Crowdcast
• WebinarNinja

Luces, cámara, ¡acción!

Ya tiene prácticamente todo lo que necesita para organizar un seminario web inolvidable. Para llevar sus seminarios web al siguiente nivel, fomente la participación mediante recompensas. Recompensas que no sólo sean interesantes, sino que realmente fomenten la participación.

We know that sometimes reward redemption can also be a challenge. AdSyndicate, an advertising agency faced similar issues until they reached out to Xoxoday and now have automated rewards, solving their woes.