12 estrategias para aumentar la asistencia a eventos virtuales en 2024
En el vertiginoso panorama digital actual, en el que las pantallas se han convertido en nuestras ventanas al mundo, la necesidad de potenciar su presencia virtual nunca ha sido tan crucial.
Como las fronteras entre lo físico y lo digital siguen difuminándose, el éxito de cualquier evento digital depende de su capacidad para captar y mantener la atención de un público muy distraído.
El éxito de un acto virtual depende no sólo de su contenido, sino también del número de participantes que pueda atraer.
Tanto si eres organizador de eventos como si te dedicas al marketing o simplemente quieres causar un impacto duradero en el ámbito virtual, este blog es tu puerta de entrada para desvelar los secretos del aumento de la asistencia y la participación en eventos digitales.
Exploremos las tecnologías de vanguardia que no sólo elevarán su presencia virtual, sino que también dejarán una impresión duradera en su público. El mundo de la transformación digital de los eventos, donde el escenario virtual está preparado y los focos esperan a que usted brille.
El panorama actual
Antes de entrar de lleno en las estrategias, echemos un rápido vistazo al panorama actual de los eventos virtuales.
La pandemia del COVID-19 aceleró el paso de las reuniones presenciales a las online, y esta tendencia ha llegado para quedarse. Según un informe de Grand View Research, se espera que el mercado mundial de eventos virtuales alcance los 404 450 millones de dólares en 2028, con una tasa de crecimiento anual compuesto (TCAC) del 23,2%.
A pesar de su potencial, muchos eventos digitales tienen dificultades para atraer eficazmente a su público objetivo. Para destacar y prosperar en este espacio competitivo, los organizadores deben adoptar enfoques innovadores.
12 estrategias para aumentar la asistencia a eventos digitales
He aquí 12 estrategias para aumentar la asistencia a eventos digitales.
1. Asociarse con personas influyentes
Asociarse con personas influyentes que tengan una presencia significativa en Internet en su sector puede aumentar drásticamente el alcance y la asistencia a su evento digital.
Estas personas influyentes ya cuentan con seguidores fieles, y su respaldo puede aportar credibilidad y atraer a un público específico a su evento.
Adobe MAX, una conferencia anual sobre creatividad digital, se asoció con Tyler Babin, un popular cineasta y creador de contenidos conocido por su trabajo con marcas como Nike y Apple.
Tyler fue contratado para crear vídeos de presentación y contenido promocional para Adobe MAX, compartiéndolos en sus canales de YouTube y redes sociales. Sus vídeos generaron entusiasmo y expectación por el evento entre sus seguidores, muchos de los cuales estaban interesados en el diseño y la creatividad.
La colaboración de Tyler Babin con Adobe MAX aumentó significativamente la visibilidad y la asistencia al evento. Sus vídeos obtuvieron millones de visitas y atrajeron al evento a un público diverso de profesionales creativos.
2. Ofrecer descuentos por inscripción anticipada
Ofrecer descuentos por inscripción anticipada es una estrategia probada para incentivar a los asistentes a inscribirse en eventos digitales con mucha antelación. Crea una sensación de urgencia y recompensa a los participantes proactivos con un ahorro de costes, animándoles a comprometerse pronto.
Web Summit, una de las mayores conferencias tecnológicas del mundo, ofrece descuentos por inscripción anticipada a los asistentes que reserven sus entradas con mucha antelación. Estos descuentos pueden ser sustanciales, con ahorros de varios cientos de dólares en comparación con el precio normal de las entradas.
La estrategia de descuentos por reserva anticipada empleada por Web Summit anima a miles de asistentes a inscribirse pronto cada año. Esto no sólo ayuda a los organizadores del evento a planificarlo con mayor eficacia, sino que también garantiza un buen número de participantes mucho antes de la fecha de inicio del evento.
3. Organizar seminarios web o talleres previos al evento
Organizar seminarios web o talleres antes del evento le permite ofrecer a los asistentes una muestra de lo que pueden esperar del evento principal. Estas pequeñas sesiones gratuitas pueden despertar el interés, mostrar el valor de su evento y animar a los asistentes a inscribirse en el evento completo.
Salesforce, una plataforma líder de gestión de relaciones con los clientes (CRM), organiza una serie de talleres gratuitos previos al evento denominados "Trailhead Live" antes de su conferencia anual Dreamforce. Estos talleres cubren varios aspectos de Salesforce y proporcionan información valiosa a los asistentes.
Al ofrecer estos talleres de forma gratuita, Salesforce atrae a una gran audiencia interesada en sus productos y servicios, muchos de los cuales se inscriben en Dreamforce.
Trailhead Live ha demostrado ser una estrategia de éxito para Salesforce, ya que no sólo genera expectación por Dreamforce, sino que también atrae a una amplia gama de participantes que en un principio podrían no haber considerado asistir al evento principal.
4. Creación de contenidos exclusivos y oportunidades de establecer contactos
Ofrezca contenidos exclusivos y oportunidades de establecer contactos a los asistentes inscritos para que se sientan especiales y valorados. Esto crea una sensación de exclusividad y anima a más personas a inscribirse, sabiendo que obtendrán acceso a experiencias únicas.
TED, conocida por sus charlas que invitan a la reflexión, ofrece una plataforma llamada TED Connect para los asistentes registrados a sus conferencias.
Esta plataforma permite a los asistentes conectar con los ponentes, interactuar con otros asistentes, acceder a contenidos exclusivos y continuar los debates más allá del evento. TED Connect mejora la experiencia global del evento y motiva a más personas a inscribirse.
Con contenidos exclusivos y oportunidades de establecer contactos a través de TED Connect, TED no sólo aumenta la asistencia, sino que también fomenta una sólida comunidad de personas con ideas afines que permanecen comprometidas durante todo el año.
5. Implantación de un programa de derivación
Anime a los asistentes a convertirse en promotores del evento poniendo en marcha un programa de recomendación. Recompénseles por recomendar a amigos, colegas o conocidos que se inscriban en el acto. Esta estrategia aprovecha el poder del marketing boca a boca y las redes personales.
Dropbox, un servicio de almacenamiento en la nube y uso compartido de archivos, lanzó la "Dropbox Space Race" para estudiantes universitarios. Este programa de recomendación animaba a los estudiantes a recomendar Dropbox a sus compañeros y amigos, con el incentivo de ganar espacio de almacenamiento adicional para ellos y su universidad. Como resultado, Dropbox experimentó un aumento significativo de inscripciones de usuarios.
La Dropbox Space Race no sólo aumentó su base de usuarios, sino que también generó expectación y entusiasmo en la comunidad universitaria. Un enfoque similar puede aplicarse a los eventos digitales, en los que los asistentes pueden ganar incentivos como descuentos o contenidos exclusivos por recomendar a otros que se inscriban.
6. Aprovechar el marketing personalizado por correo electrónico
Utilice campañas de marketing por correo electrónico personalizadas para captar asistentes potenciales. Adapte el contenido de sus correos electrónicos en función de sus intereses, interacciones anteriores con sus eventos y preferencias. Este enfoque ayuda a nutrir a los clientes potenciales y convertirlos en participantes registrados.
HubSpot, empresa líder en software de inbound marketing y ventas, organiza la conferencia anual INBOUND. Utilizan campañas de marketing por correo electrónico personalizadas para atraer a su audiencia. Los asistentes reciben mensajes de correo electrónico con recomendaciones personalizadas de sesiones y actividades basadas en sus interacciones e intereses en eventos anteriores.
Las campañas de correo electrónico personalizadas de HubSpot han aumentado las tasas de apertura y de clics y, en última instancia, el número de inscripciones al evento. Los asistentes aprecian el contenido relevante y sienten que los organizadores del evento comprenden sus necesidades y preferencias.
7. Ofrecer bolsas virtuales
Ofrezca bolsas virtuales o regalos digitales a los asistentes registrados. Pueden incluir recursos descargables exclusivos, descuentos, libros electrónicos o incluso acceso a contenidos premium. Las bolsas virtuales añaden valor a la experiencia del evento e incentivan la inscripción.
Moz, una empresa especializada en SEO y marketing online, organiza una conferencia anual llamada MozCon. Ofrecen una bolsa digital a los asistentes, que incluye acceso a diapositivas de ponentes, descuentos en productos de Moz y recursos adicionales relacionados con el marketing digital. Estas ofertas hacen más atractiva la asistencia a la MozCon.
La estrategia de la bolsa digital no sólo anima a inscribirse, sino que también mejora la experiencia posterior al evento al proporcionar valiosos recursos y descuentos que pueden beneficiar a los asistentes en sus esfuerzos profesionales.
8. Emplear anuncios dirigidos y campañas de retargeting
Utilice la publicidad en línea dirigida y las campañas de retargeting para llegar a personas que hayan mostrado interés por eventos, temas o productos similares. Mostrándoles anuncios personalizados, puedes recordarles tu evento y animarles a inscribirse.
Los eventos TEDx suelen utilizar la publicidad de Facebook para llegar a su público objetivo. Crean audiencias personalizadas basadas en intereses y comportamientos relacionados con los temas de sus eventos. A través de anuncios segmentados, recuerdan a los asistentes potenciales las próximas charlas de TEDx y proporcionan un enlace directo a la inscripción.
La publicidad segmentada y las campañas de retargeting ayudan a TEDx y a eventos similares a llegar a personas que probablemente estén interesadas en su contenido. Esta estrategia maximiza las posibilidades de convertir a las personas interesadas en asistentes registrados.
9. Acoger sesiones virtuales de creación de redes
Cree sesiones virtuales de networking o mezclas previas al evento que permitan a los asistentes conectar entre sí antes del acto principal. Estas sesiones ofrecen una plataforma para que los participantes conozcan a compañeros, posibles colaboradores e incluso ponentes, lo que hace que el evento resulte más atractivo.
SaaStr Annual, una renombrada conferencia de software como servicio (SaaS), organiza happy hours virtuales antes de su evento principal. Estas reuniones informales brindan a los asistentes la oportunidad de establecer contactos, socializar y relacionarse con otros profesionales del sector SaaS y líderes de la industria.
Este tipo de sesiones virtuales de networking no sólo crean expectación, sino que también crean un sentimiento de comunidad entre los asistentes. Esta camaradería puede aumentar la asistencia, ya que los participantes desean formar parte de un grupo con ideas afines.
10. Incentivar los contenidos generados por los usuarios
Anime a los asistentes a crear contenido generado por los usuarios relacionado con su evento, como entradas de blog, actualizaciones de redes sociales o vídeos. Ofrezca incentivos o reconocimientos por los mejores contenidos, convirtiendo a los asistentes en defensores y promotores del evento.
Content Marketing World, una importante conferencia sobre marketing de contenidos, organiza un chat de Twitter #CMWorld antes de su evento. Animan a los asistentes y a los profesionales del sector a participar en los debates, compartir sus opiniones y utilizar el hashtag. Los participantes más comprometidos son reconocidos y destacados en el sitio web y las redes sociales del evento.
11. Implantación de un programa de fidelización
Cree un programa de fidelización que recompense a los asistentes habituales por su participación continuada en sus eventos digitales. Ofrezca ventajas especiales, descuentos o contenidos exclusivos a aquellos que tengan un historial de asistencia a sus eventos.
La conferencia Dreamforce de Salesforce cuenta con el programa Dreamforce Trailblazer, que premia a los asistentes fieles. Los participantes que han asistido a varios eventos de Dreamforce reciben reconocimiento, acceso exclusivo a sesiones y oportunidades de establecer contactos con altos ejecutivos y personas influyentes. Este programa fomenta la asistencia continuada.
El programa Dreamforce Trailblazer fomenta un sentimiento de comunidad y lealtad entre los asistentes, motivándoles a volver año tras año. También sirve como atractivo incentivo para los nuevos asistentes que aspiran a formar parte de este exclusivo grupo.
12. Acoger experiencias virtuales o simulaciones
Mejore la experiencia del evento incorporando experiencias virtuales o simulaciones que atraigan a los asistentes de forma única. Estos elementos interactivos pueden diferenciar su evento digital y hacerlo más memorable.
Microsoft Build, una conferencia anual de desarrolladores, ofrece laboratorios virtuales que permiten a los asistentes adquirir experiencia práctica con las tecnologías de Microsoft. Estos laboratorios son interactivos y permiten a los participantes probar y aprender en un entorno práctico y virtual.
Los laboratorios virtuales y las experiencias interactivas no sólo añaden valor al evento, sino que también suponen un fuerte incentivo para que los asistentes se inscriban. Ofrecen habilidades y conocimientos prácticos que los participantes pueden aplicar en su trabajo, lo que hace que el evento resulte más atractivo y beneficioso.
Adsyndicate, una agencia de publicidad independiente, utilizó la integración de Zapier y Xoxoday para automatizar y recompensar a los participantes que asistían a sus eventos virtuales.
Adsyndicate, una agencia de publicidad independiente, se enfrentó al reto de organizar una presentación virtual a la prensa del cargador digital inalámbrico de Sandisk debido a la pandemia.
Buscaban una solución atractiva y recurrieron a Xoxoday, una plataforma digital de recompensas, para crear una experiencia virtual única. Crearon una cafetería virtual y utilizaron Zapier para automatizar la distribución de recompensas.
Los participantes que interactuaron con el café recibieron vales exclusivos de la marca, con un valor de recompensa de 500 a 1.000 INR, canjeables entre una amplia selección de opciones. Este enfoque dio lugar a más de 100 recompensas únicas y garantizó el éxito de la reunión de prensa virtual.
Sandisk elogió las recompensas de Xoxoday por establecer relaciones significativas con los periodistas asistentes, y la integración técnica con Zapier y Xoxoday mejoró la interactividad.
Adsyndicate cree en el potencial de los eventos virtuales para crear experiencias memorables y tiene previsto trabajar con Xoxoday en futuros eventos. También destacan el valor de las ofertas digitales para mejorar las métricas de los eventos, como las inscripciones, las tasas de participación y la generación de contactos.
En general, la colaboración con Xoxoday proporcionó una impresionante experiencia de marca para eventos digitales, dejando una impresión positiva en el equipo de Adsyndicate.
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Conclusión
El reino virtual es su lienzo, y el aumento de la asistencia a eventos digitales es su obra maestra a punto de suceder.
Si adopta la innovación, fomenta el compromiso y comprende las necesidades de su público, tendrá la clave para una presencia virtual próspera.
Recuerde que no se trata sólo de organizar eventos, sino de crear experiencias que dejen una huella indeleble.
Así que, adelante, sea valiente y deje que su presencia virtual brille más que nunca. Su escenario digital está preparado y el mundo lo está viendo. Ahora, ¡cautivémosles como nunca antes!