Email Undangan Survei Terbaik untuk Tingkat Respons yang Lebih Tinggi

Membuat survei yang akan mengumpulkan data yang bagus untuk Anda hanyalah langkah pertama menuju kesuksesan - Anda juga perlu meyakinkan sejumlah besar responden potensial Anda untuk benar-benar menyelesaikannya. Dan cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menulis email undangan survei yang menarik.

Ketika undangan Anda untuk menyelesaikan survei ditulis dengan cara yang membuat responden Anda mengambil tindakan, Anda dapat melihat tingkat respons survei yang jauh lebih tinggi. Dan itu berarti survei Anda mendapatkan data yang lebih baik, dan Anda belajar lebih banyak dari hasilnya. Kedengarannya bagus? Ya! Berikut panduan kami untuk menulis email undangan survei terbaik.

Apa yang dimaksud dengan Email Undangan Survei?

Sederhananya, email undangan survei adalah email yang Anda tulis untuk memperkenalkan survei Anda kepada orang-orang yang ingin Anda beri tanggapan. Email ini diperlukan karena Anda tidak bisa hanya mengirimkan survei dengan sendirinya kepada calon partisipan Anda - Anda harus memberi tahu mereka siapa Anda, memberi tahu mereka tentang tujuan survei, dan menjelaskan kepada mereka mengapa mereka harus mengikutinya.

Hal ini berlaku baik saat Anda mengirimkan survei kepada karyawan, pelanggan, atau orang-orang yang tidak mengenal organisasi Anda. Anda meminta orang untuk meluangkan waktu dari kesibukan mereka untuk membuat tanggapan survei yang bijaksana, jadi Anda perlu menjelaskan mengapa meluangkan waktu tersebut akan bermanfaat bagi Anda dan mereka.

Jika Anda gagal melakukan hal ini, Anda akan mendapatkan sejumlah kecil respons survei dan data survei Anda tidak akan sangat komprehensif atau lengkap. Terlalu banyak organisasi yang mengabaikan bagian penting dari desain survei ini dengan risiko mereka sendiri. Untungnya, ada beberapa cara untuk membuat email survei yang dapat menarik responden dan mendapatkan tingkat respons yang tinggi. Kami juga akan menunjukkan contoh email survei dan contoh templat survei yang dapat Anda gunakan untuk membuat email undangan survei yang sangat baik.

Bagaimana Cara Menulis Email Undangan Survei?

Email undangan survei Anda harus menyertakan beberapa hal sederhana untuk memaksimalkan efektivitasnya.

1. Pengirim yang jelas.

Meskipun banyak organisasi menggunakan vendor luar untuk membuat dan mengelola survei mereka, undangan survei harus jelas bagi Anda. Hal ini karena Anda tidak ingin menimbulkan kebingungan atau berakhir di folder spam. Penerima email cenderung mengabaikan email yang mereka dapatkan dari alamat email yang tidak dikenal, jadi pastikan undangan tersebut datang langsung dari Anda. Anda juga bisa mempertimbangkan untuk mengamankan domain email Anda dengan protokol keamanan email seperti catatan SPF dan DMARC untuk memastikan kampanye berjalan lancar dan pada akhirnya meningkatkan tingkat keterkiriman email.

2. 2. Baris Subjek yang Mengundang.

Baris subjek adalah bagian pertama dari undangan Anda yang akan dilihat oleh responden di kotak masuk mereka - pastikan bahwa baris tersebut menarik mereka untuk benar-benar ingin membuka email. Harus jelas bahwa Anda meminta mereka untuk mengikuti survei, dan harus menghindari taktik yang tampak seperti spam seperti terlalu banyak tanda seru.

3. Mengapa Anda Memilih Mereka.

Selanjutnya, pastikan email Anda menjelaskan mengapa Anda memilih untuk mengirimkan survei ini kepada mereka. Apa yang membuat mereka menjadi target audiens? Mengapa umpan balik mereka penting bagi Anda? Dan pastikan Anda menyapa mereka dengan cara yang konsisten dengan suara merek dan audiens Anda - gunakan tingkat formalitas yang sesuai dalam pengantar Anda.

4. Apa yang Dilakukan Survei.

Mengapa Anda melakukan survei ini? Penting untuk memberi tahu calon responden Anda agar mereka dapat memahami mengapa Anda ingin mereka mengambil tindakan. Memberi tahu "mengapa" akan membantu memotivasi mereka, karena mereka memahami apa yang akan ditingkatkan dari umpan balik mereka. Anda juga harus memberi tahu mereka apakah umpan balik mereka akan dirahasiakan atau hasil survei akan dipublikasikan sehingga mereka dapat membuat keputusan yang tepat.

5. Komitmen Waktu.

Responden survei Anda mungkin cukup sibuk - berapa banyak waktu yang dapat mereka luangkan untuk mengikuti survei ini? Jika mereka tahu bahwa survei ini singkat, seperti lima menit atau kurang, mereka cenderung meluangkan sedikit waktu untuk berpartisipasi. Dan meskipun Anda mungkin tergoda untuk tidak memberi tahu mereka jika survei ini panjang, hal itu tidak mendorong mereka untuk menyelesaikannya - mereka mungkin akan meninggalkan survei di tengah jalan ketika sudah jelas bahwa ini adalah komitmen yang besar.

6. Apa yang Akan Mereka Dapatkan.

Cara yang cukup ampuh untuk mendapatkan lebih banyak respons terhadap survei Anda adalah dengan menawarkan hadiah kepada peserta. Ini bukan hanya tentang mendapatkan sesuatu - ini adalah cara untuk menunjukkan kepada mereka bahwa Anda benar-benar menghargai waktu yang mereka luangkan dari kesibukan mereka. Jumlah hadiah Anda dapat bervariasi berdasarkan audiens dan komitmen waktu, karena mengikuti survei singkat selama tiga menit tidak memerlukan insentif sebanyak survei 30 menit yang sangat mendetail. Pastikan Anda menjelaskan tentang insentif di awal email sehingga peserta langsung tertarik, dan Anda pasti akan mendorong tingkat respons survei yang lebih tinggi.

7. Bagaimana Hasil Akan Dibagikan.

Hal ini mungkin tidak berlaku untuk survei Anda, tetapi jika Anda berencana untuk membagikan hasil survei dengan cara tertentu, akan lebih baik jika Anda memberitahukan hal tersebut kepada calon peserta di awal. Untuk survei seperti survei umpan balik karyawan, akan sangat membantu jika Anda memberi tahu responden Anda apa yang akan Anda lakukan dengan umpan balik yang mereka bagikan sehingga mereka lebih termotivasi untuk menjawab. Jika orang berpikir bahwa tanggapan mereka hanya akan masuk ke dalam kotak di suatu tempat dan tidak ada tindakan yang akan diambil, mereka tidak akan mau menjawab.

8. Urgensi untuk Menjawab.

Menciptakan rasa urgensi membantu mendorong responden untuk menjawab lebih cepat. Jika tidak, mereka mungkin berniat untuk mengambilnya di kemudian hari, tetapi terganggu dan lupa. Anda dapat memberikan tenggat waktu yang tegas untuk penutupan survei, atau mengaitkan insentif survei Anda dengan menyelesaikan survei dalam jangka waktu tertentu untuk mendorong lebih banyak respons.

Contoh Email Undangan Survei

Sekarang setelah Anda mengetahui elemen-elemen apa saja yang diperlukan untuk membuat email permintaan survei yang sukses, Anda hampir siap untuk mulai menulis undangan survei Anda sendiri. Untuk memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang cara menulis email survei, berikut adalah beberapa contoh email permintaan survei.

Survei Umpan Balik Pelanggan

Berikut ini adalah contoh email survei yang bagus dari Slack, yang meminta orang-orang yang menggunakan perangkat lunaknya untuk menyelesaikan survei umpan balik pelanggan secara cepat.

Perhatikan bahwa ini dimulai dengan sapaan yang hangat dan santai. Kemudian memberi tahu penerima bahwa mereka termasuk dalam kelompok orang yang terpilih (sungguh menyanjung!) yang dipilih untuk berpartisipasi, dan meminta mereka dengan sopan untuk memberikan umpan balik. Hal ini juga memberi tahu pembaca berapa lama survei akan berlangsung, dan berterima kasih atas waktu mereka.

Sampel email survei dari Headspace ini juga sangat to-the-point: langsung menuju ke informasi bahwa ini adalah survei, mengapa mengikutinya akan membantu pengguna Headspace seperti mereka, dan betapa sedikitnya waktu yang diperlukan untuk mengikuti survei. Grafisnya juga merupakan sentuhan yang menyenangkan.

Merek pakaian Vince telah memilih untuk menawarkan kepada responden survei kesempatan untuk memenangkan hadiah yang signifikan jika mereka menyelesaikan survei - cara yang ampuh untuk mendapatkan lebih banyak tanggapan survei. Dan mereka tidak menyembunyikan penawaran tersebut di balik banyak teks. Sebaliknya, mereka langsung ke intinya agar calon responden tahu apa keuntungannya bagi mereka.

Undangan survei email Kate Spade menawarkan jaminan penghematan kepada responden, bukan hanya potensi menang besar. Mereka juga secara eksplisit mengaitkan hadiah untuk mengikuti survei dengan rasa terima kasih mereka kepada pelanggan yang memilih untuk membantu. Dan mereka menggunakan suara merek mereka yang santai dan ramah sehingga jelas bahwa ini benar-benar mereka yang meminta umpan balik, bukan perusahaan survei anonim. Hal ini membuat para penggemar terbesar mereka cenderung menjawab dan terlibat dengan merek tersebut.

Contoh Templat Email Survei

Jika Anda ingin membuat email undangan survei yang sangat efektif, Anda hampir siap! Dengan templat undangan survei kami, Anda bisa menyesuaikan dan mengadaptasi bahasa dengan kebutuhan Anda dan menambahkan grafis Anda sendiri.

Seperti yang Anda lihat, ini adalah titik awal dasar untuk undangan survei email Anda. Anda dapat (dan harus) menyesuaikan semua komponen agar sesuai dengan suara merek dan kebutuhan pelanggan Anda. Ingat - buatlah singkat, jelas, jelaskan mengapa survei ini penting, dan tawarkan ucapan terima kasih yang tulus kepada responden Anda.

Dengan contoh dan templat undangan survei ini, Anda akan siap untuk membuat email survei yang mendapatkan tingkat respons yang tinggi dan memberi Anda data yang hebat!