20 Zakelijke e-mailetiquette om een perfecte indruk te maken

E-mails omvatten effectieve bedrijfscommunicatie en maken deel uit van ieders professionele leven. Het gebruik van algemeen aanvaarde regels voor het opstellen en verzenden van e-mails voorkomt verwarring en helpt om u te profileren als een competente professional.

Als u het belang van e-mail etiquette nog steeds niet begrijpt, denk dan eens aan deze eenvoudige statistieken van McKinsey die zeggen - 28% van de gemiddelde werkweek van werknemers gaat op aan het lezen en beantwoorden van e-mails. En dat is veel tijd die wordt besteed aan een activiteit die belangrijker kan zijn dan slordigheid.

Aan de andere kant maakt het grote aantal e-mails een werknemer vatbaarder voor fouten die gênant kunnen zijn of zaken kunnen kosten. Dit artikel gaat over zakelijke e-mailetiquette die helpt bij het opstellen van professionele e-mails.

Wat is zakelijke e-mail etiquette?

Zakelijke e-mail etiquette verwijst naar richtlijnen of principes die de normen vaststellen voor het professioneel samenstellen en verzenden van e-mails of het beantwoorden ervan. In de kern van e-mail is etiquette sociaal aanvaardbare communicatie die een goede structuur, taal, grammatica en toon omvat.

Zakelijke e-mail etiquettes kunnen variëren afhankelijk van de ontvanger, de sector, het bedrijf en de generatie. Terwijl een informele toon werkt met collega's of teamleden die u kent, heeft zakelijke communicatie met mensen in leidinggevende functies en van andere bedrijven een goed gedefinieerde professionele toon nodig.

Voordelen van zakelijke e-mail etiquette

E-mail etiquettes vormen een barrière voor de meest gemaakte communicatiefouten die relaties kunnen ruïneren en zaken kunnen schaden. Hier zijn de belangrijkste voordelen van zakelijke e-mail etiquette:

Professionaliteit: E-mail etiquettes brengen professionaliteit over aan uw klanten. Het laat zien dat u de taak serieus neemt en dat u de uitdagingen die op uw pad komen competent aankunt.
Duidelijkheid van uitdrukking: Bij schriftelijke communicatie is er vaak een grote foutmarge tussen wat er is gezegd en wat er is geïnterpreteerd. E-mail etiquette vermindert deze fout en zorgt voor duidelijkheid die de juiste boodschap overbrengt zoals bedoeld.
Efficiëntie: Hoewel lange e-mails de boodschap kunnen overbrengen, is het altijd beter ze beknopt te houden om het meeste in zo min mogelijk woorden over te brengen. E-mail etiquette legt het kader vast voor hoe dit kan worden gedaan.
Bescherming tegen aansprakelijkheid: Onjuiste woordkeuze of fouten bij het verzenden van e-mail kunnen leiden tot dure rechtszaken. E-mail etiquette werkt als een controle om fouten te stoppen voordat ze gebeuren.

20 Regels om een perfecte indruk te maken met zakelijke e-mails

Hier zijn 20 regels die u in gedachten moet houden bij het verzenden van zakelijke e-mails:

1. Gebruik professionele taal

Professioneel taalgebruik omvat alle aspecten van een e-mail, van de inleiding tot de body en de aanhef. Het is altijd beter om het formeel te houden en grammaticale fouten te vermijden.

De toon van de e-mail moet ook recht door zee zijn, met goed opgebouwde zinnen die de hele boodschap overbrengen. U vermijdt best een informele stijl en houdt u zoveel mogelijk aan formele taal, tenzij u de ontvanger kent.

2. Vermijd vage beschrijvingen

Goed geschreven onderwerpregels kunnen het verschil uitmaken tussen een hoge click-through en wat op spam lijkt. Onderwerpregels moeten beknopt en beschrijvend zijn en de hele boodschap overbrengen, en in het geval van marketingmails de gebruikers dwingen de mail te openen of actie te ondernemen.

Als u uw prospect een link naar dit artikel mailt, zou een betere omschrijving zijn: "Essentiële e-mail etiquetten die u vandaag nog moet leren!" in plaats van "Belangrijke e-mail etiquetten".

3. Vul de e-mail velden goed in

Zodra u klaar bent met het opstellen van de mail, gaat het e-mailadres van de beoogde ontvanger naar het veld "Aan" in de adresbalk. Als u iemand anders in de mail wilt betrekken, voert u hun adres in de balk "CC" in. Iemand CC-en is essentieel om die persoon op de hoogte te houden, maar is niet de directe ontvanger.

Om ervoor te zorgen dat anderen niet op de hoogte zijn van de rest van de mensen die in de e-mail zijn getagd, kunt u de "BCC" gebruiken om de mail naar iedereen te sturen. BCC is een geweldig hulpmiddel om de e-mailadressen van anderen in de mail te beschermen tegen blootstelling aan mensen op de lijst. Sommige mensen hebben liever een BCC dan een CC.

4. Roep bijlagen op

Vermeld bijlagen zoals mediabestanden of documenten waar nodig in de e-mail zodat de ontvanger ze niet over het hoofd ziet. Je kunt het ook aan het einde van de e-mail vermelden, door te zeggen: "Ik heb de bijlagen voor X bijgevoegd voor uw correspondentie".

Wanneer u iemand nieuw toevoegt aan een berichtenketen, voeg dan het bestand opnieuw toe of stuur hem de thread door. Essentiële e-mailetiquette is het vermijden van het bijvoegen van grote bestanden zoals video's of documenten met een grote bestandsgrootte. In plaats daarvan kunt u de bestanden uploaden naar Dropbox of Google Drive en een link aan de e-mail toevoegen.

5. Standaard lettertype en opmaak handhaven

Eigenzinnige lettertypes, afwijkende opmaak of wilde kleuren kunnen lastig zijn voor de ogen. Gebruik algemeen aanvaarde lettertypes die mensen helpen om informatie efficiënt en snel te begrijpen, zoals het standaard zwarte lettertype met de standaard lettergrootte. Als je de meest kritieke informatie moet markeren, markeer dan slechts één woord of zin in een alinea.

6. Maak een impactvolle e-mailhandtekening

E-mailhandtekeningen kunnen uw imago maken of breken, en dat is niet overdreven! Zelfs welsprekend geschreven e-mails met een boeiende boodschap kunnen worden verpest door een slecht ontworpen handtekening waardoor je overkomt als een groentje.

Professionele e-mailhandtekeningen geven een duidelijk beeld van wie u bent en maken het voor mensen eenvoudiger om contact met u op te nemen. Het is ook een begin voor hen om meer over u en uw werk te weten te komen.

Bij het ontwerpen van een handtekening is het essentieel om deze minimalistisch te houden en alles over te brengen wat nodig is. Beperk je tot de essentie, zoals je naam, functietitel, bedrijfswebsite, LinkedIn URL en telefoonnummer. Je kunt jezelf de stress van het individueel invoeren van deze gegevens besparen door een generator voor e-mailhandtekeningen te gebruiken.

7. Alle e-mails beantwoorden

Hoewel we dagelijks worden overspoeld met e-mails, is het essentieel om alle berichten te beantwoorden, zelfs die welke niet voor ons bestemd zijn. Reageren op e-mails die per ongeluk naar ons zijn gestuurd is ook goede e-mail etiquette.

Hoewel een antwoord niet verplicht is, is het sturen ervan een kwestie van beleefdheid en kan het veel bijdragen tot een positieve relatie met de ontvanger. Het antwoord op een bericht dat niet voor u bestemd is, kan beknopt zijn en de zaak onder de aandacht van uw onderwerp brengen.

Hier is een voorbeeld van hoe je antwoordt:

"Ik begrijp dat je het druk hebt, maar ik geloof dat deze e-mail niet voor mij bedoeld was. Ik wilde u dat laten weten voor het geval u niet wist dat hij niet naar de juiste persoon was gestuurd".

8. E-mail adequaat structureren

Een goed gestructureerde e-mail heeft een onderwerpregel, een begroeting, de hoofdtekst, een ondertekening en een handtekening. Alles buiten deze structuur wordt niet als professioneel beschouwd en kan zelfs worden gezien als een schending van de e-mailetiquette.

Informatie moet altijd worden gepresenteerd in leesbare brokken en paragrafen, vooral wanneer er veel onderwerpen moeten worden overgebracht. Gebruik opsommingstekens om essentiële informatie te benadrukken, zodat de informatie beknopt blijft en het risico van een overdaad aan informatie wordt geminimaliseerd. Laat lege ruimtes tussen paragrafen of stukjes informatie die u als verteerbare brokken beschouwt.

9. Aandacht besteden aan culturele verschillen

Culturele verschillen kunnen leiden tot veel miscommunicatie, vooral wanneer een boodschap schriftelijk moet worden overgebracht. Stem uw nieuws af op de culturele achtergrond van uw ontvanger.

Mensen uit culturen met een lage context, zoals Amerikanen, Duitsers en Scandinaviërs, willen bijvoorbeeld snel tot de kern van de boodschap komen. Maar mensen uit culturen met een hoge context, zoals Arabieren, Japanners of Chinezen, zouden meer achtergrond en context willen hebben voordat zij besluiten zaken met u te doen.

Op de hoogte zijn van culturele verschillen kan leiden tot gemiste kansen of miscommunicatie die uiteindelijk de klant kunnen beledigen.

10. Vermijd een humoristische toon

Er moet meer ruimte komen voor humor in professionele boodschappen. Met de juiste begeleidende uitdrukking en toon kan zelfs de meest redelijke poging om grappig te zijn op de juiste plaats terechtkomen.

Humor is niet universeel; wat jij grappig vindt, kan voor iemand ronduit beledigend zijn; daarom is het altijd beter aan de veilige kant te blijven en humor tot een minimum te beperken.

Sarcasme kan ook gevaarlijk zijn, vooral in de geschreven vorm, omdat lezers vaak geneigd zijn het tegenovergesteld te interpreteren als bedoeld. Tenzij u uw ontvanger goed kent, kunt u daarom het beste alle soorten humor vermijden.

11. Gebruik geen emoji's en uitroeptekens.

Emoji's zijn alomtegenwoordig in de hedendaagse communicatie op sociale media en in rechtstreekse berichten. Afhankelijk van de context kunnen emoji's een bericht gezelliger maken, wat leidt tot hogere doorklikpercentages. Emoji's zijn echter niet strikt professioneel, vooral niet in e-mails. Tenzij het past bij uw merkimago of uw ontvanger het eerst heeft gebruikt, gebruik dan geen emoji's.

Net als emoji's worden uitroepen vaak te veel gebruikt in sociale media en persoonlijke berichten. Onnodig gebruik van uitroepen leidt ertoe dat je ontvanger je toon verkeerd begrijpt. Tenzij je tegen je ontvanger schreeuwt of verbijsterende of spannende informatie overbrengt, is het niet nodig om een uitroep aan het bericht toe te voegen.

12. Altijd proeflezen voordat u e-mails verstuurt

Hoe zorgvuldig je ook bent bij het opstellen van een mail, er is altijd wel een regel die verbeterd kan worden of een typefout die gecorrigeerd moet worden. Het is gemakkelijk om grammaticale fouten te maken of de gedachtegang te verliezen tijdens het opstellen van lange berichten op drukke dagen. Daarom is het essentieel om je e-mails na te lezen.

Lees het zo nodig hardop voor om fouten en tikfouten op te sporen. Dubbelcheck de naam en het adres van de ontvanger en de velden CC en BCC om er zeker van te zijn dat de mail naar de juiste personen gaat en dat iedereen die op de hoogte moet zijn er op staat. Het is ook beter deze velden in te vullen nadat de mail is samengesteld en proefgelezen, zodat niet per ongeluk een onvolledige mail wordt verstuurd.

13. Stel jezelf duidelijk voor

Telkens wanneer je een e-mail schrijft naar een nieuw iemand, is het van cruciaal belang om je duidelijk voor te stellen, zodat ze precies weten waar je vandaan komt in het bericht. Een goede introductie in de e-mail is net zo essentieel bij het maken van een eerste indruk als bij een persoonlijke ontmoeting.

Houd de inleiding beknopt en vermijd elke promotionele toon, zelfs wanneer u een prospect aanspreekt. Vermeld uw naam, functie, bedrijfsnaam en het doel van uw e-mail. U kunt ook vermelden hoe u de ontvanger hebt leren kennen, zodat deze een betere context heeft.

Hier is een voorbeeld:

"Ik ben Pete Ross van ABC plumbing solutions. Mijn collega van de marketing afdeling, John Noel informeerde me over een eis die in ons straatje past".

14. Gebruik professionele e-mailadressen en aanhef

Mensen die voor een bedrijf werken, hebben meestal werk-e-mails die de juiste identiteit van de persoon weergeven. Stel dat u een persoonlijk e-mailaccount hebt dat wordt gebruikt voor werkgerelateerde correspondentie. Het e-mailadres moet professioneel zijn en duidelijk uw naam vermelden, zodat de ontvanger precies weet wie u bent.

Mensen hebben vaak werk-e-mails met vreemde karakters uit hun studietijd of van de middelbare school - deze moet je vermijden om professioneel te blijven. Als je er geen hebt, maak dan een professionele e-mail-ID aan met je volledige naam en gebruik die voor alle werkgerelateerde activiteiten.

Begroetingen kunnen het verschil maken in een e-mail, omdat ze een eerste indruk maken en de toon zetten voor het bericht. Hoewel u spreektaal kunt gebruiken zoals "Hi Folks" of "Hey Guys" voor naaste teamleden, is dit niet aan te raden voor algemene e-mails.

Vermijd ook het gebruik van korte namen van mensen die u nauwelijks kent. Je kunt beter "Hoi Jonathan" zeggen dan "Hoi John", tenzij je zeker weet dat hij de laatste prefereert.

15. Correcte grammatica gebruiken

Correct grammaticagebruik kan leiden tot duidelijkheid en verlegenheid, vooral bij elementaire fouten. Hoewel incidentele grammaticafouten gebruikelijk zijn, is het proberen en foutloos houden ervan essentieel.

Mensen maken vaak fouten met woorden als there/their/they're, it's/It's, effect/affect, your/you're, loose/lose, en I/me/myself. Omdat foutloze grammatica slechts soms een optie is, is investeren in een hulpmiddel zoals Grammarly of Scribbr, dat scant op grammatica en spelling een goed idee. Het is gunstig bij het versturen van lange en essentiële e-mails.

16. Antwoorden buiten kantoor instellen

Het instellen van een out-of-office reply of "OOO" is essentieel als je langere tijd niet beschikbaar bent. Het vertelt degene die je mailt dat je hun e-mails kunt beantwoorden op de dag dat je weer op kantoor bent.

Uw OOO-antwoorden moeten essentiële elementen bevatten, zoals hoe lang u niet beschikbaar zult zijn en met wie u contact kunt opnemen tijdens uw afwezigheid. Vermijd overbodige informatie en laat uw collega's weten dat u hen hebt toegevoegd aan uw OOO-antwoorden.

17. Drievoudige controle van de naam van de ontvanger

Controleer, controleer en controleer of u de naam van de ontvanger juist hebt gespeld. De meeste mensen houden er niet van dat hun naam verkeerd wordt gespeld in een formeel adres, en het kan zelfs een deal breaker worden, afhankelijk van de persoon.

U hoeft alleen maar hun LinkedIn-profielnaam te controleren of uw CRM te gebruiken om de juiste informatie te krijgen. Vermijd het gebruik van korte vormen van hun oorspronkelijke namen en houd het bij volledige termen om het formeel te houden.

18. Minder vaak reply-all gebruiken

Weersta de drang om iedereen op de hoogte te houden, ook al zijn ze in de e-mail getagd. Niemand wil onnodige meldingen zien in e-mails waar ze misschien geen belang meer bij hebben.

Een manier om dit uit te zoeken is om alle mensen die in de e-mail zijn getagd te onderzoeken en alleen diegenen te behouden die van belang zijn voor uw antwoord. Slechts enkele mensen op die lijst hoeven uw antwoord te zien, dus beantwoord niet alle e-mails.

Door op "Beantwoorden" te klikken, antwoordt u alleen aan de persoon die u de oorspronkelijke mail stuurde. Door op "Reply to all" te klikken, stuurt u de mail naar iedereen in de velden "To" en "Cc".

19. Track e-mail open rates

Tijdens de prospectiefase moeten marketing- en verkoopteams weten wanneer hun e-mails zijn geopend en hoeveel betrokkenheid ze hebben gegenereerd. In plaats van vervolgberichten te sturen waarin wordt gevraagd naar geopende e-mails, kunnen trackingtools worden gebruikt om de e-mailactiviteit te observeren.

Als ze voorbij de hele mail zijn gekomen en de video bekijken, is real-time analyse een geweldig hulpmiddel om u te wijzen op de belangstelling van een prospect. U kunt altijd een follow-up e-mail sturen op basis van hun activiteit, met suggesties en een subtiele opbouw van uw pitch.

20. Reageer onmiddellijk

Gezien het aantal e-mails dat we dagelijks ontvangen, is het slechts mogelijk om een deel van de e-mails steeds op tijd te beantwoorden. De truc om het goed te doen is e-mails te prioriteren op basis van het belang van de klant en de urgentie van een cruciale activiteit.

De reactie aan collega's en teamgenoten kan variëren van 12 tot 24 uur, terwijl de reactie aan externe contacten binnen de week moet zijn waarin de e-mail is verstuurd. Als je een front-facing functie hebt, moet je reactietijd ongeveer een uur zijn, omdat mensen weinig geduld hebben om te wachten op een mail om hun problemen op te lossen.

Conclusie

E-mailcommunicatie is de meest gebruikte vorm van bedrijfscommunicatie, en het duurt even om het te perfectioneren, vooral als je een beginner bent.

Hoewel het tijd kost om alle bovenstaande technieken te leren, is het essentieel om de etiquettes te onthouden die er in deze omstandigheden het meest toe doen. Bekijk deze lijst voordat u uw volgende e-mail opstelt, zodat uw e-mail zo professioneel mogelijk overkomt.