Cara menulis memo [templat &contoh]
Dalam dunia komunikasi profesional yang pantas, menyampaikan maklumat, membuat pengumuman, dan meminta tindakan dengan berkesan adalah cabaran yang berterusan.
Sebagai alat yang biasa digunakan, memo perniagaan dijangka memudahkan komunikasi yang cekap dalam organisasi.
Walau bagaimanapun, menulis memo yang berkesan boleh menakutkan, memerlukan kesimpulan, formaliti, dan kejelasan. Tanpa bimbingan yang betul, individu mungkin berjuang untuk membuat memo yang menyampaikan mesej mereka dengan berkesan dan melibatkan penerima.
Panduan komprehensif ini menawarkan pandangan berharga, templat memo, contoh, dan amalan terbaik.
Mengikuti garis panduan ini akan mengajar pembaca cara menulis memo dengan berkesan, memastikan mesej mereka disampaikan, difahami dan diambil tindakan dalam organisasi mereka.
Memahami memo
Memo, pendek untuk memorandum, adalah dokumen bertulis yang menyampaikan maklumat penting dalam organisasi. Ia biasanya ringkas, jelas, dan tepat.
Memo berfungsi dengan pelbagai tujuan, seperti menyampaikan dasar, mengumumkan perubahan, menyediakan kemas kini, meminta maklumat, atau menjelaskan arahan. Mereka sering digunakan untuk komunikasi dalaman di kalangan rakan sekerja, jabatan, atau pasukan.
Unsur-unsur utama memo yang berkesan termasuk garis subjek yang jelas, bahasa ringkas, organisasi logik, dan nada profesional.
Memo biasanya digunakan di tempat kerja untuk memastikan maklumat dikongsi dengan cekap dan tepat dan untuk memastikan pekerja dimaklumkan tentang perkara-perkara penting.
Bersedia untuk menulis memo
Kajian Grammarly 2023 mendapati bahawa 72% pemimpin perniagaan melihat komunikasi yang berkesan telah meningkatkan produktiviti pasukan. Begitu juga, 52% pekerja pengetahuan berkongsi perspektif ini, menunjukkan kesan positif komunikasi yang berkesan terhadap prestasi kerja mereka.
Inilah sebabnya mengapa sebelum menyelam ke dalam menulis memo, adalah penting untuk menyediakan secukupnya. Pertimbangkan langkah-langkah berikut:
- Kenal pasti tujuan dan penonton: Tentukan objektif utama memo dan siapa yang akan membacanya. Pengetahuan ini akan membantu anda menyesuaikan kandungan dan nada dengan sewajarnya.
- Kumpulkan maklumat dan data yang berkaitan: Kumpulkan semua maklumat, fakta dan data yang diperlukan untuk menyokong mesej anda. Pastikan anda mempunyai maklumat yang tepat dan terkini untuk disampaikan kepada penerima.
- Tentukan format dan gaya yang sesuai: Pertimbangkan garis panduan pemformatan memo dan gaya organisasi. Beri perhatian kepada tajuk, jidar, saiz fon dan jarak untuk mengekalkan konsistensi dengan piawaian komunikasi organisasi.
Templat memo sampel
Untuk membantu menstrukturkan memo anda dengan berkesan, pertimbangkan untuk menggunakan templat berikut:
Contoh penulisan memo
Terdapat banyak jenis memo. Berikut adalah beberapa yang paling biasa, dengan sampel disediakan untuk setiap jenis.
Memo untuk meminta maklumat atau penjelasan
- Gunakan jenis memo ini apabila anda memerlukan maklumat khusus daripada rakan sekerja atau jabatan.
- Nyatakan dengan jelas permintaan itu, berikan konteks, dan nyatakan sebarang tarikh akhir.
- Tetap sopan dan profesional dalam nada anda.
Berikut ialah memo permintaan maklumat sampel:
[Logo Syarikat Anda] MEMORANDUM [Tarikh] Kepada: [Nama Penerima] Daripada: [Nama awak] Subjek: Permintaan Maklumat / Penjelasan Dihormati [Nama Penerima], Saya harap memo ini menemui anda dengan baik. Saya meminta beberapa maklumat / penjelasan mengenai [topik atau projek tertentu]. Mendapatkan maklumat / penjelasan ini akan menjadi penting untuk [sebab, seperti membuat keputusan termaklum atau menyelesaikan tugas]. Berikut adalah butiran maklumat / penjelasan yang saya cari: [Tentukan titik pertama maklumat / penjelasan yang anda perlukan] [Tentukan titik kedua maklumat / penjelasan yang anda perlukan] [Tentukan titik ketiga maklumat / penjelasan yang anda perlukan] Sila berikan maklumat/penjelasan yang diminta secara bertulis melalui [tarikh akhir, jika berkenaan]. Sekiranya lebih mudah, saya dengan senang hati akan mengatur pertemuan atau panggilan untuk membincangkan perkara ini dengan lebih lanjut. Saya boleh didapati [nyatakan ketersediaan anda, seperti tarikh dan masa tertentu]. Selain itu, jika mana-mana dokumen, laporan atau fail yang berkaitan boleh membantu dalam menangani pertanyaan ini, sila masukkannya dalam jawapan anda atau beritahu saya bagaimana saya boleh mengaksesnya. Jika mana-mana maklumat sulit atau sensitif perlu dipertimbangkan semasa memberikan maklumat yang diminta, sila beritahu saya, dan saya memberi jaminan bahawa langkah-langkah yang sesuai akan diambil untuk menjaga kerahsiaannya. Terima kasih terlebih dahulu atas perhatian segera anda terhadap perkara ini. Kerjasama dan bantuan anda amat dihargai. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau memerlukan penjelasan lanjut, sila jangan teragak-agak untuk menghubungi saya secara langsung di [maklumat hubungan anda]. Salam sejahtera [Nama awak] [Kedudukan Anda] [Jabatan Anda] cc: [Individu/pasukan tambahan yang berkaitan untuk disalin pada memo] |
Memo untuk mengumumkan perubahan dasar
- Gunakan memo ini untuk memaklumkan pekerja tentang kemas kini dasar.
- Terangkan dengan jelas perubahan dan implikasinya.
- Menangani sebarang kebimbangan atau soalan yang mungkin ada pada pekerja.
Berikut ialah memo perubahan dasar sampel:
[Logo Syarikat Anda] MEMORANDUM [Tarikh] Kepada: Semua Pekerja Daripada: [Nama awak] Subjek: Pengumuman Perubahan Dasar Pasukan yang dihormati, Saya harap memo ini menemui anda dengan baik. Saya menulis untuk memberitahu anda tentang beberapa perubahan dasar penting yang akan dilaksanakan dalam organisasi kami, berkuat kuasa [tarikh pelaksanaan]. Perubahan ini bertujuan untuk [nyatakan tujuan perubahan dasar, seperti meningkatkan kecekapan, meningkatkan kesejahteraan pekerja, atau sejajar dengan amalan terbaik industri]. Berikut adalah perubahan dasar utama yang akan berkuat kuasa: [Perubahan Dasar 1]: [Berikan penerangan ringkas tentang perubahan dasar, menonjolkan kepentingan dan kesannya kepada pekerja. Sertakan sebarang garis panduan atau prosedur tertentu yang perlu dipatuhi oleh pekerja.] [Perubahan Dasar 2]: [Terangkan perubahan dasar kedua, termasuk alasannya dan apa-apa pelarasan dalam proses atau protokol yang perlu diketahui oleh pekerja.] [Perubahan Dasar 3]: [Huraikan perubahan dasar ketiga, menekankan kepentingannya dan sebarang pengubahsuaian dalam tanggungjawab atau jangkaan pekerja yang mungkin timbul daripadanya.] Sila luangkan masa untuk menyemak dasar yang dikemas kini secara terperinci. Dokumentasi dasar yang lengkap akan tersedia di [nyatakan di mana pekerja boleh mengakses dasar yang dikemas kini, seperti intranet syarikat atau pemacu kongsi]. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau memerlukan penjelasan lanjut mengenai perubahan dasar, sila hubungi [orang hubungan atau jabatan yang berkaitan]. Kami memahami bahawa menyesuaikan diri dengan perubahan dasar boleh mencabar, dan kami menghargai kerjasama dan fleksibiliti anda semasa tempoh peralihan ini. Kami yakin kemas kini ini akan menyumbang secara positif kepada keseluruhan operasi kami dan mewujudkan persekitaran kerja yang lebih kondusif untuk semua orang. Terima kasih atas perhatian anda terhadap perkara ini. Kami percaya bahawa memastikan dasar kami sentiasa terkini adalah penting untuk kejayaan berterusan organisasi kami. Pematuhan anda terhadap perubahan dasar ini sangat dihargai. Salam sejahtera [Nama awak] [Kedudukan Anda] [Jabatan Anda] cc: [Individu/pasukan tambahan yang berkaitan untuk disalin pada memo] |
Memo untuk menyediakan kemas kini projek
- Gunakan memo jenis ini untuk memastikan ahli pasukan dimaklumkan tentang kemajuan projek.
- Termasuk pencapaian utama, pencapaian, dan sebarang cabaran yang dihadapi.
- Mengucapkan terima kasih atas usaha pasukan dan memberi motivasi kepada mereka untuk meneruskan kerja mereka.
Berikut ialah memo kemas kini projek sampel:
[Logo Syarikat Anda] MEMORANDUM Kepada: [Pasukan Projek/Pihak Berkepentingan yang Berkaitan] Daripada: [Nama awak] Subjek: Kemas Kini Projek Pasukan yang dihormati, Saya ingin memberi anda kemas kini ringkas mengenai kemajuan [Nama Projek]. Sejak kemas kini terakhir kami, kami telah membuat kemajuan yang ketara dan dengan sukacitanya berkongsi sorotan utama berikut: [Sorotan 1]: [Huraikan secara ringkas pencapaian atau pencapaian utama yang dicapai semasa projek.] [Serlahkan 2]: [Ringkaskan satu lagi pencapaian atau kemajuan yang signifikan.] [Serlahkan 3]: [Gariskan perkembangan atau peristiwa penting yang dicapai yang perlu diperhatikan.] Di samping itu, kami ingin memaklumkan kepada anda tentang tugas-tugas yang akan datang dan langkah-langkah seterusnya: [Langkah seterusnya 1]: [Tentukan tugas atau item tindakan akan datang yang perlu ditangani.] [Langkah 2 Seterusnya]: [Kenal pasti satu lagi tugas penting atau peristiwa penting yang akan difokuskan oleh pasukan.] [Langkah seterusnya 3]: [Serlahkan satu lagi item tindakan atau peristiwa penting yang perlu dicapai.] Kami didorong oleh kemajuan projek setakat ini, dan kami menghargai dedikasi dan kerja keras semua orang. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau kebimbangan atau memerlukan maklumat lanjut, sila hubungi [orang hubungan atau jabatan yang berkaitan]. Terima kasih atas sokongan dan komitmen berterusan anda terhadap kejayaan [Nama Projek]. Bersama-sama, kita membuat kemajuan besar ke arah matlamat kita. Salam sejahtera [Nama awak] [Kedudukan/Peranan Anda] [Nama Projek] cc: [Individu/pasukan tambahan yang berkaitan] |
Amalan terbaik untuk menulis memo
Semasa menulis memo, menggabungkan baris subjek yang jelas dan ringkas adalah penting untuk menyampaikan tujuan atau topik utama dengan cepat. Semasa menulis memo, pakar komunikasi dan jurusan perhubungan awam akan mengesyorkan perenggan pembukaan langsung yang menggariskan tujuan memo dan perkara utama, memastikan pemahaman dan tindakan segera.
Menyesuaikan bahasa dan nada kepada penonton meningkatkan penglibatan, manakala elemen visual seperti tajuk dan titik peluru meningkatkan kebolehbacaan dan pemahaman.
Untuk memastikan keberkesanan memo anda, pertimbangkan amalan terbaik berikut:
1. Pastikan memo ringkas dan fokus
Pastikan memo anda tetap ringkas dan tepat, mengelakkan butiran atau tangen yang tidak perlu yang mungkin mengelirukan atau mengalih perhatian pembaca.
Tekankan maklumat penting atau mesej yang ingin anda sampaikan, memberikan konteks yang cukup untuk menyokong pemahaman tanpa membebankan pembaca.
2. Mengekalkan nada profesional dan sopan
Secara konsisten menggunakan nada hormat dan profesional sepanjang memo, tanpa mengira perkara atau penonton yang dimaksudkan.
Menunjukkan profesionalisme dengan menggunakan bahasa yang sesuai dan mengelakkan sebarang kenyataan menghina atau keradangan.
3. Proofread dan edit untuk kejelasan dan tatabahasa
Luangkan masa untuk menyemak memo anda dengan teliti, memeriksa kesilapan tatabahasa, kesilapan ejaan, dan ayat yang tidak jelas yang mungkin menghalang pemahaman.
Pastikan kandungan mudah difahami dengan menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas, dan pertimbangkan untuk mendapatkan maklum balas daripada orang lain untuk meningkatkan kejelasan.
4. Meningkatkan persembahan visual
Gunakan alat pemformatan seperti tajuk, titik bulet dan senarai bernombor untuk meningkatkan daya tarikan visual dan kebolehbacaan memo.
Pecahkan blok teks yang besar ke dalam perenggan atau bahagian yang lebih kecil, menjadikan memo secara visual menarik dan lebih mudah dilayari.
Untuk menjadikannya menonjol, menarik perhatian kepada maklumat penting dengan menggunakan teknik pemformatan yang sesuai, seperti teks tebal atau italik.
5. Menggunakan tajuk dan titik peluru untuk kebolehbacaan
Susun kandungan memo anda menggunakan tajuk dan subtajuk untuk mencipta aliran logik dan berstruktur.
Menggabungkan titik peluru untuk menyampaikan maklumat penting, item tindakan, atau senarai, memudahkan pemahaman cepat dan membolehkan pembaca skim melalui memo dengan lebih cekap.
Tajuk berlabel dan senarai berbulet dengan betul membantu pembaca mencari maklumat tertentu dengan cepat dalam memo.
Petua menulis memo untuk situasi tertentu
Walaupun prinsip umum penulisan memo digunakan untuk pelbagai situasi, terdapat pertimbangan khusus untuk diingat semasa menulis memo untuk penerima yang berbeza atau dalam keadaan tertentu.
Melaraskan pendekatan anda berdasarkan faktor-faktor ini dapat meningkatkan keberkesanan memo anda dan memastikan mereka bergema dengan khalayak yang dimaksudkan.
1. Menulis memo kepada pengurusan kanan
Apabila menangani pengurusan kanan, adalah penting untuk menggunakan pendekatan yang fokus dan ringkas. Pertimbangkan petua berikut:
- Pastikan memo ringkas dan langsung: Pengurus kanan sering ditekan untuk masa, jadi utamakan perkara yang paling penting dan elakkan butiran yang tidak perlu. Succinctly menyampaikan mesej anda, memberikan maklumat penting yang mereka perlukan untuk membuat keputusan termaklum.
- Gunakan nada formal dan hormat: Mengekalkan profesionalisme dan kecekapan dalam bahasa dan nada anda. Menangani pengurusan kanan dengan hormat dan yakin, mempamerkan pemahaman anda tentang kedudukan dan tanggungjawab mereka.
- Berikan cadangan atau cadangan yang jelas: Pengurus kanan sering menghargai pandangan yang boleh diambil tindakan. Menawarkan cadangan atau cadangan yang difikirkan dengan baik untuk membantu proses membuat keputusan mereka. Sokong cadangan anda dengan data atau bukti yang relevan untuk mengukuhkan hujah anda.
2. Menulis memo kepada rakan sekerja atau bawahan
Apabila menulis memo kepada rakan sekerja atau orang bawahan, penting untuk mempertimbangkan hubungan kerja dan memupuk komunikasi yang berkesan. Pertimbangkan petua ini:
- Sesuaikan nada dan bahasa: Sesuaikan nada dan bahasa anda agar selari dengan hubungan kerja yang anda kongsi dengan rakan sekerja atau bawahan anda. Berusaha untuk keseimbangan antara profesionalisme dan pendekatan, memastikan mesej anda diterima secara positif dan mudah.
- Sampaikan jangkaan dan tindakan yang diingini: Jelaskan tentang perkara yang anda harapkan daripada rakan sekerja atau orang bawahan anda. Gariskan dengan jelas tugas, tarikh akhir, dan arahan khusus yang perlu mereka ikuti. Menyediakan maklumat konteks dan latar belakang yang diperlukan untuk memastikan pemahaman yang komprehensif.
- Tunjukkan penghargaan kepada pekerja: Sebagai tambahan kepada petua yang disebutkan di atas, adalah penting untuk menunjukkan penghargaan atas kerja keras dan sumbangan rakan sekerja atau bawahan anda.
Mengakui usaha mereka dan melahirkan rasa syukur dapat memupuk persekitaran kerja yang positif dan mengukuhkan semangat berpasukan.
- Menawarkan sokongan atau sumber jika diperlukan: Jika memo melibatkan tugas atau meminta tindakan, jamin rakan sekerja atau bawahan sokongan anda. Menawarkan bantuan, bimbingan atau sumber yang mungkin mereka perlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan. Menggalakkan kerjasama dan menggalakkan komunikasi terbuka.
3. Menulis memo dalam krisis atau keadaan mendesak
Semasa krisis atau situasi mendesak, komunikasi yang berkesan menjadi yang paling utama. Berikut adalah beberapa petua untuk menulis memo dalam keadaan sedemikian:
- Utamakan kejelasan dan keringkasan: Pada masa krisis atau mendesak, kejelasan adalah penting. Sulingkan mesej anda kepada elemen terasnya dan sampaikan maklumat dengan jelas dan ringkas. Elakkan istilah jargon atau teknikal yang boleh menghalang pemahaman.
- Nyatakan dengan jelas isu atau darurat: Mulakan memo dengan menyatakan dengan jelas isu atau kecemasan. Berikan butiran yang relevan, seperti jenis masalah, kesan potensinya, dan sebarang tindakan segera yang diperlukan.
- Gunakan nada yang tenang dan meyakinkan: Walaupun dalam menghadapi krisis, mengekalkan ketenangan dan menyampaikan nada yang tenang dan meyakinkan. Ini dapat menanamkan keyakinan dan kepercayaan kepada khalayak anda, meyakinkan mereka bahawa keadaan dikendalikan dengan sewajarnya.
Memo kraf: Melepaskan kuasa komunikasi yang berkesan
Dalam dunia perniagaan yang pantas hari ini, kuasa penulisan memo yang berkesan tidak boleh dipandang rendah.
Memo adalah alat penting untuk menyampaikan maklumat, membuat pengumuman, dan meminta tindakan dalam organisasi. Dengan mengikuti garis panduan dan amalan terbaik yang digariskan dalam artikel ini, anda mempunyai peluang untuk menguasai seni membuat memo yang berkesan.
Ingat, memo yang ditulis dengan baik adalah ringkas, jelas, dan disesuaikan dengan tujuan dan penontonnya.
Gunakan templat yang disediakan, susun kandungan anda secara logik, dan kekalkan nada profesional dan sopan sepanjang masa. Proofread dengan tekun untuk memastikan memo anda bebas ralat dan menarik secara visual.
Dengan mengasah kemahiran menulis memo anda, anda menyumbang kepada komunikasi yang cekap, memupuk pemahaman di kalangan rakan sekerja, dan akhirnya memacu kejayaan organisasi anda.
Hayati pengetahuan dari artikel ini dan mula melaksanakannya dalam komunikasi profesional anda.
Sekarang, sudah tiba masanya untuk mengambil tindakan. Pertimbangkan memo seterusnya yang anda perlukan untuk menulis dan meletakkan kemahiran baru anda ke dalam amalan.
Kongsi maklumat penting, umumkan perubahan atau minta penjelasan dengan yakin. Ingat, penulisan memo yang berkesan adalah kemahiran yang boleh diasah melalui amalan dan aplikasi.
Jadi, tunggu apa lagi? Ambil pen anda, buka dokumen kosong, dan tulis memo yang memberi kesan seterusnya. Rakan sekerja anda sedang menunggu untuk menerima mesej ringkas yang jelas yang akan membantu mereka membuat keputusan termaklum dan mengambil tindakan.
Mula menulis memo berpengaruh hari ini dan saksikan kesan positif mereka terhadap komunikasi profesional anda.