20 Etika E-mel Korporat untuk Membuat Kesan Sempurna

E-mel terdiri daripada komunikasi korporat yang berkesan dan penting untuk kehidupan profesional semua orang. Menggunakan peraturan yang diterima umum untuk mengarang dan menghantar e-mel mengelakkan kekeliruan dan membantu menjadikan anda sebagai profesional yang kompeten.

Sekiranya anda masih tidak dapat memahami kepentingan etika e-mel, pertimbangkan statistik mudah ini dari McKinsey yang mengatakan - 28% daripada purata minggu kerja pekerja masuk membaca dan menjawab e-mel. Dan itulah banyak masa yang dihabiskan untuk aktiviti yang boleh menjadi lebih penting daripada ceroboh.

Sebaliknya, berurusan dengan bilangan e-mel yang banyak menjadikan pekerja lebih terdedah kepada kesilapan yang boleh memalukan atau kos perniagaan. Artikel ini membincangkan etika e-mel korporat yang membantu membuat e-mel profesional.

Apakah etika e-mel korporat?

Etika e-mel korporat merujuk kepada garis panduan atau prinsip yang menetapkan piawaian untuk mengarang dan menghantar e-mel secara profesional atau menjawabnya. Di tengah-tengah e-mel, etika adalah komunikasi yang boleh diterima secara sosial yang merangkumi struktur, bahasa, tatabahasa dan nada yang baik.

Etika e-mel korporat boleh berbeza-beza bergantung kepada penerima, industri, syarikat, dan generasi. Walaupun nada kasual bekerja dengan rakan sekerja atau ahli pasukan yang anda kenali, komunikasi perniagaan dengan mereka yang berada dalam peranan kepimpinan dan syarikat lain memerlukan nada profesional yang jelas.

Kelebihan etika e-mel korporat

Etika e-mel adalah penghalang kepada kesilapan komunikasi yang paling biasa dibuat yang boleh merosakkan hubungan dan menyakiti perniagaan. Berikut adalah kelebihan utama etika e-mel korporat:

Profesionalisme: Etika e-mel menyampaikan profesionalisme kepada pelanggan anda. Ini menunjukkan bahawa anda serius tentang tugas yang ada dan dapat menangani cabaran yang datang dengan cekap.
Kejelasan ungkapan: Dalam komunikasi bertulis, selalunya terdapat margin yang besar untuk kesilapan antara apa yang dikatakan dan apa yang ditafsirkan. Etika e-mel mengurangkan ralat ini dan memastikan kejelasan yang menyampaikan mesej yang betul seperti yang dimaksudkan.
Kecekapan: Walaupun e-mel yang panjang dapat menyampaikan mesej, selalu lebih baik untuk memastikan ia ringkas untuk menyampaikan kata-kata yang paling sedikit mungkin. Etika e-mel meletakkan rangka kerja untuk bagaimana ini boleh dilakukan.
Perlindungan daripada liabiliti: Pembingkaian perkataan atau kesilapan yang tidak betul semasa menghantar mel boleh menyebabkan tindakan undang-undang yang mahal. Etika e-mel bertindak sebagai cek untuk menghentikan kesilapan sebelum ia berlaku.

20 Peraturan untuk membuat kesan yang sempurna menggunakan e-mel korporat

Berikut ialah 20 peraturan yang perlu anda ingat semasa menghantar e-mel korporat:

1. Gunakan bahasa profesional

Bahasa profesional merangkumi semua aspek e-mel, dari pengenalan kepada badan dan sapaan. Adalah lebih baik untuk memastikan ia formal dan mengelakkan kesilapan tatabahasa.

Nada e-mel juga harus lurus ke titik dengan ayat yang dibina dengan baik yang menyampaikan keseluruhan mesej. Adalah lebih baik untuk mengelakkan gaya kasual dan berpegang pada bahasa rasmi sebanyak mungkin melainkan anda mengenali penerima.

2. Elakkan penerangan yang samar-samar

Baris subjek yang ditulis dengan baik boleh membenarkan perbezaan antara klikan tinggi dan apa yang mungkin kelihatan seperti spam. Baris subjek perlu ringkas dan deskriptif dan menyampaikan keseluruhan mesej, dan dalam hal e-mel pemasaran, memaksa pengguna untuk membuka mel atau mengambil tindakan.

Jika anda menghantar prospek anda pautan ke artikel ini, penerangan yang lebih baik ialah: "Etika e-mel penting yang perlu anda pelajari hari ini!" dan bukannya "Etika e-mel penting".

3. Isi medan e-mel dengan betul

Sebaik sahaja anda selesai mengarang mel, alamat e-mel penerima yang dimaksudkan pergi ke medan "Kepada" dalam bar alamat. Jika anda perlu memasukkan orang lain dalam mel, masukkan alamat mereka dalam bar "CC". CC-ing seseorang adalah penting untuk menjaga orang itu dalam gelung tetapi bukan penerima langsung.

Untuk memastikan orang lain tidak tahu tentang orang lain yang ditag dalam e-mel, anda boleh menggunakan "BCC" untuk menghantar mel kepada semua. BCC adalah alat yang hebat untuk melindungi alamat e-mel orang lain dalam mel daripada pendedahan kepada orang dalam senarai. Sesetengah orang lebih suka menjadi BCC pada mel daripada CC'd.

4. Panggil lampiran

Tunjukkan lampiran seperti fail media atau dokumen jika perlu dalam e-mel supaya penerima tidak akan mengabaikannya. Anda juga boleh memanggilnya pada akhir e-mel, dengan mengatakan, "Saya telah melampirkan cagaran untuk X untuk surat-menyurat anda".

Apabila anda menambah seseorang yang baru pada rantaian mesej, sambung semula fail atau majukan urutan kepada mereka. Etika e-mel penting adalah untuk mengelakkan melampirkan fail besar seperti video atau dokumen dengan saiz fail berat. Sebaliknya, anda boleh memuat naik fail ke Dropbox atau Google Drive dan lampirkan pautan ke e-mel.

5. Mengekalkan fon &pemformatan standard

Fon aneh, pemformatan luar rentak, atau warna liar boleh menjadi sukar pada mata. Gunakan fon yang diterima secara meluas yang membantu orang memahami maklumat dengan cekap dan cepat, seperti fon hitam standard dengan saiz fon standard. Jika anda perlu menyerlahkan maklumat yang paling kritikal, serlahkan hanya satu perkataan atau frasa dalam perenggan.

6. Buat tandatangan e-mel yang berkesan

Tandatangan e-mel boleh membuat atau memecahkan imej anda, dan ia tidak keterlaluan! Malah e-mel yang ditulis dengan fasih dengan mesej yang menarik boleh hancur oleh tandatangan yang direka dengan buruk yang boleh membuat anda kelihatan seperti pemula.

Tandatangan e-mel profesional memberikan imej yang jelas tentang siapa anda dan menjadikannya lebih mudah bagi orang untuk menghubungi anda. Ia juga merupakan permulaan bagi mereka untuk mengetahui lebih lanjut tentang anda dan kerja anda.

Semasa mereka bentuk tandatangan, penting untuk memastikan ia minimalis dan menyampaikan semua yang sepatutnya. Berpegang pada keperluan asas seperti nama, jawatan, laman web syarikat, URL LinkedIn dan nombor telefon anda. Anda juga boleh menjimatkan tekanan memasukkan butiran ini secara individu dengan menggunakan penjana tandatangan e-mel.

7. Balas semua e-mel

Walaupun kami tenggelam dalam e-mel setiap hari, penting untuk membalas semua mesej, bahkan mesej yang tidak ditujukan untuk kami. Membalas e-mel yang dihantar secara tidak sengaja kepada kami juga merupakan etika e-mel yang baik.

Walaupun jawapan tidak wajib, menghantarnya adalah perkara ihsan dan boleh pergi jauh dalam memupuk hubungan positif dengan penerima. Respons kepada mesej yang tidak dimaksudkan untuk anda boleh menjadi ringkas dan membawa perkara itu kepada perhatian subjek anda.

Berikut ialah contoh cara anda membalas:

"Saya faham anda sibuk, tetapi saya percaya e-mel ini tidak ditujukan untuk saya. Saya ingin memberitahu anda sekiranya anda tidak menyedari bahawa ia tidak dihantar kepada orang yang betul ".

8. Struktur e-mel secukupnya

E-mel yang tersusun dengan baik akan mempunyai baris subjek, ucapan, badan dengan mesej utama, daftar keluar dan tandatangan. Apa-apa sahaja daripada struktur ini tidak dianggap profesional malah boleh dilihat sebagai pelanggaran etika e-mel.

Maklumat harus sentiasa dibentangkan dalam bahagian dan perenggan yang boleh dibaca, terutamanya apabila terdapat banyak subjek untuk disampaikan. Gunakan titik peluru untuk menyerlahkan cebisan maklumat penting untuk memastikan ia ringkas dan meminimumkan risiko beban maklumat. Tinggalkan ruang kosong antara perenggan atau bit maklumat yang anda anggap ketulan yang boleh dihadam.

9. Perhatikan perbezaan budaya

Perbezaan budaya boleh membawa kepada banyak salah komunikasi, terutamanya apabila mesej perlu disampaikan dalam bentuk bertulis. Sesuaikan berita anda dengan mengingati latar belakang budaya penerima anda.

Sebagai contoh, orang dari budaya konteks rendah, seperti orang Amerika, Jerman dan Scandinavia, ingin mendapatkan daging mesej dengan cepat. Walau bagaimanapun, orang dari budaya konteks tinggi, seperti orang Arab, Jepun atau Cina, ingin mempunyai lebih banyak latar belakang dan konteks kerana ia berkaitan dengan anda sebelum mereka memutuskan untuk melakukan perniagaan dengan anda.

Berada di tanda dengan perbezaan budaya boleh menyebabkan terlepas peluang atau salah komunikasi yang akhirnya boleh menyinggung perasaan pelanggan.

10. Elakkan nada lucu

Perlu ada lebih banyak ruang untuk jenaka dalam mesej profesional. Dengan ungkapan dan nada yang disertakan, walaupun percubaan yang paling munasabah untuk menjadi lucu boleh mendarat di tempat yang betul.

Humour tidak universal; apa yang anda dapati lucu mungkin menyinggung perasaan seseorang; Oleh itu, adalah lebih baik untuk kekal di bahagian yang lebih selamat dan mendail jenaka sekurang-kurangnya.

Sindiran juga boleh berbahaya, terutamanya dalam bentuk bertulis, kerana pembaca sering cenderung menafsirkannya bertentangan seperti yang dimaksudkan. Oleh itu, melainkan jika anda mengenali penerima anda dengan baik, sebaiknya elakkan semua jenis jenaka.

11. Elakkan daripada menggunakan emoji & tanda seru

Emoji sentiasa ada dalam komunikasi moden di media sosial dan mesej langsung. Bergantung pada konteks, emoji dapat membuat mesej berasa lebih mesra, yang membawa kepada kadar klikan yang lebih tinggi. Walau bagaimanapun, emoji tidak begitu profesional, terutamanya dalam e-mel. Melainkan ia sesuai dengan imej jenama anda atau penerima anda telah menggunakannya terlebih dahulu, elakkan daripada menggunakan emoji.

Seperti emoji, seru sering digunakan secara berlebihan dalam media sosial dan mesej peribadi. Penggunaan tangisan yang tidak perlu akan menyebabkan penerima anda salah faham nada anda. Melainkan anda menjerit kepada penerima anda atau menyampaikan maklumat yang membingungkan atau menarik, anda tidak perlu menambah seruan pada mesej tersebut.

12. Sentiasa proofread sebelum menghantar e-mel

Tidak kira betapa berhati-hati anda semasa mengarang mel, akan sentiasa ada garis yang boleh diperbaiki atau kesilapan menaip yang memerlukan pembetulan. Sangat mudah untuk membuat kesilapan tatabahasa atau kehilangan kereta api pemikiran sambil menyusun mesej panjang pada hari-hari sibuk. Oleh itu, adalah mustahak untuk membaca pruf e-mel anda setelah selesai.

Sekiranya perlu, baca dengan kuat untuk mengesan kesilapan dan kesilapan. Semak semula nama dan alamat penerima, medan CC dan BCC untuk memastikan ia pergi kepada orang yang betul dan semua orang yang perlu berada di gelung berada di atasnya. Ia juga lebih baik untuk mengisi medan ini selepas mel disusun dan dibaca pruf supaya mel tidak lengkap tidak dihantar secara tidak sengaja.

13. Perkenalkan diri anda dengan jelas

Setiap kali anda menulis e-mel kepada seseorang yang baru, penting untuk memperkenalkan diri anda dengan jelas, supaya mereka tahu dengan tepat dari mana anda datang dalam mesej. Pengenalan yang baik dalam e-mel adalah sama pentingnya dalam membuat kesan pertama seperti dalam mesyuarat secara peribadi.

Pastikan pengenalan ringkas, dan elakkan menggunakan sebarang nada promosi, walaupun semasa pitching kepada prospek. Sebutkan nama, jawatan, nama syarikat dan tujuan e-mel anda. Anda juga boleh menyebut bagaimana anda belajar tentang penerima, jadi mereka mempunyai konteks yang lebih baik.

Berikut ialah contoh:

"Saya Pete Ross daripada penyelesaian paip ABC. Rakan sekerja saya dari jabatan pemasaran, John Noel memberitahu saya tentang keperluan yang anda ada di lorong kami ".

14. Gunakan id & sapaan e-mel profesional

Orang yang bekerja untuk syarikat biasanya mempunyai e-mel kerja yang menyampaikan identiti orang yang betul. Katakan anda mempunyai akaun e-mel peribadi yang digunakan untuk surat-menyurat yang berkaitan dengan kerja. Alamat e-mel mestilah profesional dan memberikan nama anda dengan jelas, jadi penerima tahu dengan tepat siapa anda.

Orang sering mempunyai e-mel kerja yang digunakan semula ID e-mel dari hari-hari semasa kolej atau sekolah menengah dengan watak-watak aneh - ini harus dielakkan untuk kekal profesional. Jika anda tidak mempunyai akaun, buat ID e-mel profesional dengan nama penuh anda dan gunakannya untuk semua aktiviti berkaitan kerja.

Sapaan boleh membuat semua perbezaan dalam e-mel sebagai membuat kesan pertama dan menetapkan nada untuk mesej. Walaupun anda boleh menggunakan ungkapan sehari-hari seperti "Hi Folks" atau "Hey Guys" untuk ahli pasukan yang rapat, ia tidak digalakkan untuk e-mel umum.

Juga, elakkan menggunakan nama bentuk pendek orang yang anda hampir tidak kenali. Lebih baik mengatakan "Hi Jonathan" daripada "Hi John" melainkan anda pasti dia lebih suka yang terakhir.

15. Gunakan tatabahasa yang betul

Penggunaan tatabahasa yang betul boleh menyebabkan kejelasan dan rasa malu, terutamanya untuk kesilapan asas. Walaupun kesilapan tatabahasa sekali-sekala adalah perkara biasa, mencuba dan memastikannya sempurna adalah penting.

Orang sering membuat kesilapan menggunakan kata-kata seperti di sana / mereka / mereka, itu / Ia, kesan / kesan, anda / anda, longgar / kalah, dan saya / saya / saya sendiri. Oleh kerana tatabahasa yang sempurna hanya kadang-kadang menjadi pilihan, melabur dalam alat seperti Grammarly atau Scribbr, imbasan untuk tatabahasa dan ejaan adalah idea yang bagus. Ia bermanfaat apabila menghantar e-mel yang panjang dan penting.

16. Tetapkan balasan di luar pejabat

Menyediakan balasan tiada di pejabat atau "OOO" adalah penting jika anda tidak tersedia untuk tempoh yang panjang. Ia memberitahu sesiapa yang menghantar e-mel kepada anda bahawa anda boleh membalas e-mel mereka pada hari anda akan kembali ke pejabat.

Balasan OOO anda harus mengandungi elemen penting seperti berapa lama anda tidak akan tersedia dan siapa yang perlu dihubungi semasa ketiadaan anda. Elakkan memasukkan maklumat yang tidak perlu dan maklumkan kepada rakan sekerja anda bahawa anda telah menambahkannya pada balasan OOO anda.

17. Nama penerima cek tiga kali ganda

Periksa, semak semula dan semak sama ada anda telah memaparkan nama penerima anda dengan betul. Kebanyakan orang tidak suka nama mereka dikacau dalam mana-mana alamat rasmi, dan ia juga boleh berubah menjadi pemecah perjanjian, bergantung kepada orang itu.

Apa yang anda perlu lakukan untuk mengesahkan adalah untuk menyemak nama profil LinkedIn mereka atau menggunakan CRM anda untuk mendapatkan maklumat yang betul. Elakkan menggunakan bentuk pendek nama asalnya dan berpegang pada istilah penuh untuk memastikannya formal.

18. Gunakan balas-semua kurang kerap

Sila menentang keinginan untuk memastikan semua orang berada dalam gelung, walaupun mereka mungkin telah ditandakan dalam e-mel. Tiada siapa yang mahu melihat pemberitahuan yang tidak perlu dalam e-mel mereka mungkin tidak lagi mempunyai kepentingan yang besar.

Salah satu cara untuk mengetahui perkara adalah dengan memeriksa semua orang yang ditag dalam e-mel dan mengekalkan hanya mereka yang penting untuk respons anda. Hanya sesetengah orang dalam senarai itu perlu melihat jawapan anda, jadi elakkan daripada membalas semua e-mel.

Dengan mengklik "Balas", anda hanya memberi respons kepada individu yang menghantar mel asal kepada anda. Dengan mengklik "Balas kepada semua," anda menghantarnya kepada semua orang dalam medan "Kepada" dan "Sk".

19. Jejaki kadar terbuka e-mel

Semasa peringkat prospek, pasukan pemasaran dan jualan perlu tahu bila e-mel mereka dibuka dan tahap penglibatan yang mereka hasilkan. Daripada menghantar mesej susulan yang bertanya tentang e-mel yang dibuka, alat penjejakan boleh digunakan untuk memerhatikan aktiviti e-mel.

Sekiranya mereka berjaya melepasi keseluruhan mel dan melihat video, analisis masa nyata adalah alat yang bagus untuk memberi amaran kepada anda tentang minat yang ditunjukkan oleh prospek. Anda sentiasa boleh menghantar e-mel susulan berdasarkan aktiviti mereka, membuat cadangan dan membina halus ke padang anda.

20. Balas dengan segera

Memandangkan bilangan e-mel yang kami terima setiap hari, anda hanya boleh membalas beberapa e-mel sepanjang masa, tepat pada masanya. Cara untuk mendapatkannya dengan betul adalah mengutamakan e-mel berdasarkan kepentingan pelanggan dan aktiviti penting yang mendesak.

Respons kepada rakan sekerja dan rakan sepasukan boleh berkisar antara 12 hingga 24 jam, manakala tindak balas terhadap kenalan luaran mestilah dalam seminggu e-mel dihantar. Jika anda berada dalam peranan menghadap depan, masa tindak balas anda sepatutnya kira-kira sejam kerana orang ramai mempunyai sedikit kesabaran untuk menunggu mel untuk menyelesaikan masalah mereka.

Kesimpulan

Komunikasi e-mel adalah bentuk komunikasi korporat yang paling banyak digunakan, dan memerlukan sedikit masa untuk menyempurnakannya, terutamanya jika anda seorang pemula.

Walaupun memerlukan masa untuk mempelajari semua teknik di atas, penting untuk mengingati etiquettes yang paling penting dalam keadaan. Lihat senarai ini sebelum mengarang e-mel berikut anda untuk memastikan e-mel anda profesional yang mungkin.