Invitare un partner di lavoro, un socio d'affari o chiunque abbia una funzione professionale a un evento aziendale che la vostra azienda ospita o a cui è associata può essere un'operazione delicata.
Potreste trovarvi a cercare i termini migliori da usare in modo delicato ma convincente, in modo da incuriosire il lettore. In questo blog vi proponiamo 5 scenari reali in cui potete utilizzare il nostro modello di e-mail definitivo che vi aiuterà a scrivere un invito via e-mail con facilità.
5 Modelli di email di esempio per l'invito a un evento
Un invito via e-mail deve essere accattivante, interessante e convincente senza essere troppo pressante. È importante anche utilizzare i termini giusti con le informazioni corrette, in modo da evitare comunicazioni continue nel corso dell'evento.
Ecco 5 casi reali per i quali potete utilizzare il seguente modello per scrivere un'efficace e-mail di invito a un socio d'affari:
Invitare un socio d'affari o una persona che lavora in un ambiente professionale a un evento sociale informale, ma in veste formale, può essere una sfida. La chiave è essere professionali e allo stesso tempo abbastanza amichevoli da indurre l'interlocutore a prendere in considerazione l'invito. Ecco un modello che potete utilizzare:
Subject: Join us for an Exciting Evening at GeorgiaTown!Hi Mark,Hope this email finds you in good spirits. We're excited to invite you to our annual social get-to-know, an evening of fun, laughter, and great company! Join us as we celebrate our annual get-to-know team event, and create lasting memories with friends and colleagues.Date: Sep 15th 2023Time: 6pm onwardsLocation: Georgia Town, XYZ Block, ABC StreetWe promise an evening filled with live music, amazing food, and various entertainment options in a variety of tastes. It's a fabulous opportunity to meet new people, unwind and enjoy a vibrant atmosphere.Please let us know if you can make it by 10th of Sep 2023, so we can plan accordingly. Feel free to bring a guest along to share in the festivities!We look forward to spending a wonderful evening with you. If you have any questions or need further details, please reach out to me on the below mentioned contact detail.Warm regards,Anna HHR ExecutiveABC CorpPhone: 12345678:
Questo modello è forse il più utilizzato tra quelli di cui siamo a conoscenza: vi aiuta a invitare un ospite in veste professionale a un evento che la vostra azienda sta ospitando o con cui sta collaborando. Ecco un modello da utilizzare:
Subject: Invitation to 2023 eCommerce Industry Speak Event: Save the Date!Dear Wesley B,I hope this email finds you well. On behalf of ABC Corp, I am glad to extend a warm invitation to you for our bi-annual 2023 eCommerce Industry Speak. We are excited to host this prestigious event that brings together professionals, industry leaders, and experts to discuss the latest trends and developments in the current eCommerce industry.Date: 15th of Sep, 2023Time: 10am to 1pmLocation: Event Hall A, ABC CorpThe 2023 eCommerce Industry Speak Event will definitely be an engaging and insightful experience, featuring keynote speakers, esteemed panel discussions, and excellent networking opportunities. I believe your presence would contribute to the success of this event owing to your expertise and insights that are highly valued in our industry.We request your RSVP by 10th Sep, 2023 for appropriate arrangements to be put in place and please mark your calendar for the event. I have attached the detailed event agenda for your reference.We look forward to welcoming you to this annual eCommerce Industry Speak. Should you have questions or need any further information, please reach out to me on the below address.Thank you for your attention, and hope to see you there!Best regards,Amanda MeCommerce HeadABC CorpPhone: 123456789
3. Invito a un evento di beneficenza
Per invitare un socio d'affari o una controparte professionale a un evento di beneficenza è necessario evidenziare il motivo per cui deve partecipare e il modo in cui può giovare alla società o alla causa. In questo caso è fondamentale concentrarsi sullo scopo. Ecco un modello che potete utilizzare:
Subject: Making a Difference Together: Join us at the Childrens’ Rights Fundraiser!Dear Sasha A,Hope this message finds you well and in great health. I am writing to invite you to be a part of a noble cause that our organization supports and are organizing a fundraiser for Childrens’ Rights in association with the Child Welfare Committee of the state. This event aims to raise awareness and funds for the Child Welfare Committee and homes across the country in their tireless efforts to support the protection and sheltering of orphaned and sick children.Date: 15th of Sep, 2023Time: 5pm onwardsLocation: City Centre Hall, XYZBy attending this childrens’ fundraiser, you will have an amazing opportunity to contribute to incredible change and make a meaningful impact in the lives of young children in need. The evening features inspiring speakers, engaging activities, and many different ways to donate to the cause including auctions, with all proceeds going directly to support the cause.Your presence at this event would not only demonstrate your commitment to social responsibility but also help us create a significant impact in the lives of countless individuals.Please RSVP by 10th of Sep, 2023 to confirm your presence for the event. I have attached a brochure with more details about the charity event with the email.I thank you for considering this invitation and for sharing your valuable time and resources. If you have any questions or need additional information, please feel free to reach out to me at the below contact address.Warmest regards,Brian H,Senior CSR ManagerABC CorpPhone: 123456789
4. Invito a conferenze professionali
Molte aziende e società organizzano conferenze e seminari per riunire persone che hanno la stessa mentalità nel settore e per favorire la confluenza di idee e pensieri. Invitare un socio d'affari o una personalità influente è una sfida e richiede un'e-mail ben redatta che catturi la loro attenzione. Ecco un modello che potete utilizzare:
Subject: Join us at the Conference for advancements in Nanotech: Inspiring Discussions and Networking Opportunities Await!Dear Wendy,I hope this email finds you thriving in your professional endeavors and in life. I, on behalf of my company, would like to extend a cordial invitation to you for our annual conference held at our company on the ‘Advancements of Nanotech in 2023’, a premier conference that gathers industry experts and thought leaders to explore emerging trends and best practices in the packaging industries.Date: 15th of Sep, 2023Time: 10.30am onwardsLocation: Conference Hall, ABC CorpThe Conference on advancements in Nanotech in the Packaging industry will feature exemplary keynote speeches, vibrant panel discussions, and an interactive workshop led by renowned professionals in the industry today. Through this event, we hope to present an excellent opportunity for professional networking, knowledge sharing, and help staying at the forefront of industry advancements.Your expertise and insights have been highly regarded in the industry and thus making your presence a valuable addition to our conference. We also promise you will greatly benefit from the exchange of ideas and professional connections forged during this conference.Please RSVP by 10th of Sep,2023 to confirm your attendance for this event. A detailed agenda and additional event information has been attached here for your reference.Thank you for considering this invite. I look forward to welcoming you to this conference. If you have any questions or need any further assistance, please do not hesitate to contact me at the below address.Best regards,Daryl DHead of MarketingABC CorpPhone: 123456789
5. Invito al webinar
Invitare una persona a titolo professionale a partecipare a un webinar può sembrare semplice, ma spesso l'affluenza è minima. È più facile convincere qualcuno a partecipare a un evento che a un webinar. È necessaria una presentazione convincente. Ecco un modello da utilizzare:
Subject: Invitation to Exclusive Webinar: The changes and trends in the cyber security space.Hello Adam B,I hope this email finds you curious and excited! I am beyond delighted to invite you to an exclusive webinar on ‘The changes and trends in the Cyber Security space’. This online event is created and designed to provide insights and expert knowledge on the latest trends and strategies in the home and office security industry.Date: 15th of Sep, 2023Time: 11amPlatform: <Insert link here>In this engaging session, industry leaders will share their expertise on various topics and provide takeaways that can help you with your professional journey. This webinar is greatly helpful whether you're looking to enhance your skills, gain new perspectives, or stay updated with industry advancements.Please register for the webinar by 10th of Sep,2023 to secure your spot. Upon registration, you will receive an email with the confirmation and with the webinar access details.On behalf of my company, I thank you for your consideration and believe this webinar will be of immense value to you. I look forward to your participation and if you have any questions or require additional assistance, please feel free to reach out to me at the below address.Best regards,Maggie GSenior HR ManagerABC CorpPhone: 123456789
Suggerimenti per aumentare la partecipazione agli eventi
L'utilizzo di premi, sconti e incentivi può aumentare notevolmente la partecipazione agli eventi. Ecco alcune strategie specifiche:
1. Scontiper chi si iscrive in anticipo: Offrite uno sconto significativo a chi si iscrive in anticipo. Questo incoraggia i partecipanti a impegnarsi in anticipo e può generare un'eco per il vostro evento.
2. Sconti per gruppi: Offrire tariffe ridotte per i gruppi. Questo può incoraggiare i singoli a portare amici o colleghi, aumentando la partecipazione complessiva.
3. Incentivi per i referral: Incoraggiate i partecipanti a portare altre persone offrendo un incentivo per le segnalazioni. Potrebbe trattarsi di uno sconto, di un regalo speciale o persino di un'esperienza VIP all'evento.
4. Premi fedeltà: Se organizzate regolarmente eventi, prendete in considerazione la possibilità di implementare un programma di fidelizzazione. I partecipanti potrebbero guadagnare punti per ogni evento a cui partecipano, che potrebbero essere riscattati per futuri sconti sui biglietti, privilegi speciali o merce esclusiva.
5. Premi di partecipazione: Offrite premi ai partecipanti che partecipano attivamente al vostro evento. Ad esempio, per aver posto domande, per aver partecipato a discussioni o per aver preso parte ad attività sui social media legate all'evento.
6. Sconti o omaggi degli sponsor: Collaborate con sponsor o aziende locali per offrire sconti esclusivi o articoli gratuiti ai partecipanti. Questa può essere una situazione vantaggiosa per tutti, in quanto promuove lo sponsor o l'azienda e aggiunge valore ai partecipanti.
7. Concorsi e premi: Organizzate un concorso legato al vostro evento con premi interessanti. Potrebbe trattarsi di un concorso fotografico, di una caccia al tesoro o di un gioco. La prospettiva di vincere un premio può aumentare l'entusiasmo e incoraggiare la partecipazione.
8. Contenuti o esperienze esclusive: Offrite l'accesso a contenuti o esperienze esclusive come incentivo. Potrebbe trattarsi di un incontro con un relatore, dell'accesso a risorse esclusive o di un'area VIP speciale all'evento.
9. Sconti post-evento: Offrite ai partecipanti uno sconto per il prossimo evento o per un prodotto o servizio correlato. Questo può aiutare a mantenere il coinvolgimento anche dopo la fine dell'evento in corso.
10. Vendite flash: Le vendite flash a tempo limitato possono creare un senso di urgenza, incoraggiando i potenziali partecipanti a registrarsi.
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Conclusione
L'essenza di invitare qualcuno in un contesto professionale sta nel rispettare il suo tempo e nell'assicurarsi che la sua presenza sia vantaggiosa per entrambe le parti. Questi 5 modelli sono email ben strutturate che potete utilizzare per invitare in modo professionale un socio d'affari a qualsiasi evento che la vostra azienda potrebbe ospitare o a cui è associata, in modo rispettoso ma efficace per garantire l'affluenza.
