La vostra guida completa per massimizzare le conversioni degli eventi sul campo

La pianificazione di eventi in loco è solo l'inizio: trasformare i partecipanti in clienti fedeli richiede un impegno attento in ogni fase. Che si tratti di una fiera, di un pop-up o di un'esperienza di marca, concentrarsi su strategie intelligenti può fare la differenza.  

Gli eventi in loco offrono una potente opportunità di entrare in contatto con il pubblico faccia a faccia, ma attirare l'attenzione è solo metà della battaglia. La vera magia avviene quando si coinvolgono i partecipanti in modo significativo e li si mantiene coinvolti anche dopo la fine dell'evento.  

In questa guida, illustriamo le strategie pratiche, le idee creative e le best practice per aiutarvi a massimizzare il coinvolgimento e a incrementare le conversioni in ogni fase del vostro evento. Che stiate pianificando una fiera, un pop-up o una conferenza, queste informazioni vi aiuteranno a creare esperienze che catturino, convertano e lascino un'impressione duratura. 

Che cos'è il coinvolgimento negli eventi? 

L'event engagement, spesso definito audience engagement, è il processo strategico per catturare e mantenere l'interesse dei partecipanti durante un evento. Non si tratta solo di fornire contenuti, ma di creare esperienze interattive e coinvolgenti che invitino alla partecipazione e favoriscano la connessione.  

Che si tratti di sondaggi dal vivo, domande e risposte o elementi di gioco, il coinvolgimento del pubblico assicura che non sia uno spettatore passivo, ma che contribuisca attivamente.  

Secondo Forrester 2024 Global State of B2B Events (Stato globale degli eventi B2B)il 77% dei marketer si concentra sulla creazione di un coinvolgimento dei partecipanti durante tutto l'anno, sottolineandone l'importanza come indicatore di performance chiave per il successo dell'evento. 

Perché il coinvolgimento è la spina dorsale degli eventi di successo 

Il coinvolgimento del pubblico non è solo un bonus: è un fattore determinante per il successo di un evento, in grado di plasmare i risultati dalla pianificazione iniziale allo slancio post-evento. La sua influenza si estende a tre aree critiche: 

1. Frequenza di guida 

Un tema o un formato accattivante generano eccitazione e attesa, contribuendo ad aumentare le iscrizioni. Quando i potenziali partecipanti vedono contenuti avvincenti o elementi interattivi anticipati prima dell'evento, sono più propensi a iscriversi, a condividerli con gli altri e a contribuire all'entusiasmo. 

2. Aumentare la fidelizzazione 

Far entrare le persone dalla porta (virtuale o fisica) è solo metà della battaglia. Per mantenerle in ascolto, gli organizzatori di eventi devono offrire momenti che catturino l'attenzione: sessioni interattive, domande e risposte dal vivo, sondaggi e immagini dinamiche. Questi elementi garantiscono il coinvolgimento dei partecipanti dall'inizio alla fine. 

3. Alimentare la partecipazione futura 

L'effetto a catena di un evento altamente coinvolgente si estende oltre la sessione finale. I partecipanti che hanno vissuto un'esperienza positiva e interattiva sono molto più propensi a tornare, a consigliare l'evento ad altri e a formare un seguito fedele. Un forte coinvolgimento crea non solo un pubblico, ma una comunità che attende con ansia il prossimo evento. 

Strategie di coinvolgimento negli eventi  

Per organizzare un evento di grande impatto che generi un coinvolgimento significativo e un valore a lungo termine, è essenziale pensare in modo olistico, prima, durante e dopo l'evento. Ecco una tabella di marcia completa per guidarvi. 

1. Pianificazione mirata e precisa 

Iniziate con una pianificazione ponderata: scegliete l'evento giusto, in linea con il vostro pubblico e i vostri obiettivi, basandovi sugli elenchi di eventi, sulle intuizioni passate e sulle discussioni interne. Preparate tutti i materiali (brochure, biglietti da visita, omaggi) e calcolate attentamente il budget, tenendo conto dei costi nascosti. Rispettate le culture locali quando ospitate a livello internazionale e infondete creatività, dagli omaggi personalizzati alle esperienze memorabili. Assegnate ruoli chiari, utilizzate liste di controllo e create un'esperienza che risuoni profondamente con i partecipanti. 

2. Promuovere per massimizzare la portata e la diffusione 

Non affidatevi esclusivamente al marketing dell'organizzatore. Coinvolgete la vostra base di clienti attraverso i social media, le campagne e-mail e gli incentivi per le segnalazioni. Create una pagina di destinazione ad alto tasso di conversione con vantaggi per gli early-bird, lanciate campagne di hashtag e inserite il vostro evento in elenchi come Eventbrite o LinkedIn Events. Questi sforzi ampliano il raggio d'azione, creano attesa e garantiscono l'attrazione del pubblico ideale. 

3. Coinvolgere i partecipanti in loco per ottenere il massimo impatto 

Create un ambiente che catturi il vostro pubblico con stand interattivi, arte dal vivo, gadget di marca e giochi. Equipaggiate il vostro team per coinvolgere in modo proattivo i visitatori, dare priorità ai contatti di alto valore e prenotare demo o riunioni in loco. Mantenete le operazioni senza intoppi con una lista di controllo finale per il giorno dell'evento: tecnologia, segnaletica, premi e coordinamento del team, in modo che nulla vada perduto. 

4. Alimentare i contatti dopo l'evento 

Dopo l'evento, amplificate la vostra presenza sui social media e seguite il tutto con una sequenza di e-mail mirate. Offrite biglietti di ringraziamento, sconti esclusivi o risorse gratuite per rimanere al centro dell'attenzione. Incentivate il coinvolgimento continuo con premi, offerte a tempo limitato e concorsi che rafforzino il legame che avete creato durante l'evento. 

5. Convertire i contatti caldi in clienti

 I follow-up tempestivi e personalizzati sono fondamentali. Tracciate e date priorità ai lead nel vostro CRM, automatizzate le attività di outreach e consegnate rapidamente i materiali promessi. Ottimizzate il vostro sito web con iscrizioni agevoli, contenuti aggiornati e un percorso utente intuitivo per convertire il traffico in clienti paganti. Rimanete attivi sui social media, coinvolgete il vostro pubblico e alimentate la vostra comunità in crescita. 

Perché utilizzare i premi per il coinvolgimento negli eventi in loco? 

Gli eventi in loco, che si tratti di fiere, conferenze o pop-up, sono occasioni privilegiate per creare connessioni faccia a faccia. Tuttavia, attirare semplicemente i partecipanti non è sufficiente; tenerli impegnati e incoraggiare interazioni significative è la chiave del successo dell'evento. 

Questo è il luogo in cui premi per eventi fanno la differenza. Ecco perché: 

Attirare l'attenzione in uno spazio affollato

In una sala affollata di stand, banner e messaggi concorrenti, è facile passare in secondo piano. Offrire incentivi piccoli ma accattivanti, come carte regalo elettroniche, swag di marca o vantaggi esclusivi di accesso, dà ai partecipanti un motivo per fermarsi al vostro stand o alla vostra sessione. I premi agiscono come una calamita, attirando le persone e aiutandovi a distinguervi dalla concorrenza. 

Motivare la partecipazione attiva 

Far sì che i partecipanti non si limitino a osservare passivamente può essere una sfida. Ricompense immediate per azioni specifiche, come la partecipazione a una demo di un prodotto, l'iscrizione a un workshop, il completamento di un sondaggio o la partecipazione a un concorso, incoraggiano le persone a impegnarsi pienamente con il vostro marchio. Questo trasforma i visitatori in partecipanti attivi, creando interazioni più ricche e bidirezionali, molto più significative. 

Migliorare la qualità delle piste e la raccolta dei dati 

Quando si legano i premi ad azioni preziose dei partecipanti, non solo si aumenta il coinvolgimento, ma si raccolgono anche dati migliori. Ad esempio, offrire un premio per la compilazione di un modulo dettagliato per i lead, per l'iscrizione a una sessione di approfondimento o per la condivisione di feedback può aiutarvi a raccogliere informazioni più ricche e qualificate. In questo modo, lascerete l'evento con lead di alta qualità che hanno dimostrato un chiaro interesse per le vostre offerte. 

Offrire esperienze memorabili e condivisibili 

Un'esperienza di ricompensa ben pianificata aggiunge un livello di sorpresa e piacere che rende il vostro evento memorabile. I partecipanti sono molto più propensi a ricordare un marchio che ha offerto loro un regalo premuroso, un premio emozionante o un'esperienza divertente. Quando si creano momenti di gioia, i partecipanti sono anche più propensi a condividere la loro esperienza sui social media, amplificando la portata e la visibilità del marchio al di là dell'evento. 

Estendere il coinvolgimento oltre l'evento 

Il valore dei premi non si ferma alla fine dell'evento. I premi post-evento, come gli incentivi per la prenotazione di un incontro di follow-up, la partecipazione a un webinar o il completamento di un sondaggio post-evento, aiutano a continuare la conversazione dopo l'evento. In questo modo il vostro marchio rimane in primo piano, aumenta la probabilità di conversione e garantisce che lo slancio costruito durante l'evento si traduca in risultati commerciali significativi. 

Premi da offrire per aumentare il coinvolgimento agli eventi 

Se pianificati con cura, i premi possono fare molto di più che emozionare i partecipanti: possono aumentare la partecipazione, approfondire il coinvolgimento, migliorare la qualità dei contatti e persino prolungare la durata dell'evento oltre la data di conclusione.

Di seguito troverete una guida completa ai diversi tipi di ricompense che potete offrire, con esempi dettagliati che vi aiuteranno a visualizzare come ogni tipo può prendere vita. 

1. Premi di gratificazione immediata 

Questi premi creano eccitazione sul momento, offrendo incentivi facili e veloci per azioni semplici. Sono perfetti per attirare i partecipanti allo stand, motivare il download di un'app o favorire la partecipazione alle sessioni. 

Esempi: 

• Merce di marca: Merchandising con marchio come borse o borracce per i partecipanti alla conferenza, o magliette con slogan intelligenti per l'evento. 
• Buoni per caffè o snack: Offrite carte regalo riscattabili presso gli stand gastronomici dell'evento, le caffetterie locali o i carrelli del caffè in loco. 
• Carte regalo digitali: Fornire carte regalo elettroniche di piccolo valore carte regalo elettroniche (per piattaforme come la consegna di cibo o l'intrattenimento) a chi fa il check-in al vostro stand. 
• Sconti immediati: Offrite codici di sconto per i vostri prodotti o servizi come ringraziamento per la partecipazione a una demo dal vivo. 

Perché funziona:
Offre un valore immediato, aumenta il traffico di visitatori e stimola i partecipanti a interagire subito. 

2. Oggetti Swag come cimeli 

Swag non solo fa sentire apprezzati i partecipanti, ma funge anche da cartellone pubblicitario itinerante per il vostro marchio dopo l'evento. Andate oltre i soliti omaggi offrendo oggetti di alta qualità, utili o divertenti. 

Esempi: 

• Oggetti da indossare: Magliette, felpe con cappuccio o cappellini da baseball morbidi e di alta qualità con un marchio sottile che i partecipanti vorranno indossare. 
• Articoli pratici: Manicotti per computer portatili, borse della spesa riutilizzabili o impugnature per telefoni che combinano funzionalità e presenza del marchio. 
• Accessori tecnologici: Caricabatterie wireless per telefoni, power bank di marca o panni per la pulizia degli schermi che si adattano al pubblico di oggi esperto di tecnologia. 
• Ricordi creativi: Puzzle brandizzati, spille da collezione o stampe artistiche personalizzate che riflettono il tema o il messaggio dell'evento. 

Perché funziona:
Uno swag memorabile favorisce il ricordo del marchio a lungo termine e incoraggia i partecipanti a mostrare o utilizzare con orgoglio i vostri regali. 

3. Ricompense esperienziali 

Questi offrono ai partecipanti esperienze uniche che non possono vivere altrove, creando connessioni emotive e momenti degni dei social media. 

Esempi: 

• Accesso alla lounge VIP: Uno spazio tranquillo con comodi posti a sedere, rinfreschi premium e Wi-Fi dedicato per i clienti migliori o i vincitori di concorsi. 
• Incontri e saluti: Foto con relatori, celebrità o influencer che i partecipanti possono condividere sulle piattaforme sociali. 
• Visite dietro le quinte: Accompagnate ospiti selezionati nel backstage, nelle sale di produzione o anche in una visita guidata della sede. 
• Posti esclusivi in prima fila: Possibilità di riservare ai partecipanti migliori posti in prima fila durante le sessioni o gli spettacoli più popolari. 

Perché funziona:
Le esperienze esclusive fidelizzano i partecipanti, ne aumentano la soddisfazione e generano un'eco organica sia in loco che online. 

4. Aggiornamenti e sconti 

Questi premi forniscono un valore immediato e incentivano i partecipanti a rimanere impegnati con il vostro marchio o a tornare per eventi futuri. 

Esempi: 

• Upgrade dei biglietti premium: Offrite upgrade a sorpresa ai posti VIP o ai pass di accesso. 
• Sconti su eventi futuri: Offrite ai partecipanti il 20% di sconto sulla prossima conferenza o prezzi anticipati per i workshop. 
• Sconti speciali per i partner: Offrire codici promozionali esclusivi per prodotti o servizi degli sponsor dell'evento. 
• Offerte a pacchetto: Creare pacchetti (come "la prossima volta porta un collega a metà prezzo") per incoraggiare la partecipazione al gruppo. 

Perché funziona:
Aumenta la frequenza, approfondisce le relazioni con il marchio e può anche creare opportunità di upsell. 

5. Riconoscimenti e certificati 

Il riconoscimento pubblico o formale può essere un potente motivatore, soprattutto per il pubblico professionale in cerca di credenziali o riconoscimenti. 

Esempi: 

• Certificati di partecipazione: Offrire certificati digitali o stampati per coloro che completano i workshop di formazione o ottengono i migliori punteggi nelle competizioni. 
• Badge di coinvolgimento: Assegnate badge digitali o fisici ai migliori networker, ai partecipanti più attivi o ai vincitori di concorsi. 
• Messaggi sui social media: Riconoscete i partecipanti più impegnati taggandoli nei post di chiusura dell'evento. 
• Trofei o targhe: In caso di eventi competitivi o hackathon, premiate i migliori sul palco. 

Perché funziona:
Dà ai partecipanti un senso di realizzazione e qualcosa di tangibile o condivisibile per sottolineare la loro partecipazione. 

6. Ricompense gamificate 

Intrecciando divertimento e sfida nel vostro evento attraverso la gamificationsi mantengono i partecipanti impegnati, offrendo al contempo premi significativi. 

Esempi: 

• Caccia al tesoro: Inviate i partecipanti in missione attraverso l'evento per raccogliere timbri, codici QR o indizi, riscattabili per ottenere premi. 
• Giochi di rotazione della ruota: Allestite una ruota accattivante che offra premi come buoni acquisto, swag o servizi gratuiti. 
• Trivia o quiz: Organizzate sessioni di trivia dal vivo su argomenti di settore, offrendo premi ai migliori punteggi. 
• Concorsi con classifiche: Tracciare l'attività sui social media o il coinvolgimento nelle app, con premi per i partecipanti più attivi. 

Perché funziona:
La gamification aumenta l'energia, crea interazioni memorabili e contribuisce ad aumentare il tempo di coinvolgimento con il vostro marchio. 

7. Incentivi ad alto valore aggiunto 

Riservate questi premi alle azioni ad alta intensità o ai partecipanti di alto livello per generare entusiasmo e raccogliere lead di qualità. 

Esempi: 

• Gadget ed elettronica: Offrite smartwatch, auricolari wireless o tablet ai vincitori di concorsi o lotterie. 
• Cesti regalo di lusso: Includete cibi gourmet, vini pregiati o prodotti per il benessere come omaggi di alta gamma. 
• Esperienza di viaggio: Fornire voucher aerei o alberghieri per i clienti chiave o per i partecipanti più performanti. 
• Iscrizioni premium: Offrite abbonamenti annuali ad applicazioni popolari, piattaforme di apprendimento o gruppi di settore esclusivi. 

Perché funziona:
I premi di grande valore attirano l'attenzione, motivano azioni importanti e possono suscitare un serio interesse tra i partecipanti più influenti. 

8. Premi di follow-up post-evento 

Estendete l'impatto del vostro evento premiando i partecipanti per le azioni compiute dopo la partenza. 

Esempi: 

• Punti fedeltà: Offerta punti per acquisti o eventi futuri se si completa un sondaggio post-evento. 
• Contenuti esclusivi: Fornite l'accesso a kit di strumenti scaricabili, e-book o sessioni registrate di eventi. 
• Estrazioni a premi: Fate partecipare i partecipanti a un'estrazione a premi quando prenotano una demo o una riunione dopo l'evento. 
• Codici sconto: Inviate e-mail di ringraziamento con uno sconto per il prossimo evento o servizio. 

Perché funziona:
I premi post-evento aiutano a coltivare i contatti, a mantenere il vostro marchio in primo piano e ad aumentare le probabilità di conversione. 

Fate dei premi il fulcro della vostra strategia per gli eventi 

Nell'affollato panorama odierno, le idee audaci e le connessioni autentiche vi distinguono, ma niente lascia il segno come una ricompensa significativa e ben fatta. Se volete distinguervi, catturare l'attenzione e costruire relazioni durature durante i vostri eventi, l'integrazione dei premi non è solo un'opzione, ma una vera e propria svolta. 

Ecco dove Xoxoday Plum è in grado di integrare senza problemi premi d'impatto in ogni fase della vostra strategia per gli eventi. 

Ecco come Xoxoday Plum lo rende semplice: 

• Consegna istantanea dei premi: Inviare premi digitali sul posto via e-mail, SMS o WhatsApp, perfetti per gli impegni allo stand, la partecipazione alle sessioni o i follow-up post-evento. 
• Catalogo globale di regali: Scegliete da un enorme catalogo globale di regali tra cui carte regalo, carte prepagate Visa® e Mastercard®, esperienze e merchandising, per soddisfare ogni tipo di partecipante. 
• Esperienza personalizzata: Personalizzate i premi con il logo del vostro marchio, i messaggi e le note personalizzate, lasciando un'impressione forte e duratura. 
• Flussi di lavoro automatizzati: Attivate i premi in base alle tappe fondamentali dell'evento, come le registrazioni, le visite allo stand, le iscrizioni alle demo o l'invio di feedback, senza alcuna difficoltà manuale. 
• Approfondimenti basati sui dati: Tracciate le riscossioni dei premi, il coinvolgimento nelle campagne e il ROI in tempo reale, garantendo una visibilità completa sul successo della vostra strategia di incentivazione. 
• Integrazione flessibile: Integrare facilmente integrare facilmente Xoxoday Plum nelle vostre piattaforme di gestione degli eventi o in strumenti CRM come HubSpot per automatizzare la ricompensa in ogni punto di contatto con i partecipanti. 

Che si tratti di un webinar, di uno stand fieristico, di una conferenza virtuale o di un evento ibrido, Xoxoday Plum vi aiuta a stimolare il coinvolgimento, a fidelizzare e a massimizzare il ROI con premi intelligenti e scalabili.