Etika Email Perusahaan: 20 Aturan untuk Memberikan Kesan yang Sempurna kepada Siapa Saja
Email merupakan bagian dari komunikasi perusahaan yang efektif dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan profesional setiap orang. Menggunakan aturan yang diterima secara umum untuk menulis dan mengirim email akan menghindari kebingungan dan membantu Anda menjadi profesional yang kompeten.
Jika Anda masih belum memahami pentingnya etiket email, pertimbangkan statistik sederhana dari McKinsey ini yang mengatakan - 28% dari rata-rata waktu kerja karyawan dihabiskan untuk membaca dan menjawab email. Dan itu adalah waktu yang banyak dihabiskan untuk aktivitas yang bisa jadi lebih penting daripada ceroboh.
Di sisi lain, berurusan dengan banyaknya email membuat karyawan lebih rentan terhadap kesalahan yang dapat memalukan atau merugikan bisnis. Artikel ini membahas tentang etiket email perusahaan yang membantu membuat email yang profesional.
Apa yang dimaksud dengan etiket email perusahaan?
Etiket email perusahaan mengacu pada pedoman atau prinsip yang menetapkan standar untuk menulis dan mengirim email secara profesional atau menjawab email. Pada dasarnya, etiket email adalah komunikasi yang dapat diterima secara sosial yang mencakup struktur, bahasa, tata bahasa, dan nada yang baik.
Etiket email perusahaan dapat bervariasi, tergantung pada penerima, industri, perusahaan, dan generasi. Meskipun nada santai dapat digunakan dengan kolega atau anggota tim yang sudah Anda kenal, komunikasi bisnis dengan mereka yang berada dalam posisi kepemimpinan dan perusahaan lain membutuhkan nada profesional yang jelas.
Keuntungan dari etiket email perusahaan
Etiket email merupakan penghalang bagi kesalahan komunikasi yang paling sering dilakukan yang dapat merusak hubungan dan merugikan bisnis. Berikut ini adalah keuntungan utama dari etiket email perusahaan:
- Profesionalisme: Etiket email menunjukkan profesionalisme kepada klien Anda. Hal ini menunjukkan bahwa Anda serius dengan tugas yang sedang dikerjakan dan mampu menangani tantangan yang menghadang.
- Kejelasan ekspresi: Dalam komunikasi tertulis, sering kali terdapat margin kesalahan yang besar antara apa yang dikatakan dan apa yang ditafsirkan. Etiket email mengurangi kesalahan ini dan memastikan kejelasan yang menyampaikan pesan yang tepat sesuai dengan yang dimaksudkan.
- Efisiensi: Meskipun email yang panjang dapat menyampaikan pesan, akan lebih baik jika Anda membuatnya ringkas untuk menyampaikan pesan dengan kata-kata yang sesedikit mungkin. Etika email menetapkan kerangka kerja untuk bagaimana hal ini dapat dilakukan.
- Perlindungan dari tanggung jawab: Penyusunan kata yang tidak tepat atau kesalahan saat mengirim email dapat menyebabkan tuntutan hukum yang mahal. Etika email bertindak sebagai pemeriksaan untuk menghentikan kesalahan sebelum terjadi.
20 Aturan untuk memberikan kesan yang sempurna menggunakan email perusahaan
Berikut ini adalah 20 aturan yang perlu Anda ingat saat mengirim email perusahaan:
1. 1. Gunakan bahasa yang profesional
Bahasa profesional mencakup semua aspek email, mulai dari pendahuluan hingga isi email dan salam. Sebaiknya tetap formal dan hindari kesalahan tata bahasa.
Nada email juga harus langsung ke intinya dengan kalimat yang disusun dengan baik yang menyampaikan seluruh pesan. Sebaiknya hindari gaya kasual dan sebisa mungkin gunakan bahasa formal kecuali Anda sudah mengenal si penerima.
2. Hindari deskripsi yang tidak jelas
Baris subjek yang ditulis dengan baik dapat menjelaskan perbedaan antara klik-tayang yang tinggi dan apa yang terlihat seperti spam. Baris subjek harus ringkas dan deskriptif serta menyampaikan keseluruhan pesan, dan dalam kasus email pemasaran, memaksa pengguna untuk membuka email atau mengambil tindakan.
Jika Anda mengirim email kepada prospek Anda tautan ke artikel ini, deskripsi yang lebih baik adalah: "Etika email penting yang perlu Anda pelajari hari ini!" daripada "Etika email yang penting".
3. Isi kolom email dengan benar
Setelah Anda selesai menulis email, alamat email penerima yang dituju akan masuk ke bidang "Kepada" di bilah alamat. Jika Anda perlu menyertakan orang lain di dalam email, masukkan alamat mereka di bilah "CC". Men-CC seseorang sangat penting untuk menjaga agar orang tersebut tetap berada dalam lingkaran tetapi bukan penerima langsung.
Untuk memastikan orang lain tidak mengetahui tentang orang lain yang ditandai dalam email, Anda dapat menggunakan "BCC" untuk mengirim email ke semua orang. BCC adalah alat yang hebat untuk melindungi alamat email orang lain dalam email agar tidak terlihat oleh orang yang ada dalam daftar. Beberapa orang lebih suka di-BCC pada email daripada di-CC.
4. Memanggil lampiran
Tunjukkan lampiran seperti file media atau dokumen di mana pun diperlukan di dalam email sehingga penerima tidak akan mengabaikannya. Anda juga dapat menyebutkannya di akhir email, misalnya, "Saya telah melampirkan jaminan X untuk korespondensi Anda".
Ketika Anda menambahkan seseorang yang baru ke dalam sebuah rantai pesan, lampirkan kembali file tersebut atau teruskan utasnya kepada mereka. Etika email yang penting adalah menghindari melampirkan file besar seperti video atau dokumen dengan ukuran file yang besar. Sebagai gantinya, Anda dapat mengunggah file ke Dropbox atau Google Drive dan melampirkan tautan ke email.
5. Mempertahankan font & format standar
Font yang unik, format yang tidak lazim, atau warna-warna yang liar dapat membuat mata lelah. Gunakan jenis huruf yang diterima secara luas yang membantu orang memahami informasi secara efisien dan cepat, seperti jenis huruf hitam standar dengan ukuran huruf standar. Jika Anda perlu menyoroti informasi yang paling penting, sorot hanya satu kata atau frasa dalam paragraf.
6. Membuat tanda tangan email yang berdampak
Tanda tangan email bisa membuat atau menghancurkan citra Anda, dan itu tidak berlebihan! Bahkan email yang ditulis dengan fasih dengan pesan yang menarik dapat dirusak oleh tanda tangan yang dirancang dengan buruk yang dapat membuat Anda tampak seperti pemula.
Tanda tangan email profesional memberikan gambaran yang jelas tentang siapa Anda dan memudahkan orang untuk menghubungi Anda. Ini juga merupakan awal bagi mereka untuk mempelajari lebih lanjut tentang Anda dan pekerjaan Anda.
Saat mendesain tanda tangan, sangat penting untuk menjaganya tetap minimalis dan menyampaikan semua yang seharusnya. Tetap berpegang pada hal-hal yang penting seperti nama, jabatan, situs web perusahaan, URL LinkedIn, dan nomor telepon Anda. Anda juga bisa menghemat waktu untuk memasukkan semua detail ini satu per satu dengan menggunakan generator tanda tangan email.
7. Membalas semua email
Meskipun kita tenggelam dalam email setiap hari, sangat penting untuk membalas semua pesan, bahkan yang tidak ditujukan untuk kita. Membalas email yang tidak sengaja dikirimkan kepada kita juga merupakan etika email yang baik.
Meskipun balasan tidak wajib, namun mengirimkannya adalah masalah kesopanan dan dapat sangat membantu dalam membina hubungan yang positif dengan penerima. Tanggapan terhadap pesan yang tidak ditujukan untuk Anda bisa ringkas dan membawa masalah tersebut ke perhatian subjek Anda.
Berikut adalah contoh bagaimana Anda membalas:
"Saya mengerti Anda sibuk, tetapi saya yakin email ini tidak ditujukan untuk saya. Saya ingin memberi tahu Anda kalau-kalau Anda tidak menyadari bahwa email ini tidak dikirim ke orang yang tepat".
8. Menyusun email secara memadai
Email yang terstruktur dengan baik akan memiliki baris subjek, salam, isi email dengan pesan utama, penutup, dan tanda tangan. Apa pun di luar struktur ini tidak dianggap profesional dan bahkan dapat dianggap sebagai pelanggaran etika email.
Informasi harus selalu disajikan dalam potongan-potongan dan paragraf yang mudah dibaca, terutama ketika ada banyak subjek yang harus disampaikan. Gunakan poin-poin untuk menyoroti bagian informasi yang penting agar tetap ringkas dan meminimalkan risiko informasi yang berlebihan. Berikan ruang kosong di antara paragraf atau potongan informasi yang Anda anggap mudah dicerna.
9. Perhatikan perbedaan budaya
Perbedaan budaya dapat menyebabkan banyak miskomunikasi, terutama ketika pesan harus disampaikan dalam bentuk tertulis. Sesuaikan berita Anda dengan mempertimbangkan latar belakang budaya penerima.
Misalnya, orang-orang dari budaya dengan konteks rendah, seperti Amerika, Jerman, dan Skandinavia, ingin mendapatkan inti pesan dengan cepat. Namun, orang-orang dari budaya dengan konteks tinggi, seperti Arab, Jepang, atau Cina, ingin mengetahui lebih banyak latar belakang dan konteks yang berkaitan dengan Anda sebelum mereka memutuskan untuk berbisnis dengan Anda.
Tidak memahami perbedaan budaya dapat menyebabkan hilangnya peluang atau miskomunikasi yang dapat menyinggung perasaan klien.
10. Hindari nada yang lucu
Perlu ada lebih banyak ruang untuk humor dalam pesan profesional. Dengan ekspresi dan nada yang tepat, bahkan upaya melucu yang paling masuk akal pun bisa mendarat di tempat yang tepat.
Humor tidak bersifat universal; apa yang Anda anggap lucu mungkin saja menyinggung perasaan orang lain; oleh karena itu, selalu lebih baik untuk tetap berada di sisi yang lebih aman dan mengurangi humor seminimal mungkin.
Sarkasme juga bisa berbahaya, terutama dalam bentuk tertulis, karena pembaca sering kali cenderung menafsirkannya secara berlawanan dengan yang dimaksudkan. Oleh karena itu, kecuali Anda mengenal penerima Anda dengan baik, sebaiknya hindari semua jenis humor.
11. Jangan gunakan emoji & tanda seru
Emoji ada di mana-mana dalam komunikasi modern di media sosial dan pesan langsung. Tergantung pada konteksnya, emoji dapat membuat pesan terasa lebih ramah, sehingga menghasilkan rasio klik-tayang yang lebih tinggi. Namun, emoji tidak sepenuhnya profesional, terutama dalam email. Kecuali jika emoji tersebut sesuai dengan citra merek Anda atau penerima Anda telah menggunakannya terlebih dahulu, hindari penggunaan emoji.
Seperti emoji, tanda seru sering kali digunakan secara berlebihan di media sosial dan pesan pribadi. Penggunaan seruan yang tidak perlu akan membuat penerima pesan salah memahami nada bicara Anda. Kecuali jika Anda berteriak kepada penerima atau menyampaikan informasi yang membingungkan atau menarik, Anda tidak perlu menambahkan tanda seru pada pesan.
12. Selalu periksa kembali sebelum mengirim email
Tanpa menghiraukan seberapa cermat Anda menulis email, akan selalu ada kalimat yang bisa diperbaiki atau kesalahan ketik yang perlu dikoreksi. Sangat mudah untuk membuat kesalahan tata bahasa atau kehilangan alur pemikiran saat menulis pesan yang panjang pada hari-hari yang sibuk. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengoreksi email Anda setelah selesai.
Jika perlu, bacakan dengan suara keras untuk menemukan kesalahan dan kesalahan ketik. Periksa kembali nama dan alamat penerima, kolom CC dan BCC untuk memastikan bahwa email tersebut dikirim ke orang yang tepat dan semua orang yang perlu mengetahui informasi tersebut sudah terisi. Sebaiknya isi kolom-kolom ini setelah email dibuat dan dikoreksi agar email yang tidak lengkap tidak terkirim secara tidak sengaja.
13. Perkenalkan diri Anda dengan jelas
Setiap kali Anda menulis email kepada seseorang yang baru, sangat penting untuk memperkenalkan diri Anda dengan jelas, sehingga mereka tahu persis dari mana Anda berasal dalam pesan tersebut. Perkenalan yang baik dalam email sama pentingnya dalam membuat kesan pertama seperti dalam pertemuan langsung.
Jaga agar perkenalan tetap ringkas, dan hindari menggunakan nada promosi, bahkan saat melakukan presentasi kepada prospek. Sebutkan nama, jabatan, nama perusahaan, dan tujuan email Anda. Anda juga dapat menyebutkan bagaimana Anda mengetahui tentang penerima, sehingga mereka memiliki konteks yang lebih baik.
Berikut ini sebuah contoh:
"Saya Pete Ross dari solusi pipa ABC. Rekan saya dari departemen pemasaran, John Noel memberi tahu saya tentang persyaratan yang Anda miliki yang sesuai dengan kebutuhan kami."
14. Gunakan id email profesional & salam
Orang yang bekerja untuk sebuah perusahaan biasanya memiliki email kantor yang menyampaikan identitas yang tepat dari orang tersebut. Misalkan Anda memiliki akun email pribadi yang digunakan untuk korespondensi terkait pekerjaan. Alamat email harus profesional dan mencantumkan nama Anda dengan jelas, sehingga penerima tahu persis siapa Anda.
Orang sering kali memiliki email kantor yang menggunakan kembali ID email dari masa kuliah atau sekolah menengah dengan karakter yang unik - hal ini harus dihindari agar tetap profesional. Jika Anda belum memilikinya, buatlah ID email profesional dengan nama lengkap Anda dan gunakan untuk semua aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan.
Salam dapat membuat perbedaan besar dalam sebuah email karena memberikan kesan pertama dan mengatur nada pesan. Meskipun Anda dapat menggunakan ungkapan sehari-hari seperti "Hai Teman-teman" atau "Hai Teman-teman" untuk anggota tim yang dekat, hal ini tidak disarankan untuk email umum.
Selain itu, hindari menggunakan nama singkat dari orang yang baru Anda kenal. Lebih baik mengatakan "Hai Jonathan" daripada "Hai John" kecuali jika Anda yakin dia lebih suka nama yang terakhir.
15. Gunakan tata bahasa yang benar
Penggunaan tata bahasa yang benar dapat membuat Anda lebih jelas dan tidak malu, terutama untuk kesalahan-kesalahan dasar. Meskipun kesalahan tata bahasa sesekali adalah hal yang biasa, namun mencoba dan menjaganya agar tetap sempurna adalah hal yang penting.
Orang sering membuat kesalahan dengan menggunakan kata-kata seperti there/their/they're, it's/It's, effect/effect, your/you're, loose/lose, dan I/me/myself. Karena tata bahasa yang sempurna terkadang hanya menjadi pilihan, berinvestasi pada alat seperti Grammarly atau Scribbr, yang memindai tata bahasa dan ejaan adalah ide yang bagus. Ini sangat bermanfaat ketika mengirim email yang panjang dan penting.
16. Mengatur balasan di luar kantor
Menyiapkan balasan di luar kantor atau "OOO" sangat penting jika Anda tidak dapat dihubungi untuk waktu yang lama. Ini memberi tahu siapa pun yang mengirim email kepada Anda bahwa Anda dapat membalas email mereka pada saat Anda kembali ke kantor.
Balasan OOO Anda harus berisi elemen-elemen penting seperti berapa lama Anda tidak dapat hadir dan siapa yang dapat dihubungi selama ketidakhadiran Anda. Hindari menyertakan informasi yang tidak perlu dan beritahukan kolega Anda bahwa Anda telah menambahkannya ke balasan OOO.
17. Centang tiga kali nama penerima
Periksa, periksa kembali dan periksa apakah Anda telah mengeja nama penerima dengan benar. Kebanyakan orang tidak suka nama mereka dikacaukan dalam alamat formal apa pun, dan bahkan bisa menjadi masalah, tergantung orangnya.
Yang harus Anda lakukan untuk memverifikasi adalah memeriksa nama profil LinkedIn mereka atau memanfaatkan CRM Anda untuk mendapatkan informasi yang benar. Hindari menggunakan bentuk pendek dari nama asli mereka dan tetap gunakan nama lengkap agar tetap formal.
18. Gunakan balas-semua lebih jarang
Tolong tahan keinginan untuk terus mengikuti semua orang, meskipun mereka mungkin telah ditandai dalam email. Tidak ada yang ingin melihat pemberitahuan yang tidak perlu di email yang mungkin tidak lagi memiliki kepentingan yang signifikan.
Salah satu cara untuk mengetahuinya adalah dengan memeriksa semua orang yang ditandai dalam email dan hanya menyimpan orang-orang yang penting bagi jawaban Anda. Hanya beberapa orang dalam daftar tersebut yang perlu melihat jawaban Anda, jadi jangan membalas semua email.
Dengan mengeklik "Balas," Anda hanya merespons kepada orang yang mengirim email asli. Dengan mengeklik "Balas ke semua," Anda mengirimkannya ke semua orang di bidang "Kepada" dan "Tembusan".
19. Melacak tingkat keterbukaan email
Selama tahap prospek, tim pemasaran dan penjualan perlu mengetahui kapan email mereka dibuka dan tingkat keterlibatan yang mereka hasilkan. Alih-alih mengirimkan pesan tindak lanjut yang menanyakan tentang email yang dibuka, alat pelacakan dapat digunakan untuk mengamati aktivitas email.
Jika mereka telah membaca seluruh email dan melihat video, analisis real-time adalah alat yang bagus untuk mengingatkan Anda tentang ketertarikan yang ditunjukkan oleh prospek. Anda selalu dapat mengirimkan email tindak lanjut berdasarkan aktivitas mereka, memberikan saran dan meningkatkan presentasi Anda secara halus.
20. Tanggapi dengan segera
Mengingat jumlah email yang kami terima setiap hari, kami hanya bisa membalas beberapa email setiap saat, tepat waktu. Trik untuk melakukannya dengan benar adalah dengan memprioritaskan email berdasarkan pentingnya klien dan urgensi dari aktivitas penting.
Tanggapan terhadap kolega dan rekan tim dapat berkisar antara 12 hingga 24 jam, sedangkan tanggapan terhadap kontak eksternal harus dalam waktu satu minggu setelah email dikirim. Jika Anda berada di posisi yang berhadapan langsung dengan orang banyak, waktu respons Anda harus sekitar satu jam karena orang tidak terlalu sabar menunggu email untuk menyelesaikan masalah mereka.
Kesimpulan
Komunikasi email adalah bentuk komunikasi perusahaan yang paling banyak digunakan, dan perlu waktu untuk menyempurnakannya, terutama jika Anda seorang pemula.
Meskipun perlu waktu untuk mempelajari semua teknik di atas, sangat penting untuk mengingat etika yang paling penting dalam situasi tersebut. Lihatlah daftar ini sebelum menulis email berikut ini untuk memastikan email Anda seprofesional mungkin.