Cara Menggunakan Kartu Prabayar Virtual untuk Mengelola Pengeluaran Pemasaran & Iklan

5.321 iPad dan 4.942 iPhone yang dibeli secara curang di akun perusahaan - perusahaan ini ditipu lebih dari 6 juta dolar AS!

Penggunaan Kartu Kredit Perusahaan Menjadi Tidak Teratur

Perusahaan Kanada, Wescom Solutions Inc. mengikuti pendekatan standar dalam mengalokasikan kartu kredit perusahaan untuk digunakan oleh banyak karyawan. Di bawah praktik ini, perusahaan tersebut mendistribusikan 180 kartu kepada lebih dari 600 karyawan dan menghadapi konsekuensi yang merugikan.

Bagi manajer akuntansi di Wescom, Nadia Minetto, tugasnya adalah menyetujui pembayaran atas semua kartu kredit American Express perusahaan yang digunakan karyawan untuk pengeluaran bisnis, termasuk kartu kredit miliknya.

Akuntan tersebut merajalela, membeli produk Apple serta barang dan jasa pribadi lainnya, menyalahgunakan setidaknya $6.831.834 uang Wescom. Namun, ini bukan satu-satunya tindakan mengerikan yang dilakukan. Selain itu, Minetto juga menghadiahkan uang tunai sebesar $10.000 kepada seorang teman keluarganya, membeli tiket musiman pertandingan bola basket seharga hampir $6.000, menjual mobil, dan melakukan perjalanan mewah, semuanya atas biaya perusahaan. Semua itu tidak terdeteksi selama lima tahun!

Tindakan ini menunjukkan masalah yang lebih besar yang harus dihadapi oleh perusahaan - mengalokasikan satu kartu kredit perusahaan - untuk digunakan oleh banyak karyawan secara bersamaan. Saat ini, pemasaran dan belanja iklan telah beralih ke digital. Mengalokasikan jumlah uang untuk tim, kampanye, dan akun yang berbeda membutuhkan pencairan uang saat itu juga.

Namun, bukankah ada cara untuk mencegah penyalahgunaan dana perusahaan sekaligus mengizinkan karyawan untuk menangani uang yang dialokasikan hanya untuk pengeluaran tertentu? Mari kita cari tahu dengan memulainya dari bawah ke atas.

Iklan Bayar Per Klik

Menurut Departemen Riset Statista, "Pada tahun 2021, hampir setengah (41,4%) dari seluruh pendapatan iklan online di Amerika Serikat dihasilkan melalui iklan penelusuran. Sekitar sepertiga dari pendapatan tersebut berasal dari iklan display online pada tahun itu."

Apa itu PPC?

Dalam dunia pemasaran saat ini, digital adalah raja, dan bayar per klik (PPC) adalah hukumnya. PPC adalah bentuk pemasaran digital di mana Anda menempatkan iklan di halaman hasil mesin pencari, saluran media sosial, dan situs web lainnya. Ini adalah bentuk periklanan di mana Anda hanya membayar setiap kali seseorang mengklik iklan Anda. Ini adalah cara terbaik untuk mendapatkan prospek baru dan menghasilkan penjualan.

Iklan PPC dapat mencakup teks, gambar, dan bahkan iklan video. Dengan menggunakan jaringan iklan, seperti Google Ads, Microsoft Advertising, atau Facebook Business Advertising, Anda dapat beriklan di internet dengan iklan PPC di saluran yang paling berharga untuk bisnis Anda.

Salah satu aspek yang bagus dari iklan PPC adalah Anda dapat menetapkan batas pengeluaran pada jumlah uang yang bersedia Anda bayarkan untuk slot iklan yang berbeda.

Belanja Iklan

Menurut Statista, di Amerika Serikat, pengeluaran iklan digital diperkirakan akan melampaui $200 miliar pada tahun ini.

Meskipun anggaran iklan untuk setiap bisnis bervariasi berdasarkan kasus per kasus, ada beberapa angka umum yang perlu dipertimbangkan. Menurut WebFX, penyedia solusi pemasaran digital berbasis teknologi, biaya rata-rata PPC untuk bisnis kecil dan menengah adalah seperti ini:

Metrik	Biaya rata-rata
Biaya per klik	$1 - $2
BPK untuk pemasaran ulang(1)	$0.66 - $1.23
Biaya bulanan	$9,000 - $10,000
Biaya tahunan	$108,000 - $120,000

1 - Pemasaran ulang adalah tentang "mengingatkan" pengguna untuk bertindak, dengan menggunakan informasi tentang riwayat pembelian mereka.

Meskipun ini adalah titik awal, Anda dapat merencanakan keberhasilan belanja iklan dengan memperkirakan beberapa metrik utama menggunakan kalkulator ROI seperti yang dibuat oleh HubSpot ini.

Mengambil isyarat dari metrik ini, anggaran belanja iklan hipotetis untuk bisnis Anda mungkin terlihat seperti ini:

Platform	Belanja Iklan Bulanan
Total Belanja Iklan	$9000
Iklan Bisnis Facebook	$1000
Iklan Google	$4000
Periklanan Microsoft	$4000

Mengelola Pengeluaran

Kartu Kredit Korporat

Untuk menangani beberapa pengeluaran iklan bisnis, menggunakan kartu kredit perusahaan khusus yang terhubung ke akun organisasi Anda adalah rute standar. Namun, ada beberapa peringatan. Masih ingat Wescom Solutions Inc.

Mari kita bahas tentang sesuatu yang pasti ada di benak Anda. Dengan beberapa kampanye iklan yang beroperasi secara bersamaan, dan tim terpisah yang menangani iklan untuk setiap jaringan mesin pencari atau situs web media sosial, mengelola pengeluaran bisa menjadi mimpi buruk. Solusi mudahnya adalah menggunakan kartu kredit perusahaan untuk membayar kampanye iklan. Namun, mengelola pengeluaran bisnis dengan cara ini memiliki banyak risiko yang melekat.

Risiko Menggunakan Kartu Kredit Perusahaan Mandiri

1. Kontrol atas pengeluaran karyawan

Pada awalnya, menggunakan satu kartu kredit untuk menangani pengeluaran iklan berarti kurangnya kemampuan pemantauan. Anda akan menghadapi tantangan besar dalam memantau penggunaan kartu kredit setiap karyawan. Sebelumnya, kita telah membahas tentang menetapkan batas pengeluaran untuk jumlah uang yang bersedia Anda bayarkan untuk slot iklan. Bagaimana jika seorang karyawan melewati batas ini dan salah mengelola jumlah yang dialokasikan untuk pengeluaran lain yang tidak sah?

Hasil: Anda memberikan segala bentuk akuntabilitas, visibilitas, dan kontrol. Cara ini dapat menyebabkan penyalahgunaan kartu kredit, terkadang untuk tujuan jahat, sehingga meningkatkan kemungkinan aktivitas penipuan yang tidak diketahui. Inilah skenario yang dihadapi Wescom.

2. Kehilangan kartu kredit

Karena ada satu titik kegagalan, kehilangan detail kartu kredit perusahaan secara fisik akan menyebabkan terhentinya semua aktivitas pembelanjaan iklan Anda.

Hasil: Kesalahan penempatan detail kartu dapat menyebabkan limit kartu kredit terlampaui, sehingga tidak mungkin untuk mengonfirmasi keabsahan transaksi dan menindaklanjuti informasi yang hilang.

3. Teknologi yang sudah ketinggalan zaman

Antarmuka pengguna untuk mengelola kartu kredit perusahaan cenderung kikuk dan tidak memungkinkan integrasi yang mulus dengan perangkat lunak akuntansi internal. Tidak hanya itu, Anda tidak dapat menangani semua aktivitas akun secara real time. Waktu terus berjalan, sama seperti yang terjadi pada Wescom dan Minetto!

Hasil: Hal ini dapat menyebabkan aktivitas administratif yang lebih luas seperti menghubungi bank setiap kali Anda perlu menaikkan atau menurunkan batas pembelanjaan kartu, menyelesaikan potensi transaksi penipuan, dll.

Berbagi kartu yang sama di seluruh tim, kampanye, dan akun yang berbeda akan berarti berbagi informasi sensitif di antara beberapa karyawan. Meskipun Anda mungkin mempercayai karyawan Anda untuk melakukan hal yang benar dan beretika, namun memiliki sistem pemeriksaan dan keseimbangan sangatlah penting. Bahkan CEO sebuah perusahaan harus berhadapan dengan Dewan Direksi.

Hasil: Hal ini akan menyebabkan penundaan dalam eksekusi tepat waktu kampanye PPC Anda. Detail kartu harus terlebih dahulu ditemukan dan diperoleh, dan kemudian permintaan akan dibuat untuk pembayaran. Ini, pada gilirannya, hanya akan mungkin setelah disetujui. Ini adalah situasi mengkhawatirkan yang membosankan dan berisiko.

Kartu Prabayar Virtual: Alternatif yang Brilian untuk Kartu Kredit

Saatnya untuk memberikan sistem manajemen pengeluaran Anda sebuah perombakan. Masa depan bukanlah plastik, melainkan virtual. Ganti kartu kredit bisnis Anda dengan kartu prabayar virtual. Mari pelajari lebih lanjut tentang mereka.

Kartu Virtual

Kartu virtual adalah versi online dari kartu bank plastik. Kartu ini bekerja dengan cara yang sama seperti kartu plastik biasa untuk transaksi online. Detail terkait yang membedakan kartu, seperti nomor 16 digit, tanggal kedaluwarsa, dan nomor CVV, dapat diakses dengan masuk ke akun Anda secara online. Meskipun terhubung ke akun kartu bisnis Anda, nomor virtual ini tidak dapat dilacak.

Kartu Prabayar

Kartu prabayar diisi dengan sejumlah uang, dan tidak ada hubungannya dengan rekening perbankan bisnis Anda. Departemen manajemen pengeluaran Anda memutuskan berapa banyak "uang tunai" yang dialokasikan untuk kartu tersebut, dan batas ini tidak dapat dilanggar.

Kartu Prabayar Virtual

Kartu ini merupakan gabungan dari dua jenis kartu sebelumnya. Kartu prabayar virtual meningkatkan keamanan Anda secara maksimal. Daripada membiarkan karyawan seperti Minetto menumpuk utang menggunakan satu kartu perusahaan, isi ulang setiap kartu prabayar virtual dengan anggaran yang dialokasikan. Karena kartu ini memiliki manfaat kartu virtual, tidak ada benda fisik yang bisa dicuri, dan kartu ini tidak bisa dilacak kembali ke rekening bank perusahaan.

Membuat Pergeseran ke Dunia Digital

Apakah Anda siap untuk beralih ke digital selagi gelombangnya mendukung Anda? Secara umum, organisasi tidak menyadari biaya yang terkait dengan metode pembayaran virtual dan real-time. Namun, mereka menyadari manfaatnya. Survei Pembandingan Biaya Pembayaran AFP® 2022 menyoroti perubahan ini.

Kesadaran

Tidak semua orang telah beralih ke digital. Menurut Survei Pembandingan Biaya Pembayaran AFP® 2022, masih terdapat kurangnya kesadaran akan biaya penggunaan metode pembayaran yang berbeda. Lihatlah betapa mencoloknya tanggapan untuk pembayaran real-time dan kartu virtual dibandingkan dengan metode pembayaran lainnya.

(Sumber: Survei Pembandingan Biaya Pembayaran AFP® 2022)

Alasan

Data dari Survei Pembandingan Biaya Pembayaran AFP® 2022 sejalan dengan manfaat yang lebih luas dari penggunaan kartu virtual, seperti yang telah dibahas sebelumnya. Alasan utama untuk beralih dari cek kertas ke pembayaran elektronik oleh organisasi ditunjukkan pada grafik di bawah ini. Pencegahan penipuan berada di posisi ke-3, dengan 67% responden menyebutnya sebagai manfaat utama.

(Sumber: Survei Pembandingan Biaya Pembayaran AFP® 2022)

Berfungsi

Sekarang setelah kita memahami, mari kita pahami bagaimana sistem kartu prabayar virtual bekerja. Mari kita lihat bagaimana perusahaan seperti Wescom Solutions Inc. dapat menghindari hasil yang menghancurkan.

Alih-alih menggunakan satu kartu kredit untuk seluruh perusahaan, Anda menetapkan kartu prabayar virtual untuk setiap akun. Menyambung dengan contoh sebelumnya, Anda dapat membuat:

Kartu prabayar virtual Iklan Bisnis Facebook
Kartu prabayar virtual Google Ads
Kartu prabayar virtual Microsoft Advertising

Setelah pembagian tingkat makro, Anda bisa membagi anggaran lebih jauh lagi dengan mengalokasikan kartu berdasarkan sub-kelompok seperti berdasarkan proyek, kampanye, atau bahkan tim. Anda juga dapat menetapkan kartu prabayar virtual untuk pengguna tertentu sebagai ekstensi. Pertimbangkan contoh-contoh berikut ini:

Karyawan A yang mengelola Iklan Facebook untuk Penjualan Musim Gugur mungkin memiliki anggaran bulanan sebesar $350
Karyawan B yang mengelola Iklan Google untuk Grup Produk mungkin memiliki anggaran bulanan sebesar $1.150

Batasan tersebut akan memberikan kontrol anggaran, memastikan bahwa tidak ada karyawan yang menyalahgunakan jumlah yang dialokasikan untuk pengeluaran tidak sah lainnya. Pendekatan ini juga memberikan Anda manfaat tambahan berupa administrasi terpusat secara real-time.

Lihat grafik ini untuk mendapatkan pemahaman visual tentang cara kerja sistem:

Manfaat Menggunakan Kartu Prabayar Virtual

Tidak sulit untuk meyakinkan Anda mengapa kartu prabayar virtual merupakan pilihan yang tepat untuk mengelola pengeluaran pemasaran dan periklanan Anda. Baca terus untuk mengetahui manfaatnya.

1. Kemudahan Penggunaan

Manfaat besar menggunakan kartu prabayar virtual adalah kartu ini dapat digunakan untuk menagih barang dan jasa oleh karyawan tanpa harus melalui proses permintaan dan persetujuan pembelian formal. Kartu prabayar virtual dapat dibuat dengan cepat dan langsung digunakan. Bisnis Anda tidak perlu menunggu satu minggu untuk menerima kartu tersebut. Selain itu, Anda bisa membuat kartu sebanyak yang Anda butuhkan untuk bisnis Anda.

2. Kemudahan Kustomisasi

Bisnis Anda dapat mengeluarkan nama karyawan individu pada kartu yang terkait dengan akun kampanye iklan Facebook/Google/Microsoft tertentu, yang berarti hanya karyawan tersebut yang memiliki akses ke kartu.

3. Meningkatkan Keselamatan dan Keamanan

Kartu prabayar virtual bukanlah barang fisik; kartu ini mengurangi kemungkinan kloning dan penipuan. Selain itu, peretas tidak dapat melacak detailnya kembali ke akun asli. Jika diperlukan, bagian pengeluaran Anda dapat membekukan kartu tersebut dari jarak jauh dan segera.

4. Melewati Masalah Pemblokiran

Jika Anda menggunakan satu kartu kredit untuk satu perusahaan, ada kemungkinan Anda akan mencapai batas kredit, yang dapat menyebabkan transaksi diblokir atau kartu ditolak. Dalam kasus lain, menggunakan kartu yang sama untuk setiap kampanye pemasaran dapat memicu peringatan penipuan, sehingga platform manajemen iklan memblokir akun Anda.

5. Tingkatkan Kontrol Atas Pengeluaran

Bisnis Anda mendapatkan gambaran umum yang lebih transparan mengenai keuangan perusahaan. Seperti kasus Wescom, Anda bisa menelusuri untuk melihat siapa yang membelanjakan uangnya di mana (tidak melebihi jumlah yang dialokasikan). Transparansi ini mempermudah pengelolaan keuangan.

Rekapitulasi Singkat

Dalam artikel ini, kami berbagi kelemahan yang melekat pada penggunaan kartu kredit korporat untuk mengelola pengeluaran pemasaran dan periklanan. Perusahaan Anda mungkin menghadapi kurangnya kemampuan pemantauan, kebocoran informasi sensitif, tantangan dengan antarmuka yang kikuk, dan yang terpenting, satu titik kegagalan.

Namun, Anda tidak perlu putus asa karena kartu prabayar virtual dapat mengatasi semua masalah ini. Kartu ini dapat dibuat dengan cepat dan segera digunakan; Anda dapat memastikan penjagaan gerbang sehingga hanya karyawan yang ditunjuk yang dapat mengakses kartu tertentu. Ini berarti Anda dapat menghindari pelanggaran batas kredit dan mengurangi kemungkinan kloning dan penipuan.

Yang paling penting, Anda mendapatkan gambaran umum yang lebih transparan tentang keuangan perusahaan Anda.

Bagaimana Xoxoday Dapat Membantu Anda Dengan Kartu Prabayar Virtual?

Xoxoday memungkinkan Anda menerbitkan kartu prabayar virtual secara instan dari jaringan populer seperti Visa® dan Mastercard® kepada tim pemasaran Anda, kapan pun dan di mana pun, untuk menjalankan kampanye iklan dan, dengan demikian, membantu perusahaan Anda melayani klien dengan lebih baik.

Selain itu, dengan menggunakan kartu prabayar virtual Xoxoday, Anda dapat menghemat biaya pemrosesan dan biaya manual, serta mendapatkan manfaat dari biaya pemrosesan dan integrasi yang minimal. Hindari pelanggaran batas kredit dan penggelapan dana dengan tetap mempertahankan akses ke informasi keuangan yang sensitif-minta akses ke platform kami hari ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara kerjanya.

Jika Anda tertarik dengan platform mandiri, cepat disiapkan, dan mudah digunakan, kunjungi Xoxoday. Minta demo hari ini!