Votre guide complet pour maximiser les conversions lors d'événements sur le terrain

La planification d'événements sur le terrain n'est qu'un début - transformer les participants en clients fidèles nécessite un engagement réfléchi à chaque étape. Qu'il s'agisse d'un salon professionnel, d'un pop-up ou d'une expérience de marque, l'adoption de stratégies intelligentes peut faire toute la différence.  

Les événements sur le terrain offrent une excellente occasion d'établir un contact direct avec votre public, mais attirer l'attention n'est que la moitié de la bataille. La véritable magie s'opère lorsque vous engagez vos participants de manière significative et que vous les gardez investis longtemps après la fin de l'événement.  

Dans ce guide, nous présentons des stratégies pratiques, des idées créatives et les meilleures pratiques pour vous aider à maximiser l'engagement et à augmenter les conversions à chaque étape de votre événement. Que vous planifiez un salon, un pop-up ou une conférence, ces informations vous aideront à créer des expériences qui captivent, convertissent et laissent une impression durable. 

Qu'est-ce que l'engagement événementiel ? 

L'engagement événementiel, souvent appelé engagement du public, est le processus stratégique qui consiste à capter et à maintenir l'intérêt des participants tout au long d'un événement. Il ne s'agit pas seulement de fournir du contenu, mais de créer des expériences interactives et immersives qui invitent à la participation et favorisent la connexion.  

Qu'il s'agisse de sondages en direct, de questions-réponses ou d'éléments ludiques, l'engagement de votre public permet de s'assurer qu'il n'est pas un spectateur passif mais un contributeur actif.  

Selon le rapport rapport 2024 Global State of B2B Events de Forrester77 % des spécialistes du marketing se concentrent sur l'engagement des participants tout au long de l'année, soulignant ainsi son importance en tant qu'indicateur de performance clé pour la réussite de l'événement. 

Pourquoi l'engagement est l'épine dorsale des événements réussis 

L'engagement du public n'est pas un simple bonus, c'est un facteur déterminant de la réussite d'un événement, qui influe sur les résultats depuis la planification initiale jusqu'à l'élan post-événement. Son influence s'exerce dans trois domaines essentiels : 

1. Présence au volant 

Un thème ou un format attrayant génère de l'excitation et de l'anticipation, ce qui contribue à augmenter les inscriptions. Lorsque les participants potentiels voient un contenu attrayant ou des éléments interactifs présentés avant l'événement, ils sont plus enclins à s'inscrire, à le partager avec d'autres et à contribuer à l'engouement. 

2. Renforcer la fidélisation 

Faire entrer les gens dans la porte (virtuelle ou physique) n'est que la moitié de la bataille. Pour les garder à l'écoute, les organisateurs d'événements doivent proposer des moments qui captent l'attention - grâce à des sessions interactives, des questions-réponses en direct, des sondages et des visuels dynamiques. Ces éléments garantissent que les participants restent impliqués du début à la fin. 

3. Alimenter la participation future 

L'effet d'entraînement d'un événement très engageant s'étend au-delà de la session finale. Les participants qui ont vécu une expérience positive et interactive sont beaucoup plus susceptibles de revenir, de recommander l'événement à d'autres personnes et de former un public fidèle. Un engagement fort ne crée pas seulement un public, mais une communauté qui attend la suite avec impatience. 

Stratégies d'engagement lors d'événements  

Pour organiser un événement à fort impact qui génère un engagement significatif et une valeur à long terme, il est essentiel de penser de manière holistique - avant, pendant et après l'événement. Voici une feuille de route complète pour vous guider. 

1. Planifier avec détermination et précision 

Commencez par une planification réfléchie : choisissez l'événement qui correspond à votre public et à vos objectifs, en vous appuyant sur les répertoires d'événements, les expériences passées et les discussions internes. Préparez tout le matériel - brochures, cartes de visite, cadeaux - et budgétez soigneusement, en tenant compte des coûts cachés. Respectez les cultures locales lorsque vous organisez un événement international et faites preuve de créativité, qu'il s'agisse de cadeaux personnalisés ou d'expériences mémorables. Attribuez des rôles clairs, utilisez des listes de contrôle et créez une expérience qui touche profondément les participants. 

2. Promouvoir pour maximiser la portée et le buzz 

Ne comptez pas uniquement sur le marketing de l'organisateur. Suscitez l'intérêt de votre clientèle par le biais des médias sociaux, de campagnes d'e-mailing et d'incitations au parrainage. Créez une page d'accueil à fort taux de conversion avec des avantages pour les premiers inscrits, menez des campagnes de hashtags et inscrivez votre événement dans des annuaires tels que Eventbrite ou LinkedIn Events. Ces efforts vous permettront d'élargir votre champ d'action, de susciter l'impatience et de vous assurer que vous attirez votre public idéal. 

3. Engager les participants sur place pour un impact maximal 

Créez un environnement qui captive votre public avec des stands interactifs, des œuvres d'art en direct, des articles de marque et des jeux. Donnez à votre équipe les moyens d'engager les visiteurs de manière proactive, de donner la priorité aux prospects de grande valeur et de réserver des démonstrations ou des réunions sur place. Veillez à ce que les opérations se déroulent sans heurts grâce à une liste de contrôle finale pour le jour de l'événement (technologie, signalisation, récompenses et coordination de l'équipe), afin que rien ne passe inaperçu. 

4. Nourrir les prospects après l'événement 

Après l'événement, amplifiez votre présence sur les médias sociaux et faites un suivi avec une séquence d'e-mails bien pensée. Offrez des notes de remerciement, des réductions exclusives ou des ressources gratuites pour rester en tête de liste. Encouragez l'engagement continu avec des récompenses, des offres à durée limitée et des concours qui renforcent la connexion que vous avez créée lors de l'événement. 

5. Convertir les prospects chauds en clients

 Il est essentiel d'assurer un suivi rapide et personnalisé. Suivez et hiérarchisez les prospects dans votre CRM, automatisez la prise de contact et livrez rapidement les documents promis. Optimisez votre site web en facilitant les inscriptions, en actualisant le contenu et en proposant un parcours utilisateur intuitif afin de convertir le trafic en clients payants. Restez actif sur les médias sociaux, engagez votre public et nourrissez votre communauté grandissante. 

Pourquoi utiliser des récompenses pour la participation à des événements sur le terrain ? 

Les événements sur le terrain, qu'il s'agisse de salons professionnels, de conférences ou de pop-ups, sont des occasions privilégiées d'établir des contacts en face à face. Cependant, il ne suffit pas d'attirer les participants ; il est essentiel de les maintenir engagés et d'encourager des interactions significatives pour assurer le succès de l'événement. 

C'est ici que se trouvent les récompenses événementielles font une grande différence. Voici pourquoi : 

Attirer l'attention dans un espace très fréquenté

Dans un hall d'événement très fréquenté, rempli de stands, de bannières et de messages concurrents, il est facile de se fondre dans le décor. Proposer des incitations modestes mais attrayantes, telles que des cartes-cadeaux électroniques, des articles de marque ou des accès exclusifs, donne aux participants une raison de s'arrêter à votre stand ou à votre session. Les récompenses agissent comme un aimant, attirant les gens et vous aidant à vous démarquer de la concurrence. 

Motiver la participation active 

Obtenir des participants qu'ils fassent plus qu'observer passivement peut être un défi. Des récompenses instantanées pour des actions spécifiques - participer à une démonstration de produit, s'inscrire à un atelier, répondre à une enquête ou participer à un concours - encouragent les gens à s'engager pleinement avec votre marque. Les visiteurs deviennent ainsi des participants actifs, ce qui crée des interactions bidirectionnelles plus riches et beaucoup plus significatives. 

Améliorer la qualité des pistes et la collecte des données 

Lorsque vous associez des récompenses à des actions intéressantes de la part des participants, vous augmentez non seulement l'engagement, mais vous recueillez également de meilleures données. Par exemple, offrir une récompense pour avoir rempli un formulaire détaillé, s'être inscrit à une session d'approfondissement ou avoir fait part de ses commentaires peut vous aider à recueillir des informations plus riches et plus qualifiées. Cela signifie que vous quittez l'événement avec des prospects de haute qualité qui ont démontré un intérêt évident pour vos offres. 

Offrir des expériences mémorables et partageables 

Une expérience de récompense bien planifiée ajoute une couche de surprise et de plaisir qui rend votre événement mémorable. Les participants sont beaucoup plus susceptibles de se souvenir d'une marque qui leur a offert un cadeau attentionné, un prix excitant ou une expérience amusante. Lorsque vous créez des moments de joie, les participants sont également plus enclins à partager leur expérience sur les médias sociaux, amplifiant ainsi votre portée et la visibilité de votre marque au-delà de l'événement. 

Prolonger l'engagement au-delà de l'événement 

La valeur des récompenses ne s'arrête pas à la fin de l'événement. Les récompenses post-événement, telles que les incitations à réserver une réunion de suivi, à participer à un webinaire ou à répondre à une enquête post-événement, permettent de poursuivre la conversation après l'événement. Cela permet à votre marque de rester présente à l'esprit, augmente la probabilité de conversion et garantit que l'élan créé pendant l'événement se traduira par des résultats commerciaux significatifs. 

Récompenses à offrir pour stimuler l'engagement lors d'un événement 

Lorsqu'elles sont bien planifiées, les récompenses peuvent faire bien plus qu'exciter les participants - elles peuvent augmenter la participation, approfondir l'engagement, améliorer la qualité des prospects et même prolonger la durée de vie de votre événement au-delà de sa date de clôture.

Vous trouverez ci-dessous un guide complet des différents types de récompenses que vous pouvez offrir, avec des exemples détaillés pour vous aider à visualiser comment chaque type de récompense peut prendre vie. 

1. Récompenses de gratification instantanée 

Ces récompenses créent de l'excitation sur le moment, en offrant des incitations rapides et faciles à mettre en œuvre pour des actions simples. Elles sont parfaites pour attirer les participants sur votre stand, motiver le téléchargement d'applications ou inciter les participants à assister à une session. 

Exemples : 

• Marchandises de marque: Marchandises à l'effigie de la marque comme des sacs fourre-tout ou des bouteilles d'eau pour les participants à la conférence, ou des t-shirts avec des slogans astucieux pour l'événement. 
• Bons pour du café ou des collations : Offrez des cartes-cadeaux à échanger dans les stands de restauration de l'événement, dans les cafés locaux ou dans les kiosques à café sur place. 
• Cartes-cadeaux numériques : Fournir des cartes-cadeaux électroniques de faible valeur cartes-cadeaux électroniques (pour des plateformes telles que la livraison de nourriture ou des divertissements) à ceux qui s'enregistrent à votre stand. 
• Remises instantanées : Offrez des codes de réduction pour vos produits ou services en guise de remerciement pour la participation à une démonstration en direct. 

Pourquoi cela fonctionne-t-il ?
Elle apporte une valeur immédiate, stimule le trafic et incite les participants à interagir immédiatement. 

2. Les objets de collection en tant que souvenirs 

Le swag permet non seulement aux participants de se sentir appréciés, mais sert également de panneau d'affichage itinérant pour votre marque après l'événement. Allez au-delà des cadeaux habituels en offrant des articles de haute qualité, utiles ou ludiques. 

Exemples : 

• Produits portables : Des t-shirts, des sweats à capuche ou des casquettes de baseball doux et de haute qualité avec une marque subtile que les participants voudront porter. 
• Articles pratiques : Des housses d'ordinateur portable, des sacs d'épicerie réutilisables ou des poignées de téléphone qui allient fonctionnalité et présence de la marque. 
• Accessoires technologiques : Chargeurs de téléphone sans fil, banques d'alimentation de marque ou chiffons de nettoyage d'écran qui conviennent aux publics actuels férus de technologie. 
• Des souvenirs créatifs : Puzzles à l'effigie de la marque, épingles à collectionner ou reproductions artistiques personnalisées reflétant le thème ou le message de l'événement. 

Pourquoi cela fonctionne-t-il ?
Les cadeaux mémorables favorisent la mémorisation à long terme de la marque et encouragent les participants à les arborer fièrement ou à les utiliser. 

3. Récompenses expérientielles 

Ils offrent aux participants expériences uniques qu'ils ne peuvent trouver nulle part ailleurs, créant ainsi des liens émotionnels et des moments dignes des médias sociaux. 

Exemples : 

• Accès au salon VIP : Un espace calme avec des sièges confortables, des rafraîchissements de qualité supérieure et un accès Wi-Fi réservé aux meilleurs clients ou aux gagnants de concours. 
• Rencontres : Des séances de photos avec des conférenciers, des célébrités ou des personnalités influentes que les participants peuvent partager sur les plateformes sociales. 
• Visites des coulisses : Emmenez des invités triés sur le volet dans les coulisses, dans les salles de production ou même lors d'une visite guidée des lieux. 
• Des places exclusives au premier rang : Offrez aux participants les meilleures places pour assister aux sessions ou aux spectacles les plus populaires. 

Pourquoi cela fonctionne-t-il ?
Les expériences exclusives permettent de fidéliser les participants, d'accroître leur satisfaction et de générer un buzz organique sur place et en ligne. 

4. Mises à niveau et réductions 

Ces récompenses offrent une valeur immédiate et incitent les participants à rester engagés auprès de votre marque ou à revenir lors d'événements futurs. 

Exemples : 

• Surclassement des billets d'entrée : Offrez des surclassements surprises pour des places VIP ou des cartes d'accès illimité. 
• Réductions sur les événements futurs : Offrez aux participants une réduction de 20 % sur la prochaine conférence ou un tarif préférentiel pour les ateliers. 
• Réductions spéciales pour les partenaires : Offrez des codes promotionnels exclusifs pour les produits ou services des sponsors de l'événement. 
• Offres groupées : Créez des offres groupées (telles que "la prochaine fois, amenez un collègue à moitié prix") afin d'encourager la participation du groupe. 

Pourquoi cela fonctionne-t-il ?
Elle augmente la fréquentation, approfondit les relations avec la marque et peut même créer des opportunités de vente. 

5. Reconnaissance et certificats 

La reconnaissance publique ou formelle peut être un puissant facteur de motivation, en particulier pour les publics professionnels à la recherche de références ou de reconnaissance. 

Exemples : 

• Certificats de réussite : Offrez des certificats numériques ou imprimés aux personnes qui suivent des ateliers de formation ou qui obtiennent les meilleurs résultats lors de concours. 
• Badges d'engagement : Attribuez des badges numériques ou physiques aux personnes les plus actives sur le réseau, aux participants les plus actifs ou aux gagnants de concours. 
• Les médias sociaux : Reconnaissez les participants engagés en les mentionnant dans les messages de synthèse de l'événement. 
• Trophées ou plaques : Pour les événements compétitifs ou les hackathons, remettez des prix aux meilleurs participants sur scène. 

Pourquoi cela fonctionne-t-il ?
Il donne aux participants un sentiment d'accomplissement et quelque chose de tangible ou de partageable pour souligner leur participation. 

6. Récompenses ludiques 

En intégrant le plaisir et le défi dans votre événement grâce à la gamificationvous maintenez l'engagement des participants tout en offrant des prix intéressants. 

Exemples : 

• Chasse au trésor : Envoyez les participants en mission à travers l'événement pour collecter des timbres, des codes QR ou des indices, à échanger contre des prix. 
• Jeux de roue : Installez une roue attrayante offrant des prix tels que des bons d'achat, des cadeaux ou des services gratuits. 
• Trivia ou quiz : Organisez des sessions de trivia en direct sur des sujets liés à l'industrie, en offrant des prix aux meilleurs scores. 
• Concours de classement : Suivez l'activité des médias sociaux ou l'engagement dans l'application, avec des prix pour les participants les plus actifs. 

Pourquoi ça marche ?
La gamification stimule l'énergie, crée des interactions mémorables et contribue à augmenter le temps passé à s'engager avec votre marque. 

7. Incitations à forte valeur ajoutée 

Réservez ces récompenses à des actions à fort impact ou à des participants de premier plan afin de susciter l'enthousiasme et de rassembler des prospects de premier ordre. 

Exemples : 

• Gadgets et électronique : Offrez des smartwatches, des écouteurs sans fil ou des tablettes aux gagnants d'un concours ou d'une tombola. 
• Paniers-cadeaux de luxe : Incluez des produits gastronomiques, des vins de qualité supérieure ou des produits de spa dans vos cadeaux haut de gamme. 
• Expérience de voyage : Fournir bons d'avion ou d'hôtel pour les clients clés ou les participants les plus performants. 
• Abonnements premium : Proposez des abonnements d'un an à des applications populaires, à des plateformes d'apprentissage ou à des groupes sectoriels exclusifs. 

Pourquoi cela fonctionne-t-il ?
Les prix importants attirent l'attention, motivent des actions utiles et peuvent susciter un vif intérêt chez les participants influents. 

8. Récompenses de suivi post-événement 

Renforcez l'impact de votre événement en récompensant les participants pour leurs actions après leur départ. 

Exemples : 

• Points de fidélité : Offrir points pour des achats ou des événements futurs en échange d'une enquête réalisée après l'événement. 
• Contenu exclusif : Donner accès à des boîtes à outils téléchargeables, à des livres électroniques ou à des sessions d'événements enregistrés. 
• Tirage au sort : Faites participer les participants à une tombola lorsqu'ils réservent une démonstration ou une réunion après l'événement. 
• Codes de réduction : Envoyez des courriels de remerciement avec une réduction pour leur prochain événement ou service. 

Pourquoi cela fonctionne-t-il ?
Les récompenses post-événement permettent d'entretenir les contacts, de garder votre marque à l'esprit et d'augmenter les chances de conversion. 

Faites des récompenses la pièce maîtresse de votre stratégie événementielle 

Dans le paysage encombré d'aujourd'hui, les idées audacieuses et les relations authentiques vous distinguent, mais rien ne marque autant les esprits qu'une récompense significative au bon moment. Si vous souhaitez vous démarquer, attirer l'attention et établir des relations durables lors de vos événements, l'intégration de récompenses n'est pas seulement une option, elle change la donne. 

C'est là que Xoxoday Plum intervient en facilitant l'intégration de récompenses impactantes à chaque phase de votre stratégie événementielle. 

Voici comment Xoxoday Plum vous permet de le faire sans effort : 

• Envoi instantané de récompenses: Envoyez des récompenses numériques sur place par e-mail, SMS ou WhatsApp - parfaites pour les engagements sur les stands, la participation aux sessions ou les suivis après l'événement. 
• Catalogue mondial de cadeaux : Choisissez parmi un catalogue mondial de cadeaux comprenant des cartes-cadeaux, des cartes Visa® et Mastercard® prépayées, des expériences et des marchandises, qui s'adressent à tous les types de participants. 
• Expérience personnalisée : Personnalisez les récompenses avec le logo de votre marque, des messages et des notes personnalisées, afin de laisser une impression forte et durable. 
• Flux de travail automatisés : Déclenchez des récompenses en fonction des étapes de l'événement (inscriptions, visites de stands, inscriptions à des démonstrations ou envois de commentaires), sans aucune intervention manuelle. 
• Des informations fondées sur des données : Suivez les échanges de récompenses, l'engagement dans la campagne et le retour sur investissement en temps réel, afin de garantir une visibilité totale sur la réussite de votre stratégie d'incitation. 
• Intégration flexible : Facile à intégrer intégrer Xoxoday Plum à vos plateformes de gestion d'événements ou à des outils de CRM comme HubSpot pour automatiser la récompense à chaque point de contact avec les participants. 

Que vous organisiez un webinaire, un stand de salon, une conférence virtuelle ou un événement hybride, Xoxoday Plum vous aide à susciter l'engagement, à fidéliser et à maximiser le retour sur investissement grâce à des récompenses intelligentes et évolutives.