Incentivar, interactuar, inspirar: 10 estrategias para dominar las reuniones virtuales con recompensas y las 10 mejores plataformas

Las reuniones virtuales se han convertido en una parte indispensable de nuestra vida profesional en el panorama en constante evolución del trabajo a distancia. Forbes afirma que sólo en Estados Unidos se celebran 11 millones de reuniones al día. Sin embargo, garantizar una asistencia constante a estas reuniones virtuales puede suponer un reto considerable. Este hecho fue corroborado por un informe de Atlassianque reveló que el 96% de los empleados se olvida de asistir a las reuniones virtuales.

El secreto no sólo reside en la elección de la plataforma de reuniones virtuales adecuada, sino también en la aplicación de un sistema de recompensas innovador. Con reuniones cada vez más largas y frecuentes con el tiempo, según un estudio de Harvard Business Review, necesitamos un elemento que pueda influir en la colaboración de los empleados.

En este blog, profundizamos en la mejora de la asistencia mediante incentivos creativos, al tiempo que exploramos las 10 mejores plataformas de reuniones virtuales para elevar su experiencia de colaboración a distancia.

A medida que nos adentramos en los entresijos de la comunicación virtual, nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de mantener la participación y el compromiso de los asistentes. Tanto si eres jefe de equipo, organizador de eventos o profesional de empresa, nuestra guía te proporcionará ideas prácticas para que las reuniones virtuales sean más productivas y atractivas para los asistentes.

Cómo aumentar la asistencia a reuniones virtuales con recompensas

Aumentar la asistencia a las reuniones virtuales puede ser un reto, pero incorporar recompensas puede ser una estrategia eficaz. He aquí algunas sugerencias para aumentar la asistencia con recompensas:

1. Bonanza de reconocimiento

Aumente la importancia de la asistencia destacando a los miembros de su equipo. Considera la posibilidad de crear un "Muro de la Fama" virtual en el que muestres a los asistentes habituales, dándoles el reconocimiento que se merecen. Un pequeño reconocimiento puede ayudar mucho a levantar la moral y fomentar el sentimiento de pertenencia.

2. Insignias y certificados digitales

En el ámbito virtual, las insignias y los certificados digitales pueden actuar como poderosos motivadores. Diseñe insignias o certificados llamativos que los asistentes puedan exhibir con orgullo en su espacio de trabajo virtual. Esto no sólo reconoce su compromiso, sino que también añade un toque de gamificación al proceso de asistencia.

3. 3. Acceso exclusivo

Cree una sensación de exclusividad ofreciendo ventajas especiales a los asistentes habituales. Por ejemplo, acceso anticipado a información importante, recursos exclusivos o la oportunidad de dirigir determinados debates. El atractivo de formar parte de un círculo íntimo puede ser un importante factor de motivación.

4. Enfoque sobre el desarrollo personal

Fomente la asistencia vinculándola al crecimiento personal y profesional. Ofrezca talleres de desarrollo de habilidades, seminarios web o sesiones con ponentes invitados durante las reuniones. Los asistentes no sólo obtienen información valiosa, sino también la oportunidad de mejorar sus habilidades.

5. Desafíos en las reuniones

Convierta la asistencia en una experiencia interactiva introduciendo retos durante las reuniones. Puede tratarse de un cuestionario rápido, una sesión colaborativa de intercambio de ideas o una divertida actividad de creación de equipos. Los participantes que se impliquen activamente pueden obtener bonificaciones.

6. Reconocimiento entre iguales

Fomente una cultura de agradecimiento permitiendo que los miembros del equipo se reconozcan mutuamente. Incorpore un segmento en sus reuniones en el que los asistentes puedan saludar o chocar los cinco virtualmente a sus compañeros. Esto no solo sube la moral, sino que refuerza los lazos del equipo.

7. Actos aleatorios de agradecimiento

Sorprenda y deleite a sus asistentes con recompensas inesperadas. Seleccione al azar a los participantes durante las reuniones para que reciban muestras especiales de agradecimiento, como tarjetas regalo, vales o productos de la empresa. El elemento sorpresa añade un toque emocionante a la asistencia.

8. Opciones flexibles de asistencia

Reconozca que el horario de cada persona es único. Considere la posibilidad de ofrecer opciones de asistencia flexibles, como permitir a los miembros del equipo elegir entre asistir en directo o acceder a una grabación. Esta flexibilidad se adapta a los distintos estilos de trabajo y garantiza la máxima participación.

9. Rachas de asistencia

Gamifique la asistencia haciendo un seguimiento y celebrando las rachas de asistencia. Ya se trate de una racha semanal, mensual o trimestral, alcanzar hitos podría desbloquear recompensas escalonadas, fomentando la participación constante.

10. Recompensas generadas por el equipo

Implique a su equipo en el proceso de creación de recompensas. Realice encuestas o sesiones de brainstorming para recabar ideas para las recompensas. Cuando los miembros del equipo opinan sobre los incentivos, se añade una capa de personalización que puede resonar con más fuerza.

Recuerde comunicar el programa de recompensas con claridad y asegúrese de que las recompensas sean significativas y relevantes para los participantes. Además, evalúe periódicamente la eficacia del programa y haga los ajustes necesarios.

Adsyndicate, una agencia de publicidad independiente, utilizó la integración de Zapier y Xoxoday para automatizar y recompensar a los participantes que asistían a sus eventos virtuales.

Adsyndicate, una agencia de publicidad independiente, se enfrentó al reto de organizar una presentación virtual a la prensa del cargador digital inalámbrico de Sandisk debido a la pandemia.

Buscaban una solución atractiva y recurrieron a Xoxoday, una plataforma digital de recompensas, para crear una experiencia virtual única. Crearon una cafetería virtual y utilizaron Zapier para automatizar la distribución de recompensas.

Los participantes que interactuaron con el café recibieron vales exclusivos de la marca, con un valor de recompensa de 500 a 1.000 INR, canjeables entre una amplia selección de opciones. Este enfoque dio lugar a más de 100 recompensas únicas y garantizó el éxito de la reunión de prensa virtual.

Sandisk elogió las recompensas de Xoxoday por establecer relaciones significativas con los periodistas asistentes, y la integración técnica con Zapier y Xoxoday mejoró la interactividad.

Adsyndicate cree en el potencial de los eventos virtuales para crear experiencias memorables y tiene previsto trabajar con Xoxoday en futuros eventos. También destacan el valor de las ofertas digitales para mejorar las métricas de los eventos, como las inscripciones, las tasas de participación y la generación de contactos.

En general, la colaboración con Xoxoday proporcionó una impresionante experiencia de marca para eventos digitales, dejando una impresión positiva en el equipo de Adsyndicate.

¿Cómo elegir una plataforma de reuniones virtuales?

Con tantas opciones en el mercado, no es fácil señalar una plataforma concreta y decantarse por ella. Sin embargo, hay algunos factores que no son negociables y que debes tener en cuenta antes de optar por cualquier plataforma de reuniones virtuales.

• Características y funcionalidad: Las distintas plataformas ofrecen diversas funciones, como videoconferencia, pantalla compartida, chat, grabación, salas de reuniones y mucho más. Evalúe sus necesidades y priorice las funciones esenciales para sus reuniones virtuales.
• Facilidad de uso: Busque una plataforma fácil de usar y con una interfaz intuitiva. Una plataforma complicada puede generar confusión y frustración entre los participantes.
• Compatibilidad: Asegúrate de que la plataforma funciona bien en diferentes dispositivos y sistemas operativos, como Windows, macOS, Android e iOS. La compatibilidad es crucial para dar cabida a todos los participantes.
• Límite de participantes: comprueba el límite de participantes de la plataforma para asegurarte de que puede gestionar el número de asistentes que esperas para tus reuniones. Algunas plataformas tienen limitaciones en cuanto al número de participantes en una misma sesión.
• Seguridad y privacidad: La seguridad es fundamental en las reuniones virtuales, sobre todo si se habla de información sensible o confidencial. Busca plataformas que ofrezcan encriptación y otras medidas de seguridad para proteger tus datos.
• Integración y conectividad: Considera si la plataforma se integra con otras herramientas que utilices, como calendarios, software de gestión de proyectos o apps de mensajería. La integración puede agilizar el flujo de trabajo y mejorar la productividad.
• Coste: Evalúe la estructura de precios de la plataforma y considere si se ajusta a su presupuesto. Algunas plataformas ofrecen planes gratuitos con funciones limitadas, mientras que otras requieren una suscripción.
• Atención al cliente: Busque plataformas que ofrezcan un servicio de atención al cliente fiable. En caso de que surjan problemas durante las reuniones, tener acceso a una asistencia rápida y útil puede ser muy valioso.
• Calidad de vídeo y audio: La calidad del vídeo y el audio puede influir significativamente en la experiencia global de la reunión. Pruebe las capacidades de audio y vídeo de la plataforma para asegurarse de que cumplen sus estándares.
• Grabación y almacenamiento: Si necesitas grabar tus reuniones para futuras consultas, comprueba si la plataforma te permite hacerlo y considera las opciones de almacenamiento de esas grabaciones.
• Accesibilidad e inclusión: Tenga en cuenta las características de accesibilidad de la plataforma, como los subtítulos y la compatibilidad con lectores de pantalla, para garantizar que todos los participantes puedan participar plenamente en las reuniones.
• Periodo de prueba: Muchas plataformas de reuniones virtuales ofrecen periodos de prueba o versiones gratuitas. Aprovéchalos para comprobar si la plataforma se adapta a tus necesidades antes de comprometerte a una suscripción a largo plazo.

Las 10 mejores plataformas de reuniones virtuales

Ahora que ya conoce los aspectos que debe tener en cuenta en las plataformas de reuniones virtuales, es hora de que explore las 10 mejores plataformas de reuniones virtuales.

1. Equipos Microsoft

Microsoft Teams es una de las plataformas de reuniones virtuales más populares y grandes del mercado. La herramienta viene con una interfaz limpia y es fácil de usar, incluso para los profanos. También cuenta con opciones de almacenamiento de archivos, chat y llamadas de voz.

Lo mejor de Microsoft Teams es su integración con otras herramientas de Microsoft, como PowerPoint, Word, Excel, etc. La herramienta cuenta con planes gratuitos y de pago. El plan gratuito es suficiente para celebrar reuniones virtuales entre equipos pequeños sin complicaciones.

Características notables:

• Acceso para invitados
• Compartir pantalla
• Reuniones virtuales con hasta 300 miembros
• Versiones web, Android e iOS

Precios

Microsoft Teams tiene diferentes planes disponibles para uso personal y empresarial. Los planes son los siguientes:

Para casa:

• Gratis
• Microsoft 365 Personal - ₹ 489,00 /mes o ₹ 4899,00 /año
• Microsoft 365 Familia - ₹ 619,00 /mes o ₹ 6199,00 /año

Para empresas:

• Microsoft Teams Essentials - ₹ 110,00 usuario/mes + GST
• Para los planes, Microsoft 365 Empresa Básico y Microsoft 365 Empresa Estándar, hay una prueba gratuita de un mes disponible para cada uno de los planes. El precio se decidirá una vez que añada el plan al carrito.

2. Zoom

Zoom es otra increíble plataforma de reuniones virtuales para organizar reuniones y clases en línea. Muchas organizaciones e instituciones educativas la utilizan para múltiples fines. Zoom genera un enlace único para cada reunión organizada en su plataforma, y los usuarios recibirán una notificación al respecto.

Características notables:

• Pizarra
• Compartir pantalla
• Videollamadas y llamadas de voz
• Número ilimitado de reuniones
• Chat y mensajería
• Acta de la reunión
• Reuniones instantáneas o programadas

Precios

Zoom ofrece varios planes de precios para uso personal, empresarial e industrial.

Para particulares y empresas:

• Básico - Gratuito
• Pro - ₹1.300/mes/usuario
• Empresas - ₹1.800./mes/usuario

Hay otro plan llamado "Business Plus". Tienes que ponerte en contacto con su equipo de ventas para conocer más detalles sobre los precios.

Para el sector:
Hay varios planes disponibles para los sectores de la educación, la sanidad y las plataformas para desarrolladores. Los clientes tienen la flexibilidad de elegir entre los diversos productos que ofrecen, que se facturan mensual o anualmente.

3. Google Meet

Google Meet forma parte del software de productividad G-Suite. Esta herramienta puede integrarse con múltiples herramientas de Google sin ninguna limitación. Gracias a su excelente interfaz de usuario, su sencilla configuración y sus increíbles funciones, Google Meet se ha convertido en la opción a la que recurren muchas organizaciones para celebrar reuniones virtuales.

Cualquiera con una cuenta de Google puede organizar una reunión durante una hora. Después de esa hora, tendrán que crear otra reunión. La herramienta incluye una función de pago que permite retransmitir en directo a 100.000 espectadores dentro del dominio.

Características notables:

• Facilidad para participar en reuniones
• Compartir pantalla
• La gente puede unirse desde cualquier dispositivo
• Pizarra virtual

Precios

Google Meet ofrece versiones gratuitas y de pago. La versión gratuita está limitada a un máximo de 100 participantes, y la duración máxima de la sesión es de 1 hora.

Por su parte, Google Meet en Google Workspace ofrece muchas más funciones que la versión gratuita. Google Workspace ofrece 4 planes diferentes para satisfacer las necesidades de tu empresa.

• Empresa de nueva creación
• Estándar empresarial
• Empresa Plus
• Empresa

4. GoToMeeting

GoToMeeting ha dominado el espacio de las videoconferencias durante mucho tiempo. Aunque ahora no está muy extendido, algunas características lo convierten en una opción popular. Viene con una interfaz fácil de usar junto con funciones de sondeo y levantamiento de manos. Permite reuniones de vídeo ilimitadas y las asegura con encriptación de extremo a extremo.

Características notables:

• Vídeo HD
• Atención al cliente 24×7
• Compartir pantalla
• Reuniones ilimitadas
• Mensajería
• Llamadas de voz por Internet
• Seguridad

Precios

GoToMeeting tiene tres planes diferentes para elegir.

• Profesional - 14,00 $/organizador/mes, facturado anualmente con 150 participantes
• Empresas - 16,00 $/organizador/mes, facturado anualmente con 250 participantes
• Empresa - Con hasta 250 participantes, se diseñan paquetes personalizados que se adaptan a todas las necesidades de su empresa. Póngase en contacto con el equipo de ventas para obtener más información.

5. Starleaf

Starleaf cuenta con su propia API, que permite a los usuarios personalizar sus conferencias. Ofrece actualizaciones e integraciones como Slack o Skype para empresas. La aplicación está disponible tanto para iOS como para Android. Si no quieres gastarte mucho dinero en otros servicios de videoconferencia pero quieres disfrutar de un sinfín de funciones, Starleaf puede ser tu mejor opción.

Características notables:

• Llamadas de voz globales
• Invitaciones ilimitadas
• Integración de calendarios

Precios

La aplicación StarLeaf ofrece 4 planes diferentes.

• Básico - Gratuito
• Pro - 10,99 $ por host y mes
• Empresas - 14,99 $ por host y mes
• Empresa - 14,99 $ por host y mes

6. Reunión ezTalks

ezTalks Meeting proporciona continuas actualizaciones tecnológicas a sus usuarios. Los desarrolladores siempre intentan incorporar una u otra característica de vanguardia para que destaque.

Con una interfaz sencilla, incluso los usuarios novatos no tendrán ningún problema. Esta herramienta está muy extendida en distintos sectores, como la sanidad, la educación, etc.

Características notables:

• Reuniones instantáneas o programadas
• Vídeo y audio HD
• Pizarras
• Compartir pantalla
• Chat privado y de grupo
• Número ilimitado de reuniones

Precios

EzTalks es otra aplicación que te permite elegir entre sus tres planes de precios diferentes.

• Plan de inicio - Gratuito
• Plan profesional - 12,99 $ al mes por anfitrión
• Plan Enterprise: se puede personalizar según las necesidades de su empresa

7. Cisco Webex

Cisco Webex es una herramienta de colaboración de vídeo perfecta para la formación en línea, la asistencia remota y los seminarios web. Esta herramienta es ideal para empresas preocupadas por la seguridad. La herramienta puede integrarse perfectamente con Outlook.

Características notables:

• Vídeo HD
• Compartir pantalla
• Grabación en la nube
• Reuniones ilimitadas
• Asistencia telefónica

Precios

Ofrece 4 planes de precios, cada uno con opción de facturación anual o mensual.

• Webex Free - ₹0/licencia/mes
• Webex Starter - ₹555/licencia/mes
• Webex Business - ₹955/licencia/mes
• Webex Enterprise: póngase en contacto con el equipo de ventas para obtener más información sobre los precios de este plan.

8. ClickUp

ClickUp es un gran lugar de reunión que ofrece muchas características, como el seguimiento de tareas, la gestión de equipos y la revisión del rendimiento, en un solo lugar. La interfaz de usuario limpia hace que sea una gran opción incluso para los principiantes.

Características notables:

• Recopilar notas durante la reunión
• Asigne tareas durante la reunión
• Tiene versiones para Android, iOS y Windows
• Gran seguridad

Precios

• gratis para siempre - 0$
• Ilimitado - 10 $ por socio y mes
• Empresas - 19 $ por afiliado y mes
• Empresa: póngase en contacto con el departamento de ventas para conocer los precios de este plan.

9. Compañero

Fellow es una herramienta que pretende cultivar una cultura de reuniones por videoconferencia sana y productiva dentro de tu equipo. Tendrás el poder de agilizar diferentes tipos de reuniones sin ninguna limitación. Fellow le permite realizar un seguimiento de diferentes elementos de acción, asignar tareas y mucho más.

Características notables:

• Recordatorios automáticos
• Compartir, colaborar y sincronizar notas en todo el equipo
• Plantillas prediseñadas para reuniones eficaces

Precios

• Gratis - $0
• Pro - 9 $/usuario/mes facturados mensualmente
• Empresas - 8 $/usuario/mes facturados anualmente
• Enterprise - Para conocer los precios de este plan, póngase en contacto con su equipo de ventas.

10. Celosía

Lattice es otra gran opción de videoconferencia que encontrarás en el mercado. Podrás agilizar tus reuniones individuales con varias personas. La herramienta viene con una función de retroalimentación también.

Características notables:

• Establezca, controle y gestione los objetivos de sus equipos
• Obtener información sobre la satisfacción de los empleados
• Vídeo y audio HD
• Seguridad

Precios

• Gestión del rendimiento + OKRs y objetivos - 11 $ persona/mes
• Compromiso - +$4 persona/mes
• Crecer - +$4 persona/mes
• Compensación - +$6 persona/mes

11. RingCentral RingEX^TM

Haga que sus reuniones virtuales sean más atractivas con RingCentral ^RingEXTMun software de comunicaciones unificadas fiable y potenciado por IA. Transforme cada interacción en una experiencia unificada y sin esfuerzo, permitiendo a todos los miembros del equipo operar como uno solo. Con Ringcentral, puede agilizar los flujos de trabajo con el poder de la inteligencia artificial.

RingCentral ^RingEXTM ayuda a las empresas de todos los sectores a comunicarse de forma más inteligente con RingSense AI. Este asistente personal de IA captura notas en tiempo real, desvela información sobre las conversaciones y redacta y traduce mensajes a la perfección para mejorar cada interacción.

Características notables

• Notas inteligentes
• Búsqueda inteligente
• Hechos destacados 
• Análisis del sentimiento 

Precios

RingEX tiene tres planes diferentes:

• Core - Perfecto para pequeñas organizaciones que necesitan lo esencial:
• Avanzadas - Funciones avanzadas para organizaciones que buscan elevar las experiencias 
• Ultra: paquete completo con almacenamiento y análisis añadidos, perfecto para organizaciones que exigen una amplia funcionalidad e información.

Póngase en contacto con su equipo de ventas para obtener más información sobre precios adaptados a las necesidades específicas de su empresa.

Conclusión

Incorporar recompensas y seleccionar la plataforma de reuniones virtuales adecuada puede insuflar nueva vida a sus esfuerzos de colaboración a distancia. Al hacer de la asistencia una experiencia gratificante, no solo aumentarás la participación, sino que también fomentarás una cultura de trabajo a distancia positiva y conectada.

Experimente con distintas estrategias, sea creativo y vea cómo sus reuniones virtuales se convierten en el punto culminante del día de su equipo.