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La industria mundial de los eventos se ha visto considerablemente afectada por la pandemia de COVID-19. Con los cierres patronales y las medidas de distanciamiento social, celebrar o asistir a eventos en directo es un sueño lejano. Con los cierres y las medidas de distanciamiento social, celebrar o asistir a eventos en directo es un sueño lejano. Por eso, los eventos virtuales, como los seminarios web y las conferencias electrónicas, se han convertido en el camino a seguir tanto para las marcas como para los organizadores de eventos.
Los eventos siempre han sido una de las herramientas más eficaces para presentar y comercializar su marca entre el público, al tiempo que se establecen nuevas alianzas. Pero, ¿cómo crear conexiones personales de forma virtual? Aunque no es probable que las interacciones en línea tengan el mismo impacto que las reuniones en persona, los organizadores pueden utilizar los regalos de empresa personalizados como herramienta para deslumbrar a los asistentes y ponentes, haciendo que el evento sea más memorable para todos.
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Prasad Dhamdhere
Regalos de empresa personalizados para clientes, empleados y colegas en eventos digitales
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Regalos antes del evento: el listón está alto
Como organizador, puede aprovechar los regalos previos al evento para promocionarlo y crear expectación. Los regalos personales son una forma excelente de impulsar las inscripciones y la asistencia. También puede ayudar a establecer una conexión personal con el público antes del evento. Los regalos contribuyen en gran medida a que las interacciones digitales parezcan más reales y le ayudan a ofrecer un acto más personalizado (y agradable). A continuación le ofrecemos algunas ideas sencillas pero innovadoras para regalar antes del evento:
1. Descuentos por reserva anticipada
Incentivos como los descuentos por inscripción anticipada o una oferta promocional en la que los 100 o 200 primeros inscritos tengan la oportunidad de ganar un premio pueden ser muy eficaces para aumentar el conocimiento y el interés por el evento. Además, la creación de códigos QR y su integración en estos incentivos puede amplificar aún más su impacto, proporcionando una forma cómoda y atractiva para que los participantes accedan a contenidos exclusivos y participen sin problemas en el evento. Este tipo de estrategias suelen atraer a los clientes y podrían dar lugar a un mayor número de conversiones para su evento. Además, la naturaleza humana tiende a inscribirse en el último momento o a presentarse según le convenga en los eventos en línea. Los incentivos por inscripción anticipada animan a la gente a planificar e inscribirse con antelación, lo que le proporciona la información tan necesaria sobre el grado de interés y participación que es probable que tenga en su evento. Si el número de inscripciones es elevado en las fases iniciales, también se produce el efecto llamada . Es probable que la gente lo vea como una señal positiva y perciba su evento como uno que podría aportarles valor. Esto podría animar a más gente a inscribirse.
2. Cursos en línea y libros electrónicos
Ofrezca regalos que aporten valor a los asistentes, como libros electrónicos, audiolibros y suscripciones a cursos en línea relacionados con el tema del evento. Si su conferencia o seminario web está dirigido a profesionales del marketing digital, podría ofrecer a los asistentes una suscripción a un curso avanzado de marketing digital de portales de aprendizaje en línea populares como Udemy o Coursera. Al fin y al cabo, ¡no hay mejor regalo que el del conocimiento!
3. Suscripción a herramientas en línea pertinentes
También puede regalar a sus asistentes una suscripción a herramientas o plataformas populares de pago que podrían ayudarles profesionalmente. Pongamos que organizas un webinar sobre "Cómo deben utilizar LinkedIn los profesionales de RRHH". Aparte de dar a tus asistentes acceso a nuevos conocimientos, podrías enviar una suscripción a LinkedIn Premium de un mes como regalo a cada participante. Además de ser una herramienta valiosa para tus asistentes, el regalo también podría dar lugar a un número significativamente mayor de inscripciones y participaciones. Si estás organizando un taller de diseño creativo, regalar a tus asistentes una suscripción de dos o tres meses a Canva o Adobe Creative Cloud es una opción excelente. Permitirá a los asistentes aplicar en el mundo real los conocimientos adquiridos en el taller.
4. Material tecnológico
Otra excelente opción es ofrecer a los asistentes productos que puedan ayudarles durante el acto, como auriculares, cuadernos o una suscripción gratuita a una aplicación de pago para tomar notas. Cuando se trata de causar una buena impresión, los pequeños pero atentos gestos llegan muy lejos.
5. Cestas de café
Esta es para todos los amantes de la L profunda, ¡y hay muchos! Puedes enviar cestas de café variado a los 50 ó 100 primeros asistentes (en función de tu presupuesto). Si buscas un factor sorpresa, puedes considerar la posibilidad de enviar bolsas de café molido personalizadas, con el nombre del asistente o el logotipo de tu empresa en la bolsa. A continuación, puede organizar sesiones de networking después del evento, etiquetándolas con algo original como "café pe charcha". Las opciones son ilimitadas.
Durante el acto - Asegúrese de que cumple lo acordado
Una vez superada la expectación previa al evento, es fundamental no perder el impulso que se ha logrado crear. Las expectativas que despierte el acto serán muy altas. Recuerde los dos factores que determinarán el éxito de su evento:
- El nivel de participación y compromiso durante el acto en sí.
- Oportunidades de establecer contactos e interactuar para participantes y ponentes antes y durante el acto
Entonces, ¿cómo pueden ayudar los regalos a alcanzar estos objetivos durante un evento virtual?
Hay varias formas de hacerlo. Por ejemplo, puede recompensar a los participantes más activos durante una sesión de preguntas y respuestas o a los asistentes que respondan correctamente a una pregunta de un concurso. También puede organizar juegos para romper el hielo y calentar motores en pequeñas salas durante el evento y ofrecer tarjetas regalo a los ganadores. Esto no sólo incentivaría y aumentaría la interacción y el compromiso de los asistentes durante el evento, sino que también lo haría más ameno y daría a su marca un mayor valor de recuerdo.
1. Regalos posteriores al evento: dejan una impresión duradera
Dar las gracias a los asistentes, invitados y ponentes por su participación activa es muy beneficioso para su marca. Demuestra que se preocupa por su público y fomenta la lealtad y la confianza en la marca. He aquí algunas ideas de regalos virtuales para tener en cuenta en esta fase:
2. Un voto de agradecimiento digital
Las tarjetas de agradecimiento personalizadas son una rareza hoy en día. Demuestran que has dedicado tiempo y esfuerzo a redactar un mensaje personalizado. Además, el destinatario seguramente apreciará y recordará el gesto. Para mucha gente, esto puede ser mucho más significativo que los regalos materiales. Para ello puedes utilizar Appreciate, una plataforma de agradecimiento personal y fidelización de clientes. Appreciate es una herramienta muy fácil de usar que permite a los usuarios enviar, recibir y canjear regalos fácilmente.
3. Buscar e incentivar la retroalimentación
Los comentarios, ya sean positivos o negativos, son cruciales, ya que ayudan a identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora para el futuro. La mayoría de las plataformas de conferencias electrónicas y seminarios web incorporan herramientas de sondeo y encuesta, que permiten recoger cómodamente los comentarios para analizarlos y mejorarlos. También puede utilizar herramientas en línea como Hotjar y Typeform para recoger las opiniones de los asistentes. Los resultados proporcionan información muy valiosa sobre lo que ha ido bien y lo que no. Haga a su público preguntas pertinentes como :
- ¿Le han gustado los distintos segmentos del seminario?
- ¿Cómo calificaría la claridad del presentador o presentadores?
- ¿Hay algo que podríamos haber hecho para mejorar su experiencia en el evento?
- ¿Qué probabilidades hay de que recomiende este seminario web/conferencia a sus amigos y colegas?
Recuerde que debe ser breve y concisa. Considere la posibilidad de ofrecer un incentivo a los asistentes por rellenar el formulario. Seguro que obtendrá más información que le ayudará a tomar decisiones importantes para su próximo evento.
4. Impulsar las conversiones
Los eventos en línea a veces tienen un objetivo subyacente de ventas y conversiones. Si ese es el caso de su evento, asegúrese de insertar una invitación a la acción al final de la nota de agradecimiento o del formulario de comentarios. En este caso, incentivar al participante con un descuento fijo en su producto o servicio puede ayudar a cerrar el trato.
5. Conexión en red
Últimamente, las interacciones (tanto personales como profesionales) son cada vez menos frecuentes. Organizar una sesión de networking posterior al evento para los asistentes en una plataforma como Zoom podría ser un excelente regalo en sí mismo. Podrías facilitar debates sobre los temas relacionados con el evento o celebrar una sesión para conocerse en la que tus invitados puedan hablar de sus intereses comunes. Al fin y al cabo, se trata de crear una comunidad.
6. Idoneidad del regalo
Cuando elija un regalo para sus participantes o invitados, asegúrese de que encaja con el tema general del acto. Por ejemplo, optar por regalos de empresa personalizados, como regalar agendas tradicionales en una conferencia empresarial, no sería la mejor idea. En su lugar, ofrezca una suscripción a un podcast motivacional o empresarial. La idea de los regalos es dejar una impresión positiva y duradera en los asistentes. Por lo tanto, la elección y la pertinencia del regalo son de suma importancia.
7. Ajustarse al presupuesto
Cuando se organiza un evento, resulta tentador pasar por alto el presupuesto e ir a por todas. Es fundamental vigilar los gastos a la hora de elegir los regalos para los asistentes. Considere varias ideas de regalos, pero elija las más apropiadas que se ajusten al presupuesto. Asistir a eventos en un mundo virtual es ahora la nueva normalidad, y los regalos digitales son una forma fantástica de establecer una conexión personal con su público en esta nueva normalidad. Ya se trate de un seminario, un taller o un acto corporativo de formación de equipos, agradecer a sus invitados su tiempo y su presencia con regalos atinados y apropiados sin duda les hará sentirse especiales y reforzará su relación con ellos.
