Su guía completa para maximizar las conversiones de los eventos presenciales

Planificar eventos sobre el terreno es sólo el principio: convertir a los asistentes en clientes fieles requiere un compromiso meditado en cada paso. Tanto si organizas una feria comercial, una pop-up o una experiencia de marca, centrarte en estrategias inteligentes puede marcar la diferencia.  

Los eventos presenciales ofrecen una gran oportunidad para conectar cara a cara con el público, pero atraer su atención es sólo la mitad de la batalla. La verdadera magia se produce cuando se consigue que los asistentes participen de forma significativa y se mantengan interesados mucho después de que finalice el evento.  

En esta guía, desglosamos estrategias prácticas, ideas creativas y mejores prácticas para ayudarle a maximizar la participación y aumentar las conversiones en cada fase de su evento. Tanto si planifica una feria comercial, un pop-up o una conferencia, estas ideas le ayudarán a crear experiencias que cautiven, conviertan y dejen una impresión duradera. 

¿Qué es la participación en eventos? 

La participación en eventos, a menudo denominada participación del público, es el proceso estratégico de captar y mantener el interés de los asistentes a lo largo de un evento. Va más allá de la mera entrega de contenidos: se trata de crear experiencias interactivas y envolventes que inviten a la participación y fomenten la conexión.  

Ya sea a través de encuestas en directo, preguntas y respuestas o elementos lúdicos, la participación de la audiencia garantiza que no sean espectadores pasivos, sino colaboradores activos.  

Según el informe informe 2024 Global State of B2B Events de Forresterel 77 % de los responsables de marketing se centran en fomentar el compromiso de los asistentes durante todo el año, lo que subraya su importancia como indicador clave del rendimiento para el éxito del evento. 

Por qué el compromiso es la columna vertebral del éxito de los eventos 

La participación del público no es sólo un extra: es un factor determinante del éxito de un evento, que influye en los resultados desde la planificación inicial hasta el impulso posterior. Su influencia abarca tres ámbitos fundamentales: 

1. Asistencia en carretera 

Un tema o formato atractivos generan expectación y anticipación, lo que ayuda a impulsar las inscripciones. Cuando los asistentes potenciales ven contenidos atractivos o elementos interactivos antes del evento, es más probable que se inscriban, lo compartan con otros y contribuyan a la expectación. 

2. Impulsar la retención 

Conseguir que la gente entre por la puerta (virtual o física) es sólo la mitad de la batalla. Para mantenerlos en sintonía, los organizadores de eventos deben ofrecer momentos que capten la atención: sesiones interactivas, preguntas y respuestas en directo, encuestas y efectos visuales dinámicos. Estos elementos garantizan la participación de los asistentes de principio a fin. 

3. Fomentar la participación futura 

El efecto dominó de un evento muy atractivo se extiende más allá de la sesión final. Los asistentes que han tenido una experiencia positiva e interactiva son mucho más propensos a volver, a recomendar el acto a otras personas y a fidelizar a sus seguidores. Un compromiso sólido no sólo crea un público, sino una comunidad que espera con impaciencia lo que vendrá después. 

Estrategias de participación en eventos  

Para organizar un evento de gran impacto que genere un compromiso significativo y valor a largo plazo, es esencial pensar de forma holística: antes, durante y después del evento. He aquí una completa hoja de ruta que le servirá de guía. 

1. Planificar con determinación y precisión 

Comience con una planificación concienzuda: seleccione el evento adecuado para su público y sus objetivos, basándose en directorios de eventos, experiencias anteriores y debates internos. Prepare todos los materiales -folletos, tarjetas de visita, obsequios- y presupueste cuidadosamente los costes ocultos. Respete las culturas locales cuando organice eventos internacionales e infunda creatividad, desde regalos personalizados hasta experiencias memorables. Asigne funciones claras, utilice listas de comprobación y elabore una experiencia que resuene profundamente en los asistentes. 

2. Promoción para maximizar el alcance y la difusión 

No confíe únicamente en el marketing del organizador. Involucre a su base de clientes a través de las redes sociales, campañas de correo electrónico e incentivos por recomendación. Cree una página de aterrizaje de alta conversión con ventajas por reserva anticipada, realice campañas de hashtags y publique su evento en directorios como Eventbrite o LinkedIn Events. Estos esfuerzos amplían tu alcance, crean expectación y garantizan que atraigas a tu público ideal. 

3. Involucrar a los asistentes in situ para lograr el máximo impacto 

Cree un entorno que cautive a su público con stands interactivos, arte en vivo, artículos de marca y juegos. Prepare a su equipo para captar visitantes de forma proactiva, priorizar clientes potenciales de alto valor y reservar demostraciones o reuniones in situ. Mantenga la fluidez de las operaciones con una lista de comprobación final del día del evento -tecnología, señalización, recompensas y coordinación del equipo- para que nada se escape. 

4. Alimentar a los clientes potenciales después del evento 

Tras el evento, amplíe su presencia en las redes sociales y realice un seguimiento con una cuidada secuencia de correos electrónicos. Ofrezca notas de agradecimiento, descuentos exclusivos o recursos gratuitos para mantener la atención. Incentive el compromiso continuado con recompensas, ofertas por tiempo limitado y concursos que refuercen la conexión creada en el evento. 

5. Convertir clientes potenciales en clientes

 El seguimiento personalizado y oportuno es clave. Realice un seguimiento y priorice los clientes potenciales en su CRM, automatice el contacto y entregue rápidamente los materiales prometidos. Optimice su sitio web con registros fluidos, contenidos actualizados y una navegación intuitiva para convertir el tráfico en clientes de pago. Manténgase activo en las redes sociales, atraiga a su público y nutra a su creciente comunidad. 

¿Por qué utilizar las recompensas en los eventos presenciales? 

Los eventos presenciales, ya sean ferias, conferencias o pop-ups, son oportunidades excelentes para establecer contactos cara a cara. Sin embargo, no basta con atraer a los asistentes; mantener su interés y fomentar interacciones significativas es clave para el éxito del evento. 

Aquí es donde premios para eventos marcan la diferencia. He aquí por qué: 

Atraer la atención en un espacio abarrotado

En un salón de actos repleto de stands, pancartas y mensajes que compiten entre sí, es fácil pasar desapercibido. Ofrecer incentivos pequeños pero atractivos, como tarjetas electrónicas de regalo, obsequios de marca o ventajas de acceso exclusivo, da a los asistentes una razón para pasarse por su stand o sesión. Las recompensas actúan como un imán, atrayendo a la gente y ayudándole a diferenciarse de la competencia. 

Motivar la participación activa 

Conseguir que los asistentes hagan algo más que observar pasivamente puede ser todo un reto. Las recompensas instantáneas por acciones específicas -como participar en la demostración de un producto, apuntarse a un taller, rellenar una encuesta o participar en un concurso- animan a los asistentes a comprometerse plenamente con su marca. Esto convierte a los visitantes en participantes activos, creando interacciones más ricas y bidireccionales que son mucho más significativas. 

Mejorar la calidad de las pistas y la recogida de datos 

Si vincula las recompensas a acciones valiosas de los asistentes, no sólo aumentará la participación, sino que también obtendrá mejores datos. Por ejemplo, ofrecer una recompensa por rellenar un formulario detallado, inscribirse en una sesión más profunda o compartir comentarios puede ayudarle a obtener información más rica y cualificada. De este modo, saldrá del evento con clientes potenciales de alta calidad que han demostrado un claro interés por su oferta. 

Ofrezca experiencias memorables y compartibles 

Una experiencia de recompensa bien planificada añade una capa de sorpresa y deleite que hace que su evento sea memorable. Es mucho más probable que los asistentes recuerden una marca que les ha ofrecido un regalo considerado, un premio emocionante o una experiencia divertida. Cuando se crean momentos de alegría, también es más probable que los asistentes compartan su experiencia en las redes sociales, lo que amplifica el alcance y la visibilidad de la marca más allá del evento. 

Ampliar el compromiso más allá del acto 

El valor de las recompensas no termina cuando finaliza el evento. Las recompensas posteriores al evento, como los incentivos por reservar una reunión de seguimiento, asistir a un seminario web o rellenar una encuesta posterior, ayudan a continuar la conversación después del evento. De este modo, su marca sigue estando presente, aumenta la probabilidad de conversión y garantiza que el impulso generado durante el evento se traduzca en resultados empresariales significativos. 

Recompensas para fomentar la participación en eventos 

Cuando se planifican cuidadosamente, las recompensas pueden hacer mucho más que entusiasmar a los asistentes: pueden aumentar la participación, profundizar el compromiso, mejorar la calidad de los contactos e incluso prolongar la vida de su evento más allá de su fecha de finalización.

A continuación encontrará una guía completa de los distintos tipos de recompensas que puede ofrecer, con ejemplos detallados que le ayudarán a visualizar cómo puede cobrar vida cada uno de ellos. 

1. Recompensas de gratificación instantánea 

Estas recompensas crean emoción en el momento, ofreciendo incentivos rápidos y sencillos para acciones simples. Son perfectas para atraer a los asistentes a su stand, motivar las descargas de aplicaciones o fomentar la asistencia a las sesiones. 

Ejemplos: 

• Mercancía de marca: Productos de marca como bolsas o botellas de agua para los asistentes a la conferencia, o camisetas con eslóganes ingeniosos. 
• Vales para café o aperitivos: Ofrezca tarjetas regalo canjeables en puestos de comida del evento, cafeterías locales o carritos de café in situ. 
• Tarjetas regalo digitales: Proporcione tarjetas tarjetas regalo electrónicas (para plataformas como reparto de comida o entretenimiento) a quienes se registren en su stand. 
• Descuentos instantáneos: Ofrezca códigos de descuento para sus productos o servicios como agradecimiento por participar en una demostración en directo. 

Por qué funciona:
Aporta valor inmediato, aumenta el tráfico de visitantes y anima a los asistentes a interactuar de inmediato. 

2. Objetos de recuerdo 

Regalo no sólo hace que los asistentes se sientan apreciados, sino que también actúa como una valla publicitaria itinerante para su marca después del evento. Vaya más allá de los obsequios habituales ofreciendo artículos de alta calidad, útiles o divertidos. 

Ejemplos: 

• Prendas de vestir: Camisetas suaves y de alta calidad, sudaderas con capucha o gorras de béisbol con una marca sutil que los asistentes querrán llevar. 
• Artículos prácticos: Fundas para el portátil, bolsas de la compra reutilizables o asas para el teléfono que combinan funcionalidad con presencia de marca. 
• Accesorios tecnológicos: Cargadores inalámbricos de teléfono, baterías de marca o paños para limpiar pantallas que se adaptan al público tecnológico de hoy en día. 
• Recuerdos creativos: Rompecabezas de marca, pins coleccionables o impresiones artísticas personalizadas que reflejen el tema o el mensaje del evento. 

Por qué funciona:
Los obsequios memorables fomentan el recuerdo de la marca a largo plazo y animan a los asistentes a exhibir o utilizar sus regalos con orgullo. 

3. Recompensas experienciales 

Éstas ofrecen a los asistentes experiencias únicas que no pueden conseguir en ningún otro sitio, creando conexiones emocionales y momentos dignos de las redes sociales. 

Ejemplos: 

• Acceso a la sala VIP: Un espacio tranquilo con cómodos asientos, refrescos premium y Wi-Fi exclusivo para los mejores clientes o los ganadores de concursos. 
• Encuentros: Fotos con ponentes, famosos o personas influyentes que los asistentes pueden compartir en las redes sociales. 
• Visitas entre bastidores: Lleve a invitados selectos entre bastidores, a las salas de producción o incluso a un recorrido guiado por el recinto. 
• Asientos exclusivos en primera fila: Ofrece a los mejores participantes asientos de primera fila en las sesiones o actuaciones más populares. 

Por qué funciona:
Las experiencias exclusivas fidelizan, aumentan la satisfacción de los asistentes y generan expectación orgánica tanto in situ como en Internet. 

4. Actualizaciones y descuentos 

Estas recompensas aportan un valor inmediato e incentivan a los asistentes a seguir comprometidos con su marca o a volver en futuros eventos. 

Ejemplos: 

• Mejoras en las entradas: Ofrezca entradas VIP o pases de acceso exclusivo. 
• Descuentos en futuros eventos: Ofrezca a los asistentes un 20% de descuento en la próxima conferencia o precios anticipados para talleres. 
• Descuentos especiales para socios: Ofrece códigos promocionales exclusivos para productos o servicios de los patrocinadores del evento. 
• Ofertas combinadas: Cree paquetes (como "traiga a un colega la próxima vez a mitad de precio") para fomentar la participación en grupo. 

Por qué funciona:
Aumenta la asistencia repetida, profundiza las relaciones con la marca e incluso puede generar oportunidades de venta. 

5. Reconocimientos y certificados 

El reconocimiento público o formal puede ser un poderoso motivador, especialmente para el público profesional que busca credenciales o reconocimiento. 

Ejemplos: 

• Certificados de aprovechamiento: Ofrezca certificados digitales o impresos a quienes completen talleres de formación o consigan las mejores puntuaciones en competiciones. 
• Insignias de compromiso: Conceda insignias digitales o físicas a los mejores usuarios de la red, a los participantes más activos o a los ganadores de concursos. 
• Agradecimientos en las redes sociales: Reconozca la participación de los asistentes etiquetándolos en las publicaciones finales del evento. 
• Trofeos o placas: En eventos competitivos o hackathones, entrega premios a los mejores en el escenario. 

Por qué funciona:
Proporciona a los asistentes una sensación de logro y algo tangible o compartible para destacar su participación. 

6. Recompensas gamificadas 

Al introducir la diversión y el desafío en su evento a través de la gamificaciónmantendrá el interés de los asistentes y les ofrecerá premios significativos. 

Ejemplos: 

• Búsqueda del tesoro: Envíe a los asistentes a una misión por todo el evento para recoger sellos, códigos QR o pistas, canjeables por premios. 
• Juegos de rueda giratoria: Coloca una llamativa rueda que ofrezca premios como vales, regalos o servicios gratuitos. 
• Trivial o concursos: Organice sesiones de preguntas y respuestas en directo sobre temas del sector y ofrezca premios a los mejores. 
• Concursos de clasificación: Registra la actividad en las redes sociales o la participación en la aplicación, con premios para los participantes más activos. 

Por qué funciona:
La gamificación potencia la energía, crea interacciones memorables y ayuda a aumentar el tiempo dedicado a relacionarse con su marca. 

7. Incentivos de alto valor 

Reserve estas recompensas para acciones de alta intensidad o asistentes de alto nivel para generar expectación y reunir clientes potenciales de primera calidad. 

Ejemplos: 

• Gadgets y aparatos electrónicos: Ofrece relojes inteligentes, auriculares inalámbricos o tabletas a los ganadores de concursos o sorteos. 
• Cestas de regalo de lujo: Incluya alimentos gourmet, vinos de primera calidad o productos de spa como obsequios de alta gama. 
• Experiencia en viajes: Proporcionar bonos de avión u hotel para clientes clave o participantes de alto rendimiento. 
• Membresías premium: Ofrezca suscripciones de un año a aplicaciones populares, plataformas de aprendizaje o grupos exclusivos del sector. 

Por qué funciona:
Los grandes premios captan la atención, motivan acciones valiosas y pueden despertar un gran interés entre los asistentes influyentes. 

8. Recompensas de seguimiento tras el evento 

Amplíe el impacto de su evento recompensando a los asistentes por las acciones que realicen después de marcharse. 

Ejemplos: 

• Puntos de fidelidad: Oferta puntos para futuras compras o eventos por rellenar una encuesta posterior al evento. 
• Contenidos exclusivos: Proporcione acceso a kits de herramientas descargables, libros electrónicos o sesiones de eventos grabadas. 
• Sorteos de premios: Inscriba a los asistentes en un gran sorteo de premios cuando reserven una demostración o reunión posterior al evento. 
• Códigos de descuento: Envíe correos electrónicos de agradecimiento con un descuento para su próximo evento o servicio. 

Por qué funciona:
Las recompensas post-evento ayudan a nutrir a los clientes potenciales, a mantener su marca en la mente de los demás y a aumentar la probabilidad de conversión. 

Convierta las recompensas en el eje central de su estrategia de eventos 

En el abarrotado panorama actual, las ideas audaces y las conexiones genuinas son las que marcan la diferencia, pero no hay nada que deje huella como una recompensa significativa y oportuna. Si quiere destacar, captar la atención y establecer relaciones duraderas durante sus eventos, la integración de recompensas no es solo una opción, sino que cambia las reglas del juego. 

Aquí es donde Xoxoday Plum hace que sea muy fácil integrar recompensas impactantes en cada fase de su estrategia de eventos. 

Xoxoday Plum te lo pone fácil: 

• Entrega instantánea de recompensas: Envíe recompensas digitales en el acto por correo electrónico, SMS o WhatsApp, perfectas para la participación en stands, sesiones o seguimientos posteriores a eventos. 
• Catálogo global de regalos: Elija entre un enorme catálogo global de regalos que incluye tarjetas regalo, tarjetas de prepago Visa® y Mastercard®, experiencias y productos, para todo tipo de asistentes. 
• Experiencia personalizada: Personalice las recompensas con el logotipo de su marca, mensajes y notas personalizadas, dejando una impresión fuerte y duradera. 
• Flujos de trabajo automatizados: Active recompensas en función de los hitos del evento, como inscripciones, visitas al stand, inscripciones a demostraciones o envío de comentarios, sin ninguna complicación manual. 
• Información basada en datos: Realice un seguimiento de los canjes de recompensas, la participación en la campaña y el ROI en tiempo real, garantizando una visibilidad completa del éxito de su estrategia de incentivos. 
• Integración flexible: Fácilmente integrar Xoxoday Plum en sus plataformas de gestión de eventos o herramientas CRM como HubSpot para automatizar la recompensa en todos los puntos de contacto con los asistentes. 

Tanto si organiza un seminario web, un stand en una feria comercial, una conferencia virtual o un evento híbrido, Xoxoday Plum le ayuda a impulsar la participación, fidelizar y maximizar el retorno de la inversión con recompensas inteligentes y escalables.