Comunicar con éxito el lanzamiento de su programa de reconocimiento de empleados

Si alguna vez ha planeado una actividad divertida para el viernes, con aperitivos y juegos, sólo para ver que acuden un puñado de empleados, habrá experimentado de primera mano por qué es importante contar con un plan de comunicación para el reconocimiento de los empleados.

Lo mismo ocurre con su programa de recompensas y reconocimiento. No lleve el barco a la orilla sólo para que se estrelle contra las rocas. Meses de estrategia, presupuesto y creación de la herramienta perfecta se echarán a perder si los empleados se quedan a oscuras debido a una comunicación deficiente.

"El mayor problema de la comunicación es la ilusión de que se ha producido". - George Bernard Shaw

Para rentabilizar al máximo la inversión en su programa (mediante la adopción y el compromiso generalizados), es fundamental contar con un plan de comunicación estructurado. Todos los empleados deben:

• Know about the program: What it is, how it works, and why it matters.
• Be excited to participate: Clear messaging that drives enthusiasm and engagement.
• Understand the rewards: Transparency on awards, recognition methods, and benefits.

Un plan de comunicación del reconocimiento de los empleados garantiza que sus esfuerzos no pasen desapercibidos. Este blog le guiará a través de estrategias probadas sobre cómo comunicar un programa de recompensa y reconocimiento de forma eficaz, asegurándose de que los empleados no solo lo aceptan, sino que participan activamente en él.

La comunicación es la clave del éxito

Para impulsar una cultura de reconocimiento en su organización y aumentar la productividad general, ha creado un programa de reconocimiento integral que motiva a sus empleados en cada paso de su trayectoria en la empresa.

Pero no basta con invertir en el programa si sus empleados están confundidos acerca de sus objetivos y beneficios.

Para que su programa de reconocimiento de empleados sea un éxito, necesita:

• Describa los objetivos y el proceso del programa.
• Comunique los plazos de lanzamiento y destaque al equipo que gestiona el programa.
• Definir los comportamientos susceptibles de reconocimiento y sus ventajas para los empleados.

Consiga la participación de sus empleados creando expectación en torno al programa mediante una campaña de comunicación bien planificada en la que el lanzamiento ocupe un lugar central.

Por qué

• Dar a conocer el programa y su papel en el fomento de una cultura del aprecio.
• Conseguir la participación de los empleados creando una expectación previa al lanzamiento del programa.
• Fomentar la adopción generalizada del programa tras su lanzamiento para que se reconozca la contribución de todos.

Cómo

• Reserve un presupuesto para la campaña de comunicación y consiga la aprobación de los directivos.
• Planifique un evento corporativo en torno al lanzamiento con comunicaciones previas.
• Aumente el impulso con correos electrónicos, carteles, notificaciones e incluso el boca a boca.

En

• 1-2 meses antes del lanzamiento real; demasiado pronto y el entusiasmo se desvanecerá, demasiado tarde y no habrá suficiente impulso.
• Continúe después del lanzamiento real para mantener el entusiasmo y maximizar el retorno de la inversión.

Adaptar la comunicación a todo tipo de participantes

Aunque el programa se aplica por igual a los empleados fijos y a los de nivel directivo, su plan de comunicación debe adaptarse a cada grupo.

1. Para los empleados

Como grupo destinatario del programa de reconocimiento, sus esfuerzos de comunicación deben concentrarse en las metas y los objetivos del programa, los detalles del proceso, las herramientas que se utilizarán y los beneficios del programa a corto y largo plazo para los empleados.

Si es posible, seleccione a unos pocos actores clave para que defiendan el programa. Difúndalo entre los empleados a través de reuniones, materiales de incorporación, intranet, publicaciones en redes sociales, notas en el tablón de anuncios, correos electrónicos, etc.

2. Para los directivos

Como partes interesadas fundamentales en el programa de reconocimiento, los directivos y supervisores deben ser conscientes de la razón de ser del programa. Como responsables de iniciar el reconocimiento y responder a las preguntas de sus equipos, deben comprender el proceso, la tecnología y el funcionamiento de la herramienta/plataforma.

Las reuniones con las partes interesadas, las sesiones de formación, los paquetes de preguntas y respuestas y los correos electrónicos ayudarían a los ejecutivos de nivel medio a ponerse al día y a familiarizarse con el programa.

Métodos de promoción y lanzamiento de su programa de reconocimiento de empleados

Desde correos electrónicos de lanzamiento hasta carteles, campañas, reuniones en ayuntamientos o ventanas emergentes en la intranet, hay varias formas de crear expectación en torno al lanzamiento.

RR.HH. debe iniciar la primera comunicación unas semanas antes del lanzamiento real; esto da tiempo a los empleados para entender el programa, su valor, las recompensas que ofrece y cómo mejorará el desarrollo general de su carrera.

• Press release: Kick-off the communication with a robust press release strategy introducing the program, outlining its objectives, and setting the stage for the launch.
• Emails: A single announcement email is not enough! An email drip campaign with pre-launch teasers, launch announcements, and post-launch follow-ups will maximize the program's impact.
• Digital and print marketing: Create a buzz about your employee recognition program. Set up digital signages and standees around the office premises, from the reception area to the cafeteria, notice boards, or any place where you can get the maximum eyeballs to spread awareness. At the same time, digital promotion through screensavers, pop-up notifications, and scrolling tickers will keep the program on the top of their minds.
• Intranet and internal social media: The company intranet works like an internal social media to discuss the launch, provide information, and pre-launch sneak peeks to employees. Use polls and quizzes to invite suggestions, discuss feedback, and a banner image to popularize the launch.
• Townhall/Activities: Build trust and credibility by having the company’s business and people leaders highlight the critical aspects of the program and its implementation during the company-wide town hall meeting (onsite or virtual). Invite discussions and questions to engage employees, plan fun-filled activities, and send out token gifts to create the buzz.

R&R en la vida real Lanzamientos con un factor "Wow

Estas empresas se han hecho un nombre no sólo por sus programas de reconocimiento, sino por la forma en que lanzaron su programa R&R y la fanfarria que lo rodeó.

• Heineken repackaged and relaunched its R&R program with all the bells and whistles. The run-up to the launch included omnichannel communications through emails, daily social media posts, standees and posters, SMS to employees, PC screensavers, and more.

• Cox Communications planned a week-long launch festival with full-fledged activities around its Spark R&R platform. They turned it into an annual event that starts with a fun, company-wide themed email announcing the Spark Week festivities.

La forma de comunicar a los empleados "quién" recibe el reconocimiento y "por qué" depende de la cultura de la organización". - SHRM

Lista de control para los RRHH que planean lanzar su R&R

Una rápida lista de comprobación le ayudará a consolidar su estrategia de lanzamiento y a asegurarse de que su plan de comunicación para el lanzamiento de su programa de reconocimiento y recompensas a los empleados está listo para rodar.

Do's

• Prepare una estrategia de comunicación previa al lanzamiento y consiga la aprobación y el presupuesto de la alta dirección.
• Cree un plan de campaña ágil, realice un seguimiento de los resultados mediante una herramienta de planificación de proyectos y designe a un responsable de campaña que garantice su correcta ejecución.
• Decida en qué quiere centrarse: en el programa R&R en sí o en el motivo de su puesta en marcha y lanzamiento.
• Para ello, pruebe la campaña en un grupo reducido y modifíquela en función de los resultados.
• Asegúrese de que su comunicación (carteles, correos electrónicos, gráficos, tono del contenido y estilo) se ajusta a la marca de la empresa.
• Haga todo lo posible el día del lanzamiento para aumentar el entusiasmo y conseguir la participación de los empleados.
• Destaque la propuesta de valor empresarial y las ventajas para los empleados durante el lanzamiento.
• Organice eventos periódicos y promueva los hitos del programa para mantener el impulso tras el lanzamiento.

Don'ts

• No dejes para el último momento la aprobación y el presupuesto por parte de la dirección. La campaña no despegará a tiempo.
• No utilice el viejo método de papel y lápiz u hoja Excel. No es suficiente para seguir el ritmo de un plan de campaña dinámico y es propenso a errores.
• No dividas tu atención en demasiadas cosas. Le restarás importancia al mensaje principal.
• No envíe un mensaje genérico. Repercutirá en el lanzamiento y la aplicación de su programa de reconocimiento.
• No utilice colores y estilos genéricos porque su campaña podría perder credibilidad o tener un impacto reducido en los empleados.
• No escatime el día del lanzamiento. El programa no tendrá éxito si los empleados no lo aceptan.
• No se centre en las ventajas periféricas. Disuadirá de su uso y adopción generalizados.
• No piense que el programa empieza y acaba con el lanzamiento. Fomente la adopción generalizada con actividades y comunicación posteriores al lanzamiento.

¿Qué viene después del lanzamiento?

Dado que es fácil que el entusiasmo se desvanezca, mantenga la expectación con correos electrónicos de seguimiento, encuestas, cuestionarios e incluso grupos de discusión.

Abra sus canales de comunicación y fomente el uso en toda la empresa para garantizar el éxito de la implantación, la adopción posterior al lanzamiento y el compromiso duradero con su programa de reconocimiento de empleados.

Al mismo tiempo, comunicar las métricas de éxito del programa, que incluyen factores como:

• Productividad
• Índice de rotación
• Tasa de absentismo
• Grado de satisfacción
• ENPS(puntuación del promotor neto de los empleados)

Garantizar actualizaciones periódicas sobre cambios de versión, cambios estructurales, modificaciones y estadísticas interesantes de las partes interesadas y los empleados del programa.

Asegúrese de que la alta dirección también participa en el juego, comunicándose frecuentemente con sus equipos y reconociendo a los triunfadores y a los que obtienen buenos resultados.

Esto generará confianza y demostrará a los empleados que la empresa no sólo invierte en una herramienta, sino que cree firmemente en el programa en su conjunto.

Lance su programa de reconocimiento de empleados con Empuls

Anunciar un nuevo programa de reconocimiento de empleados es sólo el primer paso: conseguir que los empleados participen y se entusiasmen es lo que realmente hace que tenga éxito. La Intranet Social deEmpuls crea un espacio en el que la comunicación resulta natural, el reconocimiento es visible y la participación se produce sin esfuerzo.

Here’s how Xoxoday Empuls can support your program launch:

• Make it official with a company-wide announcement

Use the intranet to introduce the program, its purpose, and how employees can participate.

• Keep the conversation going

Foster engagement with interactive discussion forums where employees can ask questions, share their thoughts, and offer feedback.

• Encourage real-time recognition

With a built-in social feed, employees can celebrate each other’s achievements and create a culture of appreciation.

• Run quick polls to gauge sentiment

Gather instant feedback to understand what’s working and where improvements can be made.

• Create excitement with leaderboards and rewards

Motivate participation by highlighting top contributors and making recognition more engaging.

A well-communicated recognition program is one that employees embrace. With Xoxoday Empuls, recognition becomes more than a process—it becomes a part of your company culture.

Reflexiones finales

El éxito del anuncio de un programa de reconocimiento de empleados va más allá de un simple correo electrónico o una reunión. Para garantizar una adopción generalizada, necesita un plan de comunicación de reconocimiento de empleados estructurado que eduque, emocione e implique a los empleados desde el primer día.

Utilizando múltiples canales, reforzando los mensajes clave y creando conversaciones continuas, conseguirá que el reconocimiento forme parte natural de la cultura de su empresa. La clave no está solo en lanzar el programa, sino en mantener su impulso.

Si se pregunta cómo comunicar eficazmente un programa de recompensas y reconocimiento, empiece por hacerlo accesible, interactivo y significativo. Cuanto más entiendan y conecten los empleados con el programa, más probable será que participen, lo que mantendrá la motivación y la moral altas.

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