30 professionelle E-Mail-Signaturvorlagen und Beispiele zur Verbesserung Ihres professionellen Markenauftritts

Gastbeitrag -

Möchten Sie eine professionelle E-Mail-Signatur erstellen, die einen bleibenden Eindruck hinterlässt?

Eine effektive E-Mail-Kommunikation ist für den beruflichen Erfolg unerlässlich, und Ihre E-Mail-Signatur dient als virtuelle Visitenkarte, die Ihre Marke repräsentiert und bei den Empfängern einen bleibenden Eindruck hinterlässt.

Um Ihnen bei der Erstellung einer professionellen E-Mail-Signatur zu helfen, haben wir eine Sammlung von 30 professionellen E-Mail-Signaturvorlagen und Beispielen zusammengestellt. Von schlichten und minimalistischen Designs bis hin zu gewagten und kreativen Layouts bietet dieser Artikel eine Reihe von Optionen, die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen professionellen E-Mail-Signatur inspirieren und anleiten sollen.

Werten Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz auf und setzen Sie mit diesen fachmännisch erstellten Vorlagen und Beispielen ein deutliches Zeichen.

Wie man eine professionelle E-Mail-Signatur erstellt

Die Erstellung einer professionellen E-Mail-Signatur ist eine gute Möglichkeit, einen positiven Eindruck zu hinterlassen und wichtige Kontaktinformationen bereitzustellen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, eine effektive E-Mail-Signatur zu erstellen:

1. Einfach und prägnant halten

Eine saubere und übersichtliche E-Mail-Signatur ist optisch ansprechender und leichter zu lesen. Fügen Sie nur die notwendigen Details ein, um den Empfänger nicht zu überfordern.

2. Geben Sie Ihren vollständigen Namen an

Beginnen Sie Ihre E-Mail-Signatur mit Ihrem Vor- und Nachnamen. So können die Empfänger erkennen, mit wem sie kommunizieren. Verwenden Sie eine E-Mail-Signatursoftware, um Ihre Organisationssignaturen zu gestalten

3. Fügen Sie Ihre Berufsbezeichnung und Ihr Unternehmen hinzu

Geben Sie Ihre Berufsbezeichnung oder Position und den Namen Ihrer Organisation an. Diese Informationen tragen zur Glaubwürdigkeit bei und geben Aufschluss über Ihre Rolle.

4. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen ein

Fügen Sie wichtige Kontaktdaten wie Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse ein. Gegebenenfalls können Sie auch zusätzliche Kontaktmöglichkeiten wie Ihre Unternehmenswebsite oder Profile in sozialen Medien angeben. Vergewissern Sie sich, dass die Informationen korrekt und auf dem neuesten Stand sind.

5. Fügen Sie ein professionelles Foto bei (optional)

Ein hochwertiges Foto kann Ihre Unterschrift personalisieren und den Empfängern helfen, dem Namen ein Gesicht zuzuordnen. Dies ist jedoch optional und hängt von Ihren Vorlieben und der Art Ihrer Korrespondenz ab.

Wenn Sie die Empfänger auf Ihre beruflichen Profile oder Ihr Portfolio verweisen möchten, können Sie Links zu Ihrem LinkedIn-Profil, Ihrer persönlichen Website oder einer anderen relevanten Online-Präsenz einfügen.

7. Erwägen Sie die Verwendung eines einheitlichen Designs

Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail-Signatur zu Ihrem Branding passt oder einem einheitlichen Designthema folgt. Verwenden Sie Schriftarten, Farben und Formatierungen, die zu Ihrem persönlichen oder Unternehmensstil passen.

8. Begrenzung der Anzahl von Werbeelementen

Es ist zwar akzeptabel, einen einfachen Aktionsaufruf oder eine kurze Marketingbotschaft einzufügen, aber vermeiden Sie übermäßige Eigenwerbung in Ihrer E-Mail-Signatur. Konzentrieren Sie sich darauf, dem Empfänger einen Mehrwert zu bieten, anstatt ihn mit Marketing-Inhalten zu überhäufen.

9. Testen Sie verschiedene Geräte und E-Mail-Clients

Bevor Sie Ihre E-Mail-Signatur fertigstellen, sollten Sie sie auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients testen, um sicherzustellen, dass sie korrekt angezeigt wird. Prüfen Sie, wie sie auf Desktop- und Mobilgeräten sowie auf verschiedenen E-Mail-Plattformen wie Google Mail, Outlook oder Apple Mail angezeigt wird.

Je nach Land oder Branche gibt es möglicherweise spezifische gesetzliche Anforderungen hinsichtlich der Informationen, die Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen müssen. Machen Sie sich mit den einschlägigen Vorschriften vertraut, um die Einhaltung zu gewährleisten.

Sobald Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellt haben, können Sie sie in der Regel zu den Einstellungen Ihres E-Mail-Programms hinzufügen. Die genauen Schritte können je nach E-Mail-Client variieren, aber im Allgemeinen finden Sie eine Option für die Signatureinstellungen, in die Sie Ihre Signatur einfügen oder anpassen können.

Was in einer E-Mail-Signatur enthalten sein sollte

Hier finden Sie eine ausführliche Erläuterung der einzelnen Punkte, die in einer E-Mail-Signatur enthalten sein sollten:

1. Vor- und Nachname

Die Angabe Ihres vollständigen Namens in Ihrer E-Mail-Signatur ist wichtig für die professionelle Kommunikation. Es hilft den Empfängern, Sie zu identifizieren und sorgt für Klarheit in Ihrer Korrespondenz.

2. Angaben zur Zugehörigkeit (z. B. Berufsbezeichnung und Abteilung)

Informationen über Ihre Berufsbezeichnung und Abteilung helfen den Empfängern, Ihre Rolle und Zugehörigkeit zu verstehen. So erhalten sie einen besseren Kontext für Ihre Kommunikation und können Ihre berufliche Identität erkennen.

3. Sekundäre Kontaktinformationen

Zusätzlich zu Ihrer E-Mail-Adresse können Sie in Ihrer E-Mail-Signatur weitere Kontaktinformationen angeben. Dies kann Ihre Telefonnummer, Skype-ID oder eine andere Kontaktmöglichkeit sein. So können die Empfänger Sie bei Bedarf über andere Kanäle erreichen.

4. Soziale Profilsymbole

Es kann von Vorteil sein, Symbole oder Links zu Ihren Profilen in sozialen Medien wie LinkedIn, Twitter oder GitHub einzufügen. So können die Empfänger mit Ihnen auf diesen Plattformen in Kontakt treten, was ihnen mehr Informationen über Ihren beruflichen Hintergrund liefert und weitere Vernetzungsmöglichkeiten eröffnet.

5. Aufruf zum Handeln

Ein Aufruf zum Handeln in Ihrer E-Mail-Signatur ist eine kurze Aussage, die den Empfänger zu einer bestimmten Handlung auffordert. Sie können sie zum Beispiel auffordern, Ihre Website zu besuchen, ein Whitepaper herunterzuladen, einen Termin zu vereinbaren oder Ihren Newsletter zu abonnieren. Dies fördert das Engagement und verweist die Empfänger auf relevante Ressourcen oder Möglichkeiten.

Wenn die Planung von Besprechungen oder Terminen ein regelmäßiger Teil Ihrer Arbeit ist, können Sie Buchungslinks in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen. Diese Links leiten die Empfänger zu Ihrem Kalender oder Ihrer Buchungsplattform und erleichtern es ihnen, Termine mit Ihnen zu vereinbaren. Dies kann besonders für Berater, Verkäufer oder alle, die häufig Besprechungen vereinbaren müssen, nützlich sein.

Je nach Branche oder Standort gibt es möglicherweise rechtliche Anforderungen oder branchenspezifische Haftungsausschlüsse, die Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen müssen. Wenn Sie beispielsweise im Finanzwesen oder im Gesundheitswesen tätig sind, müssen Sie möglicherweise Haftungsausschlüsse oder Vertraulichkeitserklärungen einfügen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Die Aufnahme eines professionellen Fotos oder des Logos Ihres Unternehmens in Ihre E-Mail-Signatur verleiht Ihrer Kommunikation eine persönliche Note und erhöht die visuelle Attraktivität. Ein Foto kann den Empfängern helfen, Ihrem Namen ein Gesicht zuzuordnen, wodurch Ihre Kommunikation vertrauter und einprägsamer wird. Ein Logo kann Ihre Markenidentität stärken und zu einem kohärenten professionellen Image beitragen.

9. Pronomen

Wenn Sie Ihre bevorzugten Pronomen (z. B. er/sie/es, sie/es, sie/es) in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen, demonstrieren Sie damit Inklusivität und Respekt vor der Geschlechtervielfalt. Sie teilen den Empfängern mit, wie sie Sie ansprechen sollen, und fördern ein Umfeld, das Vielfalt und Inklusivität schätzt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle diese Elemente für jede E-Mail-Signatur notwendig oder angemessen sind. Berücksichtigen Sie den Kontext, Ihre beruflichen Ziele und Ihre Zielgruppe, wenn Sie entscheiden, welche Elemente Sie einfügen möchten. Halten Sie Ihre E-Mail-Signatur prägnant und optisch ansprechend und achten Sie darauf, dass sie mit Ihrer beruflichen Marke übereinstimmt.

10. Digitale Visitenkarte

Ein neuer Trend ist das Hinzufügen einer digitalen Visitenkarte zu Ihrer Unterschrift. Auf diese Weise können Sie mehr als nur grundlegende Kontaktinformationen weitergeben. Ihre E-Mail-Signatur sieht aufgeräumter aus, und die Empfänger können die benötigten Informationen leicht speichern und abrufen. Außerdem wird jede Änderung der Informationen automatisch in allen Signaturen aktualisiert.

10 Professionelle E-Mail-Signaturvorlagen

Hier finden Sie 10 professionelle E-Mail-Signaturvorlagen in verschiedenen Formaten sowie Erklärungen, wann Sie diese verwenden sollten:

1. Einfache und klassische professionelle E-Mail-Signaturvorlage

Name

Titel

Unternehmen

Telefon

E-Mail

Website

📌
Wann zu verwenden: Diese Vorlage eignet sich für jedes professionelle Umfeld. Sie präsentiert die wichtigsten Kontaktinformationen in einer sauberen und geradlinigen Weise.

2. Professionelle E-Mail-Signatur-Vorlage für Führungskräfte

Name

Titel

Unternehmen

Telefon

E-Mail

Website

Icons für soziale Medien

📌
Wann zu verwenden: Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie eine hochrangige Position innehaben oder wenn Sie neben Ihren Kontaktinformationen auch Ihre professionellen Profile in den sozialen Medien präsentieren möchten.

3. Minimalistische professionelle E-Mail-Signatur-Vorlage

Name

Titel

Unternehmen

📌
Wann zu verwenden: Wenn Sie eine klare und minimalistische Unterschrift wünschen, die nur Ihren Namen, Titel und Ihr Unternehmen enthält. Ideal für Branchen oder Funktionen, bei denen Einfachheit im Vordergrund steht.

4. Kreative professionelle E-Mail-Signatur-Vorlage

Name

Titel

Unternehmen

Telefon

E-Mail

Website

Benutzerdefiniertes Designelement (z. B. Logo oder Symbol)

📌
Wann zu verwenden: Wenn Sie in einer kreativen Branche arbeiten, können Sie mit dieser Vorlage einzigartige Designelemente einbauen, die Ihre persönliche Marke oder die Identität Ihres Unternehmens widerspiegeln.

5. Professionelle E-Mail-Signaturvorlage für Akademiker/Forscher

Name

Akademischer Titel

Abteilung

Einrichtung

Telefon

E-Mail

Website

📌
Wann zu verwenden: Wenn Sie im akademischen Bereich oder in der Forschung tätig sind, unterstreicht diese Vorlage Ihre akademischen Leistungen und Ihre Zugehörigkeit und verleiht Ihnen ein professionelles, auf die Branche zugeschnittenes Aussehen.

6. Professionelle E-Mail-Signaturvorlage für Vertrieb/Marketing

Name

Titel

Unternehmen

Telefon

E-Mail

Website

Aufforderung zum Handeln (z. B. Terminvereinbarung, Anforderung einer Demo)

📌
Wann zu verwenden: Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie im Vertrieb oder im Marketing tätig sind, um eine direkte Aufforderung zum Handeln einzufügen, die den Empfänger zum nächsten Schritt im Vertriebsprozess auffordert.

7. Legal/Professional Services professionelle E-Mail-Signaturvorlage

Name

Titel

Unternehmen

Telefon

E-Mail

Website

Rechtlicher Hinweis

📌
Wann zu verwenden: Wenn Sie im juristischen Bereich oder in der freien Wirtschaft tätig sind, kann eine Unterschrift mit einer juristischen Ausschlussklausel dazu beitragen, die Art Ihrer Kommunikation zu verdeutlichen und die Vertraulichkeit zu wahren.

8. E-Mail-Signaturvorlage für Techniker/IT-Fachleute

Name

Titel

Unternehmen

Telefon

E-Mail

Website

Technische Fertigkeiten (z. B. Programmiersprachen, Zertifizierungen)

📌
Wann zu verwenden: In der Technologie- oder IT-Branche kann die Darstellung Ihrer technischen Fähigkeiten in der Signatur den Empfängern zusätzlichen Kontext und Fachwissen vermitteln.

9. Mehrere Kontaktkanäle professionelle E-Mail-Signaturvorlage

Name

Titel

Unternehmen

Telefon

E-Mail

Website

Skype, LinkedIn

📌
Wann zu verwenden: Wenn Sie es vorziehen, über verschiedene Kanäle zu kommunizieren, z. B. Skype und LinkedIn, bietet diese Vorlage den Empfängern mehrere Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

10. Internationale/mehrsprachige professionelle E-Mail-Signaturvorlage

Name

Titel

Unternehmen

Telefon

E-Mail

Website

Sprachkennzeichen/Übersetzung (z. B. Englisch, Spanisch)

📌
Wann zu verwenden: Wenn Sie häufig mit internationalen Kunden oder Kollegen kommunizieren, können Sie durch die Aufnahme von Sprachkennzeichen oder Übersetzungen in Ihre Signatur Ihre Sprachkenntnisse demonstrieren und die Verständigung erleichtern.

20 Beispiele für professionelle E-Mail-Signaturen für verschiedene Berufe

Hier finden Sie 20 Beispiele für professionelle E-Mail-Signaturen, die jeweils auf einen anderen Beruf zugeschnitten sind:

1. Professionelle E-Mail-Signatur für Unternehmensberater

John Smith

Unternehmensberater | ABC Consulting

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: john.smith@email.com

LinkedIn: linkedin.com/in/johnsmith

2. Professionelle E-Mail-Signatur für Grafikdesigner

Emily Johnson

Freiberuflicher Grafikdesigner

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: emily.designs@email.com

Portfolio: emilydesigns.com | Behance: behance.net/emilydesigns

3. Professionelle E-Mail-Signatur für Vertriebsmitarbeiter

Sarah Thompson

Vertriebsmitarbeiter | XYZ Corporation

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: sarah.thompson@email.com

LinkedIn: linkedin.com/in/sarahthompson | Termin vereinbaren: calendly.com/sarahthompson

4. Professionelle E-Mail-Signatur für Buchhalter

Michael Davis

Staatlich geprüfter Wirtschaftsprüfer

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: michael.davis@email.com

LinkedIn: linkedin.com/in/michaeldavis

5. Professionelle E-Mail-Signatur für Juristen

Jennifer Anderson

Rechtsanwalt | Anderson Law Firm

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: jennifer.anderson@email.com

Website: andersonlawfirm.com

6. Professionelle E-Mail-Signatur für Marketing Manager

Jessica Ramirez

Marketing Manager | ABC Unternehmen

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: jessica.ramirez@email.com

LinkedIn: linkedin.com/in/jessicaramirez | Twitter: @jessramirez

7. Professionelle E-Mail-Signatur für Webentwickler

David Lee

Web-Entwickler | Creative Web Solutions

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: david.lee@email.com

Portfolio: davidlee.dev | GitHub: github.com/davidlee

8. Professionelle E-Mail-Signatur für Human Resources Manager

Alexandra Johnson

HR Manager | XYZ Gesellschaft

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: alexandra.johnson@email.com

LinkedIn: linkedin.com/in/alexandrajohnson

9. Professionelle E-Mail-Signatur für eine Lehrkraft

Laura Thompson

Englischlehrerin | XYZ Schule

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: laura.thompson@email.com

10. Professionelle E-Mail-Signatur für Finanzberater

Robert Mitchell

Zertifizierte Finanzplanerin

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: robert.mitchell@email.com

LinkedIn: linkedin.com/in/robertmitchell | Beratungsgespräch vereinbaren: calendly.com/robertmitchell

11. Professionelle E-Mail-Signatur für IT-Berater

Mark Roberts

IT-Berater | Technische Lösungen

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: mark.roberts@email.com

LinkedIn: linkedin.com/in/markroberts

12. Professionelle E-Mail-Signatur für eine examinierte Krankenschwester

Michelle Garcia, RN

Krankenschwester | ABC Krankenhaus

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: michelle.garcia@email.com

13. Professionelle E-Mail-Signatur für einen Immobilienmakler

Emily Turner

Immobilienmakler | ABC Realty

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: emily.turner@email.com

Website: emilyturnerrealty.com

14. Professionelle E-Mail-Signatur für einen Event-Planer

Julia Collins

Veranstaltungsplaner | Elite Events

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: julia.collins@email.com

Website: eliteevents.com

15. Professionelle E-Mail-Signatur für einen Software-Ingenieur

Alex Davis

Software-Ingenieur | XYZ Tech

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: alex.davis@email.com

GitHub: github.com/alexdavis | Portfolio: alexdavis.dev

16. Professionelle E-Mail-Signatur für einen Architekten

Daniel Johnson

Architekt | Johnson Architekten

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: daniel.johnson@email.com

Website: johnsonarchitects.com

17. Professionelle E-Mail-Signatur für einen Fotografen

Sarah Anderson

Profi-Fotograf

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: sarah.anderson@email.com

Portfolio: sarahandersonphotography.com | Instagram: @sarahandersonphoto

18. Professionelle E-Mail-Signatur für eine Journalistin

Matthew Turner

Journalist | News Network

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: matthew.turner@email.com

LinkedIn: linkedin.com/in/matthewturner | Twitter: @matthewturner

19. Professionelle E-Mail-Signatur für einen Personal Trainer

Anna Roberts

Zertifizierter Personal Trainer

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: anna.roberts@email.com

Website: annarobertsfitness.com | Instagram: @annarobertsfitness

20. Professionelle E-Mail-Signatur für eine Assistentin der Geschäftsleitung:

Michael Thompson

Assistentin der Geschäftsleitung | XYZ Unternehmen

Telefon: (123) 456-7890 | E-Mail: michael.thompson@email.com

Schlussfolgerung

Wir hoffen, dass diese Zusammenstellung von 30 professionellen E-Mail-Signaturvorlagen und -beispielen Ihnen wertvolle Einblicke und Anregungen gegeben hat. Denken Sie daran, dass Ihre E-Mail-Signatur ein mächtiges Werkzeug ist, das Ihr professionelles Image verbessern, Ihre Marke fördern und wichtige Kontaktinformationen bereitstellen kann.

Wählen Sie eine Vorlage, die zu Ihrem persönlichen Stil und Ihrer Branche passt, und passen Sie sie so an, dass sie Ihre einzigartige Identität widerspiegelt. Mit einer gut gestalteten E-Mail-Signatur hinterlassen Sie einen unvergesslichen Eindruck und vermitteln den Empfängern einen positiven und professionellen Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen.

Beginnen Sie noch heute mit der Umsetzung dieser Ideen und heben Sie Ihre E-Mail-Kommunikation auf die nächste Stufe!