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5.321 iPads und 4.942 iPhones wurden auf betrügerische Weise auf das Konto des Unternehmens gekauft - das Unternehmen wurde um mehr als 6 Millionen Dollar betrogen!
Unternehmens-Kreditkartennutzung wird zum Schurkenstück
Das kanadische Unternehmen Wescom Solutions Inc. verfolgte die übliche Vorgehensweise, Firmenkreditkarten zu verteilen, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden können. Im Rahmen dieser Praxis wurden 180 Karten an mehr als 600 Mitarbeiter verteilt, was katastrophale Folgen hatte.
Die Leiterin der Buchhaltung bei Wescom, Nadia Minetto, hatte die Aufgabe, die Zahlungen für alle American-Express-Kreditkarten des Unternehmens zu genehmigen, die von den Mitarbeitern für Geschäftsausgaben verwendet wurden, einschließlich ihrer eigenen.
Der Buchhalter kaufte Apple-Produkte und andere persönliche Güter und Dienstleistungen und veruntreute mindestens 6.831.834 Dollar von Wescoms Geld. Aber das waren nicht die einzigen ungeheuerlichen Handlungen. Darüber hinaus schenkte Minetto einem Freund der Familie 10.000 Dollar in bar, kaufte Dauerkarten für Basketballspiele für fast 6.000 Dollar, verkaufte ein Auto und unternahm eine verschwenderische Reise - alles auf Kosten des Unternehmens. Das alles blieb fünf Jahre lang unentdeckt!
Diese Handlungen weisen auf das größere Problem hin, mit dem sich die Unternehmen auseinandersetzen müssen - die Zuweisung einer einzigen Firmenkreditkarte, die von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig genutzt werden kann. Marketing und Werbeausgaben werden heute digital getätigt. Die Zuteilung von Beträgen für verschiedene Teams, Kampagnen und Konten erfordert eine mobile Auszahlung von Geld.
Aber gibt es nicht eine Möglichkeit, die Veruntreuung von Firmengeldern zu verhindern und gleichzeitig den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, mit Geld umzugehen, das nur für bestimmte Ausgaben vorgesehen ist? Finden wir es heraus, indem wir ganz von vorne anfangen.
Pay-Per-Click-Werbung
Nach Angaben der Statista-Forschungsabteilung"wurde im Jahr 2021 fast die Hälfte (41,4 %) aller Online-Werbeeinnahmen in den Vereinigten Staaten durch Suchwerbung erzielt. Etwa ein Drittel der Einnahmen kam in diesem Jahr aus Online-Display-Anzeigen."
Was ist PPC?
In der heutigen Marketingwelt ist die digitale Welt König, und Pay-per-Click (PPC) ist das Gesetz der Stunde. PPC ist eine Form des digitalen Marketings, bei der Sie Anzeigen auf Suchmaschinenergebnisseiten, Social-Media-Kanälen und anderen Websites schalten. Bei dieser Form der Werbung zahlen Sie nur dann, wenn jemand auf Ihre Anzeige klickt. Sie sind eine hervorragende Möglichkeit, neue Leads zu gewinnen und Verkäufe zu tätigen.
PPC-Werbung kann Text-, Bild- und sogar Videoanzeigen umfassen. Über ein Werbenetzwerk wie Google Ads, Microsoft Advertising oder Facebook Business Advertising können Sie im gesamten Internet mit PPC-Anzeigen auf den für Ihr Unternehmen wertvollsten Kanälen werben.
Ein raffinierter Aspekt der PPC-Werbung ist, dass Sie Obergrenzen für den Geldbetrag festlegen können, den Sie für verschiedene Werbeplätze zu zahlen bereit sind.
Ausgaben für Werbung
Laut Statista werden die Ausgaben für digitale Werbung in den Vereinigten Staaten in diesem Kalenderjahr schätzungsweise 200 Milliarden Dollar übersteigen.
Obwohl das Werbebudget für jedes Unternehmen von Fall zu Fall unterschiedlich ist, gibt es doch einige grobe Zahlen, die man berücksichtigen sollte. Laut WebFX, einem Anbieter von technischen Lösungen für digitales Marketing, liegen die durchschnittlichen Kosten für PPC für kleine und mittlere Unternehmen in etwa bei diesen Werten:
1 - Wiedervermarktung Es geht darum, einen Nutzer anhand von Informationen über seine Kaufhistorie an eine Handlung zu "erinnern".
Dies ist zwar nur ein Ausgangspunkt, aber Sie können den Erfolg Ihrer Werbeausgaben planen, indem Sie einige Schlüsselkennzahlen mit einem ROI-Rechner wie diesem von HubSpot schätzen.
Ausgehend von diesen Kennzahlen könnte ein hypothetisches Werbebudget für Ihr Unternehmen folgendermaßen aussehen:
Verwaltung der Ausgaben
Firmenkreditkarten
Für die Abwicklung von Werbeausgaben mehrerer Unternehmen ist die Verwendung einer speziellen Firmenkreditkarte, die mit dem Konto Ihres Unternehmens verknüpft ist, der Standardweg. Allerdings gibt es einige Vorbehalte. Erinnern Sie sich an Wescom Solutions Inc.?
Lassen Sie uns über etwas sprechen, das Ihnen sicher im Hinterkopf herumschwirrt. Wenn mehrere Werbekampagnen gleichzeitig laufen und getrennte Teams die Anzeigen für jedes Suchmaschinennetz oder jede Social-Media-Website verwalten, kann die Verwaltung der Ausgaben ein Alptraum sein. Die einfachste Lösung wäre es, die Werbekampagnen mit einer Firmenkreditkarte zu bezahlen. Diese Art der Verwaltung von Geschäftsausgaben ist jedoch mit vielen Risiken verbunden.
Risiken der Verwendung einer eigenständigen Firmenkreditkarte
1. Kontrolle über die Ausgaben der Mitarbeiter
Die Verwendung einer einzigen Kreditkarte für die Abwicklung von Werbeausgaben bedeutet zunächst eine mangelnde Kontrollmöglichkeit. Es wird sehr schwierig sein, die Kreditkartennutzung jedes einzelnen Mitarbeiters zu überwachen. Wir haben bereits darüber gesprochen, wie viel Geld Sie bereit sind, für Werbeplätze auszugeben. Was aber, wenn ein Mitarbeiter diese Obergrenze umgeht und den zugewiesenen Betrag für andere, nicht genehmigte Ausgaben missbraucht?
2. Verlust von Kreditkarten
Da es nur einen einzigen Ausfallpunkt gibt, führt der Verlust der Kreditkartendaten des Unternehmens zu einer vollständigen Einstellung aller Werbeausgaben.
3. Veraltete Technologie
Die Benutzeroberflächen für die Verwaltung von Firmenkreditkarten sind in der Regel klobig und erlauben keine nahtlose Integration mit der internen Buchhaltungssoftware. Außerdem können Sie nicht alle Kontobewegungen in Echtzeit verfolgen. Die Uhr kann ticken, so wie bei Wescom und Minetto!
4. Weitergabe von Kartendaten
Die gemeinsame Nutzung einer Karte durch verschiedene Teams, Kampagnen und Konten führt zur Weitergabe sensibler Informationen durch mehrere Mitarbeiter. Auch wenn Sie Ihren Mitarbeitern zutrauen, das Richtige zu tun und sich ethisch korrekt zu verhalten, ist ein System von Kontrollen und Gegenkontrollen unerlässlich. Selbst der CEO eines Unternehmens muss sich dem Verwaltungsrat stellen.
Virtuelle Prepaid-Karten: Eine brillante Alternative zu Kreditkarten
Es ist an der Zeit, Ihrem Kostenmanagementsystem ein neues Gesicht zu geben. Die Zukunft ist nicht aus Plastik, sie ist virtuell. Tauschen Sie Ihre Geschäftskreditkarten gegen virtuelle Prepaid-Karten ein. Erfahren Sie mehr über sie.
Virtuelle Karten
Eine virtuelle Karte ist einfach eine Online-Version einer Plastikbankkarte. Sie funktioniert bei Online-Transaktionen genauso wie eine normale Plastikkarte. Die relevanten Details, die eine Karte auszeichnen, wie z. B. die 16-stellige Nummer, das Ablaufdatum und die CVV-Nummer, sind zugänglich, wenn Sie sich online in Ihrem Konto anmelden. Obwohl diese virtuellen Nummern mit dem Kartenkonto Ihres Unternehmens verknüpft sind, können sie nicht zurückverfolgt werden.
Prepaid-Karten
Prepaid-Karten werden mit einem bestimmten Geldbetrag aufgeladen, und es besteht keine Verbindung zum Bankkonto Ihres Unternehmens. Ihre Kostenmanagementabteilung entscheidet, wie viel "Bargeld" auf die Karte geladen wird, und dieses Limit kann nicht überschritten werden.
Virtuelle Prepaid-Karten
Sie sind eine Verschmelzung der beiden vorherigen Kartentypen. Virtuelle Prepaid-Karten bieten Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit. Anstatt Mitarbeiter wie Minetto mit einer einzigen Unternehmenskarte Schulden machen zu lassen, laden Sie jede virtuelle Prepaid-Karte mit einem bestimmten Budget auf. Da diese Karte die Vorteile einer virtuellen Karte hat, gibt es nichts Physisches zu stehlen, und die Karte kann nicht zum Bankkonto des Unternehmens zurückverfolgt werden.
Der Übergang zur digitalen Welt
Sind Sie bereit, auf die Digitalisierung umzusteigen, solange der Strom noch günstig ist? Im Allgemeinen sind sich die Unternehmen nicht über die Kosten im Klaren, die mit virtuellen und Echtzeit-Zahlungsmethoden verbunden sind. Aber sie sind sich ihrer Vorteile bewusst. Die AFP® Payments Cost Benchmarking Survey 2022 zeigt diese Veränderungen auf.
Bewusstseinsbildung
Nicht jeder hat die Umstellung auf die Digitalisierung vollzogen. Laut der AFP®-Umfrage zum Kostenbenchmarking im Zahlungsverkehr 2022 ist das Bewusstsein für die Kosten der verschiedenen Zahlungsmethoden immer noch nicht ausreichend vorhanden. Sehen Sie, wie deutlich die Antworten für Echtzeitzahlungen und virtuelle Karten im Vergleich zu anderen Zahlungsmethoden ausfallen.
Gründe
Die Daten der AFP® Payments Cost Benchmarking Survey 2022 stehen im Einklang mit den bereits erwähnten allgemeinen Vorteilen der Verwendung virtueller Karten. Die wichtigsten Gründe für die Umstellung von Papierschecks auf elektronische Zahlungen durch Unternehmen sind in der folgenden Grafik dargestellt. An dritter Stelle steht die Betrugsprävention, die von 67 % der Befragten als Hauptvorteil genannt wird.
Funktioniert
Jetzt, da Sie uns zugehört haben, wollen wir verstehen, wie ein virtuelles Prepaid-Kartensystem funktioniert. Wir werden sehen, wie ein Unternehmen wie Wescom Solutions Inc. ein ruinöses Ergebnis hätte vermeiden können.
Anstatt eine einzige, unternehmensweite Kreditkarte zu verwenden, weisen Sie jedem Konto eine virtuelle Prepaid-Karte zu. In Anlehnung an unser vorheriges Beispiel könnten Sie diese erstellen:
- Eine virtuelle Prepaid-Karte für Facebook-Werbung
- Eine virtuelle Prepaid-Karte für Google Ads
- Eine virtuelle Prepaid-Karte von Microsoft Advertising
Nach einer Aufteilung auf Makroebene können Sie das Budget noch weiter unterteilen, indem Sie die Karten auf der Basis von Untergruppen zuweisen, z. B. nach Projekt, nach Kampagne oder sogar nach Team. Sie können auch bestimmten Nutzern virtuelle Prepaid-Karten als Erweiterung zuweisen. Betrachten Sie diese Beispiele:
- Mitarbeiter A, der Facebook-Anzeigen für den Herbstverkauf verwaltet, könnte ein monatliches Budget von 350 $ haben.
- Mitarbeiter B, der Google Ads für eine Produktgruppe verwaltet, könnte ein monatliches Budget von $1.150 haben.
Solche Obergrenzen sorgen für eine Budgetkontrolle und stellen sicher, dass kein Mitarbeiter diese Obergrenze überschreitet und den zugewiesenen Betrag für andere, nicht genehmigte Ausgaben missbraucht. Dieser Ansatz bietet Ihnen auch den zusätzlichen Vorteil einer zentralen Verwaltung in Echtzeit.
In dieser Grafik können Sie sich ein Bild von der Funktionsweise des Systems machen:
Vorteile der Verwendung virtueller Prepaid-Karten
Es ist nicht schwer, Sie davon zu überzeugen, dass virtuelle Prepaid-Karten eine gute Option für die Verwaltung Ihrer Marketing- und Werbeausgaben sind. Lesen Sie weiter, um ihre Vorteile zu erfahren.
1. Einfachheit der Nutzung
Ein großer Vorteil virtueller Prepaid-Karten besteht darin, dass sie von den Mitarbeitern für die Abrechnung von Waren und Dienstleistungen verwendet werden können, ohne dass der formale Kaufantrags- und Genehmigungsprozess durchlaufen werden muss. Virtuelle Prepaid-Karten können schnell erstellt und sofort verwendet werden. Ihr Unternehmen muss nicht erst eine Woche warten, bis es die Karte erhält. Außerdem können Sie so viele Karten erstellen, wie Sie für Ihr Unternehmen benötigen.
2. Leichte Anpassbarkeit
Ihr Unternehmen kann den Namen eines einzelnen Mitarbeiters auf die Karte setzen, die mit einem bestimmten Facebook/Google/Microsoft-Werbekampagnenkonto verknüpft ist, so dass nur dieser Mitarbeiter Zugriff auf die Karte hat.
3. Erhöhung von Sicherheit und Schutz
Virtuelle Prepaid-Karten sind keine physischen Gegenstände; sie verringern das Risiko von Klonen und Betrug. Außerdem können Hacker die Daten nicht bis zum ursprünglichen Konto zurückverfolgen. Bei Bedarf kann Ihre Spesenabteilung die Karte aus der Ferne und sofort sperren.
4. Bedenken hinsichtlich der Umgehung von Blockierungen
Wenn Sie eine einzige unternehmensweite Kreditkarte verwenden, besteht die Möglichkeit, dass Sie an das Kreditlimit stoßen, was dazu führen kann, dass Transaktionen gesperrt oder die Karte abgelehnt wird. In anderen Fällen kann die Verwendung derselben Karte für jede Marketingkampagne eine Betrugsmeldung auslösen, was dazu führt, dass die Anzeigenverwaltungsplattformen Ihre Konten sperren.
5. Mehr Kontrolle über die Ausgaben
Ihr Unternehmen erhält einen transparenteren Überblick über die Unternehmensfinanzen. Wie im Fall von Wescom können Sie aufschlüsseln, wer wo Ausgaben tätigt (nicht mehr als der zugewiesene Betrag). Diese Transparenz macht es einfacher, die Finanzen zu verwalten.
Eine kurze Zusammenfassung
In diesem Artikel haben wir über die Nachteile der Verwendung von Firmenkreditkarten zur Verwaltung von Marketing- und Werbeausgaben berichtet. Ihr Unternehmen könnte mit mangelnden Überwachungsmöglichkeiten, der Weitergabe sensibler Daten, Problemen mit klobigen Schnittstellen und vor allem mit einer einzigen Fehlerquelle konfrontiert sein .
Es gibt jedoch keinen Grund zur Verzweiflung, da virtuelle Prepaid-Karten alle diese Probleme lösen. Sie können schnell erstellt und sofort verwendet werden; Sie können für ein Gatekeeping sorgen, so dass nur ein bestimmter Mitarbeiter Zugriff auf eine bestimmte Karte hat. Auf diese Weise können Sie eine Überschreitung des Kreditlimits vermeiden und die Gefahr des Klonens und Betrugs verringern.
Vor allem aber erhalten Sie einen transparenteren Überblick über die Finanzen Ihres Unternehmens.
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